(行政文秘)如何加强秘书人员的职业素养建设
行政秘书实习中的职业素养与技能提升
行政秘书实习中的职业素养与技能提升2023年，随着现代化的步伐越来越快，人们对于行政秘书的职业素养和技能要求也越来越高。
作为企业管理领域中的中坚力量，行政秘书扮演着至关重要的角色，要想在实习中获得更多的学习和提升机会，他们必须具备一定的职业素养和技能。
一、职业素养1. 了解行业和公司情况。
在实习期间，行政秘书需要了解公司的基本情况和业务范围，可以通过阅读公司的官网、招股说明书、年报等资料，以及参加公司内部的培训，了解到公司目前所处的市场环境、发展方向和存在的问题，这样有助于行政秘书更好地为公司提供服务。
2. 保持谦虚和礼貌。
行政秘书是公司的代表和形象大使，他们需要时刻保持礼貌和谦虚的态度，能够处理好和公司内部各级领导之间的关系，不管是语言表达还是行动举止，都要彰显出专业、严谨、亲和的风貌。
3. 具备批判性思维能力。
要想在职场中取得成功，行政秘书需要具备批判性思维能力，能够独立思考和解决问题，遇到困难和挑战时能够迎难而上。
同时，他们需要具备清晰的思维、明确的语言表达能力，以便更好地沟通和交流。
4. 保护公司机密。
在实习期间，行政秘书需要了解公司的商业机密和保密制度，严格按照公司规定保护公司机密，不泄露公司的商业秘密和敏感信息。
同时，还需要遵循公司的纪律制度和职业道德规范，保持良好的品德和工作纪律。
二、技能提升1. 熟练使用各类办公软件。
作为行政秘书，日常工作涉及到Excal、PowerPoint、Word等多种办公软件的使用，因此在实习期间要加强对这些软件的学习，熟练掌握各种展示和处理数据的技巧。
2. 加强文件处理和归档。
文档处理和归档是行政秘书非常重要的一项工作，这就要求他们具备高效的文件管理能力。
在实习期间，行政秘书需要加强对文档处理和归档的学习和练习，掌握归档文档的方法和技巧，保证文档的安全性和保密性。
3. 拓展相关业务知识。
行政秘书在实习期间还要加强对公司业务的了解和研究，尤其是对于本职工作所涉及的业务，要着重加强学习和实践。
从文秘工作中提升自己的职业素养
从文秘工作中提升自己的职业素养2023年，随着社会的不断发展和进步，各行各业的工作都受到了越来越多的挑战和压力。
在这种情况下，无论是在企业还是政府机构中工作的文秘，都需要在面对日益复杂的工作环境中，不断提升自身的职业素养，以适应未来工作的需要。
本文将从以下几个方面谈一谈如何从文秘工作中提升自己的职业素养：一、专业知识的积累作为一名文秘，首先要具备一定的专业知识。
在日常的工作中，积极学习相关法律法规、公司制度政策以及各种专业文献资料，了解企业或机构的业务和行业情况，这些都是提升自身专业素养的重要途径。
此外，可以参与一些相关的培训、讲座和研讨会，与同行交流学习，以开阔眼界、拓宽知识面。
二、语言文字的运用文秘工作是一项重要的文化传承工作，是政府或企业机构与外界沟通的桥梁。
因此，一名优秀的文秘需要掌握良好的语言文字表达能力，善于运用各种语言、文字工具和技巧，以达到更好的沟通效果。
不断提升语言文字能力，可以通过阅读、写作、口语训练和语言类课程等方式加以实现。
三、沟通协调能力作为文秘，必须善于沟通，具备良好的协调能力。
跨部门、跨岗位的协调和合作是文秘工作中不可或缺的一部分。
只有具备良好的沟通和协调能力，才能更好地完成企业或机构的工作任务。
在工作中应该积极主动，赞成多沟通，充分倾听他人意见，学会用语言技巧在沟通中获得更多的支持和合作。
四、信息技术应用能力现代文秘工作不再是一味的文书管理，而是需要运用信息技术工具，比如电子邮件、办公软件、信息管理系统等，来提高工作效率。
