元数据及案卷规范
第三节案卷整理规范
第三节案卷整理规范第三节案卷整理规范调整定卷之后 , 还需该对卷内文件和所有案卷进行系统的排列和编目工作。
一、卷内文件的排列与编目规范卷内文件的排列与编目工作是系统化整理、组合案卷的重要基础工作。
其主要工作程序如下 :( 一 ) 排列卷内文件卷内文件的排列 , 是指通过对卷内文件进行认真分析 , 仔细研究 , 寻找出它们之间的主要联系 , 并按照其主要联系排序 , 从而固定每份文件在卷内文件中的位置。
卷内文件排列的目的是为了使杂乱无章的文件变成有序的互相联系的有机整体。
如前所述, 文件的效用和功能是由一组密不可分的文件来体现的 , 这是由产生文件的机关各项活动的联系性决定的 , 单份的孤立的文件往往无法说明问题。
因此, 对卷内文件按照其各种特征和联系进行系统化排列是非常必要的。
卷内文件系统排列的方法, 应根据卷内文件的情况来具体确定。
文件组卷是按照文件的作者、问题、时间、地区、通讯者、名称、重要程度、载体形态等特征进行的, 因而文件的排列也应根据这些特征进行排序 , 也是常常采用几个特征相结合的方法进行 , 如按问题一一时间、名称一一时间、作者一一时间、地区一一时间、通讯者一一时间、文件的重要程度一一时间 , 作者一一文件重要程度等进行排列 , 其中用得比较广泛的是按文件的时间先后顺序或重要程度排列的方法。
按文件的先后时间顺序排列, 这种方法适用于严格按照地区、名称、作者或某一具体问题等构成的案卷。
时间特征必须与其他组卷特征结合使用 , 一般不单独使用。
通常情况下 , 对已分类的一组文件 , 按作者、问题、名称等特征分成小类, 然后每一小类中按文件形成时间的先后顺序排列。
例如 , 国家教育部、××省教育厅有关加强学生思想教育工作的一组文件 , 先按 " 国家教育部 " 、" ××省教育厅 "( 作者特征 ) 分开 , 然后 , 在两个作者中 , 各自按其文件形成的时间顺序排列。
进馆电子档案元数据规范
进馆电子档案元数据规范（一）基本描述信息（约束：必选）按照《文书档案目录数据规范第1部分:数据元》（DB31/T386.1-2006）、《照片档案管理规范》（GB/T 11821—2002）以及国家和本市专门档案管理的有关规定确定元数据。
（二）电子特征信息（约束：可选）1、电子档案名称（标识：name of electronic record；数据类型：字符型；著录规则：主名.扩展名，主名中不能包含“半角空格符”、“.”（半角点），例：N543.PDF；约束：必选），用于记录计算机存储的电子档案名称。
此项由处理人员人工选择或由计算机自动生成。
2、稿本（标识：version of electronic record；数据类型：字符型；指定值：草稿、第n次修改稿（n代表阿拉伯数字1、2、3……，例如：“第2次修改稿”表示某电子文件的第二次修改稿）、底稿（也称留真稿，指保留电子文件历次修改痕迹的稿本）、送审稿、定稿、发文稿、文件处理单、抄告单、领导批示……；约束：必选），用于记录重要电子文件草稿、历次修改稿或定稿等的版本说明。
此项由计算机自动生成。
3、室编电子档案号（标识：reference code ofelectronic record use in file office；数据类型：字符型；约束：必选），用于记录立档单位在管理电子档案时，赋予电子档案的一组符号代码。
4、馆编电子档案号（标识：reference code of electronic record；数据类型：字符型；约束：可选），用于记录立档单位在管理电子档案时，按照进馆要求赋予电子档案的一组唯一符号代码。
以“件”方式整理的该号由“全宗号-年度-保管期限代码-件号-电子流水号”组成。
立卷方式整理的以“全宗号-目录号-案卷号-件号-电子流水号”组成。
件号即纸质文件的排列顺序号；电子流水号即电子档案的排列顺序号，一般由计算机自动生成。
此项由处理人员人工选择或由计算机自动生成。
公路建设项目电子文件、案卷目录、卷内目录元数据格式、电子档案存储结构(一)
公路建设项目电子文件、案卷目录、卷内目录元数据格式、电子档案存储结构(一)近年来，我国公路建设进入了快速发展阶段，大量的公路建设项目涌现，需要处理的电子文件和档案也随之增加。
因此，在公路建设项目的电子文件管理中，规范文件的元数据格式和存储结构，是保证信息安全和高效运作的重要手段。
