浅谈公文核稿中的几点体会

浅谈公文核稿中的几点体会核稿是指公文在送交机关或单位负责人最后核准签发之前，由部门负责人或经验丰富、水平较高的秘书人员对文稿进行全面审核检查的工作。

它是公文处理工作的重要组织部分，从一定意义上说，它是修改工作的延续，是确保文件质量，节省领导用于审阅批改文件时间和精力的重要步骤。

通过几年分管办公室工作和公文核稿，我个人对做好公文核稿工作有以下四点体会。

一、把好行文的政策关，确保公文的效力。

弄清文稿形成的背景、过程、分管领导的意见以及会稿情况是做好审稿工作的重要环节。

一要审查是否需要行文。

减少“文山会海”是提高机关办事效率，减轻基层工作压力的有效方法，在审稿时应着重看文稿所写的内容有无普遍意义，是不是照抄照转上级文件精神，是否属于业务职权范围内的工作，以及是否能用口头、电话、传真等方式可以传达说明问题。

如果以最简单的方法可以解决问题，就不必再行文。

二要核查文稿内容的政策性。

重点审查是否符合国家的法律法规，对新制定的政策和规定，要按照局部政策规定服从国家政策规定、过去政策规定服从现行政策规定、下级政策规定服从上级政策规定的原则进行审查，不符合这一原则的要认真组织修改。

三要注意政策、规定的连续性和衔接性。

政策的衔接是保证政策稳定性的重要步骤，如果政策缺乏稳定性，导致工作人员担心会不会变，干什么都是短期行为，既影响工作效果，也影响工作秩序。

同时各股室之间政策规定有冲突的，必须通过协调或请示上级部门答复后才能发文。

防止个别股室提出一些片面性的或与其它股室政策有冲突的政策规定，给执行过程中带来一些困难或造成不必要的麻烦。

四要审核文稿中提出的措施和办法是否切实可行，便于操作。

如果不切合实际、措施不明、可操作性差，公文只能成为一纸空文，甚至会事与愿违。

这时核稿人员应主动向拟稿股室提出修改意见，制定出切实可行的措施和办法。

二、把好内容和结构关，做到言之有物、章法严谨。

公文的内容是否空洞无物，是衡量公文质量的标准之一。

因此，首先要看公文的内容是否言之有物。

如果内容空洞、言之无物，即使文字写得天花乱坠，也起不到好的效果，反而会适得其反。

在实际工作中，我们经常遇到一些股室在贯彻上级文件时，只是把上级文件换个文头就发下去，没有结合本县实际提出具体贯彻落实意见和要求，既解决不了具体问题，又增加了基层的负担，也是一种浪费。

