电子档案的利用论文：浅析电子档案的利用
浅谈电子档案的利用工作
浅谈电子档案的利用工作一、电子档案利用前的数据准备非直读性是电子档案的典型特征之一。
因而，为保证其在利用中得以准确恢复并易懂，有必要进行电子档案基础数据的准备和识别文件的建立。
电子档案的基础数据，其内容包括两部分：一是背景信息；二是元数据。
背景信息所描述的是形成电子文件的背景，其中有形成的目的、形成之初的结构、形成和使用阶段的功能与活动、明显影响文件形成和维护的历史环境。
元数据则是电子档案的技术数据，如描述电子文件的编排与内部结构的数据等。
识别文件是记录在每份电子档案载体上的特别文档。
用于描述存储在载体上电子文件之间的关系，这种关系可以是一对一的或非常复杂的关系。
同时还须描述电子文件内容的内部结构和上下文关系。
电子档案基础数据和识别文件的建立，应根据档案保管部门存储和应用等技术条件与环境来确定其具体的要求，在电子文件的设计阶段纳入系统设计，使之能自动产生元数据与背景信息。
在电子文件的形成阶段使背景信息和元数据得以有效的、完整的收集。
二、电子档案提供利用的方法（一）提供拷贝档案保管部门可以向利用者提供记录在特定载体上的，电子档案，所用载体应随不同利用对象而异。
对使用大型电子计算机设备的利用者，以提供磁带为宜；对一般的微型电子计算机的使用者，如果档案数据量较小，可用软磁盘进行提供；若是大批量的电子档案，则可考虑用只读式光盘（CI）一ROM）进行提供。
当提供上述载体拷贝件时，应将电子文件转换成通用的、标准的存储格式，由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。
（二）网络传输通信与电子计算机技术结合，为我们提供了广阔的网络环境，用网络传递电子档案，成为一种越来越简便的方法。
这一方法比较适用于馆际之间信息资源的互相交流和同相对固定的查档单位提供销案资料。
可以通过点对点数据通信或互联网络来实现。
使用通信网络传递电子档案更为快捷、可靠，而利用者本需获得和保管电子档案的存储载体；保管者也不需包装和同利用者寄送电子档案存储载体的拷贝件。
浅谈档案管理中的电子档案管理
浅谈档案管理中的电子档案管理随着信息技术的不断发展和普及，电子档案管理在档案管理领域的应用也越来越广泛。
相比传统的纸质档案管理，电子档案管理具有许多优点，如节约空间、便于检索、方便传输和防灾备案等。
本文将就电子档案管理在档案管理中的应用进行浅谈。
电子档案管理能够节约大量的存储空间。
纸质档案需要大量的物理空间来存放，而电子档案只需要一台计算机或服务器来存储，大大节约了存储空间。
电子档案还可以进行压缩和归档，进一步减少存储空间的占用。
电子档案管理方便快捷的检索功能是其最大的特点之一。
通过电子档案管理系统，可以建立全文检索和关键字检索等多种检索方式，用户可以通过输入关键词，即可迅速查找到所需的档案信息。
这大大提高了档案检索的效率，节约了大量的时间和人力成本。
电子档案管理方便档案的传输和共享。
电子档案可以通过网络进行传输，可以快速地将档案信息从一个地方传输到另一个地方，极大地方便了档案的共享和交流。
不同部门或机构之间的档案信息可以通过电子档案管理系统进行交换和共享，提高了工作的协同性和效率。
电子档案管理还具有防灾备案的功能。
传统的纸质档案在遭受火灾、盗窃等灾害时很容易被毁损或丢失，而电子档案可以通过数据备份和恢复功能进行保护，一旦遭受灾害，可以迅速恢复档案信息，不会造成信息的永久丢失。
电子档案管理也存在一些问题和挑战。
电子档案需要建立完善的信息安全管理机制，以防止电子档案信息的泄露和损毁。
电子档案管理需要定期进行备份和升级，以确保档案信息的安全和稳定。
