股份公司文书档案管理规定
公司文书档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司文书档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有文书档案的管理工作，包括但不限于文件、资料、图表、照片、录音、录像等。
第三条公司文书档案管理工作应遵循以下原则：（一）集中统一管理原则；（二）真实性、准确性原则；（三）完整性、连续性原则；（四）保密性、安全性原则；（五）利用性、服务性原则。
第二章管理机构及职责第四条公司设立档案管理部门，负责公司文书档案的统一管理、监督和指导工作。
第五条档案管理部门的主要职责：（一）制定公司文书档案管理制度；（二）负责档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作；（三）组织档案的统计、分析和利用；（四）开展档案工作人员的培训、考核和奖惩工作；（五）负责档案的安全、保密工作；（六）完成公司领导交办的其他工作任务。
第六条各部门应设立兼职档案员，负责本部门文书档案的日常管理工作。
第七条兼职档案员的主要职责：（一）负责本部门文书档案的收集、整理、归档工作；（二）协助档案管理部门开展档案的鉴定、销毁工作；（三）完成档案管理部门交办的其他工作任务。
第三章文书档案的收集与整理第八条公司文书档案的收集范围包括：（一）公司内部文件、资料、图表、照片、录音、录像等；（二）与公司业务相关的政府文件、行业标准、合同、协议等；（三）公司重大活动、会议、庆典等产生的资料；（四）其他需要归档的资料。
第九条文书档案的收集要求：（一）及时、全面、准确地收集档案资料；（二）对收集的档案资料进行鉴定，确保其真实性和准确性；（三）对收集的档案资料进行分类、编目，建立档案目录。
第十条文书档案的整理要求：（一）按照档案的来源、时间、内容等特征进行分类；（二）对整理后的档案进行编号、装订；（三）填写档案封面、目录、备考表等。
第四章文书档案的归档与保管第十一条文书档案的归档要求：（一）归档档案应按照档案分类、编号、装订要求进行整理；（二）归档档案应填写归档登记表，并由归档人、兼职档案员、档案管理部门负责人签字确认；（三）归档档案应在规定时间内送交档案管理部门。
公司文书档案规范管理制度
第一章总则第一条为加强公司文书档案的管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在公司管理中的作用，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有文书档案的管理工作，包括但不限于文件、合同、会议记录、图纸、照片、声像等。
第三条公司文书档案管理遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的完整无缺，不得随意损毁、篡改或销毁档案。
2. 真实性原则：档案内容必须真实、准确，不得伪造、篡改。
3. 保密性原则：严格保密，防止档案内容泄露。
4. 可靠性原则：档案保管和利用过程中，确保档案的可靠性。
第二章档案管理机构及职责第四条公司设立档案室，负责公司文书档案的收集、整理、保管和利用等工作。
第五条档案室的主要职责：1. 制定和实施公司文书档案管理制度，监督、指导各部门档案管理工作。
2. 负责公司文书档案的收集、整理、归档、保管和提供利用等工作。
3. 定期对档案进行清理、鉴定和销毁。
4. 负责档案保密工作，防止档案内容泄露。
5. 建立档案信息化管理系统，提高档案管理的效率。
第六条各部门应设立档案管理员，负责本部门档案的收集、整理、归档和保管等工作。
第三章档案收集与整理第七条公司文书档案的收集范围包括：1. 公司的规划、计划、总结、报告等文件；2. 公司与外部单位签订的合同、协议等；3. 公司内部各部门之间的文件、函件、通知等；4. 会议记录、纪要、决议等；5. 项目方案、技术图纸、声像资料等；6. 其他具有保存价值的文件资料。