其次要看主题是否鲜明。

主题是公文所要表达的中心思想，是公文内容的核心。

对主题不鲜明、目的不明确、说理不清楚、章法混乱的公文，要提出具体的修改意见，送还拟稿股室进行修改，直到公文主题明确为止。

同时，要注意材料的真实性和内容的完整性，核实引用的材料、数字是否准确无误。

核实内容的完整性，通常从行文目的和内容上去把握，以便做到题文相符、内容完整。

结构是公文的骨架，调整结构主要是修改文稿的写作方式。

一要重点核查文稿的组成部分、内在联系以及开头、结尾有无缺项。

例如修改一篇请示公文，首先要核查请示正文的基本组成部分请示原由、事项、结语等是否完整。

二要注意结构的严谨性。

主要核查段落安排是否合理、结构是否混乱、层次是否清晰、过渡与照应是否恰当等。

三要注意各部分的篇幅是否合理、长短是否恰当等。

如果不合理、不恰当，就要进行补充或调整，各部分篇幅长短要服从内容的需要。

内容所必需的，能长则长，能短则短。

值得注意的是，在修改文稿时往往需要删掉多余段落，增补某些材料，订正某些观点，或者增加某些引文，这样就会引起结构变动，不能顾此失彼，造成新的结构不合理。

三、把好主题和观点关，做到中心突出、事实准确。

每篇公文都应主题(主要指标题)突出、观点鲜明、材料充分，用主题和观点统帅材料，用材料说明主题和观点，以求得主题、观点和材料的统一。

如果主题、观点、材料配合不当，要么就会造成主题和观点大、材料少，显得空洞、干瘪，说服力不强；要么就会出现事例的罗列，材料淹没观点。

所以，要恰如其分地确立主题，使之成为公文的核心，用正确的观点和材料围绕主题开展论述。

同时要注意文稿的基本观点是否提出，已提出的是否正确。

如果文稿的基本观点没有提出或提得不够明确，就要从材料中提炼观点，使之成为公文的骨架，使受文者看过观点后就能知道公文的主要内容。

如果基本观点不正确或不切合实际，就应进行修改订正，使之正确、鲜明。

三要删减与主题和观点无直接联系的材料，避免材料过于繁杂，同时根据需要补充一些新的具有典型性、代表性的材料，以增强主题和观点的说服力。

公文法定的权威性和严肃性，决定了公文内容必须准确，事实必须真实可靠，数字必须准确无误，结论必须符合政策法规和实际情况，不可夸大也不可缩小，不可拔高也不可压低。

把好公文事实关，就要认真核查文稿内容是否添枝加叶、浮夸拔高；是否有张冠李戴或以点代面、夸大其词；是否有弄虚作假的痕迹等。

只有这样，才能在实事求是的基础上观察问题、认识问题，有针对性地提出解决问题的方法，指导和促进工作的开展。

四、把好语言文字和公文的体式关，保证公文的严肃性。

公文的语言文字表述如何，直接关系到公文的质量，影响公文的贯彻执行。

公文的结构条理清晰、层次分明，才能明了地表达发文意图和思想，便于受文单位读懂弄通、贯彻执行。

因此，核稿时要重点对公文框架、布局、部分之间的关联以及叙述的层次性等进行细致分析，使公文的结构合理严谨。

同时要认真审核文稿语言文字的使用是否正确，有无错字、别字；用词是否恰如其分、搭配正确、通俗易懂；句子成份是否正确，有无病句；标点符号运用是否准确，是否会产生歧义；人名、地名、时间、数字、引文是否准确无误；文风是否纯正，等等。

公文的体式关系到公文的运转效率和工作效能的发挥。

核稿人员必须按照《国家行政机关公文处理办法》的要求审核文稿体式，核查文种使用是否合适，标题是否准确，发文机关和收文机关的关系是否恰当，主送、抄送机关的范围是否合适，发文字号、附件、附注及发文形式是否合适，等等。

总之，公文核稿是一项费心费脑的细致工作，核稿人员既要有很强的法律法规和政策性，又要有扎实的语言文字功底和一定的书写能力，更要熟练掌握本机关的全面工作。

只有这样，才能较好地做好公文核稿工作。

公文核稿心得最近，省分行办公室在审核公文文稿和对下级行来文进行抽查时发现，公文质量尤其是基础文稿质量亟待提高。

为此，省分行办公室专门在省分行机关组织了一次公文实务培训。

根据会议安排，我们又从上次培训的例文中精选了十余份有代表性的公文进行重点演示。

这些公文有的是已发文件，有的是部门报送办公室审核的文件，有的是基层行上报的文件。

有的文件较长，本次只选取了部分内容进行重点演示。

需要指出的是，这次培训演示不是标准答案，有些地方还缺乏更仔细的推敲，但从大的方面基本可以揭示公文基础文稿中存在的问题，仅供大家参考。

同时，我们还结合这些例文对最近的审稿工作进行了归纳，向大家提示公文草拟和修改时应注意的问题。

公文是应用文的一种，具有直接性、真实性、规范性特征。

公文又是一种特殊应用文，表现为强制使用白话文并兼用议论、说明、叙述三种表达方式。

公文一般由三部分组成：文头、正文和文尾。

文头就是通常所说的文件头，由文件名称、发文字号、签发人、紧急程度和密级等组成；正文由标题、主送单位、正文、发送机关、成文时间、印章、附件、抄送机关等组成；文尾由主题词、发送栏、印发机关及印发日期、共印份数等组成。

