小圈ERP操作手册教程文件

小圈ERP产品PC端使用手册目录一、基本资料 01.1部门资料 01.2员工资料 (1)1.3仓库资料 (1)1.4货品分类 (2)1.5货品资料 (4)1.6 BOM清单 (4)1.7客户资料 (5)1.8供应商资料 (6)1.9账户资料 (6)1.10期初应付账款 (7)1.11期初应收应付账款 (7)1.12期初库存 (8)二、采购管理 (9)2.1采购申请单 (9)2.2采购订单 (12)2.3采购入库单 (13)2.4采购退货单 (14)2.5采购订单明细表 (15)2.6采购订单统计（按货品） (15)2.7采购订单统计（按供应商） (16)2.8采购入库明细报表 (17)2.9采购付款一览表 (17)三、销售管理 (18)3.1销售订单 (19)3.2新增销售单 (19)3.3销售出库单 (20)3.4销售退货单 (21)3.5销售订单明细表 (22)3.6销售订单统计表(按货品) (23)3.7销售订单统计表(按客户) (23)3.8销售订单统计表(按业务员) (24)3.9销售出库明细表 (24)3.10销售收款一览表 (25)四、库存管理 (26)4.1库存盘点 (26)4.2库存调拨 (27)4.3库存入库单 (28)4.4库存出库单 (29)4.5模拟生产 (29)4.6商品库 (30)4.7出入库明细 (31)4.8出入库统计 (31)五、收付款管理 (31)5.1预收、预付款单 (32)5.2收付款单 (32)5.3收付款报表 (35)六、设置中心 (36)6.1系统参数设置 (36)6.2角色权限设置 (39)6.3库存预警设置 (40)6.4审批设置 (41)小圈ERP产品PC端使用手册一、基本资料基本资料是使用小圈ERP的第一步，只有当基本资料全部录入后，软件才能正常使用。

基础资料部分总共包括11种小项。

1.1部门资料部门资料是公司的组织结构部门，是根据钉钉上的组织架构获取，生成之后可点击左边操作下方的笔状编辑按钮进行编辑，修改部门编号，部门名称等信息。

1.2员工资料员工资料是本公司使用小圈ERP的人员列表，是根据钉钉上本公司相应团队内的人员名单自动获取。

在本页面上，人员姓名是不能进行修改的，可修改的内容为手机、邮箱、备注、性别、状态可以打开下拉菜单选择。

红色方框：点击“编辑”下的笔状按钮，可以修改对应行人员信息。

紫色方框：该部分为可编辑内容，点击编辑按钮之后对应的部分就成为可编辑状态，可以进行相应的填写。

绿色方框：该部分为选择项，点击蓝色字，出现下拉框，可进行选择。

其中性别为“男”、“女”两个选项；状态为“启用”、“禁用”两部分状态，选用启用则表示该员工可登陆使用，选择禁用则表示该员工无法正常登陆使用小圈ERP产品。

1.3仓库资料在仓库资料中可以添加本公司的仓库信息，同时设置多级仓库，但是录入库存是只可以选择最后一级仓库。

左侧区域为公司仓库树状图，可点击△形状符号展开信息。

点击新增按钮可添加仓库，填写仓库名称等相关信息，选择上级仓库（若为一级仓库则可选择为无），然后再点击上方的保存按钮将该条信息保存至系统点击绿色框中的笔状按钮，则可对相应行信息进行修改。