第八条档案收集要求：1. 文件资料应齐全、完整，不得缺页、破损；2. 文件资料应分类整理，便于查找和利用；3. 档案收集工作应遵循保密原则，防止泄露公司机密。
第九条档案整理要求：1. 按照档案分类标准进行分类；2. 对文件资料进行编号、编目，建立目录；3. 对档案进行整理、装订，确保档案的整洁、美观。
第四章档案保管与利用第十条档案保管要求：1. 档案室应保持整洁、干燥、通风，防止档案霉变、虫蛀；2. 档案存放应分类存放，便于查找和利用；3. 档案柜应加锁，防止档案丢失或被窃；4. 档案管理人员应定期检查档案保管情况，确保档案安全。
公司档案管理规定范文（3篇）
公司档案管理规定范文第一章总则一、为规范公司档案管理工作，促进公司信息化建设和科学决策，特制定本规定。
二、本规定适用于公司内所有档案的管理工作。
第二章档案的定义与分类一、档案是指公司内产生、收购、合作获得的各类文件、记载、资料等载体。
二、按照不同的目的和用途，档案分为以下几类：1.办公档案：指日常办公中产生的文件、通知、报告等，以及与业务活动密切相关的资料；2.人事档案：指与公司员工相关的所有档案资料，包括员工合同、培训记录、考勤记录等；3.财务档案：指与公司财务活动相关的所有档案资料，包括会计凭证、财务报表等；4.业务档案：指公司各种业务活动的相关档案，包括业务合同、客户资料、项目文件等；5.专有档案：指公司特定部门或项目所需的档案，如研发档案、法务档案等。
第三章档案管理原则一、合规性原则：档案管理工作必须符合相关法律法规和公司内部规章制度的要求。
二、完整性原则：公司档案必须真实、完整地记录公司历史、业务活动和重要决策等信息。
三、安全性原则：公司档案必须严格保密，确保档案的安全和完整性，防止遗失和损坏。
四、便利性原则：公司档案必须合理组织、分类和编目，以便于检索和利用。
第四章档案管理责任一、公司档案管理工作由公司设立的档案管理部门负责，负责制定和实施相关管理制度。
二、各部门负责本部门档案的积极管理和配合档案管理部门的工作。
三、档案管理部门应制定档案管理责任制，明确各级管理人员和工作人员的档案管理职责。
第五章档案的采集与整理一、档案的采集和整理工作必须按照规定的程序和要求进行，确保档案的真实性和完整性。
二、档案采集和整理应及时完成，并建立相应的目录和索引，方便后续的检索和利用。
三、档案采集和整理原始资料应保存至少五年以上，同时进行电子备份，确保档案的安全。
第六章档案的归档与存储一、档案的归档应按照分类和文件编号原则，将档案保存至指定的档案库或存储设备中。
二、档案的存储设备应定期检查和维护，确保档案的安全和可靠性。
公司文书档案管理制
公司文书档案管理制一、总则为了规范公司文书档案管理工作，确保公司文书档案的完整性、准确性、可靠性和安全性，便于公司管理、决策和历史回溯，制定本《公司文书档案管理制》（以下简称本制）。
二、基本原则1. 法律依据：公司文书档案管理遵循国家有关法律法规和文件管理的规定，遵守信息保密、安全和知识产权的相关法律法规。
2. 统一管理：公司设立档案管理员，负责公司文书档案的统一管理和监督，确保文书档案的保管与使用符合规定。
3. 完整准确：公司文书档案的录入、整理、存储均要求完整准确，确保档案能够真实反映公司各项管理活动的经过和结果。
4. 安全保密：公司文书档案的保管要加强物理安全和网络安全，遵循信息保密的相关规定，防止泄露、损毁和篡改。
5. 流程规范：公司文书档案的流程要求规范，包括文件的分类、编号、审核、审批、归档等环节，确保操作规范性和文件的可控性。
6. 便于使用：公司文书档案要便于快速查询和使用，提高信息检索效率，减少冗余和重复工作。
三、文书档案管理职责1. 档案管理员：负责公司文书档案的日常管理工作，包括制定和推广文书档案管理规范、审核文书档案的收集和归档、指导员工正确使用文书档案等。
