华图教育马海涛：用好OA是一种习惯

华图教育马海涛：用好 OA 是一种习惯
摘要：华图教育是全国性的公司，有 38 个分校，300 多个学习中心，教员职工遍布全国， 然而每年 30-40%的人员流动率，导致总部对各个分校、中心的教师资源、人事情况不能及 时的了解，让组织结构成为管理的盲区……如今，华图教育全国各地的专兼职教职员、助教 等都已经纳入泛微 OA 系统中进行管理，实现了对分散型组织架构统一管理以及面向不同角 色、不同权限的系统应用。
OA 核心解决两大课题
泛微 OA 于 2012 年入驻华图教育， 主要使命是解决效率与组织架构等方面的管理问题： 华图 教育在ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ国有 38 个分校、300 多个学习中心，教职员工遍布全国，然而每年 30-40%的人员 流动率，导致总部对各个分校、中心的教师资源、人事情况不能及时的了解，让组织结构成 为管理的盲区；另一方面，针对小范围特殊的培训需求，比如银行金融体系、部队政法干警 之类的培训， 华图教育会在相应系统内发掘兼职教师资源， 这让整个人员组织管理变得更为 复杂。如今，华图教育全国各地的专兼职教职员、助教等都已经纳入泛微 OA 系统中进行管 理，实现了对分散型组织架构统一管理以及面向不同角色、不同权限的系统应用。
在泛微协同平台上， 华图教育利用集分权模块把系统管理员的权限， 下放到了分校人事经理 那里，便于对分校的组织架构 、人员岗位角色和权限进行控制和调整。过去，需要总部统 一汇总更新组织架构， 现在各地独立维护， 但总部这里呈现的是完整的而且最新的组织架构 图；而另一方面，鉴于专、兼职教师的不同管理权限和管理需求，华图教育面向兼职教员也 开放了相应的权限，便于统一管理，同时带来效率的提升。 “以费用报销为例，老师去上课， 会涉及到行程安排、预定房间、准备课后练习/课堂讲义/电子资料、礼品等事项，不论是专 兼职教师，这个过程中发生的费用，都在 OA 系统里边进行报销，过去纸质的话，一跑要 3-4 天，来回的传真，现在 7-8 个小时就跑完了。”马海涛举例道。
用起来并用好才是目标
任何的 IT 系统进入到一家企业，用起来是首要的目标。在华图教育，线上线下同步使力持 续优化管理并用好 IT，已经变成一种习惯。华图教育通过各种途径和方法不断在促进高效 和价值提升。比如通过流程效率分析改进工作效能；比如通过知识库改版转变思路，服务一 线业务等等。
华图教育关注员工绩效和工作效能，因此在泛微 OA 平台上，流程效率分析是一个很重要的 内容。每个月会对包括中层、校长、高管在内的大概 200 多个人进行效率统计分析：一个月 平均审批了多少条，退回了多少条，每条流程平均耗时怎样，跟上个月、季度的环比、同比 情况怎样。马海涛说，刚上线的时候流程的平均审批时间在 30 多个小时，现在经过一年的 时间，流程基本上控制在 7-8 个小时，公司的领导通常在晚上 8、9 点通过移动办公去审批， 这些数据都在展示着华图教育在效能提升上每一步的脚印。
华图教育亦关注 IT 的服务职能，更新知识库为一线业务提供最直接的帮助。刚上线 OA 时， 知识库面向各个部门，提供的知识和信息杂而散；而现在，新版的知识库主要服务对象面向 核心的产业部门、各个分校，核心是最前方的招生、教务、客服。通过这个平台，让分校的 招生专员，在上岗之前就可以查看招生知识；教务专员，提前了解到在课堂当中可能出现的 一些情况及处理办等等，为一线业务服务。
马海涛说， “信息化是一把手工程，华图教育这几年的信息化工作与易总（华图教育总裁易 定宏）的支持和积极参与密不可分。”马海涛进一步解释，“易总在中南大学修过信息管理 专业，对 IT 非常熟悉，对信息化系统上手也很快。在 IT 培训交流会议上，他能够快速地掌 握相关的使用技巧并提出中肯的建议；在不同类别的会议上，他也会不时肯定 IT 在提高工 作效率方面的价值，督促大家用好信息化系统；甚至，他还会身体力行去教其他高管如何使 用新的功能。这让信息化的推进工作变得无处不在。”
后记：华图教育信息化的成功，不仅仅在于有一个懂得信息化、善用信息化的一把手，更在 于华图教育对效率、对价值的极致追求。因此，在很多公司还在培养 IT 应用习惯的时候， 华图教育已经把用好 OA 变成了一种习惯。
华图 遇知音
无论是对 CIO 的职业生涯还是对一家公司的信息化推进工作， 一个懂信息化、 善用信息化且 能够身体力行积极参与到信息化推进中的领导 ， 都是一件幸运的事情。 马海涛 2010 年加入 到华图教育，就遇到了这样一个堪称知音的老板。
2010 年马海涛进入华图教育担任信息总监之后，华图教育陆续上线了 CRM 系统、呼叫中心、 协同 OA 系统以及 oracle 的 HRM 系统和 EBS 系统等等， 包括即将要进行的全国考勤、 档案管 理以及 O2O 尝试等，基本上每年都有 2-3 个系统上线，信息化进程之快让人惊叹。然而，谈 及信息化成功的秘诀，马海涛只是简单地归结为一句话——信息化是一把手工程。