对于老年人和不熟悉电子设备的人来说，使用电子档案管理系统也可能存在一定的学习成本。
电子档案管理在档案管理中的应用具有诸多优势和潜力。
通过合理利用电子档案管理系统，可以提高档案管理的效率和质量，实现档案信息的快捷、安全、有效管理。
在推行电子档案管理时，应根据实际情况制定合理的方案，结合国际和国内相关标准和规范，确保档案安全和合规性，促进电子档案管理的发展。
谈电子档案的保存和利用论文
谈电子档案的保存和利用论文谈电子档案的保存和利用论文前言伴随着科技信息的不断进步,我们的生活被高科技的产物所慢慢渗透着,他们提高了我们的生活质量,但任何事物都是具有两面性的,与此同时,他们的存在又为我们带来了难题,例如在办公方面,我们进入了无纸办公,电子化商业的时代,但是,当我们在享受这些便利的同时,我们还要解决由于办公电子化留给我们的大量的电子信息与电子档案,对于档案管理者来说,这是他们必须面对的一大新的难题。
一、影响电子档案的保存与利用的因素1.1电子档案依赖于设备对电子档案的保存与利用的影响电子档案是以一种数字化的信息在计算机中生成并存在的,是通过电子软件进行一系列的编辑,识别运行存在的,他依赖于电子如见的存在与否,好坏与否,依赖于计算机的硬件系统,计算机的软件系统,电子档案的一系列特性导致其与其它环境具有不兼容性,只能在固定的软件上识别,编辑与运行,不能单独存在,现代科技技术发展的又特别快,尤其是计算机、软件系统等更是日益更新,这样对于长时间的档案保存更是不利的,对于时间越久远的档案来说,他们对于设备的依赖性就越是高,也就不利于档案管理这对具有时间段的电子档案进行整理与利用,所以说,电子档案对于设备具有很强的依赖性是影响电子档案的保存与利用的主要影响因素之一。
[1]1.2电子档案便于改动对电子档案的保存与利用的影响由于电子档案是数据化的信息,在软件与家算计上很容易更改,并且没有更改的痕迹,很难区分哪些是更改的部分,哪些是原件。
其次,现代科技技术发展的又特别快,尤其是计算机、软件系统等更是日益更新,这样对于电子软件之间的传递是非常不利的,很有可能因为新旧软件的识别问题导致传递后的电子档案出现串码、缺字等现象,导致产地过来的信息不全或错误以至于不能利用。
在这、、再者,计算机是非常容易再到病毒袭击的,很容易将原电子档案变得无法利用。
所以说,电子档案便于改动是影响电子档案的保存与利用的又一大影响因素。
浅析企业电子档案开发利用
浅析企业电子档案开发利用随着信息化时代的到来，企业管理方式发生了巨大的变革，其中电子档案的开发利用成为了企业信息化管理的重要组成部分。
电子档案的开发利用可以帮助企业提高信息管理的效率和质量，降低管理成本，提高企业的竞争力。
本文将从电子档案开发的基本概念、优势及利用方法等方面，对企业电子档案开发利用作一简要分析。
一、电子档案开发的基本概念电子档案开发是指将企业原有的纸质档案，以电子化的方式进行整理、归档、管理和利用的过程。
通过数字化的方式，将档案内容转化为电子文件，存储在计算机或云端系统中，并通过特定的管理软件进行管理和操作。
电子档案开发不仅仅是简单的档案数字化，更是对档案信息进行高效、智能、安全的管理和利用。
二、电子档案开发的优势1. 节约空间：纸质档案需要大量的储存空间，而电子档案则可以将大量的文件信息以数字化的形式进行存储，节约了企业的空间成本。
2. 提高效率：电子档案可以通过电脑、手机等多种终端进行查阅，不受时间和地点的限制，提高了档案信息的检索和利用效率。
3. 信息安全：纸质档案容易受到损坏、遗失和盗窃等风险，而电子档案可以通过密码保护、权限管理等方式保障信息的安全。