一、电子文件的元数据格式元数据是指数据的基本属性和特征，它是对数据进行管理和应用的基础。
在公路建设项目中，电子文件的元数据格式主要包括以下内容：1.文件名称：应符合项目进度和内容，便于查找和识别。
2.文件编号：必须唯一，是管理电子文件的核心。
3.文件类型：按照文件种类、内容和用途分类，在管理时更易于识别。
4.制表日期：记录文件制表时间，便于查看文件更新时间和历史记录。
5.文件状态：记录文件当前的审批状态，并标注是否已经归档。
二、案卷目录和卷内目录元数据格式案卷目录是对卷内文件进行分类管理，而卷内目录是对卷内文件进行详细描述。
这两者都需要清晰、准确的元数据支持，以便于信息检索和管理。
1.案卷目录元数据格式案卷目录的元数据格式主要包括以下内容：1.案卷档号：由项目名称、编号、时间、顺序号组成，对应于具体卷内文件的档号。
2.案卷名称：记录案卷名称和出处，与卷内文件内容相对应。
3.案卷主题：描述案卷内涉及的具体主题，方便信息检索。
4.案卷分类：按照项目阶段、执行机构和文件类型对案卷进行分类。
2.卷内目录元数据格式卷内目录的元数据格式主要包括以下内容：1.资料名称：记录文件的名称、编号、类型、规格等详细信息。
2.资料分类：按照建设阶段、工程部位等分类。
3.制表日期和版本号：记录文件的制表时间和版本号。
4.备注：对文件进行备注，方便后续的查找和管理。
三、电子档案存储结构在项目实施过程中，电子档案的存储结构是非常重要的。
这个过程需要遵循一定的原则，如完整性原则、安全性原则、易查原则等，以确保文件能够正常存储和使用。
一般来说，公路建设项目的电子档案系统应该采用分级结构，包括文件、文件夹和资料库。
档案元数据标准
档案元数据标准档案元数据标准是指用于描述和管理档案的一组规范或指导原则。
它们被用于确定档案管理系统中可用的元数据元素以及对这些元素进行描述、组织和保存的规则。
档案元数据标准对于确保档案的可访问性、可用性和可管理性非常重要。
在本文中，将介绍档案元数据标准的作用、分类、国际标准以及在实践中的应用。
首先，档案元数据标准的主要作用是提供一种一致和结构化的方式来描述和组织档案。
它们定义了用于描述档案的元数据元素，例如文件名、创建日期、作者等。
通过使用这些标准，可以确保档案能够在不同的系统和环境中被正确地识别和管理。
此外，标准还可以帮助档案管理员了解档案的内容和特点，从而更好地组织和使用这些档案。
档案元数据标准可以根据不同的特点和用途进行分类。
一种常见的分类方法是根据档案的内容和形式进行分类。
例如，电子档案元数据标准用于描述电子文件和数据库中的元数据，而纸质档案元数据标准用于描述纸质文件和档案盒中的元数据。
此外，还有一些通用的档案元数据标准，可以用于描述各种类型的档案。
国际标准组织也发布了一些通用的档案元数据标准。
其中最著名的是国际标准化组织（ISO）的ISO 23081档案元数据标准。
该标准定义了一套通用的元数据元素，可以用于描述档案的各个方面，例如身份信息、历史信息、位置信息等。
此外，国际档案管理委员会（ICA）还发布了一些特定领域的档案元数据标准，例如电子档案、数字档案等。
在实践中，档案元数据标准被广泛应用于各种档案管理系统和项目中。
例如，很多博物馆、图书馆和档案馆使用档案元数据标准来描述和管理其藏品。
通过使用这些标准，这些机构可以更好地组织和访问其藏品，提供更好的服务。
此外，许多组织和企业也使用档案元数据标准来管理其电子文件和数据库。
通过使用这些标准，可以确保文件能够正确地被检索和共享。
总之，档案元数据标准是档案管理的基础。
它们提供了一种结构化的方式来描述和组织档案，从而提高了档案的可访问性、可用性和可管理性。
元数据规范
元数据规范元数据规范是指为了提高数据管理的质量和效率，确保数据可以被正确使用和理解而制定的一系列规范和标准。
下面是一个大致包含1000字的元数据规范：一、引言数据在现代社会中扮演着重要的角色，它们为各种业务和决策提供支持。
然而，要想充分发挥数据的价值，就需要使用一种标准的元数据规范，以确保数据能够被正确地管理、使用和理解。
二、目的元数据规范的目的是为了确保数据的质量和一致性，提高数据管理的效率和效果。
通过定义和规范元数据的结构、内容和管理方式，可以提高数据的可发现性、可重用性和可理解性。
三、范围该元数据规范适用于组织内的所有数据，包括结构化数据、非结构化数据和半结构化数据。