因此，具备一定的信息技术应用能力也成为了提升自身职业素养的重要方面。
这方面的学习可以通过参加各类信息技术的培训和学习班提升。
五、综合素质素养在职场中，除了基本的专业知识和能力外，综合素质也同样重要。
具有高超素养的文秘注重精神面貌的调整，不断充实个人的内在能力，如自我管理、情绪调节、身体健康、文化素质以及对时事的关注等方面，这些都将在工作中起到关键性的作用。
秘书如何在工作中提升自身的职业素养
秘书如何在工作中提升自身的职业素养在当今竞争激烈的职场环境中，秘书作为一个重要的角色，承担着协助领导、沟通协调、处理事务等多项关键职责。
要想在这个岗位上出色地完成工作，并为个人的职业发展打下坚实基础，不断提升自身的职业素养至关重要。
首先，良好的沟通能力是秘书必备的素养之一。
在日常工作中，秘书需要与各个部门的人员进行交流，准确地传达领导的指示和要求，同时也要及时地收集和反馈各种信息。
这就要求秘书具备清晰、准确、得体的语言表达能力，能够用简洁明了的话语表达自己的想法，避免产生歧义。
此外，秘书还需要善于倾听，理解对方的意图和需求，做到有效沟通。
在与领导沟通时，要能够领会领导的意图，准确把握工作重点；在与同事沟通时，要保持谦虚、友善的态度，建立良好的工作关系。
其次，秘书要有高度的责任心。
对待工作要认真负责，一丝不苟，无论是处理文件、安排会议还是接待来访，都要做到严谨细致，确保工作的准确性和高质量。
对于领导交办的任务，要按时、按质、按量完成，不推诿、不拖延。
如果遇到问题或困难，要及时向上级汇报，并积极寻求解决办法。
责任心还体现在对工作细节的关注上，比如校对文件中的错别字、检查会议设备是否正常运行等，这些看似微不足道的小事，却能反映出秘书的工作态度和职业素养。
再者，秘书需要具备较强的组织协调能力。
秘书常常需要组织各种会议、活动，这就要求能够合理安排时间、地点、人员等资源，确保活动顺利进行。
在组织会议时，要提前做好准备工作，包括会议材料的准备、参会人员的通知、会议场地的布置等。
在活动过程中，要能够灵活应对各种突发情况，协调各方关系，保证活动的顺利开展。
同时，秘书还要善于协调各部门之间的工作关系，促进信息的流通和工作的协同，提高工作效率。
另外，熟练掌握办公软件和办公设备也是秘书提升职业素养的重要方面。
随着信息技术的不断发展，办公自动化程度越来越高，秘书需要熟练使用各种办公软件，如 Word、Excel、PowerPoint 等，能够高效地处理文字、数据和制作演示文稿。
行政秘书职业素养提升方式论文
行政秘书职业素养提升方式论文行政秘书职业素养提升方式论文一、树立全心全意为广大师生服务的职业信念。
独立学院作为新生事物，教学、科研、管理等高校日常工作的三大领域均处于探索阶段，许多工作均处于从无到有、由有到优的开创时期。
在岗位设立中，行政秘书在会务管理、内勤组织、对外接待、财务报账、文字处理、数据统计等方面均有自己的角色担当，工作强度不可谓不大、服务项目不可谓不杂。
与此同时，独立学院对于行政秘书普遍没有给予充分的重视与培养，职业规划不明、薪资待遇偏低、上升口径过窄等等，容易造成行政秘书的职业倦怠。
在此，行政秘书必须树立全心全意为广大师生服务的职业信念，用职业精神去克服目前面临的工作难题，切实改进工作作风，认准自己的角色定位，谦虚谨慎，发扬奉献精神，一切联系师生、一切为了师生，做到脚踏实地做服务、全心全意为师生。
独立学院的行政管理者应对行政秘书进行甘于奉献教育、奉献人生的职业教育。
奉献精神和服务意识是行政秘书任职信念的重中之重，也是行政管理者进行职业教育的重中之重，通过各种教育活动，使行政秘书自觉做到不仅要认真履行本职工作，还必须和各单位、各部门充分配合，合力完成相关工作。
