办公室文员培训
办公室文员要求和日常工作培训
细致的观察室文员需要具备敏锐 的观察力，能够注意到工 作中的细节问题，并及时 采取措施加以解决。
预见问题
通过观察和经验积累，办 公室文员应具备预见问题 的能力，提前采取预防措 施，避免问题发生。
反馈问题
当发现潜在问题时，办公 室文员应及时向上级领导 反馈，并提出合理化建议 。
反馈和建议。
03 办公室文员的培训
CHAPTER
办公软件操作培训
总结词
熟练掌握办公软件是办公室文员的基本技能，包括Word、Excel、 PowerPoint等。
详细描述
办公室文员需要能够熟练地使用办公软件进行文档编辑、表格制作和幻灯片演 示，以满足日常办公需求。培训内容包括文档排版、表格制作技巧、幻灯片设 计等。
注重细节，提高工作质量
细心核对
在处理文件和资料时，要细心核对，确保信息的准确性和完整性 。
规范操作
遵循工作规范和流程，避免因操作不当导致错误或延误。
及时反馈
对于工作中发现的问题或异常情况，要及时向领导或相关部门反馈 。
积极应对变化，增强适应能力
适应新环境
面对新的工作环境和任务，要积极适应，尽快熟悉并掌握新的工作 内容。
有效沟通方式
办公室文员应掌握多种沟通方式， 如面对面、电话、邮件等，以便根 据不同情境选择最合适的沟通方式 。
高效的工作能力
合理安排时间
保持工作场所整洁
办公室文员需要具备时间管理能力， 合理安排工作，确保按时完成各项任 务。
办公室文员需要保持工作场所整洁有 序，提高工作效率。
高效处理文件和资料
办公室文员需要熟练掌握各种办公软 件，如Word、Excel、PPT等，以便 高效处理文件和资料。
办公室文员培训
办公室文员培训办公室文员培训导语：办公室文员作为企业日常运营中不可或缺的一部分，承担着重要的文书处理和信息管理工作。
为了提高文员的工作效率和专业水平，公司特举办办公室文员培训，以帮助文员掌握必备的技能和知识。
一、培训目标1. 提高文员的文书处理能力：培养文员熟练掌握常见办公文书的撰写与处理方法，提高文字表达能力。
2. 加强沟通与协调技巧：培养文员与各部门有效沟通、协调工作的能力，增强工作团队合作精神。
3. 增强信息管理能力：培养文员有效收集、整理和管理信息的能力，提高处理信息和数据的准确性。
4. 建立职业道德和自我管理：培养文员遵守职业道德规范和职业操守的意识，提高自我管理和自我提升的能力。
二、培训内容1. 办公软件的使用：掌握Word、Excel、PowerPoint等办公软件的基本操作技巧和高效应用方法，提高文员的办公效率。
2. 文书处理与撰写技巧：学习撰写常见的办公文书，如公文、备忘录、会议纪要等，掌握规范的格式和写作风格。
3. 信息管理与归档：学习有效的信息收集、整理和处理方法，了解企业信息归档的流程和规范，确保信息的及时性和准确性。
4. 沟通与协调技巧：培养良好的沟通技巧，如倾听、表达和反馈，提高与同事和上级的沟通效果和处理冲突的能力。
5. 职业道德与自我管理：学习职业道德和职业操守的基本原则，培养正确的职业心态和态度，提高自我管理和自我发展的能力。
三、培训方法1. 理论学习：通过讲座、培训资料、实例演示等方式，向文员传授相关的知识和技能。
2. 实际操作：通过模拟真实工作场景，让文员亲自实践并纠正错误，提高操作技巧和熟悉程度。
3. 经验分享：邀请有经验的文员或公司内部专家进行经验分享，让文员受益于实际工作中的经验和案例。
4. 小组讨论：设置小组任务，让文员在小组中进行交流和合作，提高团队合作和解决问题的能力。
四、培训评估1. 学习考核：设立培训期末考试，考核文员在培训中所学到的知识和技能。
礼仪及办公室文员培训PPT102页.ppt
