干货 如何构建团队知识管理体系

干货如何构建团队知识管理体系12月4日，印象笔记企业版携手麦客CRM、Teambition在成都为大家带来主题为：《企业管理「具」变》的SaaS 专场活动，与大家共同探讨企业/团队如何结合工具开展管理变革与创新。

以下是印象笔记市场总监陈加岗的演讲实录：陈加岗：感谢主持人的介绍，我今天非常高兴和Teambition以及麦客举办这个活动，因为我们三个都能位置矢工作者提高工作效率，所以我们一起搞今天的活动。

要想知识管理首先基本的问题需要解决。

首先是知识是什么？为了今天的讨论我会这样定义知识，知识就是用来决策，并且能帮你解决工作和生活问题的信息。

知识管理是什么？《你的知识需要管理》这本书有一些定义很适合我们今天的讨论，知识管理的定义就是说学习、分享、使用和创新知识的过程，目的是提升竞争力和工作效率。

我估计在座的人会带团队，这些问题你们的团队遇到吗？第一，团队工作需要的知识散落各处，比如手机微信上。

第二就是团队如何有效沉淀知识，因为你作为知识工作者肯定要使用很多信息，我们首先可能需要积累这些知识。

第三，团队工作需要的知识不能方便找到。

第四，团队人员流动，如何防止团队知识丢失。

有些同事走了，他会不会把他积累的知识同时代走，我们怎么能够防止这些知识丢失，这些都是我们留意的，团队里边实现知识管理常见的问题。

我们有很多用户都是用我们产品进行个人的知识管理，谁用印象笔记做个人知识管理的？可以举手。

观众：我工作和个人的知识都会在用印象笔记，工作上是比较零散的想法，自己需要思考的问题，比如说我的团队近期需要什么人，我可能会思考，包括团队近期需要做一些事情，可以不断察看它。

陈加岗：这位先生你讲讲你用印象笔记是管理什么知识？观众：是个人和工作都有做管理，工作中除了有一些灵感，还做项目管理，比如规划一个产品的时候，是以每天日志的方式来写，比如今天先想到哪些点，然后有一个什么样的整体框架，然后后边又遇到什么问题，然后最后整个项目的记录在里边。

个人上还有很重要的一点，就是做知识收集，浏览到好的网站和知识收集下来，方便自己回顾。

观众：我们公司有很完整的知识管理体系，我们企业有几万人，所以我们会把显性的知识通过管理体系、流程，通过刚才写作的工具，会把这些经验固化下来，比如有些工具通过项目管理的技能，通过工具去把它协作起来，然后执行下去，而且是逐层执行下去。

另外就是我们可能会通过很多的工作，我们会考虑到新的知识无法通过文件阐述，可能需要事中事前的交流，印象笔记我想可以解决我们这些问题。

陈加岗：所以大家可以向一下，第一位每一天的灵感跟团队的问题就会记录下来，第二位是说把每天的商务管理，一些日程一些框架记录下来，甚至自己把一些网页保存下来，这是我们很典型的知识管理的用法。

但是如果想一想，这些用法如果在团队里边使用，就不止是一个人做这个事情，是整个团队一起做这个事情。

比如第一个例子，比如说五个人把自己的想法记录下来，团队的问题记录下来，大家都很容易能够看到，是否我们更有机会可以一起去解决这些问题，甚至去发挥这些看法的潜力呢？印象笔记团队的知识管理切入点就是这样。

我们推进团队知识管理，其实是从个人知识管理做起的，这也是我们印象笔记企业版设计的理念。

很多人知道印象笔记是一个个人的知识管理软件，甚至有些人会只是把它当作云笔记，但是基于印象笔记个人版的基础，印象笔记企业版是为中小团队打造的知识管理工具，刚才第三位讲到他们公司有几万人，我们可能不一定适合你们的需求，但是你们几万人的团队里边也有一些小团队的话，其实是非常适合用我们产品进行管理的。