4. 环保节能：大量的纸张消耗和印刷造成了资源的浪费，而电子档案的使用可以减少了对环境的破坏，符合企业的社会责任。
三、电子档案开发的利用方法1. 档案数字化：企业可以通过扫描、录入等方式，将原有的纸质档案进行数字化处理，转化成电子文件进行储存和管理。
2. 档案管理软件的应用：企业可以选择合适的档案管理软件，如文档管理系统、知识管理系统等，进行档案信息的整理、分类、检索和共享。
3. 云端存储：企业可以将电子档案存储在云端系统中，实现档案信息的远程访问和共享，避免了数据损失和灾害风险。
4. 数据安全保障：企业应加强对电子档案信息的保护，建立合理的权限管理机制，对关键信息进行加密和备份，防止信息泄露和损坏。
四、电子档案开发利用的案例分析以某企业为例，该企业将传统的纸质档案进行数字化处理，建立了电子档案管理系统。
学校档案管理工作中电子档案的应用探析
学校档案管理工作中电子档案的应用探析目前，学校档案管理中的电子化已经成为一种趋势，主要表现在以下几个方面：1.电子档案系统的建设很多学校基于信息化建设的需要，通过建设电子档案管理系统，实现了对档案的全面数字化管理。
这些系统包括了对学生、教师等各类人员的基本信息、学籍信息、考试成绩、出勤情况等多方面的管理。
2.电子文件传送在以往的档案管理中，需要在纸质档案中择要找到有关某一个人员的所有材料，且在物流方面的问题上，也存在着一些问题。
而现在，通过电子文件的传送，可以轻松地完成这样的任务。
例如，可以开设账号，进行在线服务，上传电子影像资料，让其他有权限的人员可以便捷地查看。
3.移动设备的使用现在很多学校也允许使用移动设备查看档案，如在学生信息管理系统中，学生可以通过电脑、手机、平板等移动设备查看自己的人员档案信息，方便快捷。
电子档案对于学校档案管理管理工作的提高有着不小的作用。
以下几点是电子档案在学校档案管理中的优势：1.快速准确查找资料电子档案的优势就在于它便于搜索，这使得档案管理更加高效，因为用户可以在很短的时间内通过检索到达他们想要的文件。
2.方便实用电子校园的出现为人们提供了便利，随着办公设备的普及，移动端可以满足人才数据随时随地的查询与操作，随着信息的数字化很多操作都可以电子化了，又可以省去很多人力物力。
3.信息资源共享学校档案管理中有许多信息资源都是公共的，跨部门之间的信息共享非常重要。
电子档案的采用可以使部门之间共享信息，提高工作效率，减少重复劳动。
4.实现精细管理通过电子档案的建设，可以实现精细化管理，例如根据电子档案进行学籍管理，实现学籍信息的全面的管理和统计，帮助学校的各个部门更好、更快地了解学生，进而实现精细化管理。
综上所述，电子档案在学校档案管理中的应用越来越广泛，其优越性显而易见。
因此，我国的各级学校都应该加快电子档案建设步伐，实现信息化管理，以便更好地满足学校档案管理的需要。
浅析企业电子档案开发利用
浅析企业电子档案开发利用企业电子档案指的是将企业的纸质文件和信息以电子化的形式进行管理和存储的一种方式。
随着信息技术的快速发展，电子档案的开发和利用已经成为现代企业管理的重要环节。
本文将从以下几个方面对企业电子档案的开发和利用进行浅析。
电子档案的开发可以提高企业的文件管理效率。
传统的纸质档案管理需要大量的人力和物力投入，而且查找和维护也非常费时费力。
而通过电子化的方式，可以将档案信息进行数字化存储，利用信息管理系统对档案进行分类和整理，大大提高了档案管理的效率。
电子档案还可以进行多层次的权限管理，只有获得授权的人员才能访问和修改档案信息，提高了信息的安全性。
电子档案的开发可以提供更加便捷的信息共享和协同办公平台。
在企业内部，不同部门和岗位之间需要经常交流和共享信息，而传统的纸质档案管理往往存在信息沟通不畅、难以共享的问题。
