员工档案管理规定
公司员工档案存档管理制度
第一章总则第一条为加强公司员工档案管理，规范档案收集、整理、保管、利用等工作，确保档案资料的安全、完整、准确，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司全体员工档案的收集、整理、保管、利用等工作。
第三条公司员工档案管理遵循以下原则：（一）真实性：档案资料必须真实、准确、完整，反映员工实际情况。
（二）完整性：档案资料应包括员工的基本情况、工作经历、培训记录、考核结果等。
（三）保密性：严格按照国家有关保密规定，对涉及员工隐私的档案资料进行保密。
（四）安全性：采取有效措施，确保档案资料的安全。
第二章档案收集第四条公司各部门应按照档案收集范围，及时收集员工档案资料。
第五条档案收集范围包括：（一）员工基本情况：身份证、户口簿、学历证书、资格证书等。
（二）工作经历：劳动合同、工作交接单、奖惩记录等。
（三）培训记录：培训证书、培训考核成绩等。
（四）考核结果：年度考核、岗位考核、专项考核等。
（五）其他：与员工相关的其他材料。
第六条档案收集要求：（一）及时性：各部门应在规定时间内收集完毕。
（二）准确性：档案资料应准确无误。
（三）完整性：档案资料应完整无缺。
第三章档案整理第七条档案整理应遵循以下原则：（一）分类整理：按照档案资料的性质、内容进行分类整理。
（二）顺序排列：同一类档案资料应按时间顺序排列。
（三）编目标识：为每份档案资料编制编号和标识。
第八条档案整理流程：（一）分类：根据档案资料的性质、内容进行分类。
（二）排序：同一类档案资料按时间顺序排列。
（三）编目：为每份档案资料编制编号和标识。
（四）装订：将整理好的档案资料装订成册。
第四章档案保管第九条档案保管应遵循以下原则：（一）安全性：采取有效措施，确保档案资料的安全。
（二）保密性：严格按照国家有关保密规定，对涉及员工隐私的档案资料进行保密。
（三）完整性：确保档案资料的完整无缺。
第十条档案保管要求：（一）设置档案室：配备档案柜、档案架等设施。
公司员工信息档案管理制度
第一章总则第一条为规范公司员工信息管理，确保员工信息准确、完整、安全，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有员工，包括正式员工、试用员工和临时员工。
第三条公司员工信息档案管理应遵循真实性、完整性、保密性和安全性的原则。
第二章信息内容第四条员工信息档案包括以下内容：1. 个人基本信息：姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、身份证号码、婚姻状况、学历、专业、毕业院校等；2. 入职信息：入职时间、入职部门、职位、劳动合同期限、试用期等；3. 职业发展信息：工作经历、培训经历、考核结果、奖惩记录等；4. 薪酬福利信息：薪资结构、福利待遇、社会保险、住房公积金等；5. 联系方式：家庭住址、联系电话、电子邮箱等；6. 其他需要记录的信息。
第三章信息收集与更新第五条公司人力资源部门负责员工信息的收集、整理、归档和更新工作。
第六条员工入职时，人力资源部门应收集其个人信息，并建立档案。
入职后的信息变更，应及时更新档案。
第七条员工离职时，人力资源部门应整理其信息档案，并按规定进行归档。
第四章信息使用与保密第八条公司员工信息仅限于公司内部使用，不得向任何外部单位或个人泄露。
第九条人力资源部门对员工信息负有保密责任，未经授权不得查阅、复制或传播。
第十条员工有权查询、更正自己的信息档案，但需提供有效证明。
第五章信息安全第十一条公司应采取必要的技术和管理措施，确保员工信息档案的安全。
第十二条公司应定期对员工信息档案进行备份，防止信息丢失或损坏。
第十三条员工信息档案的存储、传输和使用应遵循国家有关法律法规和标准。
第六章附则第十四条本制度由公司人力资源部门负责解释。
第十五条本制度自发布之日起实施。
第十六条本制度如有未尽事宜，由公司另行规定。
员工劳动档案管理规定
员工劳动档案管理规定关键信息项：1、劳动档案的定义和范围2、档案的建立和收集3、档案的保管和存储4、档案的查阅和使用5、档案的更新和维护6、档案的保密和安全7、违规处理和责任追究11 目的为了规范员工劳动档案的管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，特制定本规定。
111 适用范围本规定适用于本公司所有员工的劳动档案管理。