2. 各部门负责人：负责本部门文书档案的管理工作，包括审核文书档案的合规性、及时归档和更新档案目录等。
3. 员工：按照公司的文书档案管理规范和要求，正确使用和保管文书档案，如发现问题及时上报。
四、文书档案的分类和编号1. 分类：根据文件的性质和用途，将文书档案进行分类，包括行政管理文书、财务会计文书、人力资源管理文书等。
每个分类都要制定相应的档案管理规范和操作指南。
2. 编号：为每个档案文件设置唯一的编号，包括年份、分类、序号等信息，用于快速识别和定位。
编号规则和管理要求由档案管理员制定并告知各部门。
五、文书档案的收集和录入1. 收集：各部门负责本部门文书档案的收集工作，定期将归档文件移交给档案管理员，并填写移交清单，确保文件的准确性和完整性。
股份公司档案管理制度范本
第一章总则第一条为加强股份公司档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于股份公司内部所有档案资料的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第三条公司档案管理遵循以下原则：（一）统一领导、分级管理；（二）集中统一、规范有序；（三）保密安全、便于利用；（四）持续改进、不断完善。
第二章档案管理机构与职责第四条公司设立档案管理部门，负责公司档案的日常管理工作。
第五条档案管理部门的主要职责：（一）制定公司档案管理制度和规章制度；（二）组织全公司档案工作的计划、协调和指导；（三）监督各部门档案管理工作的实施情况；（四）制定档案管理计划和档案分类目录；（五）负责档案的收集、整理、保管、利用和销毁工作；（六）制定档案管理工作的考核办法；（七）开展档案业务培训、交流与合作。
第六条各部门应指定专人负责本部门档案管理工作，其主要职责：（一）按照档案管理制度要求，负责本部门档案的收集、整理、归档工作；（二）协助档案管理部门开展档案管理业务；（三）对档案进行保密、安全防护。
第三章档案收集与整理第七条档案收集应遵循以下要求：（一）档案资料应真实、准确、完整；（二）档案资料应具有保存价值；（三）档案资料应按照档案分类目录进行收集。
第八条档案整理应遵循以下要求：（一）按照档案分类目录进行整理；（二）档案卷内文件应按照时间顺序排列；（三）档案卷内文件应装订整齐、牢固；（四）档案卷内文件应编写页码。
第四章档案保管与利用第九条档案保管应遵循以下要求：（一）档案库房应保持干燥、通风、防潮、防虫、防霉；（二）档案资料应按照档案分类目录存放，便于查找；（三）档案资料应定期检查、清理，发现损坏、霉变、虫蛀等问题，应及时处理；（四）档案资料借阅应办理借阅手续，登记借阅人、借阅时间、归还时间等。
第十条档案利用应遵循以下要求：（一）档案资料利用应严格按照档案管理制度执行；（二）档案资料利用应保证档案的保密、安全；（三）档案资料利用应方便快捷，提高工作效率。
文书档案管理办法
浙江京新药业股份有限公司文书档案管理办法为加强公司文书类档案（以下简称文书档案）工作业务建设，逐步实现文书类档案管理工作的规范化，不断提高科学管理水平，有效地为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《归档文件整理规则》及公司档案工作条例，特制订本办法。
一、凡公司在党群、行政、经营管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料，均属文书档案。
按照国家规定，必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。
二、文书档案应严格执行部门立卷归档制度，各部门要把此项工作纳入工作计划和管理制度，纳入管理人员的职责范围。
在布置、检查、总结、验收各项工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作。