有些的不是说不想知识管理，大家都意识到意识管理非常重要，但是为什么做不了？因为很难在团队里边推进，因为有的人可能我没有时间，你还要干活，还有的是说我辛辛苦苦积累的知识，你为什么要我分享出来，这是我遇到的典型的问题。

我们的切入点就是从个人的知识管理开始，我们会建议团队先给你们团队成员一些简单的知识管理工具，比如印象笔记，去管理他们自己个人的知识，让他们自己个人采取，让他们去了解到知识管理对于他们的作用是什么，是能够帮助到他们工作的。

因为如果他们意识到这一点的话，他们就会更有可能，更愿意去参与到团队的知识管理里边，这也是我们认为比较有持续性效果的做法。

我们也遇到一些情况，老板来定，所有人马上就要用这个工具做知识管理，但是我们发现会出现一些问题，比如有的老板把知识分享的数量、频率作为他考核的标准，这其实不是很自然的一个行为。

我们也发现了，万一这个团队有变化，比如这个老板走了，离职了，这个知识管理就不能持续下去。

反而就是说，如果我们从个人知识管理来讲，当每个人知道做知识管理这个事情对于他自己的工作是有用的，因为毕竟每个人都不希望自己去战斗，都是希望整个团队一起解决问题，如果整个团队一起做这个事情的时候，大家能对团队能力有所提升的话，知识管理的工作才能持续下去，这是我们的看法。

如果解决了这方面的问题之后，如果大家决定好了，我们同意应该做知识管理，下一步应该怎么样部署？部署之前我觉得需要解答两个问题，一个是What的问题，知识管理的名词听起来很酷，但是大家要了解知识管理的需求是什么。

因为不同行业、不同公司、不同部门、不同业务的知识管理需求不一样。

这是我在麦肯锡一个杂志上看到的，它基本会把行业里边不同公司知识管理的需求分四种，比如左下角是交易类型的知识管理需求，比如说我有一个航空公司，一个票务中心，比如国航我打电话去订票，这个票务中心的这些同事，他们需要的知识是什么呢？其实他们需要的知识没有需要太多的创新，可能是有一个操作的步骤，按照这个操作步骤来做就行了，它也没有太多的协作，因为基本上一个人能够把整套操作流程理顺就能很好完成它的工作。

所以大家可以看到它在左下角，在工作复杂性方面这是属于常规的工作，而不是更需要判断的工作。

从协作的程度来看，它也是个人的工作模式，没有太多大家的讨论，当然也有一些不合理的顾客，他可能会找老板问怎么处理，但是很多时候他是可以个人做决定的。

另外就是协作类型，我觉得很多人都是属于协作的工作模式，基于团队成员的专业知识和经验，通过沟通来挖掘知识，非标准化、隐性的知识，这些知识不好表达。

比如一个广告公司要做销售方案，每个人可能积累了非常多的经验，但是这些经验不是这么容易可以用文字写下来的，可能是需要整个团队通过讨论出一个好的方案给客户。

另外可能是一个投资公司，一个VC要投资公司，可能投资人都有不头的背景和不同的能力，你问他怎么投公司，他可能很难用文字很清楚告诉你他流程是什么样的，可能需要整个团队一起讨论开会而决定是否投这个公司，所以说这种知识需求可能更需要，不是常规工作的复杂程度，更需要一些判断，一些讨论，一些知识互相的交流，才能够把这个事情做好，并且它也更需要团队之间的协作。

包括印象笔记市场团队肯定就是协作类型的的工作模型。

我们知识管理的需求是什么？比如在一个航空公司里边知识管理的需求是说怎么能把操作步骤的手册让团队便捷访问到，这可能就是需求。

但是印象笔记的市场团队可能不是这样，因为我们没有操作步骤，我的知识管理是希望很能找到这个团队以前做过的市场方案的内容，它的效果是什么，谁是负责什么，谁在哪方面有专场。

