电子邮件管理系统文档
电子邮件系统
产生
“1971年，美国国防部资助的阿帕网正在如火如荼的进行当中，一个非常尖锐的问题出现了：参加此项目的 科学家们在不同的地方做着不同的工作，但是却不能很好地分享各自的研究成果。原因很简单，因为大家使用的 是不同的计算机，每个人的工作对别人来说都是没有用的。他们迫切需要一种能够借助于网络在不同的计算机之 间传送数据的方法。为阿帕网工作的麻省理工学院博士Ray Tomlinson把一个可以在不同的电脑网络之间进行拷 贝的软件和一个仅用于单机的通信软件进行了功能合并，名之为SNDMSG（即SendMessage）。为了测试，他使用 这个软件在阿帕网上发送了第一封电子邮件，收件人是另外一台电脑上的自己。尽管这封邮件的内容连 Tomlinson本人也记不起来了，但那一刻仍然具备了十足的历史意义：电子邮件诞生了。Tomlinson选择"@"符号 作为用户名与地址的间隔，因为这个符号比较生僻，不会出现在任何一个人的名字当中，而且这个符号的读音也 有着"在"的含义。阿帕网的科学家们以极大的热情欢迎了这个石破天惊般的创新。他们天才的想法及研究成果， 可以用最快的--快得难以觉察--速度来与同事共享了。他们中的许多人回想起来，都觉得阿帕网所获得的巨大成 功当中，电子邮件功不可没 。”
1、反垃圾反病毒模块 如何有效的阻止垃圾邮件和病毒邮件对企业邮箱的干扰，是企业通讯长期以来的一大 难题。市面上的邮箱系统对反病毒反垃圾功能宣传不一，但具体效果如何有待考证。企业在进行选型时，最好能 组织一段时间内的公网测试，并要重点测试其在反垃圾反病毒方面的效果。
2、邮件加密 如何防止内外有心人士对邮件信息进行窃取、篡改，对重要的信息能否自主进行邮件加密，这 是邮件系统安全通讯的首要条件。企业在选型时，应该了解清楚邮件系统厂家对邮件信息的加密标准和过程。像 政府单位、银行、证劵等金融机构，对加密要求尤其严格，选择邮件系统时，不妨对该产品的购买用户案例也做 一定的了解。
DocMail 邮件客户端 用户操作手册说明书
DocMail邮件客户端用户操作手册版本: 5.0.5日期: 2022年7月北京国信冠群技术有限公司地址：北京市海淀区马甸冠城园8号冠海大厦14层邮编：100088电话：************网址：官网：目录1. 引言 (2)1.1编写目的 (2)1.2文档范围 (2)1.3读者对象 (2)2. 安装配置 (3)2.1DocMail安装 (3)2.2DocMail登录 (4)2.3添加邮箱 (5)2.4启用安全中心 (5)3. 邮箱使用 (6)3.1安全信封邮件 (6)3.2端到端加密 (9)3.3邮件收发 (10)3.4邮件操作 (12)4. 通讯录 (14)4.1添加子分组 (15)4.2新建联系人 (15)4.3添加到 (16)4.4删除联系人 (16)5. 附件中心 (17)6. 日程管理 (17)7. 文件中转站 (18)8. 远程协助 (20)8.1无人值守 (20)8.2售后咨询 (21)8.3帮助他人 (21)9. 客户端推广 (23)10. 移动端 (23)10.1下载安装 (23)10.2账号登录 (24)10.3移动端使用 (24)10.4查看安全信封邮件 (25)11. 问题答疑 (25)11.1安装注意事项 (25)11.2无法登录问题 (26)11.3收信失败问题 (29)1.引言1.1编写目的本文档的目的是对“Cwindow云视窗安全电子邮件客户端软件” （以下简称：DocMail 邮件客户端）的操作方法进行详细的描述，使用户能够快捷方便的使用该系统。
1.2文档范围章节标题内容1 引言本章节介绍了文档内容的基本情况；2 系统概述本章节对该系统进行简单的描述；1.3读者对象本系统是从用户角度出发，使用本系统的界面操作人员也是使用本文档的读者。