三、公司各部门要有一名负责人分管本部门的档案工作，并确定一名兼职档案人员做好档案的收集、整理、归档工作。
四、归档范围文书档案归档的主要内容是行政管理（科研、基建、产品、设备、会计、声像管理文件均归入相应的门类）、经营管理二大系统的内容。
归档的重点以本公司形成的不同载体形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料。
其次是上级和其它单位发来的文电及附件。
上级来文中，应以针对公司的指令性、指导性文件为主。
具体范围见附件。
五、文书档案整理原则1、遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
2、文书档案的归档以件为单位。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。
六、归档要求1、各部门要做好平时预立卷工作，根据本部门不同种类文件形成的特征，制定其案卷类目，随时将办理完的文件按问题归入相应卷夹。
2、立卷归档前兼职档案人员要认真检查文件的种类、份数以及每份文件的页数是否齐全完整；检查文件反映的内容与事实是否相符；检查文件的结构（标题、作者、时间、印章等）是否齐全，有问题的，应及时采取补救措施。
股份有限公司文件资料归档管理制度页范例.doc
股份有限公司文件资料归档管理制度(WORD3页)【范例】11、目的：为了强化全员档案工作意识，保证归档文件资料的统一性、完整性和正确性，明确各部门和档案室工作流程，使档案更好的服务于生产和公司管理，保证公司文件和资料的安全，公司内部和外来文件和资料的管理，防止公司经济利益遭受损害，特制定本制度。
2、适用范围：适用于公司各部门原始文件、资料在档案室的归档、管理和借阅。
3、职责：3.1档案室负责文件、资料的归档和管理；3.2各部门负责将文件和资料的原始文档送档案室归档和管理、同时自行负责备份电子文档。
4、条款：4.1技术文件的归档4.1.1对外来的技术文件、技术标准及其他技术资料，由技术部负责整理，并将整理完的技术资料转交档案室，档案室建立清单管理并存档。
4.1.2 技术工艺文件、检验标准、原材料定额、工程变更、工艺改进报告、技术研发总结报告等文件资料，由技术部负责整理，并将整理完的文件资料转交档案室，档案室建立清单管理并存档。
4.2设备档案的归档4.2.1引进设备，在签订引进合同（协议）时，应将完整、准确的设备技术档案包括在内。
同时设备采购合同、设备技术档案等资料由工程部整理，并将整理后的资料转交档案室，档案室建立清单并存档。
4.3采购物资文件与资料的归档4.3.1物资部采购物资的合同，管理供应商的原始文件、资料，由物资部负责整理，并将整理完的资料转交档案室，档案室建立清单并存档。
4.4专利、认证资料的归档4.4.1档案室负责专利的归档管理。
4.4.2档案室负责质量体系认证原件的归档管理。
4.4.3 档案室负责产品认证的原件的归档管理。
4.5管理文件的归档4.5.1 质量部负责按照管理类文件归档范围，将收集到的企业管理文件材料整理，并将整理完的管理文件资料转交档案室，档案室建立清单并存档。
4.6市场部销售合同4.6.1市场部销售合同及其附件，由市场部负责整理，并将整理完的资料转交档案室，档案室建立清单并存档。
公司文书档案管理制度
公司文书档案管理制度第一章总则为规范公司档案管理工作，保障公司档案的安全、完整和便捷利用，根据《档案法》及其他相关法律法规的规定，结合公司实际，特制定本制度。
第二章档案管理组织1. 公司设立档案管理部门，负责公司全面档案管理工作，包括档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
2. 档案管理部门应当设立档案管理岗位，具体负责公司档案管理相关业务。
