档案管理基本知识培训教材
档案管理基本知识培训ppt课件
备注
1 行政管理 上级来文 市文化 办公室 局
年度 1
是 内容针对 本机构者
2 行政管理 部门年度 各部门 各部门 年度 1 是 工作计划
3 财务管理 财务凭证 计划财 计划财务 年度 1 是 务部 部
4 辅助管理 车辆保养 公共管
记录
理部
否 电子记录
5 业务类
民间艺术 民间艺 民间艺术 即时 1 采风文件 术部 部
精已品定课义件级
Defined
1、职能性资 源管理工作。 2、全员式、 全过程管理。 3、管理要求 纳入企业标 准。人依附 于事 4、能动服务
4
已管理级 Managed
1、全过程资 源自动配置。
2、管理体系 可自动创新。
3、全方位服 务，深度开发。
4、历史留存 与资源管理职 业化。
价值 V
5
优化级 Optimizing
• 《企业档案工作规范》DA/T42—2009 精品课件
企业档案管理的工作体系Biblioteka 制度与规范 自动化管理系统
管理体制设计
企业文档 管理体系
利用与安全管理
实体分类 信息分类
精品课件
文件形成管理 归档管理
价值鉴定
企业文件档案工作体制结构
文件档案管理委员会 主管部门或企业档案中心
档案部门或岗位 信息管理部门
• 有关基本建设档案管理的国家规定： 建设部制定《建设工程文件归档整理规范》 GB/T50328－2001
• 《科技档案案卷构成的一般要求》 GB/T11822－2000
• 《重大建设项目档案验收办法》 （档发[2006]2号）
• 《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》DA/T 28—2002
档案管理知识
第一节档案管理基本知识一、什么是档案档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
企业文件要转化成档案，一般需要三个条件：1、必须是办理完毕的文件。
正在承办中的文件不是档案，这些文件具有它的现行效用，但要等它办理完毕后，才能作为档案保存起来。
一般情况下，文件的处理程序和办理的事情是同时完成的。
但有时候文件处理程序结束了，而文件办理的事情还没有结束，也就是说这些文件还有它的现行效用，这样的文件也可以转化为档案。
文件办理完毕是相对的，主要是针对文件处理程序而言。
2、必须是具有一定保存价值的文件。
由于工作需要的而形成的文件数量是相当庞大的，有些文件随着工作的结束将会失去它的现行效用，对今后的工作也无参考作用，没有保存的价值，这部分的文件便被淘汰了。
而那些对今后工作仍有查考、利用价值的文件则要作为档案保存下来的。
3、必须是按照一定的程序集中保存起来的文件。
文件不能自动地转化为档案，人们要把平时形成的文件经过挑选和集中，按照一定的特点和规律组合起来，才能成为档案。
新的档案整理规则，通过计算机随时进行整理、归档。
也就是说，一般意义上的档案，都是由文件经过归档程序转为档案保存起来的。
档案与文件既有密切联系又有重要区别，表现在：（1）档案由文件转化而来，文件是档案的前身。
档案与文件是同一事物两个不同的发展阶段，有什么样的文件，就有什么样的档案。
档案的质量，最初取决于文件的质量。
（2）不是所有的文件都能转化成档案，而仅仅是其中有保存价值的那一部分文件能实现这种转化。
所以，文件是档案的基础，档案是文件的精华，归档时，既不能“有文必档”，也不能遗漏有价值的文件。
（3）文件是经过整理成为档案的。
文件转化成档案必须有一个过程，即归档过程。
这是文件和档案的分界线，是文件转化成档案的标志。
了解档案与文件的联系与区别，有助于我们在工作中注意文件材料的形成和积累，提高文件质量，做好文件的舍取、挑选工作。
EPC工程档案管理培训教材
EPC工程档案管理培训教材一、引言在EPC（工程采购建设）工程中，良好的档案管理是确保项目成功的关键之一。
有效的档案管理可以帮助项目团队追踪工程进度、控制成本，并确保项目遵守相关法规和标准。
本教材旨在为EPC工程人员提供关于档案管理的培训，帮助他们提高工作效率和项目成功率。
二、档案管理基础2.1 档案管理概述档案管理是指对项目相关文件的收集、存储、检索和保护等活动。
在EPC工程中，档案管理涉及众多文件类型，如合同文档、设计图纸、施工计划等。