删除仓库可先点击该行信息前的方框选中，然后点击上方的删除按钮进行批量删除。

如需要单独删除某条信息则可以点击该行操作下方的删除按钮进行删除。

删除仓库时需要从最下级仓库开始，有下级仓和已经录入商品的仓库无法进行删除。

1.4货品分类在添加货品之前先将公司的商品进行分类，目前货品分类支持多级分类。

可设置商品规格，商品单位等。

点击上方新增按钮添加新的商品分类，在页面中选择上级分类（若为一级分类则可选择为无），填写分类编码，名称，设置属性（固定三种原材料、半成品、成品），选择默认仓库。

点击保存按钮保存该信息。

点击笔状按钮对该行信息进行编辑设置。

勾选生成编码则在该分类下新增商品时自动根据设置的分类编号生成商品编号，如上图中九级分类的分类编码为1234，添加商品时会自动生成商品编码‘1234001’。

勾选生成名称则在新增商品时会根据分类名称和商品规格生成商品的名称，如上图中给九级下新增商品，规格为30*1会自动生成商品名称为‘九级30*1’。

点击规格信息和多单位下方的设置可对该分类进行设置。

规格只在最下级分类中设置。

设置页面如下图，点击启用则该条规格在系统中启用显示。

删除操作规则与删除仓库规则一致。

1.5货品资料添加商品时需要选择最下级的分类才可操作。

点击上方新增按钮添加商品信息，在货品分类勾选过生产编码则自动填写编号，勾选过生成名称，填写完规格属性，则自动生成货品名称。

同时将改行余下信息填写则可点击上方保存按钮保存信息。

所有货品的编号是唯一的，不可重复；货品名称可以重复。

删除操作可先勾选然后点击上方删除或者点击操作下的删除按钮。

已经创建单据引用过的商品无法删除。

如果货品资料比较多可以选择批量导入，先选择需要导入的分类（导入时也只支持在最下级导入），点击下载模板，在导出的模板上填写相关信息，保存该表格；点击导入按钮，选择相应文件，导入。

1.6 BOM清单BOM清单新增：1、成品名称，选择属性成品或半成品的货品。

2、必须填写版本号。

3、打钩是否默认BOM，是否启用：如果一个成品有多个BOM，可以将某一个BOM设置为默认BOM，在后续引用到BOM的时候，默认BOM会自动带出；如果BOM未启用，在后续引用到BOM的时候无法选择该BOM。

4、添加物料货品和生产时需要消耗的物料数量。

5、如果生产过程中会有一定的损耗率，必须在损耗率输入数值，这样才有充足的物料保证生产进度。

注：属性原材料的货品不可以成为BOM成品名称，属性成品的货品不可以成为BOM清单的物料。

1.7客户资料客户资料是保存有订单往来的客户资料和联系人资料的地方。

新增客户资料时先选择左侧客户分类，然后点击新增按钮，输入名称，发票名称，营业执照号码，税务登记证，开户银行，银行账号等信息点击保存按钮保存该条信息。

保存之后点击操作下方笔状编辑按钮添加联系人信息。

新增客户时发票名称，营业执照号码，税务登记证，开户银行，银行账号为选填项。

删除操作可先方框勾选然后点击上方删除或者点击操作下的删除按钮。

已经创建过单据的客户无法删除，但可进行编辑操作。

1.8供应商资料供应商资料是保存为公司提供原材料货品的供应商信息与联系人信息的地方。

操作与客户操作一致。

1.9账户资料账户资料为本公司内有资金流动的账户信息。

可根据本公司情况进行添加。

在操作收付款时进行选择。

点击上方的新增按钮，添加商品信息，选择账户类别，填写账户编码、账户名称、银行账号、期初余额等信息之后点击保存按钮进行保存信息。

1.10期初应付账款期初数据分为：期初应付账款、期初应收账款、期初库存3个菜单，用于记录账户初期的账款及库存数据。

1.11期初应收应付账款期初应收、应付款项主要用于记录针对于客户、供应商的期初应收、应付款项，在收付款中用于核销。

注：鉴于期初应收款项和期初应付款项类似，这边就只介绍期初应收款项功能，期初应付款项将不再做累述。

1.12期初库存期初库存是账户初期对库存信息的记录。

期初数据添加、删除、重置草稿功能：添加期初数据有两种方式，一种是在页面上直接添加，用户也可以自行下载模板，通过上传EXCLE表格进行导入。

对于不符合导入条件的EXCLE表格，系统会有报错提示。

期初数据的删除操作与其他单据的删除、重置草稿相同：草稿状态和驳回状态的单据才可以删除；系统根据用户在后台设置的参数进行严格控制，不符合重置条件的单据会给予相关提示。