通过电子化的档案管理，可以使得信息共享变得更加便捷，员工可以在任何时间和地点通过电脑或移动设备访问和共享档案信息，提高了工作的协同性。
电子档案的开发可以为企业提供更加全面和准确的数据分析能力。
传统的纸质档案管理往往难以进行全面和准确的数据分析，而电子化的档案管理可以将海量的档案信息整理和分析，帮助企业进行各种数据分析和统计。
通过对档案信息的有效利用，企业可以更好地了解自身的工作情况和经营状况，有针对性地制定和调整经营策略，提高企业的竞争力。
电子档案的开发可以为企业提供更加稳定和可靠的数据存储和备份机制。
传统的纸质档案往往容易受到自然灾害、人为破坏等因素影响，导致档案的丢失和损坏。
而电子化的档案管理可以将档案信息存储在云端服务器或其他专门的存储设备上，具有更加稳定和可靠的数据存储和备份机制。
即使出现硬件故障或其他意外情况，企业仍然可以通过备份数据来恢复档案信息，保证了档案的安全性和完整性。
企业电子档案的开发和利用在提高文件管理效率、促进信息共享和协同办公、提供数据分析能力以及确保数据存储安全方面发挥了重要作用。
电子化档案管理论文
电子化档案管理论文电子化档案管理是一种先进的管理技术,目前国内大多数机关或其他单位均采用或准备采用此种方式。
下面是店铺为大家整理的电子化档案管理论文，供大家参考。
电子化档案管理论文范文一：电子档案管理的优越性与科学管理一、电子档案管理的优势1.1电子档案的整理也要按照不同标准例如区域、性质、时间等具体条件对档案进行分类，还要保证有条理，容易查找，但是这只需要在电脑上操作，建立不同的分类文件夹把相应的档案拉近文件夹即可，不用对大批的纸质档案进行搬运和上架，在很大程度上节省了时间和体力。
1.2无需考虑自然存放条件可存放空间。
电子档案的管理是利用网络储存空间，把档案的保存在优盘、光盘、磁盘等储存的空间里，在需要时在电脑上查找打开即可，只要一个小小的小芯片就可以解决整个档案室的档案储存量，并且不用当心自然环境的影响，只要不对磁盘或网络系统进行破坏，就会一直安全地保存下去。
1.3可以多备份，提取方便。
档案的资料一旦保存到计算机网络上，就可以根据需要拷出数据对其进行多备份，以免在网络系统遇到破坏或瘫痪时，造成档案的永久性丢失。
并且在档案进入到互联网的共享环境的时候，在一个地方需要提取档案时就可以直接上网进行搜索提取，而不需要回到储存档案的原单位提档，既方便又快捷，提高办事效率。
1.4便于多次修改。
电子档案是以电子文档的形式保存的，在修改的时候可以直接对关键部分进行修改，不用涂改，重超，也不会影响页面的美观程度，就这一点就为档案的整理管理工作带来了很大的方便节省了很多时间。
1.5便于查找。
在进行电子档案的查找的时候只要在互联网上输入有关个人档案的关键字就会出来相关的所有档案资料，再根据进一步的搜索找到自己的档案，整个过程只需要输入查找条件的几个关键字即可，方便快捷。
1.6资源共享，方便快捷。
由于电子档案是利用互联网技术对档案进行保存的，那么每一个档案室可以不保存不经常使用的档案，只要在需要的时候进行网上搜索，并与其他档案室建立的网上电子档案室进行档案的查阅共享，也可以达到同样的效果，减轻了理、档案管理的工作量。
2024年浅议我国电子档案的应用
2024年浅议我国电子档案的应用电子档案，作为信息技术高速发展的产物，已经在各个领域得到了广泛应用。
特别是在我国，随着信息技术的深入发展和政府治理的现代化转型，电子档案的应用日益凸显出其重要性和价值。
本文将从电子档案的定义、特点出发，探讨其在我国的应用现状、面临的挑战及未来发展趋势，以期为推动电子档案在我国的更好应用提供参考。
