三江学院文件

三江学院文件

校教字〔2018〕30号

关于印发《三江学院教学单位本科教学

档案建设与管理办法》的通知

各二级教学单位：

为进一步规范我校本科教学档案工作，加强教学单位本科教学档案管理，做好本科教学文件材料的收集、整理、归档和保管工作，促进工作日常教学管理和专业改革建设，现将《三江学院教学单位本科教学档案建设与管理办法》印发给你们，请遵照执行。

请各教学单位按照要求确定一名兼职教学档案管理人员，请于2018年7月15日前上报发展规划与质量评估处（联系人：陆美；电话：4906）。

附件：三江学院教学单位本科教学档案建设与管理办法

三江学院

2018年7月11日

三江学院校长办公室2018年7月11日印发

附件：

三江学院教学单位本科教学档案建设与管理办法

第一章总则

第一条教学档案是高等院校在教学实践活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像载体等不同形式的教学文件材料的总称。教学档案是教学管理工作中的重要组成部分，是衡量学校教学管理水平和教育质量的重要标志之一。为了进一步加强我校本科教学档案工作，特制定本办法。

第二条根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案实体分类法》、《江苏省高等学校档案管理办法》和《三江学院档案管理办法》等法律、法规，结合我校实际情况，制定本办法，以进一步规范教学单位本科教学档案工作，为日常教学管理和专业改革建设服务。

第三条我校本科教学档案实行学校和教学单位二级管理。学校保存的本科教学文件材料按《三江学院档案管理办法》中的相关规定执行；教学单位本科教学档案是指由二级学院(部)自行收集、整理、保管的本科教学文件材料，归档范围、分类编号和保管期限等按本办法执行。

第四条教学单位应配备兼职档案管理人员，做到“三纳入”（即将教学档案工作纳入工作计划，纳入管理制度，纳入岗位职责）和“三同步”（即下达教学任务与提出文件材料归档要求同步，检查教学工作与检查文件材料形成积累情况同步，评审、鉴定教学质量与审查、验收档案材料同步）。

第五条教学档案工作是教育教学质量评估和专业工程教育认证等

必不可少的关键支撑材料，学校和教学单位在经费、库房、设备和人员配备等方面应给予保证，实现教学档案管理信息化，以便统一管理和利用。

第二章教学文件材料归档范围

第六条教学档案是学校和二级学院(部)在教学管理、教学实践活动中形成的基本材料，是日常教学工作的“见证”，应真实记录和反映教学实践、教学研究、质量监控和管理活动的过程及成果。归档材料原则上为原件，若不是原件应在卷内备考表中说明原因；归档范围的确定原则如下：

（一）归档的教学文件材料，必须对学校和院(部)现实与长远状况具有参考价值和凭证作用。

（二）归档的教学文件材料，必须反映教学管理、教学活动的全过程，确保完整、准确、系统。

（三）归档的教学文件材料，应遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学活动的成套性特点。

第七条根据《高等学校教学文件材料归档范围》((87)教办字016号)和《三江学院档案管理办法》等有关规定，教学单位本科教学档案主要包括综合、专业建设、师资队伍建设、课程建设、教学运行、实践教学、实验室和实习基地建设与管理、教学质量管理、教学改革与研究、学籍管理与人才培养效果等方面内容，详见本办法附表1。

第八条凡涉及学校的社会媒体报道以及学校、教学单位、教师和学生在各项教学工作和重要活动中使用计算机、数码相机、数码摄像机等现代技术手段形成的，具有长期、永久保存价值的数字记录形式的电子

文件均应归档，如考试音频材料、机考电子文档材料、多媒体课件、教学实践活动的过程和成果影像资料、重要活动实况及照片、展板、画册和宣传册等。

第三章教学档案归档流程

第九条形成与积累

（一)学校每年召开教学单位本科教学档案工作会议，总结上年度工作情况，布置新年度的教学档案归档工作。二级学院（部）按需求从资产管理办公室领用档案盒、案卷封面封底、装订线等档案用品。

（二）归档的重点为教学管理活动中形成的不同载体的文件材料，尤其是彰显办学水平和专业特色的典型教学活动环节过程影像和实物等文件材料。

（三）凡涉及学生各种竞赛、课外实训和课外培训等文件材料，本着“谁组织，谁负责”的原则，由二级学院(部)教学、学工分别负责对学生获奖证书和职业资格证书等进行收集和整理，并对证书和奖杯等进行扫描、拍照或摄像归档，及时移交档案管理人员。

（四)档案管理人员应根据教学工作规范及档案归档要求收集和积累教学文件材料，并及时进行整理归档，做好教学文件材料的归档工作。

第十条立卷分类

（一)按年度分类

一般性的教学管理文件材料按文件形成年度归档；跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度的规划、计划，归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议，归入会议开幕的年度。

（二)按问题分类

文件材料按其内容所反映的问题、事由分开归档保存，详见本办法附表1。

（三）按保管期限分类

教学文件材料按长期和短期保存归档。具有重要参考价值和历史凭证作用的文件材料长期保存；试卷、毕业设计说明书（论文）和实验报告等具有时效性的文件材料一般短期保存，详见本办法附表1。

长期保存的教学档案应至少保存30年，短期保存的教学档案应至少保存10年。试卷、机考电子文档材料、实验报告、实习报告、课程设计说明书和毕业设计说明书（论文）等短期档案至少应保存至学生正常毕业后2年，各教学单位还应根据专业评估等要求酌情延长相关短期档案保存期限。

第十一条整理组卷

（一)根据教学文件材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查找的原则组卷。原则上同一内容的文件材料组成一卷以便于利用；文件材料数量较多可组成若干卷，每卷不超过200页。根据文件材料的内在联系，对问题单一、文件较少的可按不同内容分别组成薄卷。

（二)卷内密不可分的教学文件材料按正件在前，附件在后；请示在前，批复在后排列；会议材料按议程的顺序排列。

（三)长期档案卷内材料一律拆掉金属物并用线装订，不得遮盖字迹，对破损的文件材料应进行修补。若装订线处有重要批注，则须进行贴边处理。