机关机要文件管理规定

为进一步加强机要文件的管理，本着有利于工作，方便使用，利于保密的原则，特制定本管理规定：

一、机要文件的办文

1、机要文件按照保密级别递增依次分为：秘密、机密和绝密三类文件。烟草行业工作中的国家秘密是指关系国家的安全利益，依照法定程序确定，在一定时间内只限于一定范围人员知悉的事项。

2、机要文件的办文要认真执行保密规定。对涉及工作中的商业谈判、建设项目的招投标、专卖管理工作的开展（如打私、打假行动）等机要文件,必须确保起草、制作、分发、传递、使用、复制、保存销毁实行全过程监管，对涉密软盘、U盘等载体必须严格管理，防止泄密。

二、机要文件的传递

1、严格登记。凡是机要文件,首先要登记编号,再按有关规定分发,退回的文件要当即注销。

2、严格机要文件的传输。机要文件不得横传,阅办后应及时退还机要室或各部门的保密员，由保密员负责送有关部门或有关人员办理。

3、严格机要文件签收。取送机要文件必须履行签字手续,做到有据可查。外出取送机要文件要派专人专车,文件应放保密包内,不准乘公共汽车和骑自行车携带。

4、严格机要文件清理。阅办完的机要文件,要及时清退。年终进行总检查清理,做到文件一年一清。

三、机要文件的阅办管理

1、机要文件的分发应按文件的密级和上级要求的范围发送,不得擅

自扩大阅读范围,不得自行翻印或转载,不得向规定范围以外人员泄露,不得分开引用。

2、紧急文件要随到随送, 严防贻误和错漏；阅办后的文件要签字，以示负责。

3、参加会议人员带回的秘密文件和资料，一律交机要部门登记保存。任何个人不得保存秘密文件，因工作需要，可向机要部门借阅。

4、因公外出原则上不准携带机要文件。对确因工作需要而要携带的, 要报局领导批准。为了严防丢失和泄密, 携带者要采取必要的安全措施。

5、不准擅自复印机要文件。因工作需要复印的, 必须征得发文单位同意,并在机要室登记, 使用后收回。

6、机要文件要放于保险柜中,不准与其他文件材料混杂一起随便堆放,下班前要检查保险柜是否锁好。

7、机要文件的归档: 所有的机要文件一律归交机要室。准备归档的文件,要按规定收集齐全,目录打印清楚,备查备用。

四、机要文件的销毁

1、机要文件到年终要进行总清理,除留存档外,多余文件要按规定予以销毁。

2、准备销毁的文件,要按照原登记进行核对,一切无误后由二人签字,报领导批准。

3、机要文件要由二人以上监销,待文件销毁完后再离开现场,销毁现场不留片纸只字。

五、机要人员的职责

1、对党忠诚，严守秘密，坚守岗位，热爱本职工作，遵守有关保

密规定。

2、所管文件要手续完备，数目清楚，责任分明。文件运转要及时、准确、迅速、保密、不积压、不误时。

3、努力学习党的各项方针政策、钻研业务，不断提高业务和政治思想水平。

4、机要工作人员调动工作时，必须将自己保管的文件和有关登记本等移交给接替工作的同志，并办理交接手续。有关单位要对接管人员进行必要的保密教育。

5、加强机要文件管理的责任意识，对机要文件管理好的，要予以表彰奖励，对丢失文件或造成泄密的要查清责任，要视责任和后果，追究相关人员责任。