一、电子档案的定义与特点电子档案，是指通过计算机等电子设备形成、存储、传输和处理的档案。
与传统纸质档案相比，电子档案具有许多显著特点。
首先，电子档案具有高度的便捷性和高效性，可以迅速地进行存储、检索和传输。
其次，电子档案的信息存储容量大，且不受物理空间的限制，可以实现长期、大量的数据存储。
此外，电子档案还具有易于修改、易于复制、易于共享等特点，大大提高了档案信息的使用效率和利用率。
二、我国电子档案的应用现状在我国，电子档案的应用已经渗透到各个领域，特别是在政府、企业和教育等领域的应用尤为突出。
1. 政府领域的应用在政府领域，电子档案的应用已经成为推进政务公开、提高政府治理效率的重要手段。
各级政府通过建设电子政务系统，实现了政务文件的电子化、网络化处理，大大提高了政务处理的效率和透明度。
同时，电子档案也在行政审批、公共服务等领域发挥了重要作用，为公民提供了更加便捷、高效的政务服务。
2. 企业领域的应用在企业领域，电子档案的应用已经成为企业信息化的重要组成部分。
企业通过建设电子档案管理系统，实现了企业文档的集中存储、分类管理、权限控制和快速检索等功能，大大提高了企业文档的管理效率和利用价值。
同时，电子档案也在企业协同办公、业务流程管理等方面发挥了重要作用，促进了企业管理的现代化和智能化。
3. 教育领域的应用在教育领域，电子档案的应用已经成为推进教育信息化、提高教育质量的重要手段。
各级教育机构通过建设电子教务系统，实现了学生档案、教学资源、课程管理等的电子化、网络化处理，大大提高了教育管理的效率和教学质量。
浅谈加强电子档案的管理及利用
浅谈加强电子档案的管理及利用1. 引言1.1 背景介绍随着信息量的急剧增长，电子档案的管理面临着诸多挑战，如信息安全、数据质量、审计需求等问题日益突出。
加强电子档案管理，提高电子档案利用效率就成为了当务之急。
只有通过加强管理，解决电子档案存在的问题，才能更好地利用电子档案的优势，实现信息资源的共享和利用，推动信息化建设向前发展。
本文将从电子档案管理的重要性、加强电子档案管理的必要性、电子档案管理存在的挑战、加强电子档案管理的方法、电子档案的利用方式等几个方面进行探讨，旨在深入探讨电子档案管理的重要性，并展望未来电子档案管理的发展方向，以期为电子档案管理工作提供参考和借鉴。
1.2 问题意义电子档案管理是当前数字化时代信息管理的重要内容，对于提高工作效率和保障信息安全具有重要意义。
由于电子档案的数量庞大、种类繁多，以及信息技术的不断更新换代，如何有效管理和利用电子档案成为了一个亟待解决的问题。
加强电子档案的管理及利用具有重要的现实意义。
良好的电子档案管理可以提高信息的检索效率，使得工作人员能够迅速找到所需的信息，从而更加高效地开展工作。
加强电子档案管理可以有效保障信息的安全性，防止信息泄露和篡改。
电子档案的管理还可以促进不同部门之间的信息共享与协作，有利于整合资源、提高工作效率。
加强电子档案管理的重要性不言而喻，只有加强管理，才能更好地发挥电子档案的作用，推动信息化建设的进程。
1.3 研究目的研究目的是为了深入探讨加强电子档案的管理及利用，提高电子档案管理的效率和质量。
通过对电子档案管理的重要性、必要性、存在的挑战以及管理方法进行全面分析和研究，希望能够为相关单位和组织提供有效的管理方案和实施策略。
借助对电子档案的利用方式进行探讨，探索如何更好地利用电子档案的信息和价值，促进电子档案的应用和推广。
通过本研究，旨在加强电子档案管理的规范化和标准化，提升电子档案管理的水平和效益，推动电子档案管理工作的持续改进和发展，为数字化时代的信息管理和保护贡献力量。
浅谈加强电子档案的管理及利用