二、加强业务学习，提升职业知识技能。
学无止境，用有所长。
独立学院的客观实际对行政秘书提出了专业、综合、全面的业务要求，行政秘书必须具备良好的沟通能力、敏锐的洞察能力、全面的协调能力、过硬的文字能力和综合的谋划能力等等。
要充分胜任行政秘书的工作，行政秘书与行政管理者都必须做出努力。
行政秘书通过自主培训、自我学习等方式，通过系统管理知识学习，掌握先进管理理念与方法，完善知识结构，促使管理工作科学规范，从而提高业务水平。
行政管理者则应提供在职短期培训、专项培训、工作交流等机会，在软件和硬件方面分别采取职业知识技能提升的措施。
（一）、短期培训包括高等教育学理论、教育心理学理论、组织行为学理论等，主要侧重于提升行政秘书的`思想素养和理论水平；（二）、专项培训包括行政公文撰写、系部档案管理、个人形象礼仪、办公软件操作及办公设备使用等，主要针对实用性，要求时间短、见效快、能吸收、会实践；（三）、工作交流是指同院校不同系部之间或不同院校之间的同行进行业务交流，行政管理者通过开展此类活动，提供一个心得体会和工作要领交流的平台，使优秀的工作方式方法得到推广与应用，使行政秘书避免弯路、选择大路。
浅议如何加强秘书人员的职业素养建设
浅议如何加强秘书人员的职业素养建设【摘要】秘书人员在工作中扮演着重要的角色，职业素养的建设对于他们的工作能力和形象至关重要。
本文从注重职业道德建设、加强专业知识培训、提升沟通协调能力、不断提升自我修养以及建立良好职业形象等方面探讨了加强秘书人员职业素养建设的重要性。
秘书人员应始终牢记职业道德，做到廉洁自律。
需要不断学习和提升专业知识，保持与时俱进。
加强沟通协调能力可以提高工作效率和团队协作。
在修养方面，注重自我提升和修养可以帮助秘书人员更好地应对工作挑战。
建立良好的职业形象可以提升自身的职业认可度和影响力。
加强秘书人员职业素养建设是提升工作能力和职业形象的关键所在。
【关键词】秘书人员、职业素养、建设、道德、专业知识、培训、沟通、协调、自我修养、职业形象、重要性。
1. 引言1.1 秘书人员职业素养的重要性秘书人员作为企业中重要的辅助力量，其职业素养的高低直接关系到企业的形象和效益。
秘书人员职业素养的重要性不言而喻，它不仅体现了一个人的职业素质和敬业精神，也承载着企业的形象和信誉。
一个具备良好职业素养的秘书人员，不仅能够胜任日常工作的要求，还能够提升企业整体的运营效率和竞争力。
加强秘书人员职业素养建设已成为企业管理和人力资源管理的重要课题。
一个具有良好职业素养的秘书人员，首先要具备高度的职业道德。
在工作中，秘书人员要坚守职业操守，遵守职业规范，保护企业和雇主的利益。
秘书人员应注重提升自身的专业知识和技能，不断学习和进步。
秘书人员还需要具备良好的沟通协调能力，能够有效地与上下级、同事和客户进行沟通，协调各方利益。
秘书人员还应不断提升自我修养，提高自身的综合素质和能力。
秘书人员要时刻注意建立良好的职业形象，维护企业形象和声誉。
秘书人员职业素养的重要性不可忽视，加强秘书人员职业素养建设既符合企业发展的需要，也符合秘书个人职业发展的要求。
通过不断地培养和提升秘书人员的职业素养，可以为企业的可持续发展和秘书人员个人的职业发展打下坚实基础。
提高办公室文秘的专业素养
提高办公室文秘的专业素养在现代社会中，办公室文秘是一个职业领域，要求从业人员具备较高的专业素养。
提高办公室文秘的专业素养对于职场竞争力深具帮助。
本文将从多个方面论述如何提高办公室文秘的专业素养。