3. 每个部门设立档案管理员，负责本部门档案的管理和保管。
第三章档案的收集和整理1. 公司各部门应当定期清理和整理档案，将不再需要的档案分类整理并移交至档案管理部门。
2. 档案管理部门应当根据档案的重要性和保管期限，将档案进行分类、整理，并制定规范的档案管理目录。
第四章档案的保管1. 公司档案管理部门应当建立规范的档案保管制度，制定档案保管地点、保管设备和保管责任等。
2. 公司档案管理部门应当加强对档案保管环境的监测和维护，确保档案的安全、完整和可靠性。
3. 公司档案管理部门应当建立档案保管登记制度，对每份档案进行登记，并做好档案出入库的管理。
第五章档案的利用1. 档案管理部门负责公司档案信息的查询、检索和利用，对外提供档案服务。
2. 各部门利用档案信息时，应当填写档案利用申请表，经过档案管理部门的审批后方可查阅。
3. 涉及公司重要信息的档案利用申请，应当进行严格审批，确保信息的安全性。
第六章档案的销毁和归档1. 公司档案管理部门应当建立档案销毁审批制度，对于超过保管期限的档案，经过审批后进行销毁并填写销毁记录。
2. 档案管理部门应当根据档案的重要性和保管期限，将档案进行归档，建立规范的档案归档管理制度。
3. 档案归档后，应当定期对归档档案进行检查，并做好档案的保管工作。
第七章档案管理的监督与考核1. 公司领导应当对档案管理工作进行监督，对档案管理部门进行考核。
2. 档案管理部门应当建立健全的档案管理考核制度，对各部门的档案管理工作进行定期考核。
3. 对于严重违反档案管理规定及有关责任人员，应当进行相应的处理。
股份公司文书归档工作程序
股份公司文书归档工作程序The following text is amended on 12 November 2020.北京首信股份有限公司档案管理文书归档工作程序卷, 卷内文件依其重要程度排列。
科技文件的排列执行GB/T11822-89国家标准。
四、区分不同价值: 各类文件根据其不同的内容都有不同的保存价值。
组卷过程中尽量根据不同的保管期限分别组卷。
文件数量很少或一件事密不可分的文件，可不必因价值不同而拆开组卷。
五、跨年度材料的处理: 除产品、项目、设备、仪表、基建项目档案外,不同年度的文件不能放在一起立卷, 但跨年度的请示与批复, 放在批复年立卷；没有批复放在请示年立卷, 跨年度的规划放在针对的第一年立卷, 跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议放在开幕年立卷。
六. 具有长期保存的案卷, 卷内文件有圆笔和铅笔字迹, 要用蓝黑墨水或碳素墨水笔重抄或复印, 连同原件一同归档。
七. 卷内文件的编号：每一本案卷的卷内文件按“件”编号，每件文件用铅笔编写页号，在文件首页的右上角盖“件号章”, 并将件号和每件文件的页数填写清楚。
（“件号章”的其它项，由总裁办档案人员填写）。
图纸在右下角编写页号。
八、装订与装盒：卷内文件以“件”为单位，采取三孔一线的方式进行装订。
然后，按“件”号顺序排列装盒，一盒为一卷。
九、卷内目录的填写: 凡是组成的案卷, 都应填写卷内目录。
卷内目录表的各项要填写齐全。
序号：填写文件的件号。
文号：填写文件制发机关的发文字号,合同可填写合同号。
责任者：应填写文件形成的部门或以印章为准。
题名：填写文件标题，一般应照实抄录，不要随意更改和简化；没有标题或不能说明文件内容的标题，应根据文件内容自拟标题，外加〔〕；会议记录应在卷内目录的文件题名下写明会议的主要内容。
合同、协议在此栏内填写合同内容及对方单位。
日期：填写文件形成的时间，填写时可省略“年”、“月”、“日”，用“.”表示。
2024年公司档案管理规定样本（3篇）
2024年公司档案管理规定样本一、档案归档制度1. 公司的归档资料遵循“及时归档”及“年度归档”制度，即日常工作中产生的公司来往文件及业主资料需及时归档，并于每年特定月份（此处未具体说明月份，需根据实际情况填写）进行年度档案资料归档。