浅谈加强电子档案的管理及利用随着信息化技术的不断发展，电子档案已经成为了重要的信息载体和管理工具。
在各种机构和部门中，电子档案管理已经成为了日常工作中的重要组成部分。
加强电子档案的管理及利用，具有重要的现实意义和深远的影响。
本文将就加强电子档案的管理及利用进行探讨，以期为相关机构和部门提供一些借鉴和参考。
为了实现上述管理目标和内容，需要加强电子档案管理的制度建设。
需要建立健全的电子档案管理制度和规范。
制定电子档案管理的政策和标准，明确电子档案的管理责任和权限。
建立电子档案管理的组织机构和工作流程，明确各个环节的具体责任和工作流程。
需要加强电子档案管理的技术支持和保障。
建立多层次的电子档案管理系统，确保电子档案的安全性和完整性。
采用先进的技术手段，提高电子档案的检索效率和利用价值。
在加强电子档案管理的还需要注重电子档案的利用。
电子档案不仅是一种信息载体，更是一种重要的管理工具。
通过充分利用电子档案，可以提高工作效率，优化管理流程，促进信息共享。
为了充分利用电子档案，需要注重以下几个方面。
需要加强电子档案的检索和利用。
建立科学的电子档案检索系统，提高电子档案检索效率。
注重电子档案的实时更新和及时共享，促进信息的共享和利用。
需要加强电子档案的挖掘和利用。
通过数据分析和挖掘技术，发掘电子档案中蕴藏的有用信息。
利用这些信息，优化管理决策和工作流程。
需要加强电子档案的保护和利用。
建立健全的电子档案保护制度和措施，确保电子档案的安全性和完整性。
加强电子档案的管理及利用，是当前信息化时代的要求。
通过加强电子档案管理的制度建设和技术支持，可以更好地确保电子档案的安全性和完整性。
通过加强电子档案的利用，可以更好地实现信息共享和工作优化。
只有不断加强电子档案的管理及利用，才能更好地适应信息化时代的需要，更好地推动机构和部门的工作创新和发展。
希望各相关机构和部门，能够不断加强电子档案的管理和利用，共同推动信息化时代的发展和进步。
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电子档案的利用论文：浅析电子档案的利用随着信息技术的飞跃发展，人们对“电子”二字的认识也逐渐由陌生到熟悉。
由最初的“电子手表”，到电子计算器，再到“电子计算机”，现在“电子文件”的概念也逐渐为不少人所熟知。
那电子档案跟传统的档案有什么关系呢？1.电子档案
仍然是真实的记录，都是由人类现实社会活动开展的需要而形成的，完成现行使命后的电子文件，其中具有保存价值的部分同样转化为电子档案，因此电子档案同一般档案一样，都不是凭空产生的，也不是凭空产生的，是由现行文件转化而来的。
2.电子档案同样的实体档案。
传统的是纸质档案，而电子档案的内容是记录在计算机系统的特殊介质上，只是这种记录一般可擦写、不易被肉眼看见，它同样要占用介质空间，其信息内容和特定的载体依然是在联系的。
3.电子档案同样具有原生性，原生性是档案的本质属性，也是档案得以发挥期法律凭证作用的关键所在。
长期以来，在实际的工作中，档案工作人员都注重文档的管理和保密，但由于过份强调文件的保管，对文件的利用则重视不够。
久而久之，一些档案管理的同志误认为，只要保存好文件，保证一文不缺，不发生泄密事件就“万事大吉”。
至于文件的利用，那是领导们的事，与我们无关，在思想上形成了严重的“重管轻用”观念。
实践证明，只有树立对文
件资料“管用”并生的思想，即做好文件的收集、保护、管理，同时又做好文件资料的开发利用，才能真正发挥文件资料对领导机关和领导决策服务的重要作用，以下是我在平时工作中积累的一些经验，供大家一起交流。
1、电子档案为电子政务和无纸办公的信息接轨创造条件。