一、沟通能力的提升办公室文秘需要频繁进行与上级、同事以及外部合作伙伴的沟通。
良好的沟通能力是提高办公室文秘专业素养的基础。
要提高沟通能力，可以从以下几个方面入手。
首先，提高口头表达能力。
办公室文秘应该通过多参与讨论会议、演讲等活动来增强自己的口头表达能力。
可以多观察他人的演讲技巧，学习其中的优点，并不断进行练习。
其次，提升书面表达能力。
办公室文秘在书面交流中需要使用书信、报告、邮件等形式，因此良好的书面表达能力可以更好地传达信息。
可以通过参加写作培训课程，阅读相关书籍和文献，学习正确的书写格式和表达技巧。
最后，加强跨文化沟通能力。
在国际化的背景下，办公室文秘往往需要与来自不同国家和地区的人进行合作。
要提高跨文化沟通能力，可以学习相关的文化知识，了解不同文化背景下的交流方式和礼仪规范。
二、专业知识的扩展办公室文秘是一个综合性职业，需要具备一定的专业知识。
要提高办公室文秘的专业素养，需要不断扩展自己的专业知识。
首先，了解公司业务。
办公室文秘应该对所在公司的业务有充分的了解，包括公司的产品、市场、竞争对手等方面。
可以通过阅读公司内部文件、参加培训课程、与其他部门的同事进行交流等方式，提高对公司业务的了解程度。
其次，学习相关法律知识。
办公室文秘在处理合同、协议等文件时，需要遵守相关的法律法规。
因此，了解相关的法律知识对于提高办公室文秘的专业素养非常重要。
可以通过参加法律培训课程、阅读法律书籍等方式学习相关知识。
最后，跟进行业发展动态。
办公室文秘应该关注所在行业的发展动态，包括市场变化、政策法规的更新等方面。
通过阅读行业报告、参加研讨会等方式，及时了解行业的最新信息，提高自己的专业素养。
三、时间管理和组织能力办公室文秘通常需要处理大量的文件和任务，良好的时间管理和组织能力可以提高工作效率，减少工作压力。
秘书工作对职业素养的要求与提升
秘书工作对职业素养的要求与提升随着时代的不断发展和社会的进步，越来越多的人选择了从事秘书工作。
作为企业中不可或缺的一部分，秘书们不仅需要具备丰富的知识技能，还需要拥有良好的职业素养，以提高工作质量和效率。
本文将就秘书工作对职业素养要求以及如何提升职业素养进行阐述。
一.秘书工作对职业素养的要求1. 专业知识素养秘书作为企业中非常重要的一员，首先需要具备扎实的专业知识素养，例如完整的办公自动化软件的使用技巧、灵活的文字处理能力、熟悉企业管理架构、懂得一定的财务知识等。
只有具备良好的专业知识，才能够为企业提供更好的支持和服务。
2. 高效的沟通协调素养秘书在工作中需要不断与领导、同事、客户进行沟通，所以要求秘书具备高效的沟通协调素养，包括口头和书面表达能力、懂得妥善处理突发事件和矛盾冲突、拥有良好的人际关系，以提高工作效率和避免意外事故。
3. 灵活的应变素养在不同的工作环境中，秘书经常面临各种突发情况，比如重要会议临时取消或者开幕式等重要活动迟到或变更时间等。
此时秘书需要准确处理和应急处理，尽可能地减少不必要的损失和影响。
因此，在日常工作中，秘书要具备灵活的应变素养，熟悉企业机制，快速反应和处理突发事件。
4. 严谨的工作作风和操守秘书工作的优缺点和管理工作息息相关，所以要求秘书具备严谨的工作作风和操守，以保证工作的严谨性和真实性。
要求秘书具有保密意识，能够保护企业及其高级管理人员的安全和权益，确保企业的可靠性和信誉。
二.秘书职业素养的提升1. 多角度学习在秘书工作中，有许多的相关知识和技巧需要学习和掌握。
秘书可以透过自学、进修、参加职业培训以及学习别人的经验，来掌握这些知识和技能。
在学习的过程中，秘书需要注意学习的方向和广度，多角度、多元化学习，以接触更广泛的知识。
