商务信函的写作

作业



通过前面的催款函您得到德顺公司的答复如下： 1、余款酷歌公司愿意支付，但是今年酷歌公司在和 德顺公司签署的买卖合同中规定，这批鞭炮“向太 平洋保险公司购买了客户人生意外保险”此保险的 赔率为“80%”保险号为“渝太201201978.” 2、今年在销售鞭炮过程中，此鞭炮自然导致一客户 双手截肢，通过相关权威部门评估所有费用为180W ，并且保险公司业务A于2013年2月20日前往客户B 那里核险。相关材料已经送往重庆太平洋保险公司 理赔部。但是保险公司回复必须由德顺公司出面索 赔。 请你为客户B向保险公司提交索赔函
2.正文：包括开头、主体、结尾



开头：写明起因或写信的出发点，或承接开头语陈 述复信的理由。开头语是商务信函的起始部分，应根据 具体情况确定。如主动发信，写“您好”“见信好”等 礼节性用语，再说明发信意图，表明主旨；如是复信， 可先采用“收到贵公司的来函，非常荣幸”等，或说明 于何日收到了对方有关商洽什么内容的商函。 主体：可根据发函的目的、所要表达的内容、理由、 经过、要求、打算、措施等作充分的陈述。一般情况下， 只要做到表述清楚，具体明确写出发信或复信主要内容， 用词确切，简明就可以了，不必过于拘泥于格式和文本。 结尾：用一两句结尾应酬语表示对收信人的礼貌周 到。例如提出联络事由的信函，结尾可用“拜托之处， 将不胜感激”；询问报价、寄样等商函，可用“盼望回 复”，“敬候佳音”等等。
练习




重庆酷歌商贸有限责任公司2012年12月20在 德顺公司进购10000件鞭炮，单价300元/件。 当时协议规定: 1、这批货物用于春节销售，未销售完的于 2013年2月25日返回公司，公司并扣除进价5% 的损失。 2、酷歌公司12月20日支付货款70%，余款于 2013年2月25日退回货物时结清。 见下页


练习

假如前面重庆立信市场研究有限公司订购 的HP Color LaserJet 2820 彩色激光一体机 。 此笔业务已经发生。目前有4台机器不能正 常运作，希望HP重庆经销商派代表来维修 。立信的地址是“重庆市场沙坪坝区宏泰 大厦17-2，联系人为你自己（行政主管）



（四）订购函 XX公司销售部： 非常感谢贵方XX年XX月对我方有关户 外照明设备询问价格的复函。我们得悉， 贵方能以现货供应。今随函附上订购该产 品的正式订单，请及时按附上的1订单所填 写的规格、型号、数量装运。 XX公司 二〇一二年二月二十三日
练习

重庆立信市场研究有限公司通过同行的推 荐，有意购买20台HP Color LaserJet 2820 彩 色激光一体机的打印机，但需要进一步了 解机器的详情和价格。故向重庆惠普总经 销商顺德有限公司销售部发出询价信。

（二）推销函： 尊敬的先生/女士： 您好！ 非常高兴能随函附上一本有关我公司生产的婚纱样品 图册。我公司在同行中历史最为悠久，产品一向以款式新 颖、工艺考究、质地优良驰名中外。多年来，中外顾客有 增无减。如果您也有兴趣，可以享受试销优惠。届时您会 惊喜地发现，我公司产品确实名不虚传，有口皆碑。如何？ 您想试试吗？请尽快回函，谢谢！ 天禧婚纱用品公司 二〇一二年二月八日
谢谢Βιβλιοθήκη



（一）询问函: 广东先力研磨有限公司通过同行的推荐，有意购买山东力帆机械 工程有限公司的HVE-20型研磨机，但需要进一步了解机器的详情和 价格。故向山东力帆机械工程有限公司销售部发出询价信。 关于询价的函 尊敬的先生/女士： 您好！ 多位同行向我们推荐了贵公司生产的HVE-20型研磨机，深知其 为国内名牌产品。我公司目前需要该研磨机若干台，有意订购贵公司 的产品。贵公司能否将研磨机的产品性能、配套装置等有关细节资料、 价格目录及结算方式等寄给我公司，供我方参考。 若贵公司能在7月14日前回复，我方将不胜感激。再次感谢，盼 望回复。 联系地址：XXXXXX 联系电话：78945612 顺颂 商祺！ 顺便祝你工作顺利的意 思 广东先力研磨有限公司 二〇一二年七月八日




3.祝颂语 所有的商务信函结束都要使用祝颂语。恭祝/敬希 /顺颂+商祺/金安/生意兴隆 等。 4.落款
在正文后偏右写发信者的单位名称或个人名称。 其中个人姓名前要写职务，或把发函人的姓名附 在企业名称后面。日期写在名称下方。 5.附件

在落款左侧靠下方，写“附件”或“附”，然后 注明附件的名称和件数，常用的有商品目录、价 格表、订货单、催款单、样品图表和收据等。
三、特点

特点：商务性、联络性、凭据性、简洁性、 适度口语化
四、结构形式


（一）结构形式： 称谓+正文+祝颂语+落款+附件 （二）写法
1.称谓：对收信人的称呼，包括单位和个人称谓， 根据具体对象而定。两种形式：一种是泛尊称：尊 敬的先生/女士；一种是使用具体指姓或指全名的 尊称。这一类是对写信人认识的受文者或很明确要 发给的人，如：尊敬的黎明总监，单位名称要写全 称，如果单位名称和负责人都要写，则单位在上， 负责人及职务写在下一行。