良好的档案管理可以提高工作效率，降低风险。
2.2 档案管理的重要性良好的档案管理可以帮助项目团队跟踪工程进度、遵守合同约定、应对变更和索赔等挑战。
此外，档案管理还有助于项目的知识管理，为未来项目提供宝贵经验。
三、档案管理流程3.1 档案收集在EPC工程中，档案收集是一个涉及多方的过程。
项目团队需要收集来自设计团队、工程承包商、监理单位等的文件，包括设计文件、施工文件、质量文件等。
3.2 档案存储档案存储是指将收集到的文件按照适当的分类和目录结构进行存储，以便后续的检索和使用。
现代的档案管理系统通常提供电子存储和文档管理功能。
3.3 档案检索档案检索是指根据需要查找并提取特定文件的过程。
良好的检索系统可以帮助项目团队快速找到所需文件，提高工作效率。
3.4 档案保护档案保护是指采取适当的措施确保文件的完整性和安全性。
这包括规范的存储和备份措施，以及对重要文件的权限控制。
四、档案管理工具4.1 档案管理软件现代的档案管理软件提供了功能强大的电子档案管理工具，可以帮助项目团队更好地管理和利用文件资源。
常用的档案管理软件包括Documentum、SharePoint 等。
4.2 档案管理标准档案管理标准指导项目团队建立符合国际标准和最佳实践的档案管理体系。
ISO 15489是档案管理领域的国际标准，提供了档案管理的基本原则和指导。
五、结语良好的档案管理是EPC工程成功的关键之一。
档案管理基础知识培训教材
档案管理基础知识培训教材第一章：档案管理概述档案管理是指对机构或个人所产生的各类文件、资料进行系统化收集、整理、保存、利用和销毁的活动。
档案管理的重要性越来越受到人们的重视，它对于机构的正常运转、决策制定、知识管理都起着至关重要的作用。
本章将介绍档案管理的基本概念、意义和原则。
1.1 档案管理的定义档案管理是指对于文件资料的全生命周期管理过程，包括文件的生成、利用、保存、处置等各个环节。
通过档案管理，可以保障文件的完整性、可靠性和可检索性，为机构的管理和运作提供支持。
1.2 档案管理的重要性档案管理的重要性体现在多个方面，包括但不限于：•保障信息的完整性和真实性，防止文件丢失或被篡改•为组织的运作提供依据和支持，提高工作效率•为决策提供可靠的依据和参考•实现知识共享和传承1.3 档案管理的原则档案管理的基本原则包括：•真实性原则：档案应当真实、准确地反映事实•整理性原则：档案应当按照一定的组织结构进行分类、整理和保存•便捷性原则：档案应当方便查找、使用和管理•保密性原则：对于涉密信息的档案应当严格保密第二章：档案管理的基本分类档案管理根据不同的分类标准可以分为多种类型，主要包括：按文件形态分类、按档案载体分类、按档案目的分类等。
本章将介绍这些基本的档案管理分类方法，并对其特点和应用进行讨论。
2.1 按文件形态分类按照文件形态的不同，档案可以分为纸质档案和电子档案两大类。
纸质档案是指以纸张或其他类似形式载体的档案，电子档案是指以电子数据形式存储的档案。
纸质档案主要存在于传统的办公环境中，而电子档案随着信息技术的普及使用越来越广泛。
2.2 按档案载体分类档案的载体有很多种，包括纸张、胶片、光盘、磁盘等。
不同的载体具有不同的特点和适用范围，档案管理人员需要根据具体情况选择合适的载体进行档案保存和传输。
2.3 按档案目的分类根据档案的使用目的，可以将档案分为管理档案、业务档案和历史档案等类型。
管理档案是为了支持机构的日常管理和运作而产生的档案，业务档案是指与具体业务活动相关的档案，历史档案是指对历史事件具有独特价值的档案。
档案管理学培训资料
档案管理学培训资料
一、介绍
档案管理学是一门重要的学科，它涉及到文件的收集、整理、保管、利用和销毁等一系列管理活动。
档案管理学的培训资料包括了档案管理的基本理论、方法和技能，以及相关的法律法规等内容。
通过对档案管理学的学习和培训，可以帮助人们更好地管理和利用文件档案，提高机构和组织的工作效率和服务水平。
二、档案管理学基础知识
1. 档案管理概述
•档案的定义和分类
•档案管理的基本原则
•档案管理的重要性和作用
2. 档案管理法律法规
•国家档案管理法规的概况
•档案管理的基本规范和要求
3. 档案管理制度建设
•档案管理制度的建立和实施
•档案管理规范化流程
三、档案管理技能培训
1. 档案整理和归档
