SAP-FICO 财务管理大全(GL diary )

SAP 财务管理大全--- 总账(笔记)
分类：SAP FI 2009-06-22 08:31 1982人阅读评论(0) 收藏举报
SAP系统中，财务会计模块的结构设置是和一般意义上的财务会计相对应的。

它主要履行了外部会计的职能，企业向各个外部部门（如税务、银行、证券交易所等）提供的财务报表数据皆来源于财务会计模块。

财务会计模块分为：总账、应收账款、应付账款、固定资产、银行会计、特殊目的分类账、基金管理和差旅管理。

总账、应收账款、应付账款和固定资产是财务会计模块最为基础的四大子模块。

企业实施SAP 系统时，一般是以这四大模块作为实施财务管理的开始。

在总账、应收、应付、固定资产这四大模块中，总账又是最基础的。

在SAP系统中，总账的功能是十分强大的。

一．组织结构
a.公司代码和会计科目表
对于一个集团来说，它可以拥有多套不同的会计科目表，不同的科目表可以分配给不同的公司代码使用。

公司代码在SAP中指的是独立进行会计核算的会计主体。

它可以是控股公司，或是有法人地位的子公司，也可以是独立核算的分公司。

每个公司代码只能有一个经营会计科目表，但不同的公司代码是可以共用一个经营会计科目表的。

在SAP中，除了经营会计科目表外，还有集团会计科目表、国家会计科目表和合并会计科目表。

这些会计科目表之间都有对应关系，经营会计科目表是其他会计科目表的基础。

如果一家企业在同内外都没有分支机构也不被任何公司控股，那么，它就只需要建立经营会计科目表。

b.业务范围
总账中还有另一种组织结构——业务范围。

业务范围与公司代码形成交叉的矩阵式的管理。

公司代码偏重的是对外的会计核算，而业务范围偏重的是对内的控制与管理。

（在SAP系统中，业务范围是可选项）
业务范围是跨公司代码的。

业务范围对应的是企业中的事业部核算方式。

通过交叉公司代码和业务范围形成的管理矩阵，我们可以很方便地跨公司进行报表的分析汇总，使集团财务管理实时而高效。

二．会计科目表
SAP系统中，不同的公司代码可以使用同一套会计科目表。

在一套科目表中，每个总账科目的名称和号码都是唯一的。

因而，科目编号代表的科目定义在集团公司的不同分支机构里是完全相同的，这使得各级分析人员不再需要对来自不同公司的总账科目号码进行识别，公司间数据的分析、比较、汇总能够迅速完成。

SAP中，总账科目是分两个层次来进行维护和管理的——会计科目表层和公司代码层。

a.会计科目表层
会计科目表层是基本层，维护着总账科目的通用信息，可以为所有的公司代码所使用。

科目表层中的信息有短文本、长文本、账户组（比如按资产、负债、权益、成本和损益科目的分类），以及在各种通用语言下科目名称的翻译。

科目表层还维护科目的合并数据，如每个总账科目在集团会计科目表中对应的科目号以及对应的关联公司等信息。

b.公司代码层
基于公司特性的专用信息在公司代码层中维护。

如不同公司的成本核算方式可由公司代码层的科目控制字段——“字段状态组”来控制。

公司代码层的控制信息还包括了科目货币、未清项目管理、统驭科目类型、税务类型、自动记账处理、排序码、权限组，等等。

对于企业集团来说，会计科目的分层管理是必需的。

因为它既统一了集团的会计科目表，又使得每个公司可以定义适合自身业务需要的科目信息。

三．会计凭证
a.总账凭证
凭证输入和凭证的维护是总账模块中的重要内容。

凭证包括凭证抬头和凭证行项目。

凭证抬头包括凭证日期、记账日期、短文本、公司代码、贷币等信息。

凭证行项目是指每一个分录行，比如，一借一贷、一借多贷或者多借多贷形成的各行分录。

b.凭证类型和凭证编号
传统的凭证分为五种类型：现金收入、现金支出、银行收入、银行付款和转账凭证。

SAP中根据不同的业务将凭证类型更加细化了，如有总账转账凭证、折旧凭证、客户发票凭证、客户付款凭证、供应商发票凭证、供应商付款凭证、发货的自动记账凭证和收货的自动记账凭证等。