2. 加强自身能力秘书在工作中需要具备良好的综合素质，所以要积极地加强自身的能力，例如锻炼响应能力、加强应变能力、提高沟通技巧和交际能力等。
如何提高办公室文秘的专业素养和知识储备
如何提高办公室文秘的专业素养和知识储备办公室文秘作为企业的重要角色，承担着繁多而复杂的工作任务。
为了更好地完成工作，提高自身的专业素养和知识储备是必不可少的。
本文将探讨如何提高办公室文秘的专业素养和知识储备。
一、拓宽专业知识储备1. 深入了解业务领域：作为办公室文秘，熟悉企业的业务领域是必要的。
通过阅读行业相关的书籍、报刊和专业网站，了解行业的最新动态和相关政策法规，可以帮助文秘了解企业的发展战略，提前做好准备。
2. 学习办公技能：办公室文秘需要具备良好的办公技能，如正确使用办公软件、处理文件和邮件、组织会议等。
可通过参加培训班或在线学习平台，提高自己的办公技能水平，不断学习和掌握新的工具和技术。
3. 学习外语和专业术语：随着全球化的推进，掌握一门外语是提高文秘专业素养的重要一环。
同时，熟悉行业的专业术语也是必要的。
可以通过参加语言培训班或使用学习应用程序来提高自己的外语水平，通过阅读行业相关的书籍和研究报告来熟悉专业术语。
二、提升沟通能力和人际关系1. 加强沟通技巧：办公室文秘需要与各个部门和员工进行良好的沟通。
学习有效的沟通技巧，如倾听能力、表达能力和解决问题能力，能够更好地理解对方需求，并与他们建立良好的工作关系。
2. 培养团队合作精神：办公室文秘常常需要与团队成员合作完成工作任务。
培养团队合作精神，包括积极参与团队活动、主动分享经验和知识，能够有效地提高团队的凝聚力和协作性，并实现共同目标。
3. 建立良好的人际关系：办公室文秘应该努力与同事、领导和客户建立良好的人际关系。
学会倾听、尊重他人的观点和意见，能够有效地解决冲突和处理问题，保持工作环境的和谐与稳定。
三、加强自我管理和时间管理能力1. 理清工作优先级：办公室文秘通常有多个任务需要同时处理，因此需要能够理清工作的优先级，合理安排工作时间。
可以使用日程表或待办事项清单来帮助管理工作，确保按时完成任务。
2. 提高工作效率：学会高效处理工作任务是提升办公室文秘专业素养的关键。
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如何加强秘书人员的职业素养建设
参谋助手、承上启下、协调服务、调查研究、信息督查，是秘书工作的几项基本职能。
要顺利履行这些职能，就要求秘书人员是一个“通才”、“全才”,甚至是“超才”。
现就如何加强秘书人员的职业素养建设,提高业务能力，做一些探讨。
一、培养秘书人员的基本素养,提高业务能力
秘书人员工作的全面性,活动的宽广性及其角色的多变性,除了应具备一般管理干部的素质之外, 还必须具备与秘书本职工作的性质、任务相应的更高、更严的要求, 其中尤以“德”、“谋”、“书”为最基本素养和业务能力。
重德。
“德才兼备,以德为重”。
一个秘书人员,若不能把“德”放在首位,即使有“满腹经纶”、“张良之才”,也不能算是一个合格的秘书。
秘书不为名,不为利,任劳任怨,甘当无名英雄。
经常拟稿,但自己不著名,也不拿稿费;经常组织会议,但自己从不上主席台。
经常熬夜,但白天还得正常工作,节假日他人逛公园、溜马路、与家人共享天伦之乐,但自己还得值班,不能休息。
其它人员受了委屈还可嘟噜几句,而秘书必须以绝对服从为天职,等等。
而这一切,还往往得不到家人的支持,别人的理解和社会的公认。
凡此种种,都说明一点,没有一个全心全意为人服务的心是当不了一个秘书的。