如果我跟它的团队，因为我可能有些同事不是很熟悉，我希望能够通过我用的知识管理的系统能够很容易找到这些信息，我就可以直接去找他了，大家去讨论，再问他的意见做一个事情。

不同类型的团队，不同类型的行业，其实他们知识管理的需求都会是非常不一样的，很需要各位想一想你们自己团队知识管理的需求是什么。

知识管理的流程，无论是个人还是团队都离不开这几个步骤，就是知识学习、知识使用、知识分享、知识创新，我们做这个的目的就是为了提升个人或者团队的竞争力，或者是它的业务能力，更有效率。

我们往下可以一步步讲，就是我们整个团队可以怎么做到这几点？先说学习，学习知识我会怎么定义？学习知识我会认为它包含收集跟整理信息，并且收集信息之后，你要选择跟加工有价值的信息，把信息转化为知识的过程，因为我们现在也知道，每一天我们接触的信息超级多，微信上面的知识内容非常多，但是对于我们自己的工作有价值的内容不是那么多，所以有一个选择和加工的过程。

印象笔记我们帮助大家呢？在笔记本这个架构，尤其是企业版这块，有一个企业笔记本的东西，它跟个人笔记本有区别，如果是同事加里边，把信息放在里边之后，哪怕这位同事离开了，他放在这个企业笔记本里边的信息还是会留在企业里边。

建立笔记本以后要共享给整个团队，大家就可以在里边收集跟整理信息了。

我们在上海的一家精品咖啡店，他们很有意思，他们用很多不同笔记本收集跟整理他们的知识，这个笔记本叫做产品资料查询，这个笔记本是分享给五六个门店的店员，他们知识管理的需求就是希望每个咖啡店的店员很熟悉他们卖的精品咖啡的资料。

比如第一条笔记是咖啡豆的产品资料，第二是2014年12月冬季热饮，这些东西都是免费客户、店员需要用到的信息，就是通过这种方式来做管理，笔记本的方式。

他们也有一个方式叫做名片的笔记本，尤其销售的人很有用，他们会把接触的名片收集起来放在笔记本共享给整个团队，所以他们要谈合作的时候，要找某些公司的时候，大家都可以在这个笔记本里翻信息。

这里边满足的知识管理的需求更倾向显性知识的需求，可以用文字很清楚的去表达的去描述的一些知识，这是他们的用法。

这是我们教育的案例，这是郑州的一个培训学校，帮助小朋友学英语的。

他们做法是按课程，还有部门分笔记本架构，如果是参与私人班的资料分散放在里边，大家就可以很容易访问到。

很多不熟悉印象笔记的可能会问这和云盘有什么分别，我自己觉得跟云盘最大的差别是在于，我们能够做到图文并茂的效果，一条笔记里边你可以把不同的文件放在里边，甚至是预览，大家打开笔记的时候就可以很方便看到里边的信息。

但是如果电脑上边用文件夹的方式管理知识做不到这样的效果，用网盘也做不到，因为网盘是一个个文件，你要一个个点开才能看到。

刚才齐俊元讲了硅谷一个很有名的创业者，就是Elon Musk，他讲了一段话很有意思。

知识的体系结构类似一棵树。

想要学习得快，就必须把主干和粗线条先学习扎实。

因为后来的高级知识类似树叶，需要有主干的支持才能挂靠牢固。

印象笔记刚才说学习知识必须有一个整理的过程，印象笔记提供的解决方案一个是笔记本这块，另外两个是标签和笔记链接。

可以理解笔记本是一个纵向的，分门别类，不同课程的内容放在不同的笔记本，不同门店的资料可以放在不同的笔记本，但是标签跟笔记连接是横向的方式。

什么意思呢？标签可以从这个图看到，它是可以添加到不同笔记本里边的笔记，所以它把不同笔记本里边的笔记串起来，这样的话对于我们要查找一个内容的时候就很有帮助，因为有的时候我们一个内容不止是局限于一个笔记本里面，可能是会在不同的笔记本里面，但是因为加了一个标签，我是很容易能够找出来，这是第一点。