企业也可以根据自己的业务需要自定义凭证类型。

系统还预先对已定义的凭证类型分配了凭证编号区间，同类型的凭证按过账时间顺序编号。

这些预配置都是可以更改的。

每家公司代码可以自主决定是所有的凭证类型共用一个大流水号，还是每个凭证类型有自己的流水号；年度结账后，所有的凭证是由零开始重新编号，还是在去年的编号后顺序编号——即跨年度的大流水号。

c.清账管理
对于SAP凭证输入和凭证管理来说，有一个基本概念需要解释，那就是“清账”。

在财务管理中，有些科目只需要有“借贷余”的管理就可以了，比如银行科目和损益类科目等。

但是，也有些科目不止需要“借贷余”，还需要管理到每一个分录行的状态，比如银行未达科目，客户和供应商的明细科目等。

系统中需要记录供应商的每张发票是否已经付款了，客户的每张发票是否已经收款了，各种未达的资金项是否已经到账了，等等。

对于这些科目来说，每笔交易都要分门别类地予以记录，这就是行项目清账。

行项目是逐笔清的。

在SAP系统的供应商行项目显示中，已经付款的发票和付款本身用绿灯显示，我们称为“已清项”；还未付款的发票用红灯显示，我们称为“未清项”；类似付款、收款这样的业务，在账务处理的同时，系统会自动更新凭证行的状态，这就是“清账”。

清账既可以是手工的，也可以是系统自己的。

当系统自动清账时，我们需要提供给系统“自动清账规则”——比如，“用支票等支付凭证号码”来清银行未达账，就是一种自动清账规则。

一个总账科目是否需要执行清账管理是在其科目维护的公司代码层定义的。

公司代码层的控制字段“未清项目管理”控制着总账科目在不同公司代码下是否需要逐笔逐清。

对于不按未清项目管理的科目来说，它的行项目显示只反映了过账与否，而不反映清账与否。

对于应收应付等一些科目来说，未清项管理的好处是显而易见的。

它使得每条业务记录都很清晰，是对账和自身核对的强有力的工具。

同时它也是账龄分析、催款、自动付款、对账函、往来账核对等延伸功能的基础。

d.跨公司凭证
在SAP凭证管理中，有一种特殊的凭证，它既是经常发生的，又和普通的凭证有所不同，这就是“公司间往来凭证”或称之为“跨公司凭证”。

在SAP中跨公司凭证不是一般的会计凭证，它拥有和一般凭证不同的编号区间。

跨公司凭证会自动生成两家公司各自的会计凭证(使用内部往来科目)。

“内部往来”科目是在系统中预先设定的。

通过跨公司凭证两家公司的内部往来科目将具有准确的对应关系。

e.简化操作
简化操作是SAP系统中简化凭证输入或科目维护的一些功能，举例来说包括样本科目、科目分配模型、周期性凭证、样本凭证、暂存凭证等。

四．会计期间和多币种处理功能
a.会计年度和会计期间
在我们国家，会计年度和会计期间是固定的：即按自然年度为一个会计年度，而会计期间就是12个自然月。

但在其他大多数国家，会计年度和会计期间是不做硬性规定的，企业可以根据自己的需要定义。

总账模块提供了灵活的方式来定义会计年度和会计期间。

企业可以根据需要将特定的会计年度和期间定义为一个“会计年度变式”。

对于一个集团来说，可以有多个会计年度变式。

各个分公司既可以共用一个会计年度变式，也可以使用自己特殊的会计年度变式。

b.多种货币处理功能
越来越多的中国公司将会涉及多币种业务，我们假设某集团在韩国有一家子公司，按照当地规定需要用韩币作为本位币，但是，它的报表则需要以人民币和美元为货币单位上报到集团公司进行合并和管理。

对于多货币的处理，总账模块提供两种不同的选择。

1．报表折算
是指企业平时执照本位币（韩币）来记账，到了月末时进行报表的折算，折算成其他货币（如人民币或美元）。

2．设立并行货币
在SAP中可设立多达四种并行货币。

即交易货币、本位币、首选并行货币和次选并行货币。

交易货币是发生结算时实际使用的货币，首选并行货币一般为集团货币，而次选并行货币则一般选择硬通货，如美元、欧元等。

五．周期处理
在财务部门的日常业务中，有很多工作是周期性的：如折旧运行、汇率评估和汇兑损益的计算、在途货物的自动清账、预提费用、利息计算、在制品结算、关账、余额结转，等等。

财务部门在做月结和年结的时候会有很多项这样的事务需要处理，其中有些还有先后次序。

我们在总账模块中，完成对这些周期性事务的处理和管理。

SAP提供了“定期处理计划管理者”工具来安排这些工作。

六．信息查询
总账模块的报表功能是灵活多样的。

如账户余额显示、账户行项目显示、审计线索、资产负债表、损益表、现金流量表、试算平衡表、纳税申报表、总账信息系统，等等。

SAP的信息系统提供了一些强大的工具，来方便企业从各个维度对数据进行分析。