•文件整理的基本流程和方法
•文件分类、编目和装订技巧
2. 档案检索和利用
•档案检索系统的建立和维护
•档案利用的原则和方法
3. 档案管理软件应用
•介绍常用的档案管理软件
•档案数据录入、查询和导出功能
四、档案管理案例分析
1. 档案管理实践案例
•不同机构、企业的档案管理案例
•档案管理过程中的问题与解决方案
2. 档案管理系统建设
•档案管理系统的建设实施过程
•档案管理系统的效果评估和优化
五、结语
通过档案管理学的培训资料学习，可以帮助从事或有意从事档案管理工作的人员更好地理解档案管理的基本知识和技能，提高相关工作的质量和效率。
档案管理学培训资料的制作和更新是一个持续的过程，需要不断地学习和实践，以适应不断变化的档案管理环境。
以上是关于档案管理学培训资料的简要介绍和内容梳理，希望对您有所帮助。
档案管理知识培训课件
档案管理知识培训课件教案内容一、教学内容本节课教材内容为人教版《档案管理》第五章第二节“档案的保管与保护”。
具体内容包括：档案的保管、档案的利用、档案的保护和档案的销毁。
二、教学目标1. 让学生了解档案的保管与保护的基本知识，提高档案管理意识。
2. 培养学生掌握档案的保管与保护的基本技能，提高学生的档案管理水平。
3. 培养学生热爱档案事业，增强学生的档案保护意识。
三、教学难点与重点重点：档案的保管与保护的基本知识。
难点：档案的保管与保护的具体操作方法。
四、教具与学具准备教具：多媒体课件、档案盒、档案文件夹、标签贴纸等。
学具：笔记本、笔、档案盒、档案文件夹等。
五、教学过程1. 实践情景引入：以学校档案室为例，介绍档案的保管与保护的重要性。
2. 档案的保管：讲解档案的分类、归档流程，以及档案柜的摆放要求。
3. 档案的利用：介绍档案的查阅流程、档案借阅规定等。
4. 档案的保护：讲解档案的防尘、防潮、防火、防盗等措施。
5. 档案的销毁：介绍档案的销毁流程、销毁方法等。
6. 例题讲解：以一份学生档案为例，演示档案的保管与保护过程。
7. 随堂练习：学生分组，模拟进行档案的保管与保护操作。
六、板书设计档案管理保管：分类、归档、摆放利用：查阅、借阅保护：防尘、防潮、防火、防盗销毁：销毁流程、方法七、作业设计1. 作业题目：请列举三种档案保护的方法，并说明其作用。
答案：防尘袋、档案盒、档案柜。
防尘袋可以防止档案受尘土污染；档案盒可以保护档案文件不丢失；档案柜可以防止档案文件被损坏。
2. 作业题目：请简述档案的销毁流程。
答案：档案的销毁流程包括：鉴定、审批、执行、记录。
八、课后反思及拓展延伸本节课学生掌握了档案的保管与保护的基本知识，但在实际操作中仍需加强练习。
下一步，可以组织学生参观档案馆，深入了解档案管理工作，提高学生的档案管理意识。
同时，可以开展档案保护主题活动，让学生亲自动手进行档案保护，提高学生的档案保护能力。
档案管理培训教程课件
法规
国家颁布的档案管理相关法律法规，如《中华人民共和国档 案法》等。
制度
各组织内部制定的档案管理规章制度，如档案分类制度、档 案保密制度等。
02 档案的收集与整 理
档案的收集范围与方式
收集范 围
确定档案的收集范围，包括组织内部产生的文件、外部获取的资料等，确保档 案的完整性和系统性。
收集方式
采用定期收集、随时收集、专项收集等多种方式，确保档案的及时性和准确性。
数据挖掘与分析
通过数据挖掘和分析技术，深 入挖掘档案资源价值，为决策 提供支持。
区块链技术的应用
区块链技术可以确保电子档案 的真实性和完整性，为电子档
案的管理提供新的解决方案。
THANKS
感谢观看
定期对档案进行鉴定，确定其保管期限，对 无保存价值的档案进行销毁。
档案管理人员的培训与发展
培训内容
档案管理的基本理论、 方法和技术，档案法规 与标准，档案数字化等。
培训方式
培训周期
培训考核
线上培训、线下培训、 实践操作等多种形式相
结合。
根据实际情况而定，一 般每年至少进行一次培训。
对参加培训的人员进行 考核，合格者颁发证书。
档案数字化的技术与方法
总结词
档案数字化的技术与方法
详细描述
档案数字化需要借助专业的数字化设备和技术手段，包括高速扫描仪、数字相机、数据 压缩技术等。同时，还需要根据不同类型的档案信息选择不同的数字化方法和参数，以 确保数字化质量和效率。在数字化过程中，还需要注意档案信息的完整性和准确性，以