它涵盖了数据的各个方面，包括数据的定义、描述、来源、质量和使用方式。
四、术语和定义该规范中使用的术语和定义遵循国际通用的规范和标准，确保数据管理的一致性和可理解性。
五、元数据结构元数据按照一定的结构进行组织和管理，以便于数据的发现和使用。
该规范定义了元数据的层次结构、属性和关系，包括数据集、数据元素、数据域、数据类型等。
六、元数据内容元数据包含了数据的各个方面的描述信息，包括数据的名称、定义、格式、来源、质量要求、使用方式等。
该规范对元数据的内容进行详细定义和规范，确保元数据的准确性和完整性。
七、元数据管理元数据的管理是保证数据管理效果的关键。
该规范定义了元数据的创建、维护、更新、发布和访问等过程和规则，以确保元数据的一致性和可用性。
八、元数据标准为了确保数据的一致性和互操作性，该规范还引用了一些元数据标准和规范，包括ISO/IEC 11179和Dublin Core等。
通过使用这些标准，可以实现元数据的共享和集成。
九、元数据工具为了有效地管理元数据，需要使用一些专门的工具，如元数据管理系统和数据目录。
该规范对这些工具的功能和要求进行了定义和规范。
十、元数据管理流程元数据管理是一个复杂的过程，涉及多个环节和角色。
该规范定义了元数据管理的各个环节和角色，并提供相应的管理流程和规定。
元数据的标准
元数据的标准一、概述元数据是指描述数据的数据，它包含了对数据的定义、结构、属性、关系以及数据的使用和管理等信息。
元数据的标准化是为了保证数据的一致性、可互操作性和可持续性。
本文将介绍元数据的标准格式及其重要性，并提供一个示例以便更好地理解。
二、元数据的标准格式1. 元数据的基本信息：- 标题：元数据的标题，用于描述数据的名称或主题。
- 创建者：创建元数据的人或组织。
- 创建日期：创建元数据的日期。
- 版本：元数据的版本号，用于追踪元数据的变更。
- 描述：对元数据的简要描述，包括数据的内容、用途和特点等。
2. 元数据的结构信息：- 数据集：数据的集合或组织方式。
- 数据项：数据集中的单个元素或属性。
- 数据类型：数据项的类型，如文本、数字、日期等。
- 数据长度：数据项的长度或容量。
- 数据格式：数据项的格式，如字符串、整数、浮点数等。
- 数据精度：数据项的精确度或有效位数。
3. 元数据的属性信息：- 数据来源：数据的获取途径或来源。
- 数据所有者：数据的所有者或责任人。
- 数据访问权限：数据的访问权限设置，如公开、私有等。
- 数据更新频率：数据的更新频率，如每天、每周等。
- 数据质量：数据的准确性、完整性和一致性等方面的评估。
- 数据关系：数据与其他数据之间的关系，如关联、依赖等。
4. 元数据的使用和管理信息：- 数据访问方式：数据的访问方式，如API、数据库查询等。
- 数据存储位置：数据的存储位置或存储介质。
- 数据备份策略：数据的备份和恢复策略。
- 数据安全性：数据的安全性措施，如加密、访问控制等。
- 数据维护计划：数据的维护和更新计划。
三、元数据标准的重要性1. 提高数据的可理解性和可发现性：标准化的元数据可以提供对数据的详细描述，帮助用户更好地理解数据的含义和用途，并能够更快地找到所需的数据。
2. 促进数据的共享和集成：标准化的元数据可以使不同系统、组织或部门之间的数据能够互相理解和集成，提高数据的互操作性和共享性。
电子地文件资料元大数据要求要求规范
电子文件元数据规范1 范围本规范适用于九省区各级国家档案馆、各级党政机关、社会团体、企事业单位对电子文件进行以保证凭证性为目的的管理活动。
其他社会组织可参照执行在电子文件管理过程中使用元数据可实现以下目的：——确保并证明归档电子文件的真实性、完整性与有效性，从而保证其凭证价值；——有利于归档电子文件的保护，实现长期保存；——在异构的信息系统中对归档电子文件进行规范、有效的管理，保证归档电子文件的可捕获、可收集、查长期利用；——对归档电子文件及馆（室）藏档案数字化资源进行集成管理,实现有效、方便地查询、检索与利用。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本规范的引用而成为本规范的条款。
凡是注明日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本规范，然而，鼓励根据本规范达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
