会议室预约管理方案计划目标系统规划书

会议预约管理系统

系

统

方

案

目录

一、系统概述 (3)

1.1 什么是会议预约管理 (3)

1.2 会议管理趋势 (4)

二、系统功能 (5)

2.1 功能特点 (5)

2.2 系统优势 (6)

2.3 系统界面 (7)

三、系统部署 (10)

3.1 安装示意图 (10)

3.2 安装实景图 (11)

四、会议显示 (12)

五、应用行业 (13)

5.1 教育行业 (13)

5.2 法律行业 (13)

5.3 医疗保健 (13)

5.4 企业 (13)

一、系统概述

为符合现代信息化的考虑，在办公楼的底楼进出大厅设置一套多媒体信息显示公告系统，用于显示每个会议室的使用情况和正在召开会议的主题。每个会议室外面的走廊区域设置一套多媒体信息显示公告系统，用于显示该会议的会议内容，参与人员等信息。会议休息区设置一套多媒体信息显示公告系统，用于显示各会议室的使用情况和各种及时资讯等。

该系统可以显示各种集团内和公共的通知/通告，各种社会公共信息（如天气预报、新闻等公共信息）、会议通知、会议排列情况、会议室使用情况及会议主题等信息。同时还可以以图片、视频、Flash等形式显示各种其它信息。

1.1 什么是会议预约管理

●会议预约管理

线下型管理：

这种会议管理方式比较集中在一些还没有进行信息化改造的企业，会议安排全部依赖人工的上传下达，还需要协调其他部门，对会议资源的使用进行安排没有一套有效的对人、时间、资源、过程的可以记录管理。

线上型管理：

这种会议管理方式比较集中在一些大型企事业或500强企业，已经有比较完善的办公流程和办公软件的支撑，常用的软件有LOUTS,OUTLOOK等，也有一些OA或ERP中集成这类应用。这种会议管理方式对会议成员、资源、时间等做了充分的协调，是比较先进的会议管理方式。

●会议室管理

粗放型管理

这类管理方式对会议室和参与人员的使用不做严格的限制，可以随意在某个会议室召开会议，会议的召集和会议资源（投影设备、网络设备、茶水服务、清洁服务）有召集人用传统的电话通知或人工通知方式传达。这种方式在会议的协调性比较差，如果需要辅助工作配合，在安排这些工作的上传

下达所浪费的时间很多，不利于办公效率的提高。

人工型管理

这类管理方式采用由专门的部门或人对会议室的进行安排，所有会议的召集和访客的管理，相关的会议资源也有此人进行协调。这种方式虽然只有一个人或一个部门统一管理，但对整个工作流程来说，有依可寻，从而提高了会议室的管理效率，缺点是对于工作的“痕迹”管理来说，还停留在人工记录或简单的电子表格记录。

1.2 会议管理趋势

二、系统功能

为降低使用会议室所需的人力成本、提高召开会议的效率、提供系统化的会议过程管理，特研发了这套“会议预约管理系统”。该系统简化了会议室管理，灵活调度手段可以及时进行会议室预定，并且可以邮件或短信通知与会者确认。所有用户无需安装和配置，因为系统就是基于B/S架构，直接通过浏览器使用。

2.1 功能特点

●可对操作员进行增加、删除、修改操作，可以灵活设定操作员的管理权限。

●可自定义会议室名称，并进行增加、删除和修改操作。可以设定会议室的

使用时段。可以设定会议室的使用权限，让只有拥有权限的用户才可以预定这个会议室的会议。

●可对企业的工作部门进行增加、删除和修改操作, 企业内部各部门按树状

列表显示。

●可对企业员工进行增加、删除、修改操作。可以直接创建企业员工的系统

账户。可以查询企业内所有员工的联系信息。

●操作员可以创建、撤销、恢复会议预定。系统管理员可以操作所有会议记

录。

●可以在日历上拖放创建会议，可以创建周循环会议和月循环会议。

●可以查询会议室的预定信息、并以日历的方式直观展示出来。

●可以汇总本周或本月内，关于个人用户参加的会议和预定记录。

●系统支持通过E-mail、手机短信等方式，对参会人员进行会议信息通知及

提醒的功能。

●可以统计会议室的无效会议占用，会议的召开效率、会议室的使用率等。

●可对系统操作日志进行管理，查询所选时间段内的操作日志；记录系统服

务的操作日志，会议状态、预约状态的操作和变化信息等；

●可实现数据库的备份，可修改用户登陆密码。

●会议室显示屏可以显示当前会议室的会议内容，也可以显示所有会议室的

会议信息。当没有会议召开时可以显示其他内容，如：天气预报、多媒体视频、新闻资讯等。

●会议显示屏版面可以自定义，实现中英文显示；可以发送通知到会议屏上；

可以远程开关会议显示屏，可以远程监控会议显示屏。

2.2 系统优势

●会议进程免打扰

●会议安排无纸化

●会议信息电子化

●会议记录数据化

●使用状况对比化

●会议进程可视化

●操作使用图形化

●会议预约异地化

2.3 系统界面

三、系统部署

会议室门口、咖啡厅、大堂等地安装一台显示器和播放器，播放器和显示器之间用VGA线连接，播放器网口插入网线设置好IP地址连入服务器。会议系统采用B/S架构，安装在服务器里，网内的用户通过自己的账号进入系统进行会议预约。所有的会议预约信息由播放器准时在屏幕上显示。显示的内容样式可以自定义。因为采用了B/S架构，服务器可通过企业内的核心交换机接入互联网，用户可以随时随地的进行会议预约操作。

3.1 安装示意图

3.2 安装实景图

四、会议显示

五、应用行业

5.1 教育行业

利用会议预约管理系统安排会议和活

动，简化调度和协调非教育活动策划，每

个事件管理所需的所有设备和资源，以及

用户之间共享调度信息化解决方案。

5.2 法律行业

明了的资源调度室是律师事务所必不

可少的。使用会议预约管理系统安排客户

会议，证言，视频会议等，并确保A/V设备，餐饮服务等始终同步协调。

5.3 医疗保健

医院、多医师设施，诊所和研究实验室都需要一个明确的，有效的协调制度，让他们有更多的时间来工作。看看会议预约管理系统授权简化调度的医疗服务。

5.4 企业

具有可扩展，易于安装的功能，不强调现有的IT资源，会议预约管理系统可以通过定制与现有系统无缝集成，处理任何调度需求。