特别是当前秘书人员物质待遇相对社会上一些行业、一些人员普遍差距较大而工作往往“出力不讨好”的情况下,在国内外环境错综复杂多变的形势下,没有“富贵不淫,贫贱不移”,“宁公而贫,不私而富”,“君子修道重德,不为困而改节”的思想品德,廉洁奉公、勤政为民、艰苦奋斗、一尘不染的政治本色,忍辱负重、任劳任怨的工作态度,是干不好秘书工作的。
同时由于秘书人员的“德”是领
导形象的“补充”、机关效率的“折射”、自身素养的“反映”,要求秘书人员必须诚实正直、心明步正,谦虚谨慎、兢兢业业,恪尽职责、严守机密，互相补台、竞而不妒。
善谋。
由于秘书人员直接为领导提供服务,对领导提供精力和智力补偿,因而人们常称秘书为领导的“外脑”,当好“外脑”就是秘书“善谋”的应有之义。
秘书“善谋”一旦博得领导者的赏识,就能在辅助决策的过程中发出璀璨的火花。
那么秘书人员怎样才能做到“善谋”呢?首先,要有正确的角色意识。
秘书人员具有“外脑”职能并不意味着就可以乱发议论、自作主张、左右领导。
秘书必须注意使自己的言行符合角色规范,做到既尊重领导、坚决执行领导指示,又不迷信盲从,始终把为领导提供有价值的决策依据及参谋意见作为
自己的重要职责。
其次,要深刻领会领导意图。
要“参”到点子上,“谋”到关键处,必须准确理解和把握领导意图。
要善于通过间接或者直接方式,把领导的所思所想、所筹所划弄清楚,做到既能按领导意图正确“发挥”,又不自作聪明,越殂代疱。
在此基础上,以敏锐的观察力抓住工作中的关键环节,经过深思熟虑,形成有价值的参谋意见。
第三,注重进言技巧。
要根据领导的心理、行为特征,选择适当场合和最佳时机, 从要害问题切入,用委婉、含蓄的语言,巧妙地说出自己的见解或不同意见。
但是,秘书人员要做到“善谋”还必须谨防几个误区:一是“参政”意识过“度”,把自己摆在“准领导”或副职的位置,把幕后工作放到台前。
二是轻易抛出“夹生”想法(观点),强加于领导,于公于已都不利。
三是出“馊主意”,帮倒忙,给工作带来损失,造成被动。
要避免以上误区,就要求秘书人员用良好的职业道德规范约束自己,踏踏实实地做好工作,而不能靠油滑奸巧去取悦、应付领导。
擅书。
何谓秘书?古书云:“常管文书并协助领导处理日常工作的人员。
”可见秘书当“书”(即办理文书),以“书”为主,寄情于“书”。
擅长书写文稿,应该是秘书人员最起码的素质
要求。
为了综合提高秘书人员的文稿质量,要特别注意“四抓”:一抓学习练内功。
在学习内容上,侧重学政策、学理论、学业务、学经济、学法律、学写作、学计算机、学现代市场与科技知识,以拓宽知识面,高屋建瓴,了然于胸;同时,还要在实践中学习,边工作、边学习、边总结、边提高,使撰写的文稿血肉俱全;向领导学习,学习领导讲话时的构思、处理问题时的技巧,使文稿起伏与领导语言、工作方式达到“同频共振”;向同事学习,取人之长,补已之短,努力做一个“通才”、“全才”。
二抓锻炼增能力。
尽可能地安排秘书人员,深入调查研究,吃透“下情”,广泛涉猎第一手资料,既能填充他们的“资料库”,增强写作能力;又能为领导科学决策提供准确、可靠的依据。
三抓借鉴采众长。
一方面,要求秘书人员要经常博采来自方方面面、正正反反的信息,汲取精华,为已所用;另一方面,要经常派秘书人员赴各地学习考察,解放思想,开阔视野,增长见识、才干。
四抓管理促效率。
这方面,主要要建立健全各项规章制度,实现管理的规范化、制度化和科学化,尤其要突出抓好目标管理,对秘书人员每次承担的文稿,都要按照难易程度、完成时限进行量化,半年小结,年终考核,按积分多寡权衡下一年文稿的撰写任务,分多、质量高多安排,分少、质量劣少安排或另改其它工作,并根据总积分评定秘书优劣,实施奖罚.