及数字化后的数据格式和存储等问题。
档案管理培训教程课件
目 录
• 档案管理的概述 • 档案的收集与整理 • 档案的保管与利用 • 档案的数字化管理 • 档案管理人员的素质要求 • 档案管理的发展趋势与展望
档案管理培训完整版课件
档案管理培训完整版课件一、教学内容本节课我们将在《档案管理学》第四章“档案的整理与保管”以及第五章“档案的检索与利用”的基础上展开。
详细内容包括档案整理的基本原则、档案分类与编目、档案保管的要求与措施、档案检索工具的编制与应用，以及档案信息资源的电子化利用。
二、教学目标1. 理解并掌握档案整理的基本原则和方法，能够合理分类和编目档案资料。
2. 学习档案保管的基本要求，能够采取适当的措施保护档案资料。
3. 掌握档案检索工具的编制和应用，能够有效地利用档案信息资源。
三、教学难点与重点教学难点：档案的电子化检索与利用、档案保管中的环境控制。
教学重点：档案整理的基本原则、档案的分类与编目、档案检索工具的使用。
四、教具与学具准备教具：PPT课件、档案整理示例、档案保管设备模型。
学具：笔记本电脑、档案管理软件、分类编目练习册。
五、教学过程1. 导入新课（10分钟）实践情景引入：通过展示一个档案管理混乱的案例，引发学生思考如何高效管理档案。
简要介绍本章学习内容与目标。
2. 理论讲解（25分钟）讲解档案整理的基本原则、分类与编目方法。
介绍档案保管的要求与措施，强调环境控制的重要性。
3. 例题讲解（15分钟）通过具体案例，演示如何进行档案分类、编目和保管。
解析档案检索工具的编制与应用。
4. 随堂练习（15分钟）学生分组进行档案分类编目练习，巩固所学知识。
老师巡回指导，解答学生疑问。
5. 档案电子化管理实践（20分钟）学生使用档案管理软件，进行电子化档案检索与利用。
回顾本节课所学内容，强调重点与难点。
提出拓展问题，引导学生课后思考和深入研究。
六、板书设计1. 档案整理：原则、方法、分类编目2. 档案保管：要求、措施、环境控制3. 档案检索：工具、编制、应用七、作业设计1. 作业题目案例分析：根据给定档案资料，进行分类编目，并说明整理原则。
实践操作：使用档案管理软件，完成电子档案的检索与利用。
2. 答案案例分析：整理原则为“便于检索、保持资料完整性、有利于保管”；分类编目按照给定资料进行合理划分。
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成熟度 M
企业档案管理的主要工作方法
一、企业文件清理
（一）含义 清理企业文件数据，就是将企业各项工作、各个部门、各 个岗位产生、处理、发出的所有信息（包括文件、图纸、 程序、报表、单据），以及其他载体或数字格式的文档等， 进行系统化，从而使企业各类信息类有所依，运行线路清 晰，相关责任明确。
清理企业文件数据，必须要对企业的机构设置、岗位设置、 主要工作流程进行了解，并在此基础上对数据状况进行分 类和分析，目的是寻找出主体数据和主要信息流动线路， 为精化企业档案管理提供依据。
文件：是人类以文字符号的形式记录和传达某种意图或活
动情况的具有特定体式的信息材料。
资料：是机构因为参考的目的，临时搜集保存起来的信息 材料。
全宗：是一个立档单位所形成的全部档案的集合。
归档：将符合归档范围的文件材料按照要求整理移交，转 化为档案的过程。归档工作的主体是文件形成部门或形成 者。
会 计 、 人 事 档 案 管 理 细 则
文档
件案
登鉴
记、 积
定 销 毁
累细
细则
则
档 案 库 房 管 理 细 则
档 案 利 用 与 保 密 工 作 细 则
档 案 基 础 数 据 统 计 分 析 工 作
细
则
企业文件档案管理体系成熟度评价
特征 C 持续型
1、一般事务 性工作。
2、兼职管理 状态。
3、文档留存 比较随意， 有存无取状 态明显。
“三纳入”的要求：企业档案工作是企业各项业务 和活动的有机组成,应纳入企业领导工作议事日程， 纳入企业规章制度及工作流程，纳入企业部门和有 关人员的经济责任制或岗位责任制。
“四参加”的要求：企业档案部门或档案人员应参加产品 鉴定、科研课题成果审定、项目验收、设备开箱验收等活 动，负责检查应归档文件的完整、系统。
目录