练习

请为我们学校给2013届高中毕业生写一封推 销函，并且在函中要重点推销我系的专业 。


（三）联络函 XX维修部负责人： 您好！ 我公司去年4月购入贵公司一台MX4500型号 的大图胶印机，由于对这种建有多用功能的机器 不熟悉，现已造成故障，希望贵公司能安排相关 技术人员上门维修。我公司的地址是广州市XX路 32号；电话号码是12345678；联系人黎明。 若能及早得到贵公司的帮助，我们将感激不 尽。 XX印刷制品公司行政部 二〇一二年四月三日
（五）催款函
催款函
××公司： 这是催款函的主体部分，应清楚、准确、简 截至×年×月×日，我公司帐面尚有贵公司欠款×元（大写人民 明地写出双方发生往来的原因、日期、发票 币×圆整）。按照与贵公司的有关合同协议的约定，贵公司应当在× 号码、欠款的金额、拖欠的情况及催收的要 年×月×日之前支付上述款项，但我公司至今仍未收到该笔款项。因 求，以便使受文单位明确情况，及时地交款。 此，特请贵公司能够在近期内及时向我公司支付上述款项。如贵司仍 催款函要清楚、准确地写上双方单位的全称 和账号。必要时，要写明催款单位的地址、 不能按期支付，我公司将按有关规定(或约定)向贵公司追索欠款利息， 电话及经办人的姓名，若是银行代办催款的， 甚至采取相关法律措施,届时，贵公司可能要承担诉讼而带来的更大损 还必须写明双方开户银行的名称及双方账号 失。 名称和账号。 如有特殊情况，请即与我公司×××联系，手机：×××××， 文后后一般用惯用语“特此函告”作结。 邮编：××××，地址：××××。 特此函告。 ××公司（印章） ×年×月×日


续上
重庆酷歌公司今年销售情况如下：总销量为 8500件，退回1500件。但是退回时酷歌公司 并为结清余款。并且截止目前都为结清余款 ，假如你是德顺公司的业务员，并且此业务 是您负责的，请为德顺公司写一封催款函至 酷歌公司？
（六）索赔函 XX公司： XX年X日，由贵厂发出的集装箱运输车运送的铝材发 索赔条款主要包括五项内容： 生了下述意外情况： ①简述事由。 经查，该批铝材含量在90%以下者约占42%，不符合 原定规格30mX0.2m的线型铝材共有122条，占总货量比重 ②陈述违约事实。 的29%，显然是货不对版。首批到货即出现这样的遗憾， ③说明索赔理由。 使我们自然对今后的进货深感不安。因而，我们希望贵方 ④陈述对方违约给自己带来的损失。 能按合同约定对此次问题作妥善的处理，并保证今后装货 ⑤提出具体的索赔要求。 不再发生这样的意外。 我方已于XX日电告贵方，兹将本地商检局检查凭证 附上，再以书面告知。 XX省铝业贸易有限公司 二〇一二年七月五日
商务信函的写作
吴义强
一、定义

商务信函简称商函，是指在商务活动中交 流信息、联系业务、洽谈贸易、磋商和处 理问题的信件，目前主要通过邮寄、电子 邮件、传真、电传及电报等方式来进行信 息传递。
二、种类



种类：1.按具体业务项目或内容，一般分为联络 函、咨询函、推销函、订购函、催款函、寄样函、 索赔函、理赔函、报价函、还价函、致歉函、谈 判函、调解函、婉拒函。 2.按行文对象，可分为对上级主管部门、对客户 或协作单位、兄弟部门等。对上级主管部门多以 公函形式出现，属于行政公文范畴；对客户或协 作单位，是商务开展过程中最常见的沟通手段。 3.按行文方向，分去函和复函。
练习


重庆糖业总公司向贵州生物有限公司订购货物及要求如下 。 订购桔水要求： 1、桔水含糖量48%以上 2、要求安排在糖业公司江北分厂、长寿分厂供货 3、具体价格按照贵公司的安排 4、5个月总量3万吨 订购蔗渣要求： 1、需要打包好的蔗渣 2、要求安排在长寿地区周边糖厂供货 3、5个月平均数量供应 5万吨 4、具体价格按照贵公司的安排
五、商务信函的写作要求




1.内容正确、目的清楚、表述具体。产品价格、名称、规 格、数量要写清楚。观点要正确，文字表达要准确。条理 要求清晰，忌笼统粗犷、含糊其辞和抽象化。 虽然我公司同意回收完好的退货，但我方无法同意回收有 缺损的退货。 我公司只接受可再度销售的退货。 2.文字简洁、态度礼貌、语气委婉。 贵方在提交订购产品清单时遗漏了交代产品型号。 请速致函我公司贵方尚未提交的产品清单型号，以使我公 司立即将订货发出。 3.明确责任、划定界线、分清权限。 出于对合作顺利开展负责的态度，我公司认为，贵公司在 资产重组正式法律文本还没有正式签署之前，要求我公司 提供详尽的财务报表，似乎甚为不妥。