内外部沟通流程程序
公司内外联络与沟通流程
公司内外联络与沟通流程一、引言沟通是公司内外各个层级之间理解和交流的关键，是确保员工、管理层和外部合作伙伴之间有效合作的基础。
本文将重点讨论公司内外联络与沟通的流程，探讨如何优化这一流程以提高工作效率和组织绩效。
二、公司内部沟通流程1. 内部会议公司内部会议是促进团队沟通和决策的重要方式。
会议的召集应提前通知参与人员，并提供议程和相关资料。
会议期间应确保每位参与者有充分发言的机会，鼓励讨论和分享意见，避免个别员工或部门在决策过程中被边缘化。
会议结束后，应及时记录和分发会议纪要，以确保所有参与者对决策的理解一致。
2. 内部沟通工具除会议外，公司还应提供便捷的内部沟通工具，如企业微信、内部邮件群组等。
这些工具可以用于信息共享、问题解决和团队协作。
使用这些工具时，应注意信息的及时性和准确性，避免信息传递的不清晰和误解。
同时，也要避免信息过载，确保信息的重要性和紧急性与接收者的工作职责相匹配。
3. 内部培训和工作坊公司应定期开展内部培训和工作坊，以提升员工的专业能力和沟通技巧。
这些培训和工作坊可以通过内部专家、外部顾问或其他员工分享经验和知识的方式进行。
培训和工作坊的内容应与员工的工作职责和发展需求相关，并通过反馈和评估来不断改进和调整。
三、公司外部沟通流程1. 客户沟通与客户的沟通对于保持良好的业务关系至关重要。
公司应确保客户沟通专人负责，及时回复客户的咨询和问题。
与客户的沟通可以通过电话、电子邮件、在线会议或面对面会议等方式进行。
无论采用何种方式，都应关注客户需求，清晰表达公司的立场和政策，并主动解决客户提出的问题。
2. 合作伙伴沟通与合作伙伴的沟通有助于建立长期合作关系和共同成长。
公司应注意与合作伙伴的信息共享和协作，及时提供更新的合作计划和目标，并与合作伙伴保持密切联系。
定期会议或电话会议是与合作伙伴进行沟通的常用方式，但也可以根据实际情况灵活选择其他合适的沟通方式。
3. 社交媒体和公众关系通过社交媒体平台和公众关系活动，公司可以与外部利益相关方建立联系，提高品牌知名度和声誉。
内外部沟通控制程序
内外部沟通控制程序1、目的:确保质量体系运行过程中，公司与内外部不同层次和职能部门之间，就质量管理体系的过程及其有效性进行沟通。
1.适用范围:适用于公司质量体系内外部信息沟通的控制。
3 .职责：3.1办公室负责公司内外行政信息的沟通。
3.2品管部负责内外质量信息（包括顾客投诉的处理）、仪器校验机构信息的沟通.3.3技术部负责对内外技术信息（包括法律法规要求）的沟通.3.4销售负责对顾客信息的沟通.3.5车间负责对供、销部门、技术部信息的承接与反馈。
3.6车间负责，同时与设备制造厂商保持信息沟通。
3.7供应部负责对供应商信息的沟通.4.工作程序；4.1沟通方式;公司内外部沟通方式主要采取以下几种方式：会议、简报、调查表、宣传栏、电话、上网、登报、及拜访等。
4.2沟通的内容:4.2.1 内外行政信息;4.2.2 内外质量信息（包括顾客投诉的处理）、仪器校验机构信息;内外技术信息（包括法律法规要求）;4.2.34.2.4 顾客、供应商信息;4.2.5 设备制造厂商保持信息及部门间信息;4.3 沟通的频次:4.3.1 内外行政信息沟通:4.3.1.1公司管理干部办公例会每周2 次.4.3.1.2每年年底办公室调查各部门员工培训需求一次.4.3.1.3保持与当地政府机关的经常联系,及时发布政府的通知及相关决议精神、公司的公告等。
4.3.2内外质量信息（包括顾客投诉的处理）、仪器校验机构信息的沟通:4.3.2.1对内外质量信息的沟通应有及时性.按< 检验和实验程序>\< 不合格品控制程序>\< 纠正与预防措施控制程序>\< 内部质量审核控制程序＞执行.4.3.2.2仪器校验机构信息的沟通,按《测量和监控装置控制程序》执行。