3、电梯内：首先，你要按动电梯的按钮，同时告 诉访客目的地是在第几层。如果访客不只一个人， 可先进电梯，一手按“开”，一手按住电梯侧门， 对客人礼貌地说：“请进！”，引领访客进入，进 入电梯后，按下客人要去的楼层数。侧伸面对客人。 如无旁人，可略做寒暄。如有他人，应主动询问去 几楼，并帮忙按下。离开电梯，则刚好相反，按着 开启的掣，让宾客先出。到目的地后，一手按 “开”，一手做请出的动作，说：“到了，您先 请！”客人走出电梯后，自己立即步出电梯，在前 面引导方向。如果你的上司也在时，让你的上司先 出，然后你才步出。
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办公接待礼仪
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接待预约访客
看到客户后，微笑着打招呼。如坐着，则应立 即起身。
握手和交换名片。 将客户引到会议室。奉茶或咖啡。 会谈。会谈结束。送客。
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接待临时访客
确认访客所在单位、姓名、拜访对象、拜访事 宜和目的。
如本人无时间接待，尽量安排他人接待，不要 让访客空手而归。如果暂时脱不开身，则请访 客在指定地点等候，并按约定时间会见访客。
一只手放在桌子下。
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3、递接物品：
双手为宜，不方便双手并用时，也要采用右手，
以左手通常视为无礼；
将有文字的物品递交他人时，须使之正面面对
对方；
将带尖、带刃或其它易于伤人的物品递于他人
时，切勿以尖、刃直指对方。
4、展示物品：
一是将物品举至高于双眼之处，这适于被人围
观时采用；
二是将物品举至上不过眼部，下不过胸部的区
请人入座时。
以上四种形式，都仅用一只手臂，另外一
只手臂此时可垂在身体一侧或背于身后。
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6、与人握手：
注意先后顺序：尊者在先，即地位高者先伸手，
高效办公技能的文员培训
在线协作工具的使用
在线协作平台介绍
如Google Docs、腾讯文档等， 支持多人同时在线编辑文档。
实时协作流程
掌握如何与同事共同编辑、评论 和审阅文档，提高团队协作效率
。
协作工具的安全性
了解如何保障在线协作过程中的 数据安全和隐私保护。
01
熟练掌握文档的创建、打开、保存等基本 操作。
03
02
详细描述
04
学习使用文本框、表格、图片等元素，丰 富文档内容。
掌握查找和替换功能，快速修改文档中的 错误。
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06
学习设置段落格式、字体样式等，使文档 更加美观易读。
Excel数据处理技巧
总结词：掌握Excel数据处 理和分析能力，提高工作
效率。
避免在密码中使用与个人信息相关的内容 ，如生日、名字等，以降低密码被猜测的 风险。
防病毒软件的使用与更新
总结词
防病毒软件是抵御病毒、木马等恶意软件的有效 工具，正确使用和及时更新至关重要。
定期全盘扫描
定期进行全盘扫描，以检测和清除潜在的病毒、 木马等恶意软件。
ABCD
安装防病毒软件
在电脑上安装可靠的防病毒软件，并及时更新病 毒库。
制作、演示文稿等功能。
其他常用软件
03
如PDF阅读器、图片编辑软件等，根据具体工作需求选择使用
。
云存储与文件同步
云存储服务介绍
如Google Drive、Dropbox、 OneDrive等，提供在线存储和文
件同步功能。
文件同步设置
如何将本地文件与云端进行同步， 确保多设备间文件的一致性。
办公室文员培训课程设计
办公室文员培训课程设计一、课程目标知识目标：1. 学生能够理解办公室文员的基本职责和工作流程；2. 学生掌握常用的办公软件操作，如Word、Excel、PowerPoint等；3. 学生了解基本的商务沟通和书面表达技巧；4. 学生掌握文件管理、资料整理和归档的方法。
