公司财务制度及流程
公司财务制度及流程
财务制度及流程
第一章总则
第一条、为进一步强化公司财务管理，完善财务管理制度，合理控制费用支出，规范公司的会计核算工作和财务报销行为，使公司财务管理制度化、规范化和可控性，发挥财务在公司经营管理中的作用，以保障提高公司的经济效益，特制定本制度。
第二条、凡涉及公司日常物资(包括零星材料、辅助材料、设备配件、固定资产、低值易耗品、办公用具、工具等)采购、税费支出、日常办公费用、招待费用、差旅费用支出项目的报销均按此制度要求执行。
第三条、本制度适用公司全体员工。
第二章借款及预付款基本制度及流程
第一条、借款及预付款管理规定
(一) 借款是指公司员工因公务需要的临时性借款;预付款是指因公司业务需要，需预先支付的购买材料、货物及各项需要预先支付的款项。
(二) 借款管理规定
1、出差借款:出差人员经相关负责人同意后按借款审批流程和审批权限办理借款，出差返回后及时办理报销还款手续。
2、日常物资采购借款:凡涉及公司日常物资采购借款，业务经办人员经部门负责人同
以上意后按借款审批流程和审批权限办理借款;公司日常零星物资采购单项业务超过100元的支出原则上需以银行转账支付，不得用现金支付。
3、其他临时借款:凡涉及公司费用性其他支出项目(如日常办公费用、招待费用、车辆费用等)，业务经办人员经部门负责人同意后按借款审批流程和审批权限办理借款;业务经办人员在业务办理完毕后应及时报帐，除周转金外其他借款原则上在结清前帐后方可办理借款;提前预支工资借款将在借款人工资中扣除。
(三) 预付款管理规定
1、各项工程预付款:凡涉及公司固定资产(房屋建筑物、机器设备、工具等)建设、安装、维修等需要支付预付款，由业务经办人员依据合同规定的付款方式及金额按审批程序批准后办理付款手续。
2、日常零星物资、材料采购预付款:凡涉及公司各项物资、材料采购需要提前预付货款由业务经办人员经部门负责人同意后按借款审批流程和审批权限办理预付款手续。
3、办理公司各项预付款时，业务经办人员必须向财务室提供审批的“专项合同或协议”后，方可办理预付款支付手续，预付的金额不得超出合同规定的金额，财务人员要与经济合同核对后，方可支付。
(四) 借款及预付款流程
1 、借款人按规定填写《借款单》，注明借款事由、借款金额(大小写须完全一致，不得涂改)、支票或现金。
2、审批流程:主管部门经理审核签字?财务复核?总经理审批。
3、财务付款:借款凭审批后的借款单到财务部办理领款手续。
(五)借款及预付款的其他规定
1、公司所有借款及预付款，原则上必须在前帐结清之后方可再借付，确因业务需要而来不及结清前帐，必须以书面形式告知财务室，经主办会计审核同意后方可再借付。
2、公司业务经办人员必须在单项借款业务办理完毕后按五个工作日内凭有效票据报销
并结清借款或预付款;凡无理由未按规定期限报销者依据实际超出天数按当期银行贷款利息加罚滞纳金;凡超过两个月不结账者，一律不予报销，财务室有权从其本人工资中扣除借款或预付款。
第三章公司费用报销规定及流程
(一)费用报销的控制原则:实行计划管理、分级负责、层层把关。公司员工费用报销由财务部门对报销票据的合法性、可行性及合理性进行审查并进行审核批准。 (二) 公司费用报销规定
1、公司一切费用支出必须按“先申请、后办理”的原则进行，对未进行申请、审批的一切费用开支不予报销，特殊情况必须经财务主管批准。
2、报销人员所报销的费用支出必须真实、合规,严禁和杜绝弄虚作假行为。报销人员必须凭真实、合规、有效的原始凭证报销,所持票据必须是国家税务机关统一印制的票据并要填写完整、数字清楚,严禁和杜绝白条入帐和费用支出项目与所附票据不符以及其他违规行为。
3、报销人员所报销费用的票据必须按时间顺序分类整理、粘贴并按规定和要求填写费用报销凭证,待逐级审核批准后,方可报销。