2.安装配置2.1DocMail安装点击“DocMail Setup.exe”安装文件，按照提示依次操作安装客户端注意：若电脑有360软件，在安装时会出现拦截提示，选择“允许程序所有操作”即可。
电子邮件系统安全管理制度
第一章总则第一条为确保本单位电子邮件系统的安全稳定运行，防止信息泄露和网络安全事件的发生，根据国家相关法律法规和网络安全政策，结合本单位实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有使用电子邮件系统的员工。
第三条本制度旨在规范电子邮件系统的使用、管理、维护和安全防护，确保电子邮件系统安全可靠、高效便捷。
第二章电子邮件系统使用规范第四条电子邮件系统是本单位内部信息交流的重要工具，员工应合理使用，不得用于以下行为：1. 传播违法、违规、不良信息；2. 发送垃圾邮件、病毒邮件；3. 利用电子邮件系统进行商业活动或个人用途；4. 擅自转发、复制、篡改、删除他人邮件；5. 违反国家法律法规和本单位规章制度的其他行为。
第五条员工注册电子邮件账号时，应使用真实姓名和有效联系方式，密码应设置复杂，定期更换。
第三章电子邮件系统安全管理第六条电子邮件系统管理员负责以下工作：1. 负责电子邮件系统的日常管理和维护，确保系统正常运行；2. 定期检查电子邮件系统安全状况，及时修复漏洞；3. 对违反本制度的行为进行查处，并报请单位领导处理；4. 对员工进行电子邮件系统安全培训。
第七条电子邮件系统应采取以下安全措施：1. 实施邮件加密传输，确保邮件内容安全；2. 定期备份邮件数据，防止数据丢失；3. 限制外部邮件访问，防止邮件系统被恶意攻击；4. 对邮件服务器进行安全加固，提高系统抗攻击能力；5. 实施邮件内容过滤，防止垃圾邮件、病毒邮件进入系统。
第四章电子邮件系统安全培训第八条电子邮件系统管理员应定期组织员工进行安全培训，提高员工的安全意识和技能。
第九条培训内容包括：1. 电子邮件系统安全管理制度；2. 电子邮件系统使用规范；3. 电子邮件系统安全防护措施；4. 电子邮件系统常见安全风险及应对方法。
第五章违规处理第十条对违反本制度的行为，按照以下规定处理：1. 轻微违规行为，给予警告或通报批评；2. 严重违规行为，给予记过、降职、撤职等处分；3. 违反国家法律法规的行为，移交相关部门处理。
电子邮件系统管理制度
电子邮件系统管理制度一、总则为了规范公司电子邮件的使用和管理，保障电子邮件系统的安全、稳定和有效运行，提高工作效率，特制定本管理制度。
二、适用范围本制度适用于公司全体员工及使用公司电子邮件系统的相关人员。
三、电子邮件系统的开通与注销（一）新员工入职时，由人力资源部门统一向信息技术部门提出开通电子邮件账号的申请。
信息技术部门在收到申请后的X个工作日内完成账号的开通，并将账号信息告知员工。
（二）员工离职时，人力资源部门应及时通知信息技术部门注销其电子邮件账号。
信息技术部门在收到通知后的X个工作日内完成注销操作。
四、电子邮件账号的管理（一）员工应妥善保管自己的电子邮件账号和密码，不得将账号和密码告知他人。
如因账号和密码泄露导致的任何问题，由员工本人承担责任。
（二）员工不得使用他人的电子邮件账号发送邮件，不得盗用他人账号。
（三）员工应定期更改自己的电子邮件密码，建议每X个月更改一次，以提高账号的安全性。
五、电子邮件的发送与接收（一）员工应遵守法律法规和公司的相关规定，不得利用电子邮件发送违法、违规、有害、淫秽、侮辱、诽谤等内容的邮件。
（二）发送电子邮件时，应确保邮件内容准确、完整、清晰，避免产生歧义。
对于重要的邮件，应在发送前仔细核对收件人地址和邮件内容。
（三）对于涉及机密、敏感信息的邮件，应采取加密等安全措施进行传输。
（四）员工应及时接收和处理电子邮件，对于重要邮件应在收到后的X个工作日内回复。
六、电子邮件的存储与备份（一）公司电子邮件系统会对邮件进行一定期限的存储，存储期限为X个月。
超过存储期限的邮件将被自动删除，员工应及时保存重要邮件。