4.3.3内外技术信息（包括法律法规要求）的沟通:4.3.3.1内外技术信息（包括法律法规要求）的沟通应及时,按＜工程变更控制程序＞执行.4.3.4顾客、供应商信息的沟通;4.3.4.1顾客、供应商信息的沟通应及时,按＜顾客满意度调查控制程序＞\＜顾客要求管理程序＞\＜顾客财产管制程序＞\＜采购管理程序＞\＜供应商管理程序＞执行.4.3.5设备制造厂商保持信息及部门间信息沟通;4.3.5.1与设备制造厂商信息沟通按＜设备管理办法＞执行.4.3.5.2部门间信息沟通按＜生产控制程序＞\＜制程控制程序＞执行.4.4 沟通的实施:4.4.1内外行政信息沟通公司每周进行管理干部例行会议,由管理者代表组织,针对公司现有状况进行讨论, 提出改善办法.每年年底办公室调查各部门员工培训需求一次,结合公司培训需求,汇总成＜年度培训计划＞呈管理代表审批.保持与当地政府机关的经常联系,及时发布政府的通知及相关决议精神、公司的公告.积极参加政府机关号召的活动,并将精神传达到公司员工;严格执行公司决定,做好解释与善后工作.4.4.2内外质量信息（包括顾客投诉的处理）、仪器校验机构信息的沟通实施按本文件4.3.2.1~4.3.2.2 执行.内外质量信息（包括顾客投诉的处理）沟通实施流程如下:A 异常报告时机：A. 1 当发现制造过程有质量状况异常时,权责人员均应立即通知品管部人员。
内外部沟通控制程序(含表格)
内外部沟通控制程序（依据GB/T19001-2016 idt ISO9001:2015标准编制）1.0目的运用有效的沟通方式,使公司全体员工在和谐、友好的氛围中开展工作,为更好地完成和实现公司工作任务与既定发展目标而达成共识,通力协作并有效地与相关方进行沟通协作以实现组织目标。
2.0范围公司全体员工、各职能部门以及相关方。
3.0职责3.1企业管理部负责公司内横向、纵向的沟通协调工作；以及与外部相关方进行沟通联络。
3.2营销中心负责与客户的沟通。
3.3品质部负责客户抱怨、供货商材料不良处理及内部各部门之间的沟通。
3.4 采购部负责与供应商及外发加工厂之间的有效沟通。
4.0工作程序4.1内部沟通4.1.1内部沟通方式包括但不限于以下形式：内审会议、管理评审会议、公司大会、主管例会、部门会议、班组会议、书面联络、电子平台、现场交流、电话联络、公告、标语。
4.1.2内审会议、管理评审会议参照《内部审核控制程序》、《管理评审控制程序》规定执行。
4.1.3公司大会。
4.1.3.1会议内容包括：上月重大事件的回顾与总结，后期公司发展方向性展望与宣导。
4.1.3.2会议由企管部经理主持，公司全体人员必须参加。
4.1.4主管例会4.1.4.1一般为每月一次。
a.会议内容包括上周各部门重大事件的回顾与总结，后期各部门发展的计划与展望，对各部门的合理建议。
b.主管例会由部门负责人轮流主持，由各部门负责人参加。
必要时，部门负责人可带与会议相关的本部门员工参加会议。
c.会议记录执行情况由企业管理部追踪落实，并于下一次主管例会上公布。
4.1.5部门会议4.1.5.1各部门根据部门运作情况召开部门会议。
4.1.5.2部门会议一般由部门负责人主持，部门内中基层干部参加；必要时可全体参加，部门会议可形成记录。
4.1.6班组会议4.1.6.1班组会议可采用早会、班前会等形式进行。
4.1.6.2班组会议由班组长主持，各班组员工参加。
SOP-04对内外沟通标准程序
1.0目的为了规范公司对内对外信息沟通，确保体系的有效运行，特制定本程序。
2.0适用范围本程序适用于公司所有对内和对外有关社会责任的信息沟通的活动。
3.0职责3.1 行政部负责与内部员工、当地政府、工会和其他外部利益相关者的信息沟通。
3.2 采购部负责与供应商和分包商的信息沟通。
3.3 客户代表负责与客户（买方）的信息沟通。
3.4 管理者代表应提供指导和支持，必要时报公司高层批准。