随着电子政务的不断发展和技术成熟，无纸办公和电子文档的普遍应用，这是现代办公和国际管理发展的必然趋势，根据国家对电子文档的标准统一和进一步规范，在法律规定允许范围内，电子文档可直接采用数字方式存档，与早期纸制档案的数字转化信息共同组成数字档案信息库，便于资源共享。
2、电子档是对纸制档案原件实行有效保护方式。
档案唯一性、原始性和凭证性是真实记录历史的重要体现，因而历史的延续需要必须最大限度的保护档案，档案数字化之后，档案利用方式主要是使用数字化的档案信息，档案原件从而得到了有效保护。
3、电子档案信息数字化能够使不同载体形式的档案信息得到转化与再现。
根据档案载体形式的不同，我们将录音、录像、幻灯、照片等各种形式的档案信息经过数字转换，也同样再现其它载体档案信息的真实内容，既加强管理又方便利用。
4、电子档为实现档案信息资源共享奠定基础。
在当今
信息化和数字化技术飞速发展的时代，档案信息数字化是档案管理发展的必然趋势和方向，我们现在所做的档案数字转化工作除强化自身管理和方便档案信息的利用外，为今后在国家大环境下作为科学技术档案信息数据库并入国家数字档案联网数据库实现资源共享做好基础准备。
5、要充分认识筛选文件资料工作的重要性，认真做好文件资料的筛选工作。
对较长文件进行浓缩处理，结合本单位实际，吃透上级文件精神，为领导提供超前服务。
做好筛选工作，一是可以提高机关工作效率；二是为领导决策提供有参考价值的资料，如不经筛选，将所有文件资料往领导面前一抱，领导面前真正成了“文山”，难以全部阅读，就会分散领导的精力耽误重要工作。
要利用好资料，首先要按文件资料的轻重缓急精心筛选，除急办件或密级件需要直接交领导外，应先由办公室工作人员根据文件资料精神，联系本单位实际，对文字较长的来文，采取圈画方式对文中要点警句进行“浓缩”处理，上级制发的文件面向全局，解决的是全局“共性”的问题，外延较大，因此，一般只规定一些大的原则，有些问题谈得不够细致具体，有些措施与本单位的情况不相适应，如果不管单位的实际情况如何，机械的照搬照抄，不仅有时会感到无处下手，文件精神也很难落实，甚至还会事与愿违，达不到预期效果，这就要求工作人员在不违背上级文件精神的前提下，结合本单位实际，灵活理解上
级来文，从文件中“嗅”出带有苗头性、倾向性的问题，并展开深入分析和研究，搞清楚事情的来龙去脉、原因和背景，找出内在的联系和规律，该调整的调整，该完善的完善，并把对文件的理解情况，提供给领导，供领导决策参考。
6、搞好文件资料汇编，进行专题研究，吸取过去的经验教训，探索今后的发展规律。
收集保管好文件资料的目的是为了提供利用。
多年来，文件资料利用是个老大难问题，有的同志认为以前的文件资料对现在没有什么大的价值，其实不然。
以前的文件资料是过去思想、劳动成果和实践工作的结晶，对决策者具有非常重要的参考价值，并且前后文件之间具有一定的连贯性，对当前或今后的工作仍有借鉴之处。
档案管理人员对以前的文件资料，按专题分门别类，搞好汇编，进行综合分析，深入研究，通过对过去文件的专题研究，能够找准现在与过去的异同，探索出各项工作发展的规律性，从而更好地吸取过去的经验教训，更全面、更深刻地认识和指导现实。
任何一项工作都要留下一些资料，这些资料平时不需要就不珍贵，一旦需要利用时，它的价值就比金子还贵，所以必须切实做好文件资料收集。
实际工作中，要认真贯彻执行《档案法》和《档案实施办法》，增强档案意识，认真做好文件资料的收集这一基础工作，加强文件资料管理这一中心环节，以达到提供利用的终极目的。
在提供利用服务过程中，严格把好保密关，积极、主动、热情地为
领导工作、领导决策、本职工作和经济建设服务。