技能目标：1. 学生能熟练运用办公软件进行文档编辑、数据处理和演示制作；2. 学生具备良好的商务沟通能力，能进行有效的人际沟通和协调；3. 学生能高效地管理文件和资料，提高办公效率；4. 学生具备一定的团队协作能力，能在团队中发挥积极作用。
情感态度价值观目标：1. 学生树立正确的职业观念，尊重办公室文员职业，具备敬业精神；2. 学生培养良好的沟通意识，注重团队协作，善于与人交往；3. 学生养成认真细致、勤奋好学的工作态度，不断提高自身素质；4. 学生树立积极向上的心态，面对工作压力和挑战，具备一定的心理承受能力。
课程性质：本课程为职业技能培训课程，旨在培养学生的实际操作能力和职业素养。
学生特点：学生为具有一定计算机基础和沟通能力的初中生，对办公室文员工作有一定了解，但实际操作能力较弱。
教学要求：结合学生特点，注重实践操作，以案例教学为主，让学生在实际操作中掌握知识，提高技能。
同时，注重培养学生的职业素养和团队协作能力。
通过本课程的学习，使学生具备从事办公室文员工作的基本能力。
二、教学内容1. 办公室文员职责与工作流程：介绍办公室文员的工作职责、工作流程以及日常办公规范。
- 教材章节：第一章《办公室文员概述》- 内容列举：岗位职责、工作流程、办公礼仪2. 办公软件操作：详细讲解Word、Excel、PowerPoint等常用办公软件的使用方法。
- 教材章节：第二章《办公软件应用》- 内容列举：Word文档编辑、Excel数据处理、PowerPoint演示制作3. 商务沟通与书面表达：教授基本的商务沟通技巧和书面表达方法。
- 教材章节：第三章《商务沟通与书面表达》- 内容列举：沟通技巧、商务写作、邮件处理4. 文件管理与资料整理：介绍文件管理、资料整理和归档的方法与技巧。
办公室文员要求与日常工作培训
办公室文员要求与日常工作培训办公室文员要求与日常工作培训一、岗位要求1. 文员需具备良好的文字表达能力和文书处理能力，能熟练运用办公软件，能够准确、快速地处理日常文书工作；2. 具备一定的组织能力和时间管理能力，能够高效地安排工作时间，合理安排文档的整理和归档；3. 具备较好的沟通和协调能力，能够与各部门和同事进行有效的信息交流，解决工作中出现的问题；4. 具备一定的细心和耐心，对文档的精确性有较高的要求，能够细致入微地检查和核对工作；5. 适应能力强，能够快速消化新知识，迅速适应不同领域的工作需求；6. 具备保密意识，能够严格遵守公司的保密规定，保护公司和客户的利益。
二、日常工作培训1. 文书处理培训办公室文员在日常工作中需要处理大量的文书资料，如文件编辑、复印、传真等。
因此，文书处理的培训至关重要，主要包括：- 文字表达与撰写技巧：包括语言准确性、格式规范性、行文逻辑性等方面的培训；- 办公软件操作培训：培养文员熟练运用办公软件，如Word、Excel、PowerPoint等，提高办公效率；- 归档与保管培训：培训文员如何对文件进行分类、归档并妥善保管，以确保文件的完整性和易查性。
2. 沟通与协调能力培训办公室文员在工作中需要与各部门和同事进行沟通和协调，因此必须具备良好的沟通与协调能力。
沟通与协调能力培训包括：- 有效沟通技巧培训：培养文员良好的沟通能力，如倾听能力、表达能力、语言礼仪等；- 协作能力培训：培训文员如何与他人合作，如何处理工作中的冲突与矛盾，以促进团队协作和工作效率的提升。
3. 时间管理与组织能力培训办公室文员需要在有限的时间内完成大量的工作任务，因此需要具备良好的时间管理和组织能力。
时间管理与组织能力培训包括：- 工作计划与安排培训：培训文员如何制定合理的工作计划和安排，学会有效地管理时间和任务；- 文件整理与归档培训：培训文员如何对文件进行整理和归档，以方便查找和使用。
办公室文员培训课程
办公室文员培训课程大家好呀，今天咱们聊聊办公室文员培训这个话题。
别看这是一项“平凡”的工作，真要说起来，那可大有学问！没错，办公室文员其实就是整个公司运转中的润滑剂，虽然大多数时候你可能会觉得自己是在做“杂活”，但这些看似不起眼的琐事，往往决定了工作效率的高低和团队合作的顺畅。