（二）信息技术部门应定期对电子邮件系统进行备份，以防止数据丢失。
备份数据应妥善保存，确保在需要时能够进行恢复。
七、电子邮件系统的安全管理（一）信息技术部门应采取必要的安全措施，如防火墙、入侵检测、防病毒等，保障电子邮件系统的安全运行。
（二）员工应安装和更新公司指定的防病毒软件，不得随意下载和安装来路不明的软件，以免影响电子邮件系统的安全。
电子邮件使用管理制度
电子邮件使用管理制度尊敬的员工们，为了更有效地管理和使用电子邮件，提高工作效率和信息安全性，特制定本公司的电子邮件使用管理制度。
请所有员工严格遵守以下规定：一、邮件规范1. 内容准确：发送邮件时，请确保信息内容准确、清晰，并表达自己的意图明确。
避免在邮件中使用不当、冒犯、歧视或攻击性的语言。
2. 保密性：对于机密和敏感信息，请采取必要的保密措施。
在发送此类邮件时，应使用加密和密码保护功能。
3. 专业性：电子邮件是正式的商务工具，应保持专业和礼貌的态度。
请避免使用不适当的语言、标点符号、表情符号等。
4. 邮件回复：尽早回复邮件，并在回复邮件时，引用适当的原始邮件内容。
避免回复无关内容或在回复中涉及机密信息。
5. 邮件签名：为了更好地与外部联系人进行交流，请设置统一的邮件签名，并包括个人姓名、职位、公司名称、联系方式等相关信息。
二、邮件发送与接收1. 邮件标题：请确保邮件标题简洁明了，能准确概括邮件的主要内容。
避免使用模糊或不相关的标题，以方便接收者快速理解邮件主题。
2. 附件使用：在发送包含附件的邮件时，请确保附件内容准确无误，并采用常见的文件格式。
超过10MB的大文件，请先压缩后再发送。
3. 邮件分发：不要发送大量垃圾邮件，也不要将邮件发送给不相关的收件人。
减少不必要的抄送和密送。
4. 校验地址：发送邮件前，请仔细核对收件人的电子邮件地址，确保发送给正确的人。
避免将敏感邮件发送给错误的收件人。
三、存储与备份1. 邮件存储：定期清理和整理自己的邮件，删除过时的邮件和重要通知以外的无用邮件。
合理管理邮箱空间，以确保系统运行稳定。
2. 邮件备份：重要的邮件和附件应定期备份，以防止数据丢失。
备份文件应存储在安全可靠的地方，并定期测试还原过程的有效性。
四、邮件使用管理1. 授权与权限：所有员工使用公司电子邮件系统时，应遵守管理规定。
不得私自使用他人的邮箱，不得泄露、窃取或篡改他人的邮件信息。
2. 邮箱访问：除非事先获得许可，不得随意访问他人的电子邮件。
软件工程--电子邮件系统设计文档
IPO表
系统： 电子邮件系统 作者：李东
模块： 验证用户ID
编号： 2.1.1.1
日期：2009.12.24
被调用：
添加联系人模块
调用： 成功添加模块
输入： 新的用户帐号
输出： ID验证结果TRUE或 FALSE
处理： 校验用户帐号
局部数据元素： 用户的帐号,String str_id
IPO表
系统： 电子邮件系统 作者：李东
处理： 更新联系人列表 局部数据元素：
用户的帐号,String str_id
IPO表
系统： 电子邮件系统 作者：谢晋杰
模块： 修改指定联系人 日期：2009.12.24
编号： 2.1.2.3
被调用：
显示联系人列表模 块 输入： 指定的联系人帐号
调用： A输入修改信息模块 B修改模块 输出： 修改请求
系统： 电子邮件系统 作者：刘奇鑫
模块： 读邮件模块
编号： 2.2.1
日期：2009.12.25
被调用：
邮件管理模块2.2
调用：
显示邮件列表模块2.2.1.1 提取邮件内容模块2.2.1.2
输入： 邮件信息列表
输出：
处理：
查询邮箱信息列表，根据标记调用2.2.1.1显 示邮件列表，2.2.1.2提取邮件内容
日期： 2009.12.24
调用： 无
输入：用户帐号 用户密码
输出： 用户是否存在
处理：与数据库中信息作比较，看用户 是否存在，密码是否正确 局部数据元素：
IPO表