二、采购管理共分为4个业务菜单和5个报表菜单。

2.1采购申请单功能菜单：新建或删除采购申请单。

列表筛选菜单：筛选已建采购申请单。

采购申请单列表：显示所有的采购申请单。

2.1.1新建采购申请单功能区：对单据进行新建、编辑、删除等操作。

新建：放弃目前页面的数据，新建采购申请单。

编辑：对暂存的草稿单进行再次编辑内容。

暂存：对当前的采购申请单保存为草稿状态。

提交：对当前单据生成正式采购申请单或提交至审批流程，有审批人进行审批。

删除：删除该单据以及内容。

（已生效的单据无法再此处删除）导出：将当前单据导出为电子表格格式。

打印：将当前单据打印出来。

功能：包含转入、追溯、重置草稿和审核信息，4个子菜单。

转入：当前单据内容由那个销售单转入。

需要先建立销售单数据。

追溯：该采购申请单的来源单据和去向单据重置草稿：将生成的采购申请单，改为草稿状态。

注：1、新建或草稿状态的采购申请单无该菜单；2、已被采购单引用的采购申请单无法直接重置为草稿状态。

3、开启审批流程的单据只能由审批人来重置草稿。

）审核信息：审批流程中的相关信息；未开启审批流程无内容。

返回：返回采购申请表列表页面。

2.1.2：单据信息单据号码：编号规则在设置的自动编号设置中设置。

如未开启“允许手动修改单号”，此处单号无法修改编辑。

单据日期：单据的建单日期。

预交日期：预计交货日期。

（预交日期必须晚于建单日期。

）请购人：申请采购人，可以为非账号所有人。

2.1.3：申请采购物资信息用于选择货品以及创建相关资料操作：新建一条申请采购的商品信息。

删除该条货品信息。

查询所选货品的库存数量。

货品名称：点击后在货品资料列表中选择货品。

注：点击该处的空白处，将按照货品创建的时间，来排列显示商品。

2.1.4：单据备注信息填写该单据的备注信息。

2.1.5：预付款信息填写该采购申请单的预付款金额以及付款的相关账户信息。

2.1.6: 单据的状态分为：草稿、生效和一（二、三）级审核；2.1.7: 筛选菜单提供按照：单据建单时间；单据预交日期；单号号码；供应商名称；业务员名字或单据的状态，6种筛选模式。

2.1.8采购申请单列表用于查看单据的详细信息，并可以对需要删除的单据信息选择。

2.2采购订单功能菜单区：提供新建或删除采购订单。

筛选菜单区：筛选已建采购订单。

单据列表区：显示所有的采购订单以及相关信息。

2.2.1新建采购订单操作菜单：对单据进行新建、编辑、删除等操作单据信息：编辑该单据的供应商、建立日期、预交日期、业务员以及计税方式等信息。

（计税方式：分为含税价、不计税和不含税价。

即：采购订单的货品信息栏中的货品所填写的单价本身是否含税或不启用税率。

)单据备注信息栏：该单据的相关备注信息内容。

单据预付款项信息栏：该采购订单的预付款项金额以及付款账号信息。

功能菜单：新建或删除采购入库单。

列表筛选菜单：筛选已建采购入库单。

采购入库单列表：显示所有的采购入库单以及相关信息。

2.3.1新建采购入库单操作菜单：对单据进行新建、编辑、删除等操作单据信息：编辑该单据的供应商、建立日期、预交日期、业务员以及计税方式等信息。

单据备注信息栏：该单据的相关备注信息内容。