推行精细化管理-全面提升办公室服务水平剖析

推行精细化管理全面提升办公室服务水平
精细化管理是一种新的企业管理理念与方法,即通过细化、量化、标准化、精益化、流程化、规范化、协同化、实证化,把“精、准、细、严”的要求落实到每一个单位的工作流程、每一个岗位的职责要求、每一个人的行为规范,实现工作到岗、责任到人。

将企业精细化管理移植到办公室工作上来,是应对新形势、新任务、新要求的有益尝试。

一、与时俱进,深刻认识党政办公室工作实施精细化管理的必要性
精细化管理是以组织战略清晰化、内部管理规范化、资源效益最大化为前提的,与办公室当参谋、抓协调、督落实、办实事的工作职能和围绕中心、多点多面的工作特点相一致。

实施精细化管理,有利于提升办公室服务水平,提升工作成效,提升队伍素质。

首先,实施精细化管理是全面落实科学发展观的必然要求。

近年来,我们根据“立党为公、执政为民”的为民执政观和“以人为本,全面、协调、可持续发展”的科学发展观,结合本地实际,提出了“民本岳阳”的执政和发展理念,系统地解决了岳阳经济社会的发展目标、发展路径、发展重点、发展载体、发展方略、
发展形象等重大问题,是科学发展观在岳阳的具体实践。

党委办公室作为落实党的重大决策的助推器、调度指挥中心,必须站在更高的角度,大力转变工作方式,优化管理理念,按照精确、细致、深入的要求,抓细抓实各项工作,为促进地区经济社会又好又快发展当好参谋助手。

其次,实施精细化管理是管理创新的必然选择。

党委办公室是党委系统的综合部门,办公室工作是内部行政管理的重要组成部分。

推进办公室工作精细化管理,创新办公室管理理念、管理方法和管理手段,实现由被动工作向主动创新、由忙碌繁杂向规范有序、由“过得去”向“零差错”
转变,是全面提高服务效能的必然选择。

只有按照“精、准、细、严”的精细化管理标准来组织落实,办公室各项工作才能扎实而富有成效地实施。

具体而言,“精”,
即把日常工作、服务与管理做得精益求精,追求最好;“准”,即信息情报准确无误,对各种事项判断准确,决策计划制定准确,指令传递、执行、汇报准确,工作时间、衔接时间等
准确无误;“细”,即把工作、服务、管理做细,操作细化、管理细化、执行细
化;“严”,即严格执行标准,严格执行领导指令,严格管理,严格控制偏差。

第三,实施精细化管理是加强自身建设的必要途径。

近年来,各级党委办公室工作出现了许多新特点,发生了许多新变化,特别是服务对象的素质不断提高、能力不断增强,给办公室工作提出了新的要求。

这种服务领域越来越宽、工作要求越来越高、知识更新越来越快的新形势,要求办公室人员不断增强工作的适应性和创造性。

要紧密结合自身职能,加强自身建设,迅速提高整体服务效能,科学谋划、超前思考,从全局着眼,从小事着力,把各项工作制度化、具体化、规范化、程序化,切实做到文稿起草精益求精、调查研究广泛深入、督促检查有效有威、信息反馈准确灵敏、办文办会严谨规范、值班接待周密细致、机要保密安全畅通、后勤保障主动周全,以优质高效的服务赢得领导、机关、基层和群众的满意。

二、立足本职,切实明确党委办公室实施精细化管理的具体要求
实施精细化管理,就是要围绕党委中心工作,把握规律,强化管理,精益求精,切实提高办公室服务水平,为经济社会又好又快发展作出新贡献。

我们主要把握好以下几点:
一是优化工作流程,明晰精细化管理职责。

要按照精简程序、理清环节、分清责任、明确标准的基本要求,健全和优化办公室各项工作流程。

辅助决策是办公室工作的核心职能,要以决策的形成、实施、反馈、评估
等为导向,抓住决策前的调查研究,决策中的对策建议,决策后的宣传、督查、反馈等主要环节来设计流程,使各项工作均依流程运行。