2. 各主管部门负责人应全力配合与支持档案管理员的工作，积极收集各自部门应归档的原始资料。
3. 档案管理员负责及时将应归档的资料进行整理并归档。
4. 各部门专用的收、发文件资料，需根据文件的密级决定是否归档。
机密及以上级别的文件，其原件必须存放于档案室。
5. 档案管理员根据公司实际情况及档案资料的实际使用需求，实施档案归档整理工作。
二、资料分类与归档1. 公司档案资料的分类依据公司实际情况及档案资料的查找实用性进行归档。
2. 公司档案资料的归档工作每年进行一次，但平时立卷归档的资料不在此规定范围内。
三、档案资料的保存期限文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定规定外，依以下规定执行：1. 永久保存的文件包括公司章程、股东名簿、组织规程及办事细则、董事会及股东会记录、财务报表、政府机关核准文件、不动产所有权状及其他债权凭证、工程设计图、工程资料及业主资料档案等，以及其他经核定须永久保存的文书。
2. 特定年数保存的文件包括预算、决算书类、会计凭证、事业计划资料等，以及其他经核定需保存特定年数的文书。
3. 其他文件的保存期限根据具体情况而定，如期满后无长期保存必要的文件，可设定为短期保存。
4. 规章由规章管理部门永久保存，使用部门则根据其有效期间进行保存。
四、档案的借阅1. 档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。
外单位人员未经公司领导批准，不得借阅档案。
2. 借阅档案需经档案所属部门负责人批准。
借阅非本部门经办的档案材料，还需经借阅的档案资料的部门负责人及公司总经理/副总经理批准。
详细业主资料档案的借阅，必须由部门负责人报公司副总经理/总经理批准。
阅档必须在指定地点进行，不得携带外出。
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股份公司文书档案管理规定1 总则1.1 为贯彻《中华人民共和国档案法》，进一步加强公司文书档案工作，使之逐步规范化、标准化和现代化，更好地为公司两个文明建设服务，特制订本制度。
1.2 文书档案是维护公司各个历史阶段的真实面貌，供当前和今后工作查考利用的必不可少的依据。
它包括党、政、工、团和各部门的档案，即指党委、组织、纪检、宣传、工会、团委、公司行政、计划、生产、财务、人事、劳资、企业管理等部门在工作活动中形成的档案。
2 文书档案管理的工作职责2.1 对文书处理部门和各职能部门形成的各种文件材料的收集、整理、立卷、归档工作进行监督和指导。
2.2 接收、保管公司全部文件档案，积极提供利用，为公司各项工作服务。
2.3 按规定向上级档案馆移交具有长远保存价值的档案。
2.4 积极做好领导交办的其他业务工作。
3 文书处理3.1 文书是贯彻党的路线、方针、政策和政府法令，传达上级指示，请示和答复问题报告，反映工作情况，交流工作经验，推动和指导工作的一项重要工具。
文书处理的具体要求是：准确、迅速、精简、保密。
各级领导要重视做好文书处理工作。
3.2 文件收发与阅办3.2.1 除公司领导亲启文件外，凡来公司文件均由总经理办公室文书统一签收、启封、编号登记，并按文件性质分办。
凡公司领导亲启文件或公司、中层领导在外开会、工作时带回的文件，一律交文书登记，并组织阅办。
3.2.2 来文分办一般采取分层负责的原则，按照日常工作的程序办理，凡问题重大的来文(如上级指示、规定、通报、兄弟单位重大工作联系和下级请示报告)，均报请公司领导阅示，文书按领导指示组织传阅办理；紧急的来不及送公司领导阅示的公文和一般来函，按各职能部门的职责范围，可直接分交有关部门办理。
3.2.3 各级领导在阅示文件时，应示明办理要求和期限。
凡需两个以上部门协同办理的文件，应示明主办和协办。
3.2.4 文书应及时阅示传阅，不得积压。
