会计档案管理办法
会计档案管理办法
一、为了加强会计档案管理,保证会计档案的安全、完整、及时,根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》及财政部《会计档案管理办法》的规定,结合本公司实际情况，制定本办法。
二、会计档案是会计核算的专业材料，包括会计凭证、会计帐薄和财务报告等。它是记录经济业务的重要史料和证据，是我公司的主要档案之一。
三、按照本办法会计档案管理工作必须做到制度完备、资料完整、安全保密、入档及时、存入有序、专人保管（目前我公司没有设专人对档案进行管理，分散给各事业部管理，各财务人员对自己负责的凭证等资料进行一条龙管理，且凭证装订比较拖延，整体不很规范，且加大了各财务人员的工作量，建议设置人员进行专门管理，可以由目前在职人员兼职，我感觉随着我公司业务的发展，档案管理将是一个很重要且较繁琐的工作）。设立档案管理人员对会计档案进行立卷、归档、保管、查阅和移交，保证移交前的会计档案安全完整、存放有序、查阅方便、严防毁损、散失和泄密等。
四、会计档案管理的范围
纳入会计档案管理的资料包括各种凭证、账簿、财务会计报告、存储会计数据和程序的介质以及其他会计资料。
1、会计凭证：包括原始凭证、记账凭证、其他会计凭证。
原始凭证是在经济业务发生时，由业务经办人员直接取得或者填制，用以表明某项经济业务已经发生或其完成情况并明确有关经济责任的一种凭证。原始凭证是填制记账凭证或登记账薄的原始依据，是重要的会计核算资料。原始凭证包括从外单位取得的原始凭证和自制原始凭证两种。
记账凭证是对经济业务按其性质加以归类，确定会计分录，并据以登记会计账薄的凭证。
其他会计凭证是指以上凭证之外的凭证。
2、会计账簿是指以会计凭证为依据，全面、连续地记录一个单位的经济业务，对大量分散的数据或资料进行归类整理，逐步加工成有用会计信息的簿籍。它是编制会计报表的重要依据。会计帐簿：包括日记帐、明细帐、总帐、各种辅助帐。
3、财务报告指用来反映会计实体的财务状况和经营成果的总结
性书面文件，包括会计报表、附表以及财务情况说明书等。会计报表包括月、季、年度会计报表及附注。
4．电子介质财务信息资料包括：年度备份数据，财务软件升级前的备份数据、相应版本的系统应用程序软件及标准代码、数据库软件、每年一次的经系统管理员签字的系统管理维护记录本、本单位系统管理员名册、其他应该存档的资料或数据。
5．其他资料包括：银行存款余额调节表、银行对账单、会计人员交接书、会计档案查阅登记清册、会计档案移交清册、会计档案保管清册，存货盘点明细表、固定资产盘点明细表、债权债务签认单、增设或合并会计科目说明、会计科目名称对比明细表、会计印章启用、交接、封存或销毁记录、财务部门向各级主管部门上报的各种财务专题调查报表及相关文字材料、各级主管部门或机关职能部室下达的与财务工作相关的文件、审计报告、资产减值计提核销记录等。
五、会计档案的整理
（一）会计凭证的装订：
1、装订前，财务人员应检查会计凭证及其附件是否齐全，编号是否连续，通过计算机输出的纸质凭证是否经过复核，与财务软件上的凭证是否完全一致；在每季度结束后15日之内务必将自己的会计凭证及其附件收集完整，交付档案管理人员；年度结束时，可以根据年度报告公告的具体安排档案的归集可以适当推迟，但最晚不得迟于每年4月底。档案管理人员负责凭证、账簿、财务会计报告的装订及保管；
2、装订后的凭证上不得留有大头针、曲别针、订书钉等；
3、装订成册的会计凭证，应加具封面、侧脊和封底，并在封面上写明单位名称、年度、月份、起止凭证号、当月册数、本册册号、装订人员、保管员、财务负责人签章。为便于查阅，凭证侧脊应注明年月、起止凭证号、当月册数、本册册号；
4、会计凭证封面纸质、颜色、字体和字号要统一规范；
5、按月立卷：每月末将装订成册的凭证，统一登记案卷目录，每月立卷一份；分散装订：根据凭证的多少，分散装订，做到整齐、牢固、美观。
（二）会计账簿的装订：
1、会计账簿在办理完年度结账后，只在下一行的摘要栏填写“结转下年”字样，不填其它内容；
2、会计账簿在装订前，应按账簿启用表的使用页数，核对各个账户账面是否齐全，是否按顺序排列；
3、活页账簿去空白页后，将本账面数项填写齐全，撤去账尺，
用坚固耐磨的纸张做封面、封底，装订成册。不同规格的活页账不得装订在一起；
4、各类账簿装订平整、牢固；不得有折角、缺页、错页、掉页、夹空白纸现象；
5、各种账簿均应设置封面，载明账簿名称、年度、起止号、册号、侧脊要注明账簿名称、年度、起止编号、册数；
6．、内部的各类账簿封面的纸质、颜色、字体和字号要统一规范。
（三）财务会计报告的装订：