要充分发挥办公室“参谋部”和“左右手”的作用,协助党委改革完善领导方式,建立健全专家咨询、公开听证、重大决策征询意见和会议研究等决策机制,推动决策科学化、民主化和透明化。

二是细化岗位职责,量化精细化管理目标。

党委办公室是党委系统的综合协调机构,任务多、责任重,任何一项工作、一个细节出问题,都会牵动全局。

因此,必须按照“定岗、定责、定标准”的要求,健全完善办公室工作的岗责体系,制定详细的工作职能、办事规程、岗位职责和考评办法,形成具体的岗位细则,使各个岗位的工作人员都能够严格按照管理标准和工作规范,优质高效地完成本职工作,形成“人人争当先进、个个争创一流、事事优质服务”的良好局面。

三是加强考核评议,确保精细化管理取得实效。

要根据岗责体系的要求,按照奖优罚劣的原则,积极推进绩效考核。

坚持定量考核和定性考核相结合,综合考核和分类考核相结合,办公室内部工作考核与外部服务对象评议相结合,以增强考核的可信度。

要把考核结果与行政问责、奖优评先等有机结合起来,推动办公室各项工作取得实效。

要建立办公室各项工作的活动台账,详细记录每个月的工作业绩,不定期通报工作情况,定期开展专题督查活动,总结推广先进典型。

三、服务大局,以精细化管理推进党委办公室工作整体水平的全面提升
一是把精细化管理贯穿于服务各级党委重大决策的全过程。

党委办公室担负着协助党委制定、实施决策的重要任务。

要精心安排、准确判断、细化操作、严格执行,积极协助党委抓好决策的制定、实施和落实。

在党委制定决策前,本着“围绕中心、突出重点、超前服务”的原则,深入开
展调查研究,提出切实可行的预案。

比如,我们根据省委对岳阳提出“优势地区、优先发展”的战略要求,认真分析市情,加强调查研究,提出发展现代工业、现代航运物流业、现代旅游业、现代农业的建议,很快被市委采纳。

在执行决策过程中,我们紧紧围绕中央、省、市的重大决策部署,定期督查、重点督查,力求实效;对群众普遍关注的热点难点问题,敢于督查、善于督查,力求权威;对于中央、省委和市委主要领导交办的批示件,督促办、从速办、抓落实。

去年年初,市委、市政府在全市开展了“零就业”家庭就业援助行动。

为把这项工作落到实处,我们多次组织督查,对少数落实不力的单位通报批评,限期整改,有力地促进了就业再就业工作。

二是把精细化管理体现到组织各级党委的重大活动中。

我们按照“精雕细刻、精细管理、精益求精”的原则,认真组织好市委举行的大型活动。

为确保会议效果,我们建起了包括不同会场、宾馆、与会人员等多重信息的会议资料库,建立健全了有安全、信访、交通、城管、卫生、新闻等部门和承办单位参加的会务协调机制。

为进一步做好接待工作,提升接待档次,我们统一制定了包括来客住宿房间、陪同领导、日程安排、用餐地点、天气预报以及宾馆服务指南等为主要内容的《接待安排单》,对来客受理审批、迎送礼节、礼品赠送等每一环节都进行了细化。

三是把精细化管理落实到各级党委系统的日常工作中。

机关日常工作是否规范、严谨、精细,直接关系到党委的工作效率和形象。

我们力求将各项日常工作做得井井有条、细致周密。

文电办理力求精简、规范、优质,进一步规范办文程序,提高文电办理质量。

信访工作着眼于解决群众关心的热点难点问题,从接访、处访、息访等各个环节全方位加强协调,追踪落实。

机要工作在确保绝对安全和畅通的前提下,全面完成了规范化建设任务。

保密工作加强党政机关要害部门的保密管理,要害部门、要害部位
的认证、保密工程的审批严格有序。

后勤服务坚持服务有承诺、操作有程序、质量有指标、事后有监督、奖惩有依据,确保了机关院内工作和生活的正常运转。