GB 2312-1980 信息交换用汉字编码字符集基本集GB/T 3760-1995 文献叙词标引规则GB/T 3792.1-1983 文献著录总则GB/T 7156-2003 文献保密等级代码GB/T 7408-2005 数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法GB/T 9704-1999 国家行政机关公文格式GB/T 11714-1997 全国组织机构代码编制规则GB/T 11821－2002 照片档案管理规范GB/T 13959-1992 文件格式与代码编制方法GB/T 13967-1992 全宗单GB/T 15418-1994 档案分类标引规则GB 18030-2000 信息技术信息交换用汉字编码字符集基本集的扩充GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范DA/T 1-2000 档案工作基本术语DA/T 12-1994 全宗卷规范DA/T 13-1994 档号编制规则DA/T 18-1999 档案著录规则DA/T 19-1999 档案主题标引规则DA/T 22-2000 归档文件整理规则DA/T 31-2005 纸质档案数字化技术规范《中华人民共和国电子签名法》中办发[1996]14号中国共产党机关公文处理条例国发﹝2000﹞23号关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知国档发[1987]4号关于颁发《编制全国档案馆名称代码实施细则》的通知国家档案局第6号令《电子公文归档管理暂行办法》，2003年7月28日国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，2006年12月19日ISO 15489 Information and documentation—Records managementISO 23081-1 Information and documentation –Records Management Processes –Metadata for Records—Part 1: PrinciplesISO 14721 Open archives information system (OAIS)ISO/IEC 11179-3 :2004 INFORMATION TECHNOLOGY - SPECIFICATION AND STANDARDIZATION OF DATAELEMENTS - PART 3: BASIC ATTRIBUTES OF DATA ELEMENTSGUIDE FOR MANAGING ELECTRONIC RECORDS FROM AN ARCHIVAL PERSPECTIVE, COMMITTEE ON ELECTRONIC RECORDS,ICA(国际档案理事会电子文件管理委员会《电子文件管理指南》)，1997 W3C Namespaces in XML XML的命名空间(Namespaces)3 术语与定义3.1电子文件（Electronic Records）电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
电子的文件元数据要求规范
电子文件元数据规范1 范围本规范适用于九省区各级国家档案馆、各级党政机关、社会团体、企事业单位对电子文件进行以保证凭证性为目的的管理活动。
其他社会组织可参照执行在电子文件管理过程中使用元数据可实现以下目的：——确保并证明归档电子文件的真实性、完整性与有效性，从而保证其凭证价值；——有利于归档电子文件的保护，实现长期保存；——在异构的信息系统中对归档电子文件进行规范、有效的管理，保证归档电子文件的可捕获、可收集、查长期利用；——对归档电子文件及馆（室）藏档案数字化资源进行集成管理,实现有效、方便地查询、检索与利用。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本规范的引用而成为本规范的条款。
凡是注明日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本规范，然而，鼓励根据本规范达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
