干部人事档案整理工作

干部人事档案整理工作

一、档案整理的步骤与方法

干部人事档案的整理，是指根据一定的原则和方法，将收集起来的档案材料以个人为单位，进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工和装订等，使之成为系统化和条理化的专门案卷，并在此基础上，不断对档案内容进行补充。档案整理工作的作用：干部人事材料成为规范的干部人事档案；有利于干部人事档案材料的保管和保护；方便干部人事档案的利用。

整理工作要求：严格鉴别；分类准确；排列有序；目录清楚；装订整齐。

（一）鉴别。审核归档材料是否办理完毕，是否对象明确、完整齐全、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备；鉴别后符合归档要求的干部人事档案材料，才能归入干部人事档案；对经过鉴别不符合归档要求的材料，要区别不同情况，采取转出、退回、留存、销毁等不同方式进行处理。

（二）分类。按照干部人事档案材料主要内容及分类将材料进行归类。

（三）排序。将每一类别的材料，按其形成时间的先后顺序或材料内容的内在联系排列顺序，并通过编写类号、顺序号和页码将材料固定下来。

排序方法有二种：

1.时间排序

按材料形成的时间排序适用于干部人事档案材料第一、二、三、四、七、九、十类材料。

注意：第四类、第九类材料排序时，是在采用二级分类之后，各小类中分别按时间先后进行排序。

2.内容排序

按材料的内容以及材料之间的内在联系排序适用于第五、六、八类材料。

第五类、第八类材料的排列顺序一般为：上级批复，结论或处分决定，本人对结论或处分决定的意见，调查报告，证明材料，本人检讨或交待材料等。

第六类材料排序：

入团志愿书应排在入团的其他材料之前；

入党志愿书应排在入党的其他材料之前；

党员登记表等可按时间先后依次排序。

每个类别中的档案材料排序后，要用铅笔在每份材料首页的右上角编上类号和顺序号，并在其右下角逐页编写页码。

页码的编写方法：

1.有封面的材料要从封面开始编写；

2.凡有图文的页面，每面作为一页；

3.空白纸和托裱用的衬纸不计页数；

4.复印件和原件应视为一份材料，统一编写页数。

注意：考察材料应附在相应任免表之后，视为一份材料，统一编写页数。

（四）编目。将档案材料分类、排序后形成的体系固定下来，并为档案内容检索提供了途径。

要求：目录纸统一使用A4纸正反面打印；目录纸左右边距设为25mm；目录内设置成20行。档案材料应按照排列的顺序，逐份逐项进行编目，做到目录清楚，填写准确。

书写：书写目录要工整、准确、清楚、美观，使用规范的书写材料，不得使用圆珠笔、铅笔、荧光笔、水彩笔、红墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。

类号：每类目录应首先注明材料类号和类别名称，“类号”下再依次填写排列顺序号。规范的序号栏填写方法应该是：材料类号用汉字的“一”至“十”，二级分类的类号用（一）至（四），顺序号用阿拉伯数字。

标题：“材料名称”根据材料题目填写；没有标题或标题不规范的，应另拟标题；材料的题目过长，可适当简化，拟定或简化题目，必须确切反映材料的主要内容或性质特点。

时间：“材料形成时间”填写材料落款时间，也就是以文件办理完毕、正式生效的时间为准。时间填写要尽量详细、规范，有具体年月日的，必须填写齐全。

备注：填写需要说明的情况：归档材料因为内容相关合并为一份材料的，要在备注栏中进行简要说明，如附有考察材料的干

部任免审批表；复制件等情况也应注明。

书写目录时，每类目录之后，须留出适量的空格，供补充档案材料时使用。特别是第三、四、九类等，由于后续的材料比较多，要留出足够的空格。

（五）技术加工。

复制：对纸张破损或字迹材料不符合要求的档案材料，应采用复印、扫描、拍摄等方法进行复制。复制应保持材料原貌，不能任意扩大或缩小，不能对原件内容进行修改。复制后的材料应清晰，所用材料要符合档案保护要求，经久耐用。复制件应附在原件后，与原件作为一件。

折叠、剪裁：幅面过大的档案材料应进行折叠或裁减。折叠后的档案材料要保持平整，文字、照片不得损坏，便于展开阅读。剪裁时不得损坏档案材料上的文字、印章、图形等内容。档案材料上的订书针、曲别针、大头针等金属装订物应当拆除。为方便档案利用和后续材料补充，每份档案材料在整理时必须保证各自独立，禁止将多份材料以缝纫、裱糊等形式粘连在一起。

装订：档案材料是在左侧打孔装订，装订时要做到结实、齐整、美观、不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件、方便阅读。装订时只要求档案材料左边、下边对齐，卷内有不同幅面的材料，右边、上边不能对齐是正常的，不需要刻意加以处理。反对刻意追求“四边齐”。装订好的档案，档案目录置于卷首，卷内材料排列顺序与目录相符。

边签：干部档案卷夹材质应符合档案保护要求。卷夹背脊应附边签，用于书写档案编号、干部的姓名、单位等。书写姓名不得使用同音字或不规范的简化字。

二、档案整理过程的注意事项

（一）必须遵守《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》和干部人事档案工作有关规定，保守党和国家的秘密，确保档案的安全；

（二）不得私自涂改、圈划、污损、撤换、抽取、增添或伪造档案材料；

（三）不得擅自处理或销毁档案材料，整理中因审核踢出的档案材料，须进行登记，经主管领导审核批准后区别不同情况予以处理；

（四）要加强对档案材料的管理，防止材料丢失或泄露材料内容；

（五）按照《收集归档规定》的要求，对“符合归档要求的材料，必须在接收之日起一年内按照干部人事档案整理工作的有关要求归入本人档案”；

（六）要正确把握干部档案整理工作的定位：既不能“欠”整理，也不能“过”整理，在继续做好档案整理工作的同时，要把更多的精力从偏于档案整理工作转移到档案内容建设上来。