各部门专兼职文书、档案员收到文件后，应立即登记，及时转交本部门领导阅办。
办文部门应按照公司领导批示或总经理办公室交办的期限，认真做好有关工作，并把文件及时退回文书。
在退回的文件上，办文部门领导必须签署工作完成结果和日期。
办文部门若发现文件不属本部门业务范围或其它疑难问题，应在接到文件的当天立即退回文件或反馈信息，并说明理由，以免积压造成误事、误时。
3.2.5 严格注意文件的完整。
文件和附件、报告和批复，均不得抽存和分开，文书若发现不符，要及时催收补全。
3.3 文件阅读与保管3.3.1 严格执行文件的阅读范围，不得随意扩散。
因工作需要，经公司或部门领导批准，主办部门的有关人员也可阅读有关文件。
需要向干部、党员、群众传达的文件，按中央、国务院和省、市的规定执行。
3.3.2 应在阅览室、办公室阅读文件，密级文件应按公司保密制度规定阅读。
因工作需要必须带出时，需经公司领导或总经理办公室负责人批准，借阅按规定办理手续，用后及时归还。
3.3.3 各专、兼职文书档案员要妥善保管文件，做到自己取退、收发、登记，存放有专柜，借用办手续，丢失有追查。
3.3.4 绝密文件不准摘抄和翻印。
机密以下文件摘抄，必须抄在专用保密本上。
专用保密本用完之后，交档案室保管。
3.4 文件催办与清缴3.4.1 催办工作的内容包括：上级文件、指示需要报送结果和报告执行情况的；公司各部门的请示报告需要批复的；总经理办公会、月度司务会议布置的工作需要掌握进度与结果的；以及领导交办的事宜。
3.4.2 严格文件清退制度。
各部门专兼职文书档案员有责任对本部门公文进行催办，随清随退。
一般传阅性文件限在三天之内，承办文件不得超过一个月，每月五日前，将上月公文全部退交总经理办公室文书。
总经理办公室清理文件，一般实行每月一小清，季末一中清，年终和逢重要节假日(如国庆、春节等)进行一次总清；每半年向各领导、各部门进行一次文件清缴工作(包括上级来文与自行复印的来文、内部刊物和公司自己形成的重要公文)。
3.4.3 销毁不归档的文件材料，一般统一由总经理办公室负责鉴别后，派专人烧毁或送到指定的纸浆厂监销。
3.5 文稿起草与审核签发3.5.1 凡以公司(党委、行政)名义呈报、下发的各类文稿，包括决定、决议、布告、通报、请示、信函及有关交流材料和会议纪要等，除综合性的直接由总经理办公室、党委工作部拟稿以外，均由各职能部门负责起草、审核。
总经理办公室、党委工作部门分别从方针、政策和文字上核稿并会签，随后转呈有关领导签发。
以职能部门名义印发的文稿，由部门主管审核并签发。
部门在起草公文时，应按国家统一规定的格式。
3.5.2 文件起草、修改、审核、签发一律使用钢笔或毛笔，禁用圆珠笔、铅笔，并一律用方格纸誉写。
首页统一用公司标准发文稿纸，并注明标题、文号、日期、拟稿人和审核负责人、签发人、主送和抄送机关名称等。
如有附件还需注明附件名称。
3.5.3 要明确文件的行文关系，一般以不越级，不横传为原则。
以公司名义上呈请示、报告，不能同时送两个机关，要根据内容确定主送和抄送单位。
文件的主送单位，应写单位名称，不写个人名字。
3.6 文稿打字、校对与印发3.6.1 凡需打字的文件，必须执行文件起草有关规定，拟稿、审核、会签、签发手续齐全。
3.6.2 以公司名义印发的文件，由公司总经理办公室统一按内容分类编排文号。
需保密印发的文件，必须注上“保密”字样。
3.6.3 文件打字后，由文件起草部门拟稿者负责校对，随后交付油印(或复印)。
3.6.4 凡以公司名义上报的材料，一律由文件起草部门承办开信封，交总经理办公室统一函寄；下发各部门、分厂(分公司)的材料，由总经理办公室负责送发。
3.7 平时收集与分类立卷3.7.1 平时收集与分类立卷是文书处理的一项重要工作．文书应负责做好对处理完毕或示存的文件材料和公司自已形成的重要文稿的收集与保管。
3.7.2 建立健全平时归卷制度，随办随归。