想要从一个“菜鸟”变成高手，得学的可真不止打字、复印那么简单。
那我就和大家聊聊，如何通过培训，提升自己的能力，真正从内而外地成为一个办公室的核心人物。
一、基础技能的打磨，先从文员“基本功”开始说到办公室文员，首先得有一堆基本技能。
这些技能听起来可能有点枯燥，但它们是你一切工作的根基。
举个例子，打字就是其中之一。
你可能觉得，打字嘛，谁不会啊！其实你想快点，想不出错，你得练习啊！要是你平时打字速度特别慢，打个报告都得半天，搞不好还会把“工期”给“工期”打成“功期”，那可就尴尬了。
所以，基本功的打磨可不能忽视。
别觉得自己随便能敲出个字就行，日常的练习会让你在关键时刻信心十足。
还记得我刚开始做文员的时候，常常因为打字速度慢，差点被上司嘲笑。
但经过一段时间的刻苦练习，现在可谓是“飞快”啊！除了打字，熟悉常用办公软件也是必不可少的。
你可能用过Word，Excel，PPT这些软件，感觉挺简单的，但是你真要熟练操作，掌握它们的各种功能，你会发现世界大不同！比如Excel，它可不仅仅是用来记账的，它的公式功能能帮你做很多事情，从数据整理到制作表格都能高效完成。
再比如PPT，做个报告演示，按键一按就能把一堆看似复杂的数据、图表、文本整合成一个美观的幻灯片。
光这些技巧学会了，你就能轻松应付大部分日常任务了。
二、沟通协调，关键是能“听”会“说”办公室文员的另一个重要技能就是沟通和协调。
光有技能可不行，关键时刻你还得能“说话”。
而且这个“说话”不是随便说，而是有技巧的。
无论是和同事、上司，还是外部客户打交道，沟通的方式都很重要。
比如，你和同事讨论一个文件，千万别一开始就急着给对方“指令”，说话要有温度，有礼貌。
办公室文员培训计划
办公室文员培训计划一、培训目标本培训旨在帮助办公室文员全面提升专业知识和技能，提高工作效率和质量，增强沟通能力和团队合作精神，增进对公司的了解和认同，使其成为一名优秀的办公室文员。
二、培训对象办公室文员及其相关岗位人员。
三、培训内容1.公司基本情况介绍公司概况、组织架构、发展历程、主要业务范围、目标及发展战略等。
2.企业文化培训企业的核心价值观、文化理念、行为规范及工作作风等。
3.办公自动化技能培训熟练掌握办公自动化软件的操作，如Microsoft Office等，包括Word、Excel、PowerPoint等软件的基本操作技巧，以及常用功能的使用。
4.文件管理培训了解和掌握文件管理的原则、流程和方法，包括如何分类、整理、归档、检索及保管文件，以及遵守公司的保密制度等。
5.电话接待培训掌握电话接待的基本礼仪和技巧，包括如何接听电话、正确的用语和态度、留言记录和传递等。
6.商务信函写作培训学习商务信函的格式、内容、语言和态度，包括如何正确表达意思、注意用词和格式、重点内容的排版等。
7.办公室礼仪培训了解和掌握办公室的礼仪规范，包括着装、交往、言行举止等。
8.沟通技巧培训学习和掌握与同事、领导和客户的有效沟通技巧，包括倾听、表达、谈判、解决问题和处理冲突等。
9.团队合作培训学习和掌握团队合作的意义、原则和技巧，包括如何融入团队、互助互补、协调一致、共同进步等。
10.形象气质培训了解和掌握良好的个人形象和气质，包括仪容仪表、仪态仪表、言谈举止、声音语气等。
11.时间管理培训学习和掌握时间管理的基本原则和方法，包括如何制定计划、合理安排时间、设置工作目标和优先级，提高工作效率。
12.心理健康培训了解和掌握心理健康的重要性，包括如何调节情绪、保持积极的心态、处理工作压力和矛盾，增强自信心和应变能力。
13.知识产权培训了解和掌握知识产权的相关法律法规和企业内部管理规定，包括如何保护公司的知识产权，防范知识产权侵权。
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仪容
✓ 头发：洁净、整齐，无头屑，不染发，不做奇异发型。男性 不留长发，女性不留披肩发，也不用华丽头饰.