3.5 其他各部门和工人代表应支持和配合对内对外信息沟通。
4.0工作程序4.1 总则4.1.1 信息沟通可以采用口头或书面形式，也可以采用其他适当的方式，如电话、传真、电子邮件、座谈会、研讨会和新闻发布会等。
4.1.2 对内对外信息沟通均应保存适当的记录和证据。
4.1.3 一旦收到有关质疑、质询和投诉信息，应尽快核实质疑和投诉人的身份（包括姓名、职位、服务机构和联络电话等），查清质疑或投诉的原因。
4.1.4 应针对质疑或投诉的问题解释公司政策和程序，妥善处理质疑和投诉事件，并及时作出反应。
重大问题应报高层经理批准。
4.1.5 一旦发现有违反公司政策、法律法规或 SA8000标准的事项，应及时采取补救和纠正行动。
情况严重时，应及时报告总经理。
4.1.6 信息沟通过程中，应注意保护个人隐私和公司商业秘密。
4.1.7 若有员工向外部提供公司资料，应解释公司内部投诉和申诉程序，不得采取惩罚或歧视性措施。
4.2 对内信息沟通4.2.1 公司社会责任政策、管理体系运行情况，由行政部负责及时传达到公司各部门及员工。
4.2.2 社会责任管理体系运行中产生的信息资料，应根据政策和程序要求及时传达到相关部门和人员，并记录其内容和处理结果。
4.2.3 员工的咨询、质疑和投诉，由工人代表或者行政部收集，并负责答复。
4.3 对外信息沟通4.3.1 与供应商的信息沟通由采购部负责，与客户（买方）的信息沟通由客户代表负责，与当地政府，工会和其他外部利益相关者的信息沟通由行政部负责，管理者代表应提供指导和支持，必要时报高层经理批准。
内外部沟通控制程序
内外部沟通控制程序简介内外部沟通控制程序是一种用于控制组织内部和外部沟通的程序。
这个程序可以帮助组织管理者控制员工的外部沟通，保护组织的机密信息，同时也可以提高组织内部沟通的效率。
在本文档中，我们将会介绍这个程序的主要功能和使用方法。
主要功能内外部沟通控制程序有以下主要功能：管理外部通信：内外部沟通控制程序可以帮助管理员控制员工的外部通信。
管理员可以设置相应的规则，如：禁止员工使用社交媒体，禁止员工发送机密信息等等。
当员工想要进行外部通信时，系统会弹出警示窗口，提醒员工是否需要继续进行外部通信。
记录外部通信：内外部沟通控制程序可以记录所有的外部通信。
管理员可以查看员工的通信记录，以确保员工不会泄露机密信息或者进行其他不当行为。
此外，系统也可以监控员工的外部通信，以及时发现异常情况。
支持内部通信：内外部沟通控制程序可以支持组织内部通信。
管理员可以设置相应的规则，如：禁止员工发送垃圾邮件，禁止员工讨论机密信息等等。
此外，系统还可以支持内部邮件、聊天、公告等多种通信方式，以提高组织内部沟通的效率。
安全控制：内外部沟通控制程序可以对组织的通信进行安全控制。
系统可以对外部通信进行传输加密，保护机密信息不被窃取。
同时，系统还可以防止外部黑客攻击，防止绝大部分的网络安全问题。
使用方法管理员可以通过以下步骤使用内外部沟通控制程序：1.下载安装内外部沟通控制程序，根据提示进行安装。
2.进入程序主界面。
在主界面中，管理员可以设置相应的规则，以控制组织内部和外部通信。
3.选择想要控制的通信方式。
系统可以支持邮件、聊天、公告等多种通信方式。
4.设置相应的规则。
管理员可以设置通信规则，如：禁止发送机密信息、禁止发送垃圾邮件等等。
5.应用规则并保存。
管理员可以点击“应用规则”按钮，以应用相应的规则。
6.监控通信记录。
管理员可以随时查看员工的通信记录，以确保员工遵守通信规则。
7.维护系统安全。
管理员应该定期更新系统版本，保证系统的安全性。
内外部沟通部门工作流程管理制度
内外部沟通部门工作流程管理制度一、背景介绍随着企业规模的扩大和业务范围的提升，内部各部门间的沟通变得越来越重要。
因此，建立一个高效的内外部沟通部门工作流程管理制度对于企业的发展至关重要。
