档案管理PPT课件

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同一保管期限文件的排列顺序应 保持相对稳定。转41页
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6、文件编号
归档文件应逐件在首页上方空 白处用红色印泥或黑色墨水端
正、清晰地盖上档号章，并填 写有关栏目的内容。
全年流 水号
95 类别号 合同
期限
长期
年 度 2010 机 构 客务部 页 号 1-6
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全宗号 年度
类别号 合同 期 限 2010 机 构 行管部 件 号
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对不需归档的文件要进行剔除。 要注意“帐外”文件的收集，特
别是各种上报图表、花名册、本 单位工作人员外出开会带回的重 要会议文件等。
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2、区分年度
根据形成和处理文件的年度 对归档文件进行区分，不同年 度形成的文件材料要按年度具 体分开。
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一般的文件材料，放在其形成 的年度归档。
单份文件，每份文件为一件； 各种报表、名册、图册、书刊、
会议记录等，一册（本）为一件；
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正本与定稿（最终的修改稿）为一件； 正件与附件为一件； 正文与文件处理单为一件；（例1） 原件与复制件为一件； 转发件与被转发件为一件；
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来文与复文、去文与复文（具体 包括请示与批复；去函与回函等） 可作为组合件。
档案管理
1
主讲内容
企业档案管理 合同管理
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企业档案管理
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企业档案的含义
企业档案是指企业在日常工作中 从事企业管理、生产、经营、销 售、经济核算及科学研究等活动 中直接形成有保存价值的真实记 录。主要包括文字、图表、音像 等。
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企业档案的分类
序号
内容
1
企业管理性档案 （文书档案）
2 基建档案
件号 1－45 1－250 1－285 1－58 1－210 1－280
计划、预算、决算、总结、报 告、统计报表等，放在文件内 容针对的年度。
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长远规划，放在文件内容针对 的头一年。（如3年或5年规 划）
多年的总结、报告，放在文件 针对的最后一年。（如3年或 5年总结）
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跨年度的案件，放在结案的一 年。
跨年度的会议，放在闭幕年。
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3、划分期限
代号 A B
3 科研档案
C
4 产品档案
D
5
5 设备档案
E
6 会计档案
F
7 合同档案
G
8 员工档案
H
9 特殊载体档案 J
6
A 企业管理性档案
一、档案具体业务工作内容： 收集、整理、鉴定、检索、保 管、统计、编研和提供利用八 个环节，前六个环节称为基础 工作，后两个环节称为编研利 用工作
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二、件的含义
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三 点 一 线 装 订
企业名称
工程部
1、XX公司与XXX公司签订的 电梯维护保养协议书； 2、xx公司与XXX公司签订的 外墙清洗合同；
自2009年1月至2009年12月 本卷共2件共38页
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5、文件排列
适用于单位综合档案室 先将归档的文件材料按三个保 管期限分开，同一保管期限的 文件材料按照“部门－时间” 或时间先后顺序排列。
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装订 采用左侧1-1.5厘米处三
孔一线、下侧、右侧对齐方 式 ，使用蜡线装订。
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×××
××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ×××
准确地判定每一份文件和每一 组文件的价值，保管期限分别 定为永久（无限期）、长期 （16－50年）、短期（15年 以下）。
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4、案卷装订前应做到
修复破损或页面过小的文件 复制字迹模糊或容易褪变的文
件，对纯蓝墨水、红墨水、复 写纸、圆珠笔、印台油、铅笔 等字迹材料制成的文件材料及 传真件等进行复制。
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三、归档的主要步骤和要求
文件材料归档可分为11个步骤：
1 收集文件 7 案卷装订 2 区分年度 8 填写备考表 3 鉴定期限 9 案卷装盒 4 编写目录 10 年度卷内目录装订 5 文件排列 11 档案入库 6 文件编号
13Байду номын сангаас
1、收集文件 把反映本单位主要活动的，应该
归档的文件材料收集齐全、完整。
永久 15
全宗号：通常指档案馆给立档 单位的代号（企业没有全宗号 的，可不填写）
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全宗号 年度
类别号 2010 机 构
A类 期 限
（合同）
件号
永久 15
类别号：不同门类档案的代号， 如管理性档案为A
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全宗号
类别号
年 度 2005 机 构
A 期 限 永久 件 号 15
期限：档案的保管期限，分为： 永久、长期、短期
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由各部门分别整理归档的单位
先将归档文件按部门或（商户）分 开，再将同一部门或（商户）的文 件按三个保管期限分开，同一保管 期限内按时间先后排列。 尽可能将关系密切的同一活动、 同一工作、同一会议形成的文件材 料排列在一起。
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统计报表、简报、刊物、非诉 讼性案件材料、来文与复文、 去文与复文等成套性文件可集 中排列，该套文件内部按文件 形成的时间顺序进行排列。
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全宗号
类别号
年 度 2005 机 构
A 期 限 永久 件 号 15
年度：以四位阿拉伯数字标注 文件形成年度的公元纪年。
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全宗号
类别号
年 度 2005 机 构
A 期 限 永久 件 号 15
机构：填写文件形成或承办部 门的简称或代号（不分机构编 档号的单位此栏可空）。
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全宗号
类别号
年 度 2005 机 构
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超大纸张折叠 对报表、图样等纸张幅面大 于A4规格的文件，需要加以 折叠。操作时要尽量减少折叠 次数、避免破损。
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去除金属物（订书钉、曲别针、 大头针等装订用品）。
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如果是组合件，按以下顺序进行 排列：
正本在前，定稿在后；正本在 前，附件在后；原件在前，复制 件在后；译文在前，原文在后， 转发文在前，被转发文在后；批 复在前，请示在后。
A 期 限 永久 件 号 15
件号：以年度为界限，由档案室集中 整理归档的，一个保管期限编一个大 流水号，由各部门分别整理归档的， 每个部门内按保管期限分别编三个流 水号。件号应做到不重号，不空号。
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不分机构编件号（件数汇总）
年度 2009
2009
期限 永久 长期 短期 永久 长期 短期
文件数量 45 250 285 58 210 280