4、报销当事人应在费用发生过程中充分取得费用的相关单据，如:合约或协议、合法的票
，如因未能取得合法(被税务机关认可)的票据而遭受财务人员剔除的部分支出，原则据等
上不予报销，由当事人自行负责。
5、费用发生完毕后，当事人应及时将收集到的费用单据加以整理归类，采用公司统一规定的报销单，粘贴过程中应区别费用性质(如:交通费、住宿费、餐饮
费、招待费、办公费、日常物品采购费等;车辆费用按养路费、加油费、保养费、过路过桥费、停车费等;)分类粘贴，便于归类计算和整理。
6、报销当事人在填写“费用单”时，应遵照“实事求是、准确无误”的原则，将费用的发生原因、发生金额、发生时间等要素填写齐全，并签署自己的名字，“费用单”的填写一律不允许涂改，尤其是费用金额，并要保证费用金额的大、小写必须一致，否则无效。
(三) 费用报销流程
1、公司所有资金支出报销按报销人整理报销单据并填写对应费用报销单?部门经理审核签字?财务会计复核?到出纳处报销的程序办理。
2、报销人应将填写完整、附件齐全的“费用报销单”送交财务，财务主管应重点对费用发生的真实性、费用预算金额与实际金额的差异合理性进行审查，审查无异议后，应在“费用报销单”上签署审核意见并签名。
3、报销当事人取得审批齐全的“费用报销单”，应及时送交财务部门，办理报销手续，出纳人员应对“费用报销单”进行审核，重点看报销单是否有涂改、费用的计算是否正确、后附的发票是否齐全合法，审批手续是否齐备。出纳人员在审核无误后方能付款。第四章公司办公/活动用品领用管理
(一)为更好的控制办公消耗成本,规范公司办公用品的发放、领用和管理工作，特制定本规定。
(二)办公用品的领用:
1、办公用品包括:电话、计算器、订书机、文件栏、文件夹、书夹。
2、办公用品按标准发放，原则上不再增补，若破损、残旧需更换的必须以旧换新。 (三)易耗办公/活动用品的领用:
1、部门所需用品包括:签字笔(芯)、圆珠笔(芯)、油性笔、铅笔、透明胶、胶棒、钉书针、回形针、橡皮擦等。
2、部门活动用品包括:气球、爆炸签、手帕纸、小支架、指甲剪、茶杯、电扇、烧水壶、等。
3、领取时间:每月1-2号。其余时间一般不予办理办公用品的领用手续。
4、领用方法:由各部门员工按发放日期统一到办公室申领，填写《领取表》，经部门经理签字后交财务人员按《易耗办公用品需求计划表》发放，若部门领用超出需求计划的，须经财务主管批准后方可发放。活动用品可在活动前做好计划，经财务主管批准后可提前领取。领取所有办公用品需在办公用品领取表中登记备案。
5、部分办公用品(油性笔、水彩笔、签字笔、白板笔、圆珠笔芯、圆珠笔)实行以旧换新原则。
6、电脑耗材品(鼠标、键盘、硬盘、墨盒、打印墨水碳粉、硒鼓等)由总经办电脑部经理审核，财务主管批准后方可领用，申领时须依旧换新。
7、针对活动用品中的赠品去向，各部门根据实际情况做好赠送记录并做出说明，以便财务考核。
8、本着节约的原则，可不领用或少领用的应尽量不领用或少领用。公司对于节俭成效突出的部门，公司将予以表扬。
(四)未列入耐用及易耗办公用品的其它物品的申领，按公司相关制度执行。
(五)本规定自签发之日起执行，以往如有与此制度相抵触者，以此为准。第五章发票制度及流程
(一)增值税普通发票:销售人员领取增值税普通发票时，必须持有原始销售单据，按销售单金额开发票，超出部分按税点6%收取手续费。
(二)增值税专用发票:增值税专用发票需由财务部门专人负责审核开票。第六章担保制度及流程
为保证公司有序正常运营、规范营业款项担保流程、建立健全担保手续、维护公司财产安全、杜绝死账坏账，有如下规定:
(一)担保对象:
1 、公司老客户且已经使用我公司产品或者服务的:
2 、正式签订购销协议的:
3 、正式书面请求我方担保，并承诺到期付款的。
(二)担保人及限额:
1、普通员工:担保限额?不超过2000元
2、店长:担保限额?不超过5000元
3、经理:担保款项?不超过8000元
追款 (三)
财务人员每周对担保款项汇总一次，对超出一周未还款的担保款项予以通知担保人所在部门的负责人，部门负责人监督跟进担保款项及时回款。
(四)其他
1 、对担保款项未收回，不可以再次申请担保(指担保金额已达到本人担保限额)
2 、对于担保超出一个月至次月15号未收回的，停发担保人工资，直至扣发到与担保金额一致为止。当担保款项收回后，补发担保人工资。
(五)担保手续流程
普通员工可担保限额内金额，如超出(单笔或者累计)可逐级报批，金额在对应级别批准后，方可担保。
第七章库存盘点制度及流程
(一)目的
为保证存货盘点的正确性，使盘点事务有章可循，并加强有关人员的管理责任，以达到有效管理各部门存货的目的，特制定存货盘点制度。
(二)盘点范围和方式
1、盘点范围:各部门存放的各品牌的库存商品及物料。
2、盘点方式:每月25日，由财务部会同各部门相关人员对各部门所经管货品及物料实施全面清点盘存一次。如遇特殊情况，以财务通知盘库时间为准。
(三)盘点人员的指派和职责
1、监盘人:由财务人员负责盘点工作的指挥、协调和督导，负责对盘点人清点的存货数量进行记录，填制《存货实地盘点明细表》。
2、盘点人:各部门负责人指定盘点人对存货进行清点。
(四)盘点前准备事项
1、每月25前，财务部预先准备盘点所需的《存货实地盘点明细表》并通知各部门安排盘点相关事宜。
2、各部门要对仓库存货的堆码和堆置进行整理，力求货品整齐、规范、品类集中。
3、各部门库存管理人员要对进出仓库的单据进行清理，追回因紧急发货未收回的出库单，办妥入库货品的入库手续。
(五)盘点报告
1、财务部根据《存货实地盘点表》编制《盘点盈亏报告表》，由各部门负责人及盘点人共同填列差异原因的说明后，送回财务部门汇总转呈综合部总经理签核处理意见。
2、每月仓库盘点完后，由监盘人、盘点人在《存货实地盘点表》上签字确认，财务部应在盘点后将盘点情况告知各部门主管，各部门及相关责任人要对盘点盈亏情况进行核查，发现问题及时通知财务确认。各部门必须在接到通知后及时说明差异原因，由财务部呈报上级签核。
3、盘点盈亏由财务部暂列待处理科目，待查明原因后，根据综合部总经理签批处理意见，追究个人管理责任部分，计入个人应收款予以收回，其他部分作公司存货管理损溢。 (六)注意事项
1、所有参加盘点工作的人员，对于本身的工作职责及应行准备事项，必须深入了解。
2、盘点人员盘点当日一律不得请假，接受工作安排。如有特殊事由委托他人代班的须经事先报备核准，否则以旷工论处。
3、所有盘点财务都以静态盘点为原则，因此盘点开始后仓库货物的进出不调整盘点表。
4、盘点工作从开始到结束，各组盘点人员均受监盘人指挥监督，盘点结束后，经监盘人核准才可以离开，否则以工作早退论处。
(七)奖罚
1、对盘点工作中，拒不服从安排的人员，可由主管人员提出，并报公司作50-200元不等的罚款。旷工和早退的另记。
3、各部门在收到财务的盘点盈亏通知后，在1天内未核查及填列好差异原因并交还财务部的，公司对各部门负责人和当事人处50-100元的罚款。在限定时间仍未上交的，公司可重复处罚。
4、财务人员需在盘点结束后将《盘点盈亏报告表》上交财务负责人审核处理，在2天内未交财务负责人，公司对盘点监盘人处50-100元罚款。在限定时间仍未上交的，公司可重复处罚。
第八章附则
(一)、本制度未涉及事项，暂按财务主管或总经理的意见核定报销，之后由财务室对该制
度进行补充及完善。
(二)、本制度解释权归公司财务部。
(三)、本制度自发布之日起执行。