(10)公文管理规范

公文管理规范

1目的

为行政公文管理规范化、科学化，保证公文处理的准确性和及时性，满足公司需求，制订本规范。

2适用范围

本规范适用于公司公文行文、收/发文、分发处理及管理。

3相关定义

3.1公文是指管理过程中所形成的规范体式的公务文书，以及经营过程中的记录资料。公文是传达贯彻公司相关方针、政策以及指示的重要载具，是报告工作、交流经验的重要渠道。

3.2公文处理是指公文的收发、传阅、呈送、请办、承办等一系列相关联、衔接有序的工作。

4职责分工

4.1综合部是公文处理管理机构，负责公司公文的统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁工作，负责指导集团各部门及下属各公司公文处理工作。

4.2各部门(下属各公司)负责本部门主导发行的公文处理，并安排专人负责部门公文的发放、接收、

传递、立卷等工作，下属各公司公文由其办公室（行政部）负责归档保存，总公司各部门档案由部门负责人定期归档至综合部。

5公文管理相关程序

5.1公文的种类及适用

决定/决议：适用于公司对重大事项或重大行动做出的安排，奖惩有关部门及人员、变更或者撤消各部门或下属工作不适当的事项等；

通知：适用于发布规章制度，转发上级单位公文，要求办理和需要公司各部门、下属各公司周知或共同执行的事项，人事任免及人事聘用等；

通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况；

报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级单位的询问；

请示：适用于向上级单位请求指示、批准；

批复：适用于答复所隶属单位或下级单位的请求事项；

函：适用于不相隶属单位之间、投资或合作伙伴之间商洽工作、询问和答复问题，向其他业务主管部门请求批准等；

会议纪要：适用于记载和传达会议情况、会议精神及会议议定事项。

5.2公文常用格式：正式公文常用格式由文头、正文、版记三部分组成。

正式公司的文头：包括文头名称、发文字号等项，若是密级文件和紧急公文，则还应该包括密级、保密期限和紧急程度；

a.文头名称:在经营活动中以公司名义对内、对外发布的文件，使用“xx有限公司”的红色文头发文（格式见附表1）。下属各公司则使用本公司固定的文头；

b.请示、报告:以公司名义向上级主管部门、领导报告、请示时，使用上行红色文头发文；（格式见附表2）

c.以部门名义对公司内部发布的事务性文件及公司内部办理例行公事与应急公文等，使用普通文头发文；（格式见附表3）

d.传真：公司对外发传真以“XXX有限公司传真”的普通文头发文；（格式见附表4）

e.会议纪要：公司会议纪要分为两类：“会议纪要”、“专题会会议纪要”。由公司负责人或其授权委托人（下属公司由总经理）主持召开的会议称为办公会，由综合部（下属各公司由其办公室）形成办公会会议纪要，会议纪要发文名称为“XX有限公司会议纪要”（格式见附表5），由公司负责人或其授权委托人签发；由公司负责人等主持召开的专题工作会议称为专题会，形成专题会会议纪要，发文名称为“XX有限公司专题会会议纪要”（格式见附表6），由公司负责人签发。

发文字号

a.发文字号由单位代字、六角符号“〔〕”括入年号、顺序号组成，年号应该写全，顺序号不编写虚伪（1，不编写成001或01），文件顺序号前不加“第”字。联合发文机关只编写主办机关的发文号；

b.传真发文字号:以公司名义发传真，发文代字为“x传字”，须由公司负责人签发。以部门名义发传真，如人力资源部发传真发文代字为“人资传字”，须由部门负责人签发。下属各公司名义发传真，发文代字为“xx传字”，需由其总经理签发；

c.部门或个人就某一个具体工作内容、步骤、程序进行协商、布置及请示时用三单制，即工作联系单、任务通知单和请示报告单。

密级、紧急程度：

a.密级公文应分别注明“秘密”、“机密”、“绝密”等级，还应有份数编号；

b.紧急公文应分别根据紧急程度，分别注明“急件”、“特急”字样。“急件”要求提前办，“特急”