112 定义员工劳动档案是指记录员工在公司工作期间的个人信息、工作经历、培训情况、绩效考核、奖惩记录等相关资料的文件集合。
21 档案的建立和收集211 新员工入职时，人力资源部门应负责收集员工的个人基本信息，包括身份证复印件、学历证书复印件、资格证书复印件、劳动合同等。
212 在员工工作期间，各部门应及时将与员工工作相关的资料，如绩效考核表、培训记录、奖惩文件等提交给人力资源部门，以便归入员工劳动档案。
31 档案的保管和存储311 员工劳动档案应由专人负责保管，保管地点应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。
312 档案应按照员工编号进行分类存放，便于查找和使用。
313 电子档案应定期进行备份，防止数据丢失。
41 档案的查阅和使用411 公司内部因工作需要查阅员工劳动档案时，应填写《档案查阅申请表》，经部门负责人和人力资源部门负责人批准后方可查阅。
412 查阅档案时，应在指定地点进行，不得带出档案室。
413 外部单位因工作需要查阅员工劳动档案时，需提供相关证明材料，并经公司领导批准后，方可查阅。
51 档案的更新和维护511 人力资源部门应定期对员工劳动档案进行更新，确保档案信息的准确性和及时性。
512 员工的个人信息发生变更时，应及时通知人力资源部门进行更新。
61 档案的保密和安全611 档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露员工档案中的任何信息。
612 对员工劳动档案的保管和使用应遵循相关法律法规，确保档案的安全。
71 违规处理和责任追究711 对于违反本规定，擅自查阅、泄露员工劳动档案信息的人员，公司将视情节轻重给予警告、罚款、解除劳动合同等处罚。
烟台员工档案管理制度规定
第一章总则第一条为加强公司员工档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有在职员工及离职员工的档案管理。
第三条员工档案是公司人力资源管理的重要组成部分，是公司历史、文化、发展的见证，对维护员工权益、规范公司管理具有重要意义。
第二章档案种类与内容第四条员工档案主要包括以下种类：1. 基本档案：包括员工个人基本信息、身份证、户口本、学历证明、专业技术资格证书等。
2. 劳动合同档案：包括劳动合同、劳动合同变更协议、解除劳动合同协议等。
3. 工资福利档案：包括工资条、奖金、津贴、社会保险、住房公积金等证明材料。
4. 考核档案：包括年度考核、岗位考核、专项考核等结果。
5. 晋升培训档案：包括员工晋升、培训记录、考核成绩等。
6. 离职档案：包括离职证明、离职原因、离职手续等。
第三章档案管理职责第五条公司人力资源部负责员工档案的统一管理，具体职责如下：1. 制定员工档案管理制度，并组织实施。
2. 负责员工档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
3. 对员工档案进行定期检查，确保档案的完整、准确、安全和有效利用。
4. 对员工档案进行信息化管理，提高档案管理效率。
第六条各部门负责人对本部门员工档案的管理负直接责任，具体职责如下：1. 指导本部门员工按照规定提供档案材料。
2. 确保本部门员工档案的完整、准确、安全和有效利用。
3. 对本部门员工档案进行定期检查，发现问题及时整改。
第四章档案收集与整理第七条员工入职时，需按照规定提供相关档案材料，人力资源部负责收集、整理、归档。
第八条员工档案材料应按照以下要求整理：1. 分类存放：根据档案种类，将档案材料分类存放。
2. 编号管理：对档案材料进行编号，确保档案的有序管理。
3. 完整性：确保档案材料的完整性，不得遗漏。
4. 真实性：档案材料应真实、准确、完整，不得伪造、篡改。
员工档案管理制度
第一章总则第一条为了规范员工档案管理工作，确保员工档案的完整、准确、安全和保密，根据国家有关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司全体员工，包括在职员工、离职员工和试用期员工。
第三条员工档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：员工档案应全面、准确地反映员工的个人情况、工作经历、业绩等。
2. 真实性原则：员工档案应真实反映员工的实际情况，不得伪造、篡改。
3. 安全性原则：员工档案应采取有效措施，确保档案的物理和信息安全。