企业档案管理的基本概念 企业档案管理的基本要求 企业档案管理的工作体系 企业档案管理的主要工作方法 企业档案意识的提升
企业档案管理的基本概念
企业档案工作：企业履行档案管理职责的行为和活动。
企业档案：企业在研发、生产（建设）、经营和管理活动 中形成的有保存价值的各种形式的记录。（各种档案释义）
《企业档案工作规范》DA/T42—2009
企业档案管理的工作体系
制度与规范 自动化管理系统
管理体制设计
企业文档 管理体系
利用与安全管理
实体分类 信息分类
文件形成管理 归档管理
价值鉴定
企业文件档案工作体制结构
文件档案管理委员会 主管部门或企业档案中心
档案部门或岗位 信息管理部门
职 能 部 门 及 下 属 机 构
保管单元：档案留存的最小管理单元（件、卷、盒、张、 盘等）
档案分类：按照档案所反映的内容特性，将档案划分成具 有一定平行关系和从属管理的不同等级的系统，以便于管 理和检索。
档案号：档案保管单元唯一的身份标识，一般由分类号、 特征号和顺序号组合而成。
企业档案管理的基本要求
企业档案工作原则：集中统一领导，分级管理；维 护档案的准确、完整、系统和安全；实现档案资源 的有效利用。
确认
档案部门整体协调确 认，明确归档责任
不予确认
机构文件清理数据总汇表（举例）
序
文件名称 文件形成
归档责任
归档 归档份 是否
号
类别
或内容
机构
机构
时间
数
归档
备注
1 行政管理 上级来文 市文化 办公室 局
年度 1
是 内容针对 本机构者
2 行政管理 部门年度 各部门 各部门 年度 1 是 工作计划
3 财务管理 财务凭证 计划财 计划财务 年度 1 是 务部 部
4 辅助管理 车辆保养 公共管
记录
理部
否 电子记录
5 业务类
民间艺术 民间艺 民间艺术 即时 1 采风文件 术部 部
是 （详细说 明具体文 件材料内 容）
6 业务类 舞蹈动作 培训创 培训创作 排练 1 是
设计图、 作部 部
阶段
队形调度
结束
图
（三）数据互动规律描述
4、无制度， 无工作流程
价值型
一致型
经验型 事务型
1
初始级 Initial
1、专门性工 作。
2、专人专岗， 经验式管理。
3、有基本归 档要求。
4、文档留存 界限不清晰
1、专业性工 作。
2、专家式管 理，已建立 管理标准。
3、归档范围 及归档要求 精细化、流 程化。
4、基本利用
3 2
可重复级 Repeatable
有关基本建设档案管理的国家规定： 建设部制定《建设工程文件归档整理规范》 GB/T50328－2001
《科技档案案卷构成的一般要求》 GB/T11822－2000
《重大建设项目档案验收办法》 （档发[2006]2号）
《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》 DA/T 28—2002
计划
调研
关联
整合
责任
（二）企业基础数据清理的工作程序及数据汇总表
1、是否岗位发文 2、是否岗位办理 3、是否岗位接收 4、是否不可或缺 5、是否完全不需要 6、是否部门核心数据
开始（针对具体岗位）
文件类型及属性认定
符合5
汇总 上报
正式列入 归档范围
符合1、2、3、 4并完成6
部门确认分类汇总， 列入归档预备范围
已定义级 Defined
1、职能性资 源管理工作。 2、全员式、 全过程管理。 3、管理要求 纳入企业标 准。人依附 于事 4、能动服务
4
已管理级 Managed
1、全过程资 源自动配置。
2、管理体系 可自动创新。
3、全方位服 务，深度开发。
4、历史留存 与资源管理职 业化。
价值 V
5
优化级 Optimizing
“四同时”的要求：企业下达项目计划任务应同时提出项 目文件的归档要求；检查项目计划进度应同时检查项目文 件积累情况；验收、鉴定项目成果应同时验收、鉴定项目 文件归档情况，项目总结应同时作好项目文件归档交接。
“八防措施”：档案保管应做到防火、防盗、防 光、防有害气体、防尘、防高温、防潮、防有害 生物 。
房地产企业档案规章制度组合示意 房地产档案工构档理 案及案系 工岗工统 作位作管 五设考理 年置核及 规细细操 划则则作
细 则
房文
地件
产 档 案 分 类
归 档 范 围
方及
案保
及管
分期
类 表
限 表
各 类 文 件 材 料 归 档 整 理 细 则
声 像 及 实 物 材 料 归 档 整 理 细 则