系统： 电子邮件系统 作者：李东
模块： 显示联系人列表 日期：2009.12.24
编号： 2.1.3.1
被调用：
公司电子邮箱及电子邮件系统管理办法
XX有限公司电子邮箱及电子邮件系统管理办法第一章总则第一条为规范公司电子邮箱的使用和管理，保障公司电子邮件系统安全高效运行，根据《网络安全法》和《互联网电子邮件服务管理办法》等有关法律法规，结合公司实际，制定本办法。
第二条电子邮件系统由公司统一建设、管理和运维，为在职教职工、在校学生和各单位（以下简称“用户”）免费提供互联网电子邮件服务，电子邮箱后缀为XX.XX.XX。
未经批准，各单位不得自行单独建设电子邮件系统。
第三条电子邮箱是通过公司电子邮件系统为用户提供的用于工作与学习交流的电子信息空间。
电子邮箱分为个人邮箱和公务邮箱，个人邮箱是指分配给在职职工使用的电子邮箱；公务邮箱是指经单位申请，分配给单位用于处理公司公务的电子邮箱，公务邮箱命名规则为单位汉语拼音首字母组合。
第四条电子邮箱仅提供给公司在职职工及各单位使用，不接受公司外部人员或单位申请，职工离职后，其个人邮箱保留一年。
电子邮箱所有权属于XX有限公司，电子邮箱用户拥有使用权。
第二章组织机构和职责第五条公司网络安全与信息化办公室（以下简称“网信办”）的职责：（一）负责电子邮件系统的规划、建设、管理和运维。
（二）负责为电子邮箱用户提供开通、终止、咨询及异常处理等服务。
（三）负责电子邮箱使用的监督、检查和安全防护。
第六条公司内部各部门、各单位负责本单位范围内电子邮箱使用的监督检查，及时纠正未正确使用公司电子邮箱的情况。
第七条电子邮箱用户应严格遵守相关法律法规及本办法规定，自觉维护电子邮箱安全。
第三章电子邮箱的开通和终止第八条个人邮箱开通。
网信办负责为在职职工开通个人邮箱。
第九条公务邮箱开通。
单位申请，明确责任人和使用人，公务邮箱的责任人和使用人必须为公司在岗在编职工。
第十条电子邮箱终止与注销。
电子邮箱终止后，所有功能停止服务，用户信息及电子邮件数据继续保存六个月，六个月后，电子邮箱注销，用户信息及电子邮件数据删除。
第四章电子邮箱使用管理第十一条办公用邮箱一律使用公司邮件系统的邮箱（后缀为XX.XX.XX），禁止将公共邮箱或免费邮箱用于办公，已用于办公的公共或免费邮箱需更换为公司邮件系统的邮箱。
东北林业大学电子邮件系统使用帮助手册
(Outlook 邮件配置图 3)
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如上图：选择手动设置或其他服务器类型
(Outlook 邮件配置图 4)
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(Outlook 邮件配置图 5) 说明： ① 您的姓名：可以填写自己的姓名或昵称，如李清锋 ② 电子邮件地址：填写自己邮件地址，如 liqf@ ③ 账户类型：选择 IMAP ④ 接收邮件服务器：填写 ⑤ 发送邮件服务器：填写 ⑥ 登陆信息的用户名填写： 自己邮件名， 无需填写@， 如 liqf ⑦ 填写自己邮件密码，并且选择“记住密码” ⑧ 点击“其他设置” ，继续配置，如下图。
东北林业大学邮件系统 使用帮助手册
编 版
写： 本：
数字化校园建设办公室 李清锋 V1.0 2017 年 3 月 6 日
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更新日期：
第一章：邮件系统概况介绍