✓ 脸：洁净，无明显粉刺。女性施粉适度，不留痕迹。 ✓ 眼睛：无眼屎，无睡意，不斜视。眼镜端正、洁净、明亮。
不戴墨镜或有色眼镜。女性不画外露。 ✓ 耳朵：内外干净，无耳屎。女性不戴耳环。
穿着:男性
✓ 袜子:袜子颜色应比裤子略深，袜子长度使你不至于在坐下 时，或是一条腿搭在另一条腿上时露出腿部的皮肤为宜。以 灰色、黑色为宜.
✓ 鞋:皮鞋应以深色系列为主，黑色系带皮鞋更显庄重正规。 不得穿白色皮鞋、带孔的皮凉鞋或色彩过于鲜艳的皮鞋。鞋 与袜须搭配平衡,
职场禁忌
➢ 把办公室当作私人场所 ➢ 孤立新上司 ➢ 把私人情绪带进办公室 ➢ 不满上司的待遇 ➢ 越位 ➢ 过分注重自我形象 ➢ 使用公共设施时缺乏公共观念
职场禁忌
➢ 零食不离口 ➢ 衣着不得体、妆化得太浓 ➢ 把办公室当成自家居室 ➢ 高声喧哗，旁若无人 ➢ 随便挪动他人的东西 ➢ 议论他人隐私 ➢ 对同事的客人表现冷漠
职业女士着装
着装
职业套裙 西装套裙 长裤 连衣裙
中式上衣配长裙或
袜子 与套裙相协调，无皱无脱丝。
鞋 饰物
皮鞋颜色与西装相称，光亮，鞋跟不宜过 高。
✓ 衬衣：领口与袖口保持洁净。扣上风纪扣，不要挽袖子。质地、款式与颜 色与其他服饰相匹配;以单色为主，白色和浅蓝色衬 衫显得比较正规.
✓ 领带：端正整洁，不歪不皱。质地、款式与颜色与其他服 饰匹配，不宜过分华丽和耀眼,领带配至皮带处.
✓ 皮带:系皮带要高过肚脐,松紧适度,不要选用突出怪异的皮 带头.
皮包等尽量使用同一色系或品牌,饰物不 超过四件（包括手表）
站姿
❖ 站姿:女性 双脚 → 靠拢 膝盖 → 打直 双手 → 自然放在腹前 背部 → 挺直 眼睛 → 凝视目标
❖ 站立等待的姿势:男性 双脚 → 平行打开 双手 → 双手握于小腹前 眼睛 → 维持较水平微高的 幅度
站姿
➢ 头正颈直，嘴微闭，两眼平视前方，收腰 挺胸，脚挺直，两臂自然下垂；两膝相并， 脚跟靠拢，脚尖张开50度，从整体上产生 一种精神饱满的感觉，切忌头下垂或上仰， 弓背弯腰。
穿着:女性
✓ 以庄重、大方、得体的职业套装为主,不宜穿大 衣、过分雍肿、紧身、暴露、过分华丽的服装.
✓ 上衣应带袖，衬衫会更显庄重正规， 下配及膝西服裙或长西裤.
✓ 如穿无袖连衣裙，应外套长袖或短袖 的上衣
穿着:女性
✓ 穿西服裙必须穿连裤袜，颜色以浅灰色或浅黑色为宜; 穿西裤时袜子的长度使你不至于在坐下时，或是一条腿搭在另 一条腿上时露出腿部的皮肤为合适.
什么是文员?什么是助理?
➢ 文员即领导的助手 ➢ 企业需要文员懂得什么?
