档案培训课件

客户服务档案
是指公司在服务过程中形成的具有保留 和存查价值的历史记录（如：客户投诉记录、 处理方案、落实反馈记录、客户满意度调查 分析记录）。
档案立卷流程
• 流程 • 要求
流程（1）
资料员在每年年初，根据以往公司文件资料运转情 况，预计当年可能形成的文件资料，拟制立卷类目，如 “公司外来文件”、“周例会记要”、“人事行政发文、 “报告”等，并置于一份空白清单表格在该类目文件的 最前面。
档案管理
基本情况 介绍
课程对象: 档案管理员。 讲师简介： 课程时间：40分钟。
学习目的:
通过此次学习使每一位档案管理员进一 步理解和掌握档案资料的整理方法，提高 对档案的认识，从而做好档案工作。
职 责：
公司档案按统一领导、分级管理的办法进 行组织管理，即公司综合办公室负责档案的总 体管理，各部门、服务中心资料员负责本部门 的立卷归档工作，综合办公室定期对各部门进 行业务上的指导、监督和检查。
编制卷内文件页号应符合的规定
规定一：卷内文件均按有书写内容的页面编号。 每卷单独编号，页号从“1”开始。
规定二：页号编写位置：单面书写的文件在右 下角；双面书写的文件，正面在右下 角，背面在左下角。折叠后的图纸一 律在右下角。
编制卷内文件页号应符合的规定
规定三：成套图纸或印刷成册的文件材料，自 成一卷的，排列顺序和内容均没有变 化的，原目录可代替卷内目录，不必 重新编写页码和目录。
随时将已收或发放完毕的文件资料按已编好的类目 及时归入卷内，并按文件收进顺序随时填写文件清单。
流程（2）
一个较长时间段后，对手头上的所有文件进行清理， 对不需存档的文件材料另备文件夹单独存放。
每一年为一次归档周期，各部室资料员在每年的3 月底前，将前一年形成的各类文件资料清理完毕并按归 档要求进行归档。
规定四：案卷的封面、卷内目录、卷内备考表 不编写页码。
卷内目录的编制应符合的规定
卷内目录由立卷人填写（包括：件号、文件编 号、责任者、文件题名、日期、页码、备注。注意 区分件号和页码号）。卷内目录实际上是案卷内文 件材料的一个名单或明细表。它的作用在于方便利 用和统计。
卷内目录的编制应符合的规定
排序一：不同年度的文件应区分开，将同一年 度的文件材料集中排在一起。
卷内文件排序（2）
排序三：工程文件材料和图纸，图纸采用手风 琴式折叠法，规格为30cm×21cm (A4纸大小）。
排序四： 既有文字材料又有图纸的案卷，文字 材料排前，图纸排后。
案卷的编目
编制卷内文件页号应符合的规定 卷内目录的编制应符合的规定 案卷封面的填写应符合的规定 卷内备考表的编制应符合的规定
规定四：文件题名：填写文件材料标题的“全称”。 没有标题或标题不规范的，可以自拟标 题，外加“［ ］”号。
卷内目录的编制应符合的规定
规定五：日期：填写文件形成的日期（落款日）， 以8位阿拉伯数字标注年月日，如： 20100610，不必加年月日，若图纸类应填 写图章上的日期。
规定六：页码栏填写该文件共多少页。 规定七：卷内目录表排列在卷内文件首页之前。
反映公司面貌和在从事公务活动中直接形成的， 具有保存价值的以磁性或感光材料为载体并配有 文字说明的历史记录（如：影片、录音带、录像 带、光盘、照片等）
实物档案
是指在工作活动中形成的，具有保存价值的， 反映工作成绩的特殊载体的档案（如：荣誉证书、 奖状、奖旗、奖杯、纪念品、工艺品等）。
设备档案
是鉴定设备技术状态的资料，是为保障设 备正常运转并处于良好状态的重要依据。随机 技术文件以及使用、维修和改进工作中形成的 各种文件材料都应当归档保存（如：合格证、 使用操作维修说明书、结构图纸和线路图、备 件规格、验收清单、技术操作规程及安装调试 等材料）。
要求（1）
需向（档案）资料室移交的，要做到种类齐 全、份数完整，未经系统整理的零散文件不予进 行交接。移交时均需附上清单一式两份，交接双 方据此进行清点签收，并各自保存一份。
要求（2）
不需要移交的材料各部室可根据实际工作需 要自行保存，要注意保持字迹清晰、份数完整。 复写、圆珠笔书写或传真件等均应重新复印保存。
流程（2）
造册：制作案卷目录，形成保管清册。办公室整理 出一个“范本”，各部门则按“范本”进行制作。
上架：案卷按档号顺序竖放在档案架上，一般小号在左， 大号在右，自上而下。
卷内文件排序（1）
排序一：卷内文件的排列应条理化。文字材料 按时间顺序排列，同一事项的请示与 批复，主件与附件立在一起，不能分 开，并按批复在前、请示在后；主件 在前、附件在后的顺序排列。
规定一：件号栏以一份文件为单位，用阿拉伯数字 从1依次标注。件号是指该份文件材料在 本案卷中的具体排列位置。图纸一张即一 份，文字材料一份可多页。
规定二：责任者栏填写文件的直接形成单位和个 人，有多个责任者时，选择两个主要责任 者，其余用“等”代替。
卷内目录的编制应符合的规定
规定三：文件编号栏填写文件原有的文号或图号。 文号一般写发文号，没有的可不填。
主要内容
1
档案的概念
2
档案立卷流程
3
档案整理及要求
4
档源自文库装订
5
相关表单
档案的概念
• 文书档案 • 声像档案 • 实物档案 • 设备档案 • 客户服务档案
文书档案
是本单位在其职能管理活动中直接形成 的具有保存价值的各种文字材料的历史记录 （如：请示、报告、通知、总结、计划、合 同等）。
声像档案
档案整理
流程 卷内文件排序 案卷的编目：
编制卷内文件页号应符合的规定 卷内目录的编制应符合的规定 案卷封面的填写应符合的规定 卷内备考表的编制应符合的规定
流程（1）
鉴定：根据归档范围档案员要重新审查每一份文件 材料其价值性，并剔除无保存价值的文件材料。
组卷：通过鉴定的文件材料严格按要求排列、编号、 装订并制作卷内目录，组成案卷。
案卷封面的填写应符合的规定
规定一：案卷封面的内容应包括：全宗号、年度、 保管期限、机构、起止件号、盒号。
规定二：全宗号是档案馆给各个进馆单位编制的代 号，暂空不填。
规定三：年度：填写文件归档年度，以4位阿拉伯 数字标注，如“2010”，不必加“年”。
案卷封面的填写应符合的规定