二、增强秘书人员“六种意识”,适应发展需要
改革开放的不断深入和发展,人们的思想观念发生了巨大变化。
现代管理方法作为提高工作效率、促进事业发展的有效手段,在党政机关和各企事业单位得到广泛应用。
秘书人员在管理中起着参与政务、管理事务的作用,要加强秘书人员的职业素养建设,不仅要强化传统的服务意识、调研意识等,而且还要具有并增强自我意识、信息意识、超前意识、创新意识、竞争意识、责任意识等六种现代意识,以适应市场经济和国内外形势发展的需要。
自我意识。
秘书的自我意识是指秘书人员对自身和所处环境关系的认识和感受,它是秘书人员现代意识的内容之一。
虽然秘书工作具有很强的服从性、服务性特点,但秘书人员又都是具有独立人格和独立思维能力的个体,特别是在改革开放的今天,秘书人员一方面受
开放环境的影响,应该具有较强的主动性和能动性;另一方面,今天的秘书人员多半受过较高层次的教育,他们更应有思考的独立性。
如果没有自我意识,何言“参与政务”?又何言“管理事务”?因此,作为一个秘书人员,应该锻炼和培养自己的独立思考和独当一面的能力,以便在领导决策前为之提供有效的依据,在领导决策后正确领会并执行其意图。
信息意识。
当今时代是一个信息时代,增强信息意识是秘书人员提高工作效率的重要保证。
秘书人员每天接触的各种公文、请示、报告等材料中含有大量信息,秘书人员应在对这些材料的收集、归类、处理过程中将各种信息进行严格的取舍,把最有用的信息提供给领导。
这就要求秘书人员必须具备敏锐的洞察力,而敏锐洞察力的形成又是以丰富的知识为基础的。
秘书人员丰富的知识不仅指书本上所学的自然科学和社会科学知识,而且包括对单位现状和前景的深研,对基层工作和民意的了解,这些都有助于秘书人员对信息的发掘和掌握。
超前意识。
超前意识是秘书人员在领导决策之前的思维活动和心理感受,它受秘书人员自身素质、思维方式和对情况、资料的熟悉、占有、掌握程度及信息敏感度等因素的影响。
秘书人员科学、准确的超前意识,可以对领导决策发挥积极的推动作用;反之,则有可能影响领导决策的正确性。
而参与意识和效率观念则是秘书人员树立超前意识的前提。
一是秘书人员必须具备强烈的责任感和使命感,积极主动地参与领导的工作,不仅仅满足于为
领导服务、对领导负责,而且要时时意识到自己的工作是全局性活动的一部分,从而克服“不在其位,不谋其政”的消极观念;二是秘书人员要有强烈的时间观念和效率观念,事事走在领导面前,成为领导的马前卒,这样才能掌握最新信息,并据此对事物的发展做出正确的判断、推理和科学的预测、合理的评估,为领导决策提供参考。
正确的超前意识一旦为领导者所接受并转化为领导意识,将在领导决策中发挥重要作用。
创新意识。
过去对秘书人员的创新意识明显重视不够,只承担大量的收文、发文任务,对报告、请示不提处理的初步意见,一方面,秘书人员无形中变成了领导的通讯员、传真机和翻译员,自然起不到“参与政务”作用,影响了工作的积极性;另一方面,领导者事必躬亲,陷入烦琐的事务性工作中,影响了对全局工作的准确把握。
在新形势下,要发挥秘书人员的创造性,就要发挥他们的主观能动性,大胆地让他们出点子、想办法,分担领导的一些具体工作,做领导名副其实的参谋和助手;领导同志也应该给秘书人员以充分的信任和支持,不要仅在收发文本或文字材料上提要求,而应给他们在其它方面提供锻炼和创新的机会。
竞争意识。
目前,秘书人员的文化层次呈上升趋势,高学历者越来越多,这固然是一个优势,但高学历并不一定就有高水平,高学历者还必须埋下头、扎下根在实际工作中不断学习,加强锻炼,使理论和实际相结合,以便增强竞争力。
有的秘书虽然工作时间较长、实践经验丰富,但知识老化,必须继续学习新的知识,以适应形势的发展和竞争的需要。
所以,秘书人员无论文化层次高低、经验丰富与否,都要具备竞争意识,只有在竞争中,才能加快工作节奏,提高工作效率.
责任意识。
秘书人员工作态度和工作质量的好坏,在一定程度上直接影响着一个单位的作风建设。
只有树立较强的责任意识,秘书人员才能随时随地注意维护单位的形象和声誉,才能做到工作认真、态度端正、处事果断,在任何人面前、在处理任何事上,都表现出良好的思想文化和职业道德素养,才能真正提高秘书工作的质量和水平.。