现在的公文构成要素大多都有程式化、规范化的要求，把它做规范应该没有大的问题，也容易控制。

公文中的大多数问题实际出现在正文的表达上。

归纳起来，有12个方面问题要引起拟文者和把关者注意。

第一，标题贵在简洁、规范。

拟定标题，最重要的是要简洁明了，主干清晰，符合规范。

容易犯的错误是：过多地加进一些定语、非主干内容或在转发文时过多地引用上级发文内容，导致标题过长（如企业授信数据），主题不突出。

再就是一些习惯性的但却是错误的标题格式一直被引用，如“关于对……”、“关于申请……请示”之类。

这类标题由于中介词影响较大，加之主干部分构成因素比较复杂，容易形成病句，这里不可能一一举出，但有一点需要牢记，就是用最简单的话、把最重要的事情说出来就行了。

举两个例子。

“关于对某某同志拟任职务进行公示的通知”，这样的标题经常出现，显然不规范，但用了很多年，就是没人说。

其实可以很简单，因为“公示”本身就是一个文体，只需说“关于某某同志任职的公示”就可以了。

再比如：“关于对某某……公司授信某某亿元及贷款某某亿元的请示（或批复）”，公司名称很长，而且把几乎所有相关信息都放在了标题里，显然不合适，有必要进行约简处理。

“某某公司”名称如果太长，可以使用简称，改成“关于某某公司授信及贷款的请示（或批复）”就可以了。

大家回去以后可以多参考上级行和政府文件进行理解和把握，相信会有所帮助。

第二，抬头（主送机关）并不简单。

这里说抬头并不简单主要有两层意思，一是新的组织架构越来越复杂，行文是否规范与准确使用抬头有很大关系。

对大多数文稿来说，无特别指代，抬头一般都是格式化的，很简单，如“省分行营业部，各二级分行，各直管市支行”等等，抬头依据行文内容要求的主要对象而定。

但也有一些特殊情况下的行文抬头需要特殊把握，如在处理机关内部的党务工作、特定的业务工作以及在处理与政府部门、监管部门的关系需要行文时，都可能出现一些特殊要求，应符合公文规范。

二是抬头一经确定，客观上就给出并限制了正文的表达方式或范围，也就是说，抬头一经确定，一般情况下，在正文中就没有必要再出现抬头已经指代明确的对象，如“各行要……”、“各行必须……”、“全行……”之类的提示。

我们注意到，在不少行的工作报告如行长报告中也存在类似的问题。

如行长报告，本来就是讲给下级行听的，如无对特别对象的要求，没有必要重复指代或提示。

当然，有些时候，这种提示可能是必须的，如：政策要求向下延伸或对管理部门有要求时，要提示“各级行要……”、“各部门要……”。

还有一种情况就是对某一项特别重要的政策需要强调时，可以进行加重提示，但要尽量少用。

这是做到行文简洁一个很重要的方面。

第三，导语应该是让人心情愉快的开场白。

公文一般有三要件：“为什么”、“是什么”、“干什么（怎么办）”。

“是什么”回答文件要解决的主要问题，“干什么”是文件的主体，就是讲政策，导语则是要回答“为什么”。

导语中容易出现的问题是：戴大帽子或废话较多、游离主题、轻重不明，让人看到以后别扭且无从下手修改。

我们提倡：导语一定要直截了当、直奔主题。

发文依据实际上很简单，不要人为地弄复杂了；发文依据还要分清主次，不能把上级行的文件依据排在了次要位置。

也有这样的情况，为引导或便于下文分析，导语部分需要对有些情况进行简要分析，但这种分析一定要简洁，不要把一些无关紧要的事儿都放在里面说一说。

不少行办公室和省分行机关一些职能部门的同志都有这样的习惯，什么事都想从根上说起，这样很不好。