为了给全校师生提供稳定、 可靠、 易用和大容量的电子邮件服务， 数字化校园建设办公室于 2015 年底对学校电子邮件系统的软硬件进 行了全面更新和升级。 升级后的新版本邮件系统可满足全校师生共同注册使用， 并开始 对学生（含本科生、硕士研究生、博士研究生）开放使用，在校师生 可以登录我校电子邮件系统进行身份信息匹配并自主注册即可。 学校电子邮件系统是我校师生对外交流的正式名片， 鼓励大家使 用我校电子邮件进行期刊投稿、学术交流等，进一步提高我校在国内 外的知名度。 我校电子邮件官网： SMTP 服务器地址为： POP3 服务器地址为： IMAP 服务器地址为： 以下文档内容为常见问题解答， 如果通过阅读以下文档还无法解 决您遇到的问题，可以通过下方第四章技术支持联系我们，数字化校 园建设办公室同仁将竭诚为全校师生提供技术支持。
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步”，接着提示“此账户可能无法发送或接收电子邮件，您确定要存 储吗？” ，点击存储即可，如下图：
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
电子邮件管理系统文档
一、引言
电子邮件是现代人们不可或缺的沟通工具，邮件管理系统的开发和应用对于企业和个人来说都至关重要。
本文旨在介绍电子邮件管理系统的设计和功能，为用户提供详尽的使用指南。
二、系统概述
1.1 目标和作用
电子邮件管理系统旨在帮助用户高效地组织和管理邮件，并提供方便的检索功能。
通过该系统，用户可以更加便捷地发送、接收、存储和回复邮件，提高工作效率和沟通效果。
1.2 功能描述
电子邮件管理系统主要包括以下功能：
- 邮件发送：用户可以使用系统发送邮件，支持添加附件、选择收件人等操作。
- 邮件接收：系统能自动接收用户的邮件，并进行分类和归档。
- 邮件存储：系统会将用户的邮件进行存储，确保邮件的安全性和可访问性。
- 邮件搜索：用户可通过关键词搜索邮件内容，快速找到需要的信息。
- 邮件归档：系统会按照用户的设定自动将邮件进行归档，方便用
户管理和查阅历史邮件。
- 邮件提醒：系统能够发送提醒通知，帮助用户及时处理重要邮件。
三、系统设计
2.1 系统架构
电子邮件管理系统采用客户端-服务器架构，客户端和服务器之间通过网络进行通信。
客户端提供用户界面和操作功能，服务器负责处理
邮件的存储和转发。
2.2 数据库设计
为了确保邮件的高效管理和查询，系统采用关系型数据库进行数据
存储。
邮件的相关信息如发件人、收件人、主题、内容等会被存储在
数据库中，以便用户进行搜索和查看。
2.3 用户界面设计
系统的用户界面应简洁、直观，方便用户进行操作。
主要包括邮件
列表、邮件详情、发送邮件等功能模块，用户可通过点击、输入等方
式完成相应操作。
四、系统使用指南
3.1 用户注册与登录
为了使用电子邮件管理系统，用户需要进行注册并创建账户。
注册
成功后，用户可使用账户名和密码进行登录，进入系统。
3.2 邮件发送
登录后，用户可点击"新建邮件"按钮，填写邮件的相关信息，包括收件人地址、主题、正文内容等。
用户还可以选择添加附件，然后点击发送按钮完成邮件发送。
3.3 邮件接收与查看
系统会自动接收用户的新邮件，并将其显示在邮件列表中。
用户可以点击列表中的邮件项，即可查看邮件的详细内容和附件。
3.4 邮件搜索与归档
在系统提供的搜索框中，用户可输入关键词进行邮件搜索。
系统会根据关键词在邮件标题和内容中进行匹配，并将结果显示给用户。
用户还可以设定归档规则，将邮件按照特定的条件自动进行归档，方便管理和查阅历史邮件。
3.5 邮件提醒
系统会在用户收到重要邮件时发送提醒通知，以确保用户能够及时查看和回复重要邮件。
用户可以在系统设置中进行邮件提醒的配置，选择接收通知的方式（如邮件、推送等）。
五、系统维护与更新
为了保障系统的正常运行，开发团队会对系统进行维护和升级。
用户可以通过系统提供的更新功能获取最新版本，以便享受更好的使用体验和功能改进。
六、结语
本文介绍了电子邮件管理系统的设计和功能，为用户提供了详尽的使用指南。
通过有效利用这个系统，用户能够更加高效地进行邮件沟通和管理，提高工作效率和信息整理能力。
希望本文对用户能有所帮助，感谢阅读。