4. 保密性原则：员工档案中的个人信息应予以保密，未经本人同意，不得泄露给无关人员。
第二章档案管理职责第四条公司设立档案管理部门，负责员工档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第五条档案管理部门的主要职责：1. 负责制定和实施员工档案管理制度，组织实施员工档案管理工作。
2. 负责收集、整理和保管员工档案，确保档案的完整、准确和安全。
3. 负责员工档案的查阅、复制、借阅等工作，并做好登记。
4. 负责员工档案的销毁工作，确保档案销毁的合法、合规。
5. 负责员工档案的保密工作，确保档案信息安全。
第三章档案收集与整理第六条员工档案的收集应包括以下内容：1. 员工个人基本情况：姓名、性别、出生年月、民族、籍贯、政治面貌等。
2. 员工工作经历：工作单位、工作时间、职务、职称、工作业绩等。
3. 员工教育经历：学历、学位、专业、毕业院校、毕业时间等。
4. 员工奖惩情况：获得的荣誉、奖励、处罚等。
5. 员工其他情况：家庭情况、健康状况、兴趣爱好等。
第七条员工档案的整理应按照以下要求进行：1. 分类整理：根据档案内容，将档案分为个人基本情况、工作经历、教育经历、奖惩情况和其他情况等类别。
2. 编号管理：为每份档案编制唯一编号，方便查阅和管理。
3. 按时归档：员工档案应在员工入职、离职、晋升、调动等环节及时归档。
第四章档案保管与利用第八条员工档案的保管应遵循以下要求：1. 物理保管：档案室应配备必要的档案柜、温湿度控制设备等，确保档案的物理安全。
员工人事档案资料管理规定
员工人事档案资料管理规定一、概述员工人事档案资料是企业管理的重要组成部分，包含员工的基本信息、入职信息、培训记录、评价记录、奖惩记录等多种信息，是企业管理的载体、基础和重要依据。
因此，合理、规范、科学地管理员工人事档案资料，对企业的稳定发展和人力资源管理至关重要。
为了规范管理员工人事档案资料，加强企业管理，充分保护员工和企业的权益，制定本规定。
二、制定范围本规定适用于本企业所有员工的人事档案管理。
三、档案建立要求1. 档案建立程序（1）入职体检合格后，由人力资源部开具员工人事档案，并办理相关手续；（2）应收集员工基本信息、学历证书、身份证复印件、体检报告、以往工作单位证明、近期免冠照片等资料；（3）将资料存入员工档案袋，并按档案袋编号进行存档；（4）档案袋需标注员工姓名、员工编号、职务、建档日期等信息；（5）员工已经离职的，其档案袋应标注离职日期及原因，并按照公司规定备份相应资料。
2. 档案管理要求（1）对于建立好的员工人事档案，应进行注册、存档和归档管理，档案必须存放在保险柜内，保证档案的安全性；（2）对于人事档案资料涉及个人隐私的应严格保密，仅在有关部门或领导同意授权情况下可以查阅；（3）每份文件必须注明发起日期、文号、主办人、审核人、承办人、审批人、存档日期等信息；（4）档案材料超过2年也需要进行整理，以确保档案的完整并且不受损失；（5）未经领导批准，未经员工本人同意，不得拆开更改档案资料中的任何内容；（6）离职员工人事档案的保存期为3年，三年后则按公司规定备份相应信息并进行销毁。
四、档案使用和管理1. 档案使用要求（1）档案管理部门应严格控制档案借阅的权限与过程，并进行严格的双重审核，确保借阅的时效性、准确性和完整性；（2）借阅人应在登录借阅纸质档案时，填写借阅单，注明借阅日期、借阅目的、借阅期限等，并在借阅单上签字确认；（3）借阅结束后，档案管理员应及时将档案收回，并审核借阅单上的归还信息；（4）在未经授权的情况下，禁止借阅员工人事档案资料。
公司的员工档案管理制度
一、总则为了加强公司员工档案的管理，确保档案资料的真实性、完整性、保密性和安全性，提高档案利用效率，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
二、档案管理范围1. 公司员工的个人基本信息、劳动合同、岗位说明书、培训记录、绩效考核、奖惩记录等。
2. 公司组织机构、部门设置、人员变动等内部管理档案。
3. 公司与员工签订的各类协议、合同、保密协议等。
4. 公司员工的各类证书、职称、学历证明等。
三、档案管理制度1. 档案收集与整理：- 各部门负责收集本部门员工的档案资料，并及时上报至人力资源部门。
- 人力资源部门负责对收集到的档案资料进行分类、整理、归档。
2. 档案保管：- 档案应存放在安全、通风、防潮、防尘、防虫蛀的专用档案柜中。