各部门文书档案人员要及时催收本部门承办公文并交总经理办公室，不得积压或延缓。
3.7.3 临时突击性地收集档案，是平时收集工作的一种补充，主要是结合保密检查、节假日清理文件、调整机构或人事变动来进行。
3.7.4 立卷时要保持文件材料的完整性，坚持“三不收”，即正文与附件、请示与批复不放在—起、文件不完整的不收；用园珠笔拟稿的不收；拟办部门文件看不清楚的不收。
同时，也要防止“玉石不分”的现象，讲求准确性。
4 移交归档4.1 各部门应根据《文件材料归档及保管期限的规定》，及时向公司档案室上交归档范围内的文件材料。
4.2 总经理办公室负责每年4月底以前将上一年形成的文件材料进行整理、预立卷，并一式二份填妥移交清单后向档案室移交。
档案员清点无误后方可予以接收，并在移交清单上签字，双方各执一份供备查。
4.3 文件材料立卷归档的具体要求4.3.1 文书档案按年度以“问题法”分类立卷。
4.3.2 要简明确切地拟制案卷标题，一般包括作者、问题、文件名称三部分。
4.3.3 卷内文件的排列要有条理，保持文件的自然形成规律，反映文件之间的历史联系。
卷内目录填写要清楚，主要包括文件顺序号、文件处理号(类别号)、文件标题、收发文号、日期、份数、起页张数等部分。
4.3.4 案卷装订要整齐、美观、结实，五年以下暂存文件可不装订。
4.3.5 案卷封面书写要工整大方，正确填写案卷标题，并在卷首处填写案卷号、年份和保管期限。
4.3.6 所有归档的案卷，应按分类方案顺序排列，并编制案卷目录，填明案卷号、案卷标题、案卷起止日期、卷内文件份数、页数及保管期限等。
5 保管鉴定5.1 鉴定标准，根据《文件材料归档及保管期限的规定》执行。
5.2 鉴定工作的组织领导，在档案管理部门主持下，由公司分管领导、总经理办公室和有关业务部门负责人、专业人员和档案员组成鉴定小组，每隔3—5年左右，对各种保管期限的档案，进行一次鉴定．并写出鉴定报告(注明鉴定意见、鉴定日期及鉴定负责人签名)，对已失去保管价值(保管期限)的档案，按规定加以销毁。
5.3 档案的销毁，经过鉴定，需要销毁的档案应编制销毁清册，征求有关部门意见，报请公司分管领导(有的需报请上级主管部门)批准后方能销毁。
销毁档案注意安全保密，文书材料档案由档案管理部门和主管部门共同派员销毁。
销毁后监销人应在销毁清册上签字盖章，并注明销毁方式(焚毁或送纸浆厂)和日期。
5.4 文书档案的保管期限，按国家规定一般分永久、长期、短期三种，具体见《文件材料归档和保管期限的规定》。
5.5 严格按“七防”要求做好库房管理和档案的保护工作，维护档案安全，防止失密。
6 借阅利用6.1 凡公司员工因工作需要查阅与本业务工作有关文书档案，需持有本部门主管领导签证档案室方予借阅；若调阅“绝密类”案卷须经党委工作部门或总经理办公室领导批准。
6.2 查阅档案原则上仅限在阅览室进行，未经档案管理部门同意不得抄录复制，因特殊情况需借出案卷，须经档案管理部门主管部长批准，一般时限为一周，不得转借或遗失；绝密案卷一律不借出。
6.3 凡外单位借阅、利用公司文书档案资料，须持单位介绍信，并注明查阅内容、利用目的。
经总经理办公室领导批准后档案室方能提供借用。
6.4 借阅人员应严格遵守保密制度，切实负责所借案卷的安全，不得损坏、涂改、圈划、拆卸档案材料，不得翻阅案内的无关文件，做到不该看的不看，不该说的不说。
6.5 案卷借阅和归还时，必须严格履行登记手续，当面点交清楚。
归还时应检查案卷有否损坏或遗缺情况，并在登记簿上签收注销。
7 统计检索7.1 文书档案的统计工作主要形式是：a卷内目录，用来登记和统计单份文件的数量；b案卷目录，用来登记和统计案卷的数量；c总登记簿，用来登记档案室收进、移出变化情况的实存数量；d文书档案工作基本情况统计表，主要填明文档室建立情况、保存数量、库存面积、档案借阅与编研情况等。
7.2 文书档案的检索，要逐步应用计算机辅助管理手段，建立和形成文书档案的高速检索系统。