文件编号管理规定

文件编号管理规定

一、目的

为了规范各部门和各管理体系文件的编号及文件的日常管理工作，使文件在使用过程中不发生内容重复、遗留，便于文件的检索和存档，特制定本办法。

二、适用范围

适用于君霖纺织所有文件&制度的编号。

三、术语

根据文件性质分为体系文件、技术文件、合同文件、文书文件四类。

1、体系文件指质量手册、程序文件、管理文件、管理通知、质量记录等与质量体系有关的文件。

2、技术文件指产品技术文件、工艺技术文件、检验技术文件、外来技术文件和其它技术文件五大类。

3、合同文件指中标通知书、专用合同条款、通用合同条款、经合同双方确认进入合同的其他文件。

4、文书文件指公司行政文件、行政规章、各种请示、一次性的通知等其它与质量体系无直接关联的文件。

四、职责

1、办公室负责体系文件、技术文件的编号和归口管理。

2、人力资源部负责文书文件的编号和归口管理。

3、财务部负责合同文件的编号和归口管理。

五、正文

1、文件编号规则

1.1外来文件执行原编号。

1.2体系文件根据体系文件编号规则进行编号，例：JLFZ-QM-1701。

1.3技术文件根据技术文件编号规则进行编号，例：JLFZ-JS-1701。

1.4合同文件根据合同文件编号规则进行编号，例：JLFZ-RZ-1701。

1.5文书文件根据文书文件编号规则进行编号，例：JLFZ-CW-1701。

2、文件编写规范

2.1文件分为标题→编号→目的→适用范围→术语→职责→正文→接口文件→记录→附则等十部分（严格执行以上编写顺序），可依据文件性质进行适当删减。

2.2体系文件编写规范（见附件一）

2.3技术文件根据技术文件编写规范进行编写。

2.4合同文件根据合同文件编写规范进行编写。

2.5文书文件编写规范

2.5.1红头文件编写规范（见附件二）

2.5.2报告/请示编写规范（见附件三）

2.5.3会议纪要编写规范（见附件四）

2.5.4一般性通知编写规范（见附件五）

2.5.5通报编写规范（见附件六）

六、附则

6.1本办法从2017年4月10日开始执行。

6.2本办法的解释权归办公室。

2.1文书

3、术语

文书

3.1文书

4、职责

代码

份号

XXXXX有限公司文件

【××××】×××号

文件标题

特此通知

君霖纺织人力资源部

××××年××月××日

主题词：××××××

报：××××××

送：××××××

发：××××××

领导批示：

君霖纺织人力资源部

××××年××月××日

××××××会议纪要

（纪要编号）

签发：×××

时间：××××年××月××日

地点：××××

主持人：×××

与会人员：××××××××××××××××××主题：××××××××××××××

文书

主题词：××××××

报：××××××

送：××××××

发：××××××

君霖纺织人力资源部

××××年××月××日

主题词：××××××

报：××××××

送：××××××

发：××××××

附件六：通报编写规范

通报

（通报编号）

通报主题

特此通报

君霖纺织人力资源部

××××年××月××日

主题词：××××××

报：××××××

送：××××××

发：××××××