本文将从工作流程、目标设定、沟通工具、会议管理、问题反馈和评估反馈等方面探讨内外部沟通部门工作流程管理制度的建立。
二、工作流程1. 信息流动：a. 内部沟通部门负责收集和整理各部门的沟通需求；b. 确定信息传递的渠道，如内部沟通平台、邮件等；c. 定期发布内外部沟通信息，确保信息流动畅通。
2. 协调工作：a. 内部沟通部门负责协调各部门间的工作进展；b. 确定工作任务的负责人和时间节点；c. 随时跟进工作进展情况，及时解决问题。
三、目标设定1. 确定目标：a. 定期与各部门负责人开会，明确沟通目标；b. 确定内外部沟通的重要事项和关注点。
2. 目标分解：a. 将整体目标分解为各部门目标，并设定达成时间；b. 确定各个目标的关键结果指标。
3. 目标回顾与评估：a. 定期回顾各部门目标的达成情况；b. 分析目标达成的原因和影响；c. 根据评估结果调整目标设定和工作方向。
四、沟通工具1. 内部沟通平台：a. 确定内部沟通平台的选择和使用规范；b. 鼓励员工使用内部沟通平台进行交流和分享。
2. 会议工具：a. 确定适合企业的在线会议工具，确保沟通高效；b. 会议记录和会议纪要的编写和传达。
五、会议管理1. 会议策划：a. 确定会议目的和议程；b. 邀请相关人员参加会议。
2. 会议组织：a. 提前通知参会人员，并发送会议邀请函；b. 安排会议场地和设备。
3. 会议记录：a. 指定会议记录人员，记录会议内容和决议；b. 整理会议纪要，并及时传达给相关人员。
六、问题反馈1. 建立问题反馈机制：a. 内部沟通部门负责接收和解决各部门的问题；b. 提供问题反馈的渠道，如邮件、内部沟通平台等。
2. 及时响应和解决问题：a. 确定问题的优先级和紧急程度；b. 指派专人负责问题的解决；c. 及时跟进问题解决的进展情况。
内外部沟通程序
文件编号：GF/QP001第三章内外部沟通程序1 目的确保与员工及顾客就相关质量信息进行相互沟通。
2 适用范围各类质量信息的内外部交流沟通。
3 职责和权限3.1总经理建立内部沟通系统，主持公司层级会议。
3.2 质量部负责质量方针、目标、审核、管理评审信息和质量信息的传递和沟通，负责有关质量问题与顾客的沟通。
3.3 各部门负责本部门范围内的相关信息的上传下达和横向沟通。
4 工作程序4.1 内部沟通的形式内部沟通可视情况和需要采取请示、汇报、会议、文件、网络电话等传递形式。
4.1.1 请示超出部门或岗位职责权限范围的工作应向直接领导请示后进行，直接领导不便联系且事情紧急时可越级请示，事后应向直接领导汇报。
4.1.2 汇报下级应及时向上级汇报布置工作的完成情况、工作中遇到的问题、经验教训和改进的建议。
汇报可采用个别口头汇报、在各类会议上汇报或邮件、书面汇报的方式。
文件编号：GF/QP0014.1.3会议4.1.3.1 厂务会议（包括管理评审会议）根据需要，由总经理不定期主持召开厂务会议，听取他们在进行质量管理时所遇到的困难和对质量管理的改进意见，并进行处理，全体中层以上干部参加。
关于质量管理评审的厂务会议至少每年召开一次。
综合办公室负责《签到表》和《会议记录》。
4.1.3.2质量例会质量部部长主持每周一次的相关部门的部长及车间主任级质量例会：1）讨论本周发生的一些质量和质量管理的问题。
2）传达公司对质量管理的意见﹑要求和改进。
3）听取主管们在进行质量管理时所遇到的困难和对质量管理的改进意见，并进行处理。
4）对上周布置的事项完成情况进行跟踪检查。
指定人员负责《签到表》和《会议记录》。
4.1.3.3部门会议各部门主管至少每月召开一次本部门质量会议：1) 传达公司对质量管理的意见、要求和改进方针。
2) 总结上阶段工作情况，布置本阶段工作重点，协调解决相关问题；3) 听取他们在进行质量管理时所遇到的困难和对质量管理的改进意见,并进行处理。
02内外部沟通程序
1.目的為了滿足客戶需要，以保証客戶服務滿足規定要求。
