关于规范公司财务事项的通知(1)

关于规范公司财务事项的通知(1)

昆明德联贸易有限公司文件

昆德[2012]001号

关于规范公司财务事项的通知

公司各部门：

为规范公司会计核算基础，准确、及时地核算和反映公司债权债务和成本费用支出，针对公司目前财务借款、报帐、支付款项，以及合同管理实际，经公司研究决定，对涉及公司各部门与公司财务部门在单据填写、审核报销程序等方面的事项明确如下，希公司全体员工认真遵照执行。

一、员工借款项事

公司员工因工作需要或办理公司事务需要事先暂借现金的，须填写《现金暂支审批单》，详细注明待办事项和需借款项金额，经审批后向公司出纳人员支取现金。

员工因所办事务需要，未向公司财务借支现金而由员工个人垫付现金的事务，仅限于非工程材料、机械设备租赁、劳务人工和资产购置以外的餐饮、娱乐、办公用品及电话、差旅费和市内交通。

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采供部采购人员因采购业务需要从公司以外（包括采购人员）借入现金垫付材料采购款的，应通知公司财务负责人，并于事后办理借入和暂借手续，对不补办手续的，由采购人员自行承担，公司不承担还款义务。

借款人从公司借出现金只能用于审批单规定事项，超过审批规定事项的支出，须另行办理借款审批。

公司员工非因公原因不得从公司财务借支现金，更不得编造事由从公司财务借出现金挪作私用。

二、费用报销程序

公司员工借款或垫款办理的公司事务，均应取得相应的发票单据，并分类粘贴，于月内，最迟不得超过所办事项30天内办理报销事项。

公司员工办理帐务报销须填写《费用报销清单》（非工程材料、机械设备租赁、劳务人员），随单附上所有原始单据，经主管领导签署意见后，报公司财务审核其欠款情况，并签署意见后，交公司总经理审批。

经公司总经理审批的费用报销，交由公司会计人员进行帐务处理后转出纳人员办理付款，对暂时无资金支付的费用报销，会计人员在进行帐务处理时列入应付员工款，待有资金时通知员工领取。

公司员工报销费用应先冲其在公司财务的借款，对无特殊原因超过三个月未冲销的公司借款，公司财务将从员工本

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人工资中分期或一次性扣回。

三、材料收发及材料款支付程序

材料采购由材料部根据项目部计划组织材料供应，工地材料员负责查验数量办理收料，并向供应单位开具《收料单》。

《收料单》只对项目工程使用的材料开具，对项目工地购买的固定资产、工具用具、修理用材料、办公用品、物料用品，不得开具《收料单》，按公司费用开支管理规定和费用报销程序处理。

项目工地材料员工具的《收料单》财务记帐联，应于收料后7天内交公司财务部会计办理签收，材料员将收料单交公司会计时应由双方办理交接手续。

工地材料员填写《收料单》的材料名称必须使用规范名称，不得自编或简化材料名称；材料规格型号应标明清楚。

公司财务人员对收到的材料单据应在公司支付材料款前录入计算机数据系统，并定期与供应单位核对单据是否全面、准确。

材料付款由材料部根据公司可分配资金，与公司财务联系列出各供应欠款明细清单，确定具体支付金额，并通知供应商与公司财务办理付款手续。

供应商根据公司确定支付材料款额度，将项目工地材料员开具的《收料单》结算联交与材料部填写《工程款项支付

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审批单》，并将结算联（红联）附于后到公司财务办理付款手续。

材料员从公司借款购买的材料，由采购人员将材料送达项目工地后，向工地材料员取得收料单结算联，随同材料收清单（供应商开具的销货清单、送货清单等）、购料发票，分类粘贴，并填写《费用报销清单》，经公司领导审批后到公司财务办理报销手续。

四、工程劳务及机械设备租赁费用支付程序

项目工地安排劳务队伍进行工程施工，应由项目经理开具任务单交施工员下达劳务单位组织施工，施工员应记录劳务单位实际完成工作量，并按月与劳务单位办理工程（作）任务量大确认，填写《工程任务书》交公司预决算部审核。

项目工地对所使用的租赁机械进行的机械施工作业，应建立台班工时使用记录，月末根据记录填写《机械台班结算单》，连同工程任务书交公司预决算部审核。

公司预决算部对项目部报送的劳务人工、机械台班工程进度签证单应依据施工预算、预算变更等实际工程完成情况进行审核，并按劳务单位、出租单位分别填写《月份工程进度审批单》，经项目经理和乙方负责确认、公司领导审批后交公司财务办理成本核算。

公司有资金支付工程人工、机械款时，由项目经理根据公司确定的支付各劳务队伍、机械出租商付款金额通知劳

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务、机械单位与公司财务办理付款手续，或由项目经理指定人员代为办理，填写《工程款项支付审批单》即可交公司财务办理付款。

五、合同管理及合同款项的支付

公司购买商品产品、取得劳务服务和租赁业务，均应与提供单位或个人签订相应的经济合同。

公司工程项目中标后，由预算部门根施工图和实际材料、劳务和设备价格编制成本预算，列明材料数量、劳务工作量和设名称及相应的成本，经公司总工审核后报公司财务部作为核算和控制施工成本的依据。

属于项目工程相关的材料采购、机械设备租赁等合同，由采供部与供应和提供单位商谈合同条款，经预决算部审核后，由公司分管副总代表施工单位与供应商和设备出租商签订相应的合同。属于项目工地与劳务队伍签订的合同，由项目经理与劳务单位商谈合同条款，经预决算部审核后，由公司分管副总代表施工单位与劳务单位或个人签订劳务合同。

预决算部对所有工程合同应依据施工图预算审核，并签署意见报公司分管副总决定。

非工程项目所购买商品产品或取得劳务服务需签订的合同，由经办部门负责人与供应单位或个人商谈合同条款，经公司主管副总请示公司总经理后确定合同签订事项。

公司各部门对外签订的所有合同，均交公司行政办公室6

登记，涉及财务经济事项的经济合同，在合同执行期间应交公司财务按合同规定履行付款审核，合同执行完毕后由公司财务移交行政办公室保存。

所有涉及按合同预付、支付的业务，在第一次办理支付时，均需将合同原件送公司财务办理付款审核。

六、财务单据的填写要求

自本通知执行之日起，公司员工办理借款、财务报帐，均应按财务部门最新单据格式逐项填写，凡使用与新单据不同的单据填写的，公司财务一律不予接收。

所有财务单据上列明的项目，均应按要求填写清楚，对填写不清的，公司财务负责人不予审核。内部单据的“部门名称”按员工本人所在部门名称填写；“付款事由”应详细注明所办理事项，对不同事项应分行填写，不得合并或模糊；涉及合同的事项，应按合同约定填写摘要。

本通知自发布之日起执行。

特此通知。

昆明德联贸易有限公司

二0一二年二月六日

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