请问在坐的：把自己怎样定位的
闹钟 文件夹
传送信 息者
扫描仪
小喇叭 记事本
研习主题
➢ 卓越助理形象塑造 ➢ 办公礼仪 ➢ 电话沟通及接听技巧 ➢ 文书档案及资料管理技能 ➢ 主管行程、会议安排及工作跟踪管 ➢ 时间管理 ➢ 态度管理
卓越的助理及办公室文员培训
学习公约
空杯心态 积极参与 相互信赖 保持秩序 将手机调整至振动状态
人生宝典
➢ 向上级谦恭是本份;向平辈谦虚是和善; 向属下谦逊是高贵;向所有的人谦冲是 安全。
➢ 联想：民国陶觉说：自谦则人愈服，自夸 则人必疑。谦逊其实并不是低下，而是一 种谨慎，避免高估自已。法国文学家梭诺 尔说：最成熟的麦子，贴近地面；最好的 魚，潜游水底。
走姿
走姿:女性
背脊挺直 双脚平行前进，步履轻柔自然，
避免做作。 可右肩背皮包，手持文件夹置于
卓越助理形象塑造
❖ 仪容 ❖ 穿着 ❖ 姿态 ❖ 礼节
她们给你的感觉有什么不同？
塑造职业形象
➢ 穿职业装不仅是对服务对象的尊重,同时也 使着装者有一种职业自豪感,责任感,是敬业, 乐业在服饰上的具体表现
秘书小姐就是公司的形象代言人
➢ 而我们文员是各部门的形象代言人
➢ 品评一位秘书小姐的着装最好锁定她身上 的三个最主要细节
➢ 来自.cn中国最大的资料库下载
座姿
❖ 座姿:女性 双脚 → 交叉或并拢 双手 → 轻轻放在膝盖 眼睛 → 凝视说话对象
嘴微闭，面带微笑
❖ 座姿:男性 背 → 微向前倾,坐沙发前端 双手 → 放在膝前 臀部 → 紧靠椅背 双脚 → 脚跟靠拢 应起立：客户或客人； 上级和职位比自己高的人； 与自己平级的女职员； 忌讳：二郎腿、脱鞋、把脚放 自己的桌椅上或架到别人桌椅上
仪容
✓ 胡子：刮干净或修整齐，不留长胡子，不留八字胡或其他怪 状胡子。
✓ 嘴： 牙齿整齐洁白，口中无异味，嘴角无泡沫，会客时不 嚼口香糖等食物。女性不用深色或艳丽口红。
✓ 脖子：不戴项链或其他饰物。 ✓ 手：洁净。指甲整齐，不留长指甲。不涂指甲油，不戴结婚
戒指以外的戒指。 ✓ 帽子：整洁、端正，颜色与形状符合己的年龄与身份。
座姿 做座姿游戏
➢ 男性张开腿部而坐，手置膝上或放于大腿中前部， 体现男子的自信豁达。女性则是膝盖并拢，体现 其庄重矜持，落座声轻，动作协调，先退半步 （穿裙子时双手从上而下理直后裙）后坐下，要 坐椅面的一半或2/3处，两腿垂直地面或稍倾斜或 稍内收，脚尖相并或前后差半脚，腰挺直，两手 自然弯曲，扶膝部或交叉放于大腿半前部，切忌 叉开两腿，跷二郎腿，摇腿，弓背弯腰。
✓ 皮鞋的颜色以黑、白、棕、酒红、驼黄、墨绿色或其他浅色 调粉色为宜,应与裙子或裤子一致.
✓ 鞋跟以4~6公分为宜,不应穿露脚趾的皮鞋或凉鞋。
穿着:男性
✓ 西装:上下身同一色系,与衬衣、领带匹配,整洁笔挺，不过分华丽;西装口 袋盖放在外面;与人谈话时及打招呼时,西装第一个钮扣要扣住;上口 袋不要插笔两侧口袋不要因放东西鼓起来.
三细节
➢ 一是领口:注意不要在领口露出内衣的美丽花边
➢ 二是背影：在浅色职业装下不能穿深色内衣，二是
在非常合体的西装裙内不可穿过紧的三角内裤
三是丝袜： ➢
丝袜是内衣的一部分（大家有没有看过一个电
视剧婆婆小姑里的一位主角阿姣在一次做秘书时，给客户介绍产品时，因为 她的丝袜而使公司未做成生意，而后被解除了)