- 严格执行档案的借阅制度，未经批准，任何单位和个人不得擅自借阅、复制或销毁档案。
- 定期对档案进行清理、鉴定和整理，对破损、褪色、字迹模糊的档案进行修复。
3. 档案利用：- 员工本人可查阅本人的档案资料。
- 其他部门或个人需查阅档案时，需经人力资源部门批准，并办理借阅手续。
- 查阅档案时，应遵守保密规定，不得泄露档案内容。
4. 档案安全：- 建立档案安全责任制，明确档案管理人员的安全责任。
- 定期对档案库房进行安全检查，确保档案安全。
- 发生自然灾害、火灾等突发事件时，应立即采取措施保护档案。
四、档案销毁1. 档案资料达到保管期限的，应进行销毁。
2. 销毁档案前，需经人力资源部门负责人批准，并办理销毁手续。
3. 销毁档案时，应采用焚烧、碎纸等方式，确保档案内容不被泄露。
五、责任与奖惩1. 各部门负责人应加强对本部门档案管理的监督，确保档案管理制度的有效执行。
2. 人力资源部门负责对档案管理工作进行检查、考核，对违反档案管理制度的行为进行处罚。
3. 对在档案管理工作中表现突出的个人或部门给予表彰和奖励。
六、附则1. 本制度由人力资源部门负责解释。
公司员工档案管理方法与制度（5篇）
公司员工档案管理方法与制度1、要保证有专人(专职或兼职)管理、有制度规范、有场地存放，即做到有人熟悉档案管理工作，档案保管要保密安全，档案管理工作有制度约束、规范及保障。
2、要确保所存档资料:复印件和原件相符;资料是原始且有价值的;以蓝色或蓝黑钢笔或碳素笔填写;名字、日期等内容填写规范;存档所用纸张规范工整。
3、存档资料要分类按顺序存放。
例如可分为基本情况类、合同协议类、证书证件类、培训学习类、考核考察类、岗位变动类、奖惩类、薪酬类、其它及离职类等。
顺序可以按照时间顺序或自定顺序来存放。
4、档案一人一档，用档案盒按员工编号存放，不建议用档案袋和档案夹存放，不建议按部门存放。
5、电子档案要与纸质档案同步更新，不用每次查询资料都需要翻纸质档案。
注意:电子档案并非是将纸质档案扫描，而是将纸质档案信息保存在一些软件工具中，如E-HR系统、E____CEL表格等，如果有时间和精力再进行扫描的工作。
6、其它档案与员工档案资料有重叠的，原则上员工档案保存原始资料。
员工档案的作用1、为员工晋升提供依据通过对员工档案的员工的薪酬情况、绩效情况、培训情况和技能情况等进行记录和分析，可以制定相对应的激励和培养方案，为员工晋升提供通畅的渠道，激发员工的工作积极性。
2、对人力资源进行盘点员工档案记录了员工的基本情况，进公司后的学习培训情况、岗位变动情况、薪酬情况、考核情况等。
通过对员工档案记录的情况进行人力资源状况分析，对制定人力资源计划或规划起着至关重要的作用。
3、促进人力资源配置通过对员工档案的查阅和整理，对员工的德、能、勤、绩进行全面分析，因事择人，因人治事，将人才的使用更加合理化和最大化，实现人力资源的优化配置。
4、提供历史资源查询了解员工发展情况，制订符合员工发展的培训计划和成长规划;了解员工的需求点，以便更好的关怀员工;记录员工在公司的轨迹，在做企业文化宣传或其它宣传方面，能提供一定素材，同时也给予员工自豪感;离职的员工可能再回来，档案资料可以接续使用。
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员工档案管理制度规定
一、管理目的
1、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。
2、原则上公司所有的员工档案管理依本制度执行。
二、人员定义
公司所有员工划分为四种：
档案依据四种人员采取相应的管理。
三、档案文件定义
1．员工入职前及入职后提供的个人资料，简称员工个人资料。
、、、、、
及入职后补充的资料（如学历变更的证书复印件）
2．员工入职前及入职后需与公司签订的合同及协议。
简称员工协议文件。
依据不同类人员有不同的合同与协议
以上，包括但不限于，所有入职人员都必须提供以上资料，并保证完整、齐全、真实、整洁。
四、档案收藏工具
在职人员每人使用一个档案袋，档案袋左上角贴上一片不干胶，并在不干胶上面使用黑色水笔清晰、端正的写上工号及姓名，工号写在姓名前面。
档案袋之间以工号顺序排列。
五、档案管理细则
1、档案的封面：在职人员的档案封面都要贴上一份《档案管理清单表》，依据
档案内容作标注，即有则打勾。
《档案管理清单》见附件一。
2、档案内容的放置顺序
不同员工的档案均分为两叠，第一叠为员工个人资料，第二叠为员工协议文件。
这两叠资料按照以下顺序分别用回形针夹好。