1、装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，防止折角、缺页、错页、掉页现象；
2、封面的纸质、颜色、字体和字号要统一规范；
六、会计档案的保管
1、每年度结束4个月内，将每年形成的会计档案分类整理立卷后编制会计档案保管清册，并由会计档案保管人员和移交人审核签章。会计将季度及年度档案向档案管理人员交接时，将自己所填制凭证单张粘贴完毕（包括发票、银行回单等）、按照凭证顺序排序，导出凭证号做成交接表一式两份交给档案管理员。其签收之后将交接单签字确认交还会计完成凭证交接。交接时需对每张凭证及其附件类别张数进行记录，明确责任签收。档案管理人员，接收会计交来的凭证，按照帐套凭证顺序进行排序、装订、并保管。逐月登记每个帐套的凭证，包括本数、凭证号的区间等信息。
2、每个会计期间结束应将财务管理信息系统产生的数据保存在电子介质上，这种备份应该在每个会计期间结束，完成结账后进行，原则上要求在发生业务的当天都应进行备份。备份时应该至少备份两份，并且采用不同的备份方式，财务信息管理员和档案管理人员分管并存放在不同的地方，备份要永久保留。（建议；关于电子档案，应强调保证电子文档保存的物理环境，如防火、防电磁等）
3、会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作。
4、会计档案按档案管理规定的要求及时移交给本单位档案机构统一保管；
5、移交档案机构保管的会计档案，应当由移交人编制会计档案移交清册，列明移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和应保管期限等内容；
6、接管人按移交清册所列内容逐项核收，并由档案机构负责人、会计机构负责人（会计主管人员）、移交人和接管人在移交清册上签
名或者盖章。
七、会计档案的借阅使用
（一）财务部建立会计档案清册和借阅登记清册，由档案管理人员负责管理。
（二）会计档案原则上不得外借。如有特殊需要，经财务部门负责人批准，办理登记手续后，可以外借。外借时，需说明预计归还时间，并在借阅登记清册上予以注明，非特殊情况外借务必在十天内归还。
（三）借阅会计档案人员，不得在案卷中标画，不得拆散原卷册，更不得抽换。借阅会计档案人员，不得将会计档案携带出外，特殊情况，须经单位领导批准。需要复制会计档案的，须经财务负责人或单位领导批准后方可复制；向外单位提供原始凭证复印件时，必须有对方单位出具的盖有公章的证明或单位介绍信，经过本单位财务负责人批准，且派专人陪同复印。
（四）会计档案查阅的手续程序。
1、查阅人必须填具档案查阅申请单，请示部门负责人同意后方可查阅；
2、会计档案保管人根据财务负责人的审批意见，将查阅单位名称或人员、查阅初始时间、查阅目的和查阅或复印会计档案名称、卷号，填写在会计档案查阅登记清册相应栏内；
3、向查阅人提供会计档案，由查阅人在会计档案查阅登记清册借阅栏内签名并备注“查阅或复印”字样；
4、查阅或复印完毕后交回会计档案时，会计档案保管人员在会计档案查阅登记清册记录查阅或复印的内容，并由查阅人和档案保管人员在会计档案查阅登记清册中签名。
5、查阅或复印人员非特殊情况务必当天将所查阅档案资料归还档案管理人员。财务部内部人员借阅档案的，可推迟至五个工作日内归还。
（五）会计档案查阅地点的限定。查阅人通常应在会计档案室内查阅，如需带出档案室必须经财务部门负责人同意。会计档案查阅期限的限定。查阅人应在限期内归还所查阅的会计档案，档案管理员应登记收回日期。
（六）会计档案保管人员应当监督查阅或复印会计档案的全过程，严禁查阅人员在会计档案上涂写、拆封或替换资料。
八、会计档案保管期限
1、会计凭证保管15年；
2、会计账簿保存15年，其中现金和银行存款日记账保存25年；
3、会计报表保存10年，其中年度决算表永久保存；
4、发货票保管5年。
九、会计档案的销毁
1、会计档案保管期满，需要销毁时由档案部门提出销毁清单，汇同财务部门共同鉴定后，编制会计档案销毁清册，报经主管经理和上级主管部门批准后，方可销毁。对其中未了结的债权、债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权、债务时为止。
2、按规定销毁会计档案时，应由档案部门和财会部门、审计部门共同派人监销，监销人在销毁会计档案以前要认真清点、核对，销毁后，在销毁清册上签名盖章，并将监销情况以书面形式报告有关领导。
十、附则
1、本制度自颁布之日起实施，未涉及情况按国家有关规定处理。
2、附表：《会计档案保管期限表》﹙见下表﹚。
会计档案保管期限表