项目往来文件管理程序.pdf

一寸光阴不可轻

密级: □秘密□机密□绝密

文件编号:HF（UHP）- 435-PMD-PP-001

利比亚盖尔杨简巴度地区五千套住房项目

项目往来文件管理程序

1

目录

说明：

(1)本文件执行解释权在工程管理部。

项目往来文件管理程序

1目的

为确保在利比亚间盖尔杨简度巴地区5000套住房项目（5000 Units Housing Project in Gharyan ,Libya；中文简称：字母简码：5KUHP 项目代码：435）执行过程中，规范管理中国宏福集团（简称：CHFG 详见附件）及利比亚住房项目相关管理单位；中国宏福集团利比亚项目国内总部（简称：CHFGB 详见附件）；中国宏福集团利比亚项目总指挥部（简称：CHFGS 详见附件）与业主（Housing ＆ Infrastructure Board of Libya (HIB)）、监理、供货厂商及其它相关单位之间的往来文件，特制定本程序。

2适用范围

本程序适用于利比亚间盖尔杨简度巴地区5000套住房项目执行过程中，利比亚住房项目相关管理单位各职能部门与业主、监理、及其它供货厂商等之间为项目运作而发生的文件收发传递、电子邮件交流等情况。

对外文件往来文件文件归口由行政管理部统一管理，各相关管理部门之间或以及厂商之间往来文件归口，由各部门自行管理。

3编号规定

3.1传真、工作联络单、内部工作联络单编号

在项目执行过程中，利比亚住房项目相关管理单位与业主、监理、其它供货厂商等之间的传真、信函、内部工作联络单必须遵从下列编号规定：

X – HF（UHP）–435- XXX / XXX - XXX

顺序号代码标识(001~n)

接收单位/项目组代码标识

发文部门/项目组代码标识

项目代码标识

宏福建工国际工程部代码标识

信息文件分项代码标识信息文件分项代码定义：

F --- 传真； L --- 工作联络单； C --- 内部工作联络单。

说明:当文件在项目内部发放时,第5层次代码(接收单位代码标识)省略；当文件发送当地政府机构、集团公司，或现场同时发送多个项目参建/合作组织时，第5层次代码可用000表示。

3.2会议纪要、备忘录、通知、指令、阅批件编号

在项目执行过程中，利比亚住房项目相关管理单位与业主、监理、其它供货厂商等之间的会议纪要、备忘录、通知、指令、阅批件将遵从下列编号规定：

X – HF （UHP ）- 435- XXX - XXX

记录分项代码定义： M -- 会议纪要；O -- 备忘录； N -- 通知；IB – 项

目经理指令；RA – 阅批件。

3.3 项目计划/报告文件编号

HF （UHP ）–435-XXX –XXX –XXX –XXX-X

文件分类代码定义：

PLN ---- 实施计划； SCH ---- 进度计划；

EST ---- 费用估算及控制； ARP ---- 年报； QRP ---- 季报； MRP ---- 月报； WRP ---- 周报； RPT ---- 工作报告。 版号代码定义：可变码，由数字0、1、2……组成，排序规律递增（用于年、月、

周报及报告时缺省）。

3.4 当文件/记录在工程建设现场发生时，应在上述文件编号的职能部门/项目组代码后

加“（S ）”，顺序号可自成系统。

3.5 项目职能部门/项目组代码标识见《项目组织机构及职责》。

3.6 外部组织代码：承包商、监理及供货商的代码应为该外部组织的拼音缩写，由项目

项目代码标识

编制部门/项目组代码标识 宏福建工国际工程部代码标识

顺序号代码标识(001~n)

信息文件分项代码标识

文件分类代码标识

顺序号代码标识(001~n)

装置区域代码标识（不分装置时以100项目职能部门/项目组代码标识 后缀代码标识（仅用于计划） 宏福建工国际工程部代码标识

项目代码标识

组与外部组织在协调会期间明确。

3.7发给不同接收方、不同部门、不同种类的文件（同一文件例外）均应重新开始编号；

各职能部门/项目组的文件与记录编号由工程秘书进行管理。

3.8所有文件电子版应存为OFFICE97/XXXX/XXXX格式，电子文件的命名应与纸介质文件

命名相同。

4标准格式

在项目执行过程中，宏福建工国际工程部项目部与公司总部、监理及其它供货厂商等之间的传真、信函、内部工作联络单、会议纪要、备忘录、通知、工作报告、指令、阅批件必须遵从附件标准格式，工作计划、进度计划、费用估算及控制文件、年报、季报、月报、周报等文件的标准格式见相应的程序文件。起草人应保证各项信息填写完全，编号准确，页面清晰，签署有效。

5签署

5.1传真、信函

以部门或项目组名义发出的传真或信函，应有起草人和职能部门/项目组经理的签署方为有效；以项目名义发出的传真或信函，应有起草人和项目主任的签署方为有效。

5.2会议纪要、备忘录、指令、阅批件

以职能部门/项目组名义对外的会议纪要、备忘录、指令、阅批件，应有职能部门/项目组经理和对方同等级别的负责人或授权代表签署方为有效；以项目名义对外的会议纪要或备忘录，应有项目经理和对方同等级别的负责人或授受权代表签署方为有效。

6文件传递

6.1项目发生的所有传真、工作联络单、内部工作联络单、会议纪要、备忘录、通知、

工作报告、指令、阅批件都必须严格按照“起草→审核→批准（或签发）→分发→存档”的程序进行，以保证文件始终处于受控制状态。

6.2文件发出后，一般可以电话方式确认对方是否收到。对于需要签收或回执的，应按

有关管理规定要求执行，收件方应以传真方式返回其代表亲笔签署的回执。

6.3对外的会议纪要、备忘录、指令、阅批件，参加各方都应保存原件。

6.4目录清单及文件传送表编号

为了保证文件的分发、保持及追溯效果，职能部门或项目组应按“文件传送表或文件阅批表”的要求进行分发，对发表或接收的正式文件建立目录清单，其编号层次定义

如下：

X–HF（UHP）- 435-XXX-XX