人事档案管理系统设计

2．员工学历信息模块 1）编辑员工学历信息子模块 该模块可以实现员工学历信息包括员工号、 学历、专业、毕业时间、毕业学校、学校 类型、外语、外语级别等记录的录入、修 改、删除等操作。
2）检索员工学历信息子模块 该模块是员工学历信息模块的重要组成部 分。它能够从多角度的不同字段进行检索。 对满足条件的员工记录予以显示。检索的 字段包括：员工号、学历、专业、毕业时 间、毕业学校、学校类型、外语、外语级 别以及这些字段的组合。字段和关键字的 匹配符同样有“=，<，>，<>”。组合 的类型同样有：“与，或，非”。对检索 的符合条件的员工的学历信息通过报表功 能子模块可以导出到EXCEL表中保存。然 后在EXCEL表中实现数据的报表打印。
随着社会的发展，科技的进步，计算机的应用在社会 各领域中都得到了普及，越来越多的人都感受到利用计算 机进行各类管理的科学和便捷；认识到管理信息系统对于 管理工作的重要性。
系统分析部分
1业务流程图
2数据流程图
档案查询 档案输出
系统管理人员
档案录入档案处理来自人事部有误档案
档案更新
职工档案 职工档案信息
人事档案管理器
组长：徐丽婷 成员：石小丽 徐守芳 孙静 郁飞燕 谢翠连 顾佳玲 顾思义 何春霞 龚珏吉
人员分工
石小丽 徐守芳 ：输入模块的制作
孙静 郁飞燕 谢翠连 ：输出模块的制作 何春霞 龚珏吉：安全性的考虑 顾佳玲 顾思义：信息的测试、运行、维护
功能
实现了人员信息管理， 考勤管理，薪资核算， 员工考核，招聘管理， 教育培训等功能。整个 系统的设计过程中，充 分考虑了数据库的安全 性、一致性、稳定性和 可靠性的问题，并具有 很强的向导作用，为操 作人员提供了丰富的决 策功能，而且操作简单 方便。
有误档案处理
更新档案处理
经理
档案错误通知
档案更新
人事部
系统管 理人员
3功能分析图
4数据字典 数据字典是关于数据的信息的集合，也就是 对数据流图中包含的所有元素的定义的集合。 数 据字典的作用是在软件分析和设计的过程中给人 提供关于数据的描述信息。 针对本系统，通过员工管理内容和过程分析，设 计的数据项和数据结构如下：
一、系统简介
21世纪最激烈的竞争当属人才的竞争，一个具有多学 科知识的复合性人才或许是一个企业发展壮大所不可或缺 的重要因素。因此人力资源已逐步成为企业最重要的资源， 人力资源管理（Human Resource Management，HRM） 也成为现代企业管理工作中的重要内容之一，而在人力资 源管理中的基础工作就是人事档案管理。
<3>系统维护 根据项目开发计划，维护人员按事先规定的方式进 行软件维护活动，以保证软件在客户端的正常运行，为 客户提供正确高效的服务，完成对操作人员的培训，并 及时做好维护记录。系统维护直到系统开发所商定的系 统维护期结束或者批准系统改进报告，另立二次开发项 目为止。
六、结束语
本次人事档案管理系统设计解决方案是对 人事档案管理的各种领域提供最佳支持的系统， 这些领域涵盖从人力资源计划、人才招聘到人事 信息管理（包括员工信息管理、合同管理、休假 管理和离职管理）、考勤管理、薪资福利管理以 及员工培训与发展管理等各个方面，并提供各种 查询统计功能与报表输出功能，能动态直观地反 映企业人事档案的状况，为人事档案管理提供高 效的决策支持。本系统具有很强的实用性和直观 性，操作简单方便，而且具有稳定性。作为人事 档案管理系统功能扩展而提供的经理自助服务与 员工自助服务功能，将使得企业所有人员都可以 从人事档案管理系统中受益。
1. 基础信息模块 该模块主要完成员工基本信息的录入、查询、统计及 打印功能。
2.
工资管理模块 该模块是完成对员工的工资信息的输入、查询、并以 此进行统计获得“职工实发工资”。
3. 特殊模块（包括学历信息、婚姻信息、系统参数 设置等）
密码功能设计
3存储文件格式设计（数据库结构设计） 这一设计阶段是在需求分析的基础上，设计 出能够满足用户需求的各种实体，以及它们之间 的关系，为后面的逻辑结构设计打下基础。 这个阶段不用考虑所采用的数据库管理系统、操 作系统、机器类型等问题。另外还有许多计算机 辅助工具可以帮助进行设计。
谢谢
对于企业来讲，员工的人事档案不但可以使企业的管 理者在一定程度上掌握所聘用人员的基本人事信息，而且 可以为企业的人力资源管理工作提供相关的人事信息数据 支持。譬如：企业制定员工招聘计划、培训计划、合理的 使用人员等等。因此，企业人事档案管理工作的好坏不但 可以直接影响到企业的人力资源管理，而且会间接的影响 到企业整体管理。
下面给出本系统的主要数据元素的数据字典卡片：