GB 2312-1980 信息交换用汉字编码字符集基本集GB/T 3760-1995 文献叙词标引规则GB/T 3792.1-1983 文献著录总则GB/T 7156-2003 文献保密等级代码GB/T 7408-2005 数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法GB/T 9704-1999 国家行政机关公文格式GB/T 11714-1997 全国组织机构代码编制规则GB/T 11821－2002 照片档案管理规范GB/T 13959-1992 文件格式与代码编制方法GB/T 13967-1992 全宗单GB/T 15418-1994 档案分类标引规则GB 18030-2000 信息技术信息交换用汉字编码字符集基本集的扩充GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范DA/T 1-2000 档案工作基本术语DA/T 12-1994 全宗卷规范DA/T 13-1994 档号编制规则DA/T 18-1999 档案著录规则DA/T 19-1999 档案主题标引规则DA/T 22-2000 归档文件整理规则DA/T 31-2005 纸质档案数字化技术规范《中华人民共和国电子签名法》中办发[1996]14号中国共产党机关公文处理条例国发﹝2000﹞23号关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知国档发[1987]4号关于颁发《编制全国档案馆名称代码实施细则》的通知国家档案局第6号令《电子公文归档管理暂行办法》，2003年7月28日国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，2006年12月19日ISO 15489 Information and documentation—Records managementISO 23081-1 Information and documentation –Records Management Processes –Metadata for Records—Part 1: PrinciplesISO 14721 Open archives information system (OAIS)ISO/IEC 11179-3 :2004 INFORMATION TECHNOLOGY - SPECIFICATION AND STANDARDIZATION OF DATAELEMENTS - PART 3: BASIC ATTRIBUTES OF DATA ELEMENTSGUIDE FOR MANAGING ELECTRONIC RECORDS FROM AN ARCHIVAL PERSPECTIVE, COMMITTEE ON ELECTRONIC RECORDS,ICA(国际档案理事会电子文件管理委员会《电子文件管理指南》)，1997 W3C Namespaces in XML XML的命名空间(Namespaces)3 术语与定义3.1电子文件（Electronic Records）电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
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∙元数据管理具体要求
文件管理
分类是根据“所规定的逻辑结构、方法和程序规则，按照类目对业务活动和/或文件进行的系统标识和整理”（ISO 15489-1）。
分类表（或分类体系、分类方案）是EDRMS的最为重要的业务工具之一，分类表通常基于对机构业务活动的分析。
分类体系可以用于支持各种文件管理过程，EDRMS应当能对文件分类表进行维护。
分类表的建立对于规范文件档案管理活动是必不可少的，可以建立文件之间的逻辑联系，定义多种逻辑层次，并能以“类”为单位对文件进行集合管理，包括提供安全许可和处置等。
就一个具体的业务机构而言，文件分类表是在其业务分类方案的基础上产生的，对于综合性档案机构而言，则需要在更为广泛的范围内抽象文件类目，注意在分类表建设上做好衔接和连通工作。
档案案卷管理要求。