2.適用范圍本程序適用於公司內部部門與部門之間，以及公司與供應商、客戶之間的信息傳遞與處理。
3.定義（無）4.職責4.1 總經理負責建立適宜的溝通過程，並確保對質量管理體系的有效性進行溝通。
4.2 營業部、客戶服務部負責收集客戶反饋的質量信息，轉達客戶要求。
4.3品管部負責建立客戶質量檔案和對客戶退貨進行復檢。
4.4相關部門負責對客戶投訴產品/退貨進行原因分析。
4.5計劃科負責安排客戶退貨的補或/返工生產計劃。
4.6采購科負責聯絡供應商處理來料的相關事宜。
5.工作程序5.1內部溝通5.1.1 內部信息5.1.1.1營業部、品管部、技術部分別在與客戶洽談業務、接待客戶來訪時，應準確地理解和記錄客戶的質量要求並及時向有關部門轉達。
5.1.1.2客戶驗貨由客戶服務部負責聯系，並在品管部的配合下對驗貨情況進行跟蹤，以便隨時向有關部門反映驗貨中出現的問題。
5.1.2客戶信息的收集與處理5.1.2.1有關部門對客戶的來訪、來電、來函反映的產品質量問題應做好記錄並交品管部存檔。
5.1.2.2對有特殊質量要求的客戶，品管部應建立其質量檔案，為制訂質量標準提供完整、準確的質量信息。
5.1.3ECR/ECN傳遞流程5.1.3.1營業部收到客戶要求更改產品的信息后,應即時發出“工程更改申請表”(ECR)給技術部,同時亦發出“暫停生產通知書”給計劃科。
5.1.3.2計劃科收到“暫停生產通知書”后,需即時回復營業部該訂單涉及的原材料、成品、半成品等庫存情況,再由營業部同客戶協商接受更改前所生產的產品。
5.1.3.3技術部在收到營業部“工程更改申請表”或接到生產反饋單后,應即時發出“工程更改通知書”(ECN),並更改圖紙,發給相關部門,同時收回舊圖紙。
CS 002 內外部溝通程序2/45.1.3.4營業部收到技術部發出的ECN后,即發出“恢復生產通知書”給相關部門和車間,相關部門和車間即按新圖紙生產,檢驗和出貨,具體見《ECR/ECN處理流程圖》。
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内外部沟通流程程序
概述
本文档旨在详细描述内外部沟通的流程和程序。
充分理解和遵
守这些流程和程序将有助于保持高效和有效的沟通，以促进组织的
顺利运行。
内部沟通程序
1. 日常内部沟通
- 使用邮件、即时通讯工具或内部通信平台进行日常内部沟通。
在撰写邮件或即时通讯消息时，注意使用简洁明了的语言，确保信
息传达准确。
2. 会议沟通
- 在召开会议前，确保会议目的明确，并提前通知参会人员。
会议中应有明确的议程，发言人和主持人应负责确保会议纪律和秩序。
- 在会议中，鼓励参会人员积极参与并提出自己的观点和建议。
会议结束后，记录会议要点和行动项，并及时分享给相关人员。
3. 内部沟通流程
- 对于重要事务的决策和沟通，建议使用正式的内部沟通流程，以确保事务的透明度和准确性。
- 内部沟通流程包括：
- 提出意见或建议
- 内部审查和讨论
- 决策
- 沟通结果
- 实施和跟进
外部沟通程序
1. 与客户沟通
- 与客户沟通前，确保充分了解客户需求和要求。
在沟通过程中，积极倾听客户意见，并尽力解决问题和提供满意的解决方案。
2. 与合作伙伴沟通
- 与合作伙伴沟通前，明确合作目标和要求，并确保双方的期
望一致。
及时回复合作伙伴的邮件或电话，并保持良好的沟通和合
作关系。
3. 外部重要沟通流程
- 对于与外部重要事务的沟通，建议使用正式的外部沟通流程，以确保信息的准确传达和反馈的及时性。
- 外部沟通流程包括：
- 准备和策划
- 沟通方式和渠道选择
- 沟通内容撰写
- 沟通传达
- 反馈收集和分析
总结
本文档概述了内外部沟通的流程和程序，以帮助组织成员更好
地实现高效沟通。
在实践中，应严格按照这些流程和程序进行沟通，以确保信息的准确性和沟通的顺畅性。