名字：职员号 别名 描述：唯一地标识数据库中员工的一个特定的关键域 定义：职员号＝8{字符}8 位置：职员基本信息 、职员学历信息 、职员婚姻信息

名字：部门号 别名 描述：唯一地标识数据库中单位部门的一 个特定的关键域 定义：部门号＝8{字符}8 位置：职员基本信息、部门基本信息、职 员基本信息报表
名字：工作岗位代号 别名 描述：唯一地标识数据库中工作岗位的一 个特定的关键域 定义：岗位代号＝8{字符}8 位置：工作岗位代号、员工基本信息、基 本信息报表
名字：基本信息查询报表 别名 描述：用户指定条件下的员工基本情况查 询结果的信息表 定义：基本信息查询报表＝员工号＋姓名 ＋年龄＋性别＋出生 +籍贯+家庭住址 位置：输出到打印机
测试、运行、维护
<1>系统测试
<2>系统运行 进入系统后，只有按照正确的顺序操作系统，才能 保证系统的正常运行，保证数据的正确性。用户在第一 次使用系统时的次序为：部门定义——类别定义——操 作员设置。 当第一次进入系统初始设置工作完成后，以后再进 入系统时就可以不做这一部分操作了，而直接进行日常 业务处理的工作。
（4）员工考勤信息。包括的数据项有员工号、姓名、日期， 本月天数，公休假天数，应出勤天数，请假，节假日加班， 其它加班。 （5）员工工资信息。包括的数据项有员工号，姓名，底薪， 补贴，奖金，加班，代扣养老金，代扣医疗保险，代扣住 房公积金，所得税，房贴，房租，实发工资。 （6）人员编码信息。包括的数据项有人员编码，人员姓名， 密码。 （7）用户授权信息。包括的数据项有序号，人员编码，程 序号。
1.基础信息模块 2.工资信息模块 3.特殊模块（包括学历信息、婚姻信息、系统参数设置） 在实际的菜单设计中，这些功能模块可以于不同的菜单项出现。本 着对使用者操作带来方便的原则，将本系统菜单设计如下：
员工基本信息 基本信息编辑 基本信息查询 岗位设置 岗位查询 学历信息 学历信息编辑 学历信息查询 婚姻信息 婚姻信息编辑 婚姻信息查询 设置 部门设置 部门查询 系统 添加操作员 退出
人事档案管理信息系统的招聘图
员工基本信息表包括字段：员工号，姓名，性别， 生日，籍贯，民族，身份证号，婚姻状况，健康状况，政 治面貌，参加时间，血型，工作时间，员工状态，状态时 间，家庭住址，联系电话，部门名称，岗位名称。 学历信息表：员工号，学历，专业，毕业时间，毕业 学校，学校类型，外语，外语级别。 婚姻信息表：员工号，爱人姓名，爱人生日，结婚时间， 爱人单位，政治面貌，爱人职务。 部门信息表：部门代号，部门名称，经理员工号，副 经理号，职能描述。 岗位信息表：岗位代号，岗位名称，岗位权利，岗位 描述。 用户表：用户名，密码，级别，联系电话。
4输入设计（主要指数据录入格式设计）
通过上一章的系统功能结构图我们可以看出 系统分为四大模块：员工基本信息模块，员 工学历信息模块，员工婚姻信息模块，系统 参数设置模块。下面我将对每个模块的总体 设计作简要说明。
1.员工基本信息模块 1）员工基本信息编辑子模块 该模块可以实现对单位职工基本信息录入 到员工基本信息库中。录入的字段包括： 员工号，员工姓名，员工所在部门号，性 别，生日，籍贯，国籍，民族，身份证号， 婚姻状况，健康状况，政治面貌等。现有 人事档案中的职员信息，可以对变更的信 息，录入不准确的信息等进行修改，甚至 删除。
2）员工基本信息的查询和报表 员工在数据库中的基本情况信息是按照进入单位的时间顺 序录入的。记录没有分类。对于一个中大型单位或者企业 来说，设置一个查询模块是很有必要的。该模块实现对数 据库中的员工按照员工号，姓名，员工所在部门号，性别， 生日，籍贯，国籍，民族，身份证号，婚姻状况，健康状 况，政治面貌等不同的字段或者字段的组合构成查询条件 进行组合查询。字段匹配字符有“=，<，>，<>”。字 段组合类型包括：与，或，非。查询的结果将导出到 EXCEL表中保存。然后可以在EXCEL中对数据实现报表 打印。
（1）员工基本情况。包括的数据项有员工号、员工姓名、 性别、所在部门、身份证号、生日、籍贯、国籍、民族、 婚姻状况、健康状况、政治面貌、参加时间、血型、开始 工作时间、家庭住址、联系电话、岗位代号。 （2）员工婚姻状况。包括的数据项有员工号、爱人代号、 爱人姓名、爱人生日、结婚时间、爱人工作单位、爱人政 治面貌、爱人工作职务。 （3）员工学历信息。包括的数据项有员工号、学历、专业、 毕业时间、毕业学校、学校类型、外语1、外语1级别、外 语2、外语2级别。
3．员工婚姻信息模块 1）编辑员工婚姻信息子模块 该模块可以实现员工婚姻信息包括员工号、 爱人代号、爱人姓名、爱人生日、结婚时 间、爱人工作单位、爱人政治面貌、爱人 工作职务等记录的录入、修改、删除等操 作。
2）检索员工婚姻信息子模块 该模块是员工婚姻信息模块的重要组成部分。它 能够从多角度的不同字段进行检索。对满足条件 的员工记录予以显示。检索的字段包括：员工号、 爱人代号、爱人姓名、爱人生日、结婚时间、爱 人工作单位、爱人政治面貌、爱人工作职务以及 这些字段的组合。字段和关键字的匹配符同样有 “=，<，>，<>”。组合的类型同样有：“与，或， 非”。对检索的符合条件的员工的婚姻信息通过 报表功能子模块可以导出到EXCEL表中保存。然 后在EXCEL表中实现数据的报表打印。