员工个人资料：身份证→学历证书、职称证书、英语及计算机等相关证书→
员工协议文件：劳动合同→
→转正资料→合同续签文件，若存在一些文件没有包括在内的如职务发生协议、户口调动申请等，则按照事件的发生顺序排放在员工协议文件的后面。
3、档案资料的规格
资料原则上以A4为标准规格，若规格比A4小的，则以上方及左边为对齐标准；若规格比A4大的，则超出部分折叠为A4规格。
4、在职人员管理权限
A类人员的档案除总裁有特别规定外，一律由人力资源总监保管；
B类人员中的部门经理及人力资源部成员的档案由人力资源总监保管，但人力资源总监的档案由其上级人员保管。
5、档案管理需建立电子档及给相关人员复印件的。
若员工协议文件有存在以下较特别的内容时，需建立电子文档以方便的查询及工作衔接，如果这些内容有涉及到第三方的，原则对方应保存一份复印件。
a)薪酬福利，即在相关协议中约定特别的薪酬福利，如：住房补贴、探亲
假的车费报销、电话补贴、住房补贴（公司帮忙付房租的）、合同期满兑
现的福利等，这些需复印一份给薪酬专员或人力总监并建立在电子文档；
b)竞业协议，需备注在电子文档并写明竞业的年限；
c)个人有涉及到薪酬福利的申请如住房公积金缴费比例申请，需备注在电
子文档；
d)培训协议，复印一份给培训专员，并把培训的后应增加的服务期及金额
备注在电子；
e)签订其他特别相关协议的并有必要建立电子档或给第三方人员的；
6、复职人员及返聘人员
复职人员及返聘人员应把原先的资料抽调出来，单独一叠夹好并放入新的档案中，为了便于SAP管理，复职人员及返聘人员的工号与原先的一致。
7、离职人员档案管理
1、员工办理离职时，负责办理离职手续的HR应查看档案及电子档案是否有特别规定会影响到目前离职事宜或离职后的事项规定。
若存在特别的规定应及时反馈给上级及相关人员。
2、离职人员离职时签订的协议、离职移交表、离职申请的相关文件应放入其档案。
3、每月初3号前对上个月离职人员的档案进行分列管理：
A类人员及B类人员中的部门经理的离职档案，用文件夹装好，文件夹第一张增加张清单，注明离职人员的工号、姓名、部门、职位、离职日期信息。
如果人数不多以一年或半年为一个季度为宜，并在文件夹的侧面贴上离职的年月。
A 类人员的离职档案由人力资源总监保管，保管期限原则上为永久保管；
B类人员除部门经理外及D类中的顾问、科室的离退休返聘人员的档案，按月份归集，同样用原档案袋装好，以工号为顺序放置。
在工号为第一个人的档案上面放一张清单注明离职人员的工号、姓名、部门、职位、离职日期，侧面用一纸写上离职年月后，用一条绳子扎紧后再放入档案柜，保管期限至少为五年，十年为佳。
C类人员及D类的临时工、一线二线离退休返聘人员，他们的档案自离职日期起保管期为两年，按离职人员的月份抽出其档案逐份装订并放入统一的档案袋中，其档案袋封面贴上这些人的工号、姓名、部门、职位、离职日期信息。
六、档案借阅权限
1、员工档案除特殊情况外一般不借出查阅。
如必须借出人力资源部查阅时，应
事先提交报告，说明理由，经人力资源部总监或分管领导批准后，严格办理登记手续，并按期归还。
2、任何个人不得查阅或借用本人及亲属(包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等)
的档案。
借阅档案人严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。
查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。
对违反者，应视情节轻重予以批评教育，直至纪律处分，或追究法律责任。
3、若相关部门需要从档案中取证的，须分管领导批准后才能复制办理。
七、档案管理员的职责
保证员工档案的资料及齐全完整、安全保密和使用方便。
八、档案销毁
1、公司任何个人非经允许不得销毁员工的档案资料。
2、.当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《档案资料销毁审批表》交分
管领导批准后执行。
3、经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《档案资料销毁
审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。
登记表永久保存。
4、在销毁公司档案资料时，必须派人力资源部的其他人监督销毁。
制订：人力资源部
批准：
生效日期：。