会议管理及信息发布解决方案

精心整理

会议管理及信息发布解决方案

一）前言

随着现在科技的发展,网络越来越表现出其重要性,人们对商务的要求越来越高。繁忙的人们不满足于现状,而寻求更便捷的方式,利用网络的空间和便捷,实现会议的网上公布、安排用户的招待工作。为了实现全国各地的人可以实时了解各地召开的会议,踊跃参加自己感兴趣的会议,关注社会。充分利用网络工具来实现更快、更便捷的网上报名参加会议。

围绕着会议的人、事、物，要让会议的组织工作更有效率，通过一套软件系统把它们管理起来是一个不错的办法。而这就是会务管理系统设计目标。

会务管理系统是整个会议系统的粘合剂，它让各个会议子系统不再孤立运作。会务管理系统也是会议系统的大脑，它将会议事务为主线，智能地安排各个系统相互协作。它能使整个会议过程自动化、智能化，这对减少会议组织的工作量、提高工作效率有很大的帮助。

二）功能需求分析

会议场所是各行业进行沟通交流活动的重要场所，大力推进会议系统智能化建设，充分利用技术和信息手段提高会议系统的服务水平，这是时代发展赋予会议系统的新要求。怎样生动、形象地将会议介绍给来访的客人；怎样将各种信息直观、清晰、有效地告知与会者；怎样提供优质、公开、高效的信息服务，是时代发展赋予会议系统的新要求。“会议管理及信息发布”的需求由此应运而生。

会议管理及信息发布系统独有的分布式区域管理技术真正实现了同一系统中不同终端区分受众的传播模式。通过该系统，用户可以轻松地构建网上多媒体信息发布和播放系统，提供高质量的会议多媒体服务。会议管理及信息发布系统将会议室管理、会议室预约、会议设备控制、会议信息发布及视频、有线电视、音频信号、PPT、FLASH、Word、Excel、图片信息和滚动字幕等各类组合的多媒体通过网络传输到媒体播放端，然后由播放端将组合的多媒体信息在相应的显示终端设备上（如液晶、等离子、PDP、液晶电视、背投、LED等）播出。这种信息发布模式融合了多媒体信息的多样性和生动性，还能实现信息发布的远程集中管理和内容的随时更新，使得新闻、图片、天气预报、通知等各类即时信息的随时插播成为可能，能够在第一时间将最新会议信息及会议室的使用情况发布到各个信息点。

三）系统建设目的

“会议管理及信息发布系统”建设的目的是为了提高会议系统无纸化、智能化、自动化水平；提高会议系统综合信息服务的质量和效率；提高会议召开质量和会议室的使用效率；对外提供更直观、更清晰、更生动、更人性化的优质信息服务。

“会议管理及信息发布系统”在会议系统具体实施目标：在活动厅室、出入门、电梯厅等相关部位安装多媒体音视频系统线路接口，与中心机房实现互通互联。根据活动任务的需要在不同地点安装各种类别的移动或固定的音视频设备，可以显示文字、图片和视频信息。针对会议系统每天举办活动的不同特点，各音视频设备既可以统一发布信息，也可以按个性发布信息，还可以按编组发布信息。

（1）在会议期间，我们既可以显示热烈欢迎各位与会的信息，也可以动态显示与会报到情况，还可以显示会议现场的图像，以及当日天气情况和提醒入会人员注意的事项等。

（2）在举办会议时，相关部位的设备可以安排介绍参加会议的人员、部门、会议内容以及开会的时间等。通过主控端可以远程监视到各个显示端的显示的内容，了解正在进行的会议和各会议室的占用情况，合理提前安排会议议程。

（3）在出入门、电梯厅等部位显示不同会议的时间、地点和行走路线等信息，方便客人与会；

在活动厅室门口显示举办单位以及活动情况介绍等信息；在厅室周边的公共部位安装信息查询设备，方便客人查询相关信息等。

（4）在参观路线上安装多媒体音视频设备，全面介绍会议中心的基本情况。。还可链接到数字化城市地址，以便入会人员能够方便了解当地的自然、人文、历史和交通等情况，不断丰富参观内容。

系统的实施原则：

●在会议日常活动安全使用的前提下，对现有系统逐步进行升级改造；

●会议室使用不可以出现冲突现像，会议预约应方便高效，更新及时；

●根据管理工作需要并结合各种技术条件，进行相关专业的系统整合和信息共享。四）系统信息发布功能

信息发布系统主要功能：

１、系统的操作完全可以在中控端的主机或远程控制机上进行，其操作内容可显示在主控端显示器或远程控制机的显示屏上；

２、每个屏幕可以根据客户需要任意划分，每个划分的区域可以显示不同的内容；

３、具有完整的会议室预约模块，可以通过ＩＥ浏览器进行会议预约管理。并将会议室使用信息实时在显示终端上进行显示。

４、系统随时可以向各个“媒体显示终端”发布相同或不同的多媒体信息，包括视频、PPT、滚动字幕、FLASH、文本、Word、Excel等；

５、具有联网和远程控制的功能，支持局域网、广域网、互联网、ADSL/ISDN、3G网络、跨网

络、跨路由器和防火墙远程连接。能够远程定时开关机、远程屏幕接管、远程状态监控和查看、远程重启等；

６、可以随时随地的向各显示终端发布“滚动字幕—跑马灯信息”，而且“滚动字幕”的字体类型、大小、颜色、滚动速度与位置都允许调整；

７、可以设置图片、文字的透明、半透明显示及附加窗口显示。可以设置图片的切换效果。

８、系统具有“定时播放、指定时间播放、随时插播、指定年月日时分秒播放”等功能；

９、系统带有立体声伴音，声音播放以隐藏任务方式编排和播放，不影响可见窗口的媒体播放；

１０、巧妙地节省通讯费用：可以通过各种通讯方式将数据发送到屏幕上，并且不需要一直在线，数据发送完毕后，媒体信息可以在播放显示端脱机显示，对带宽占用有限。

１１、支持脱机发送：能够使用USB存储器的脱机发送；

１２、可以通过主控端对各显示端进行过期播放文件的清空管理，以保证显示端的存储空间１３、紧急插播功能：日程因为能够实时更新，在一般的日程中能够及时插入紧急信息。

１４、可以从主控端对各个显示端进行语音呼叫、广播的功能。

１５、可以在主控端控制和调节各个显示终端的声音大小，可以进行分时段的音量设置。

１６、实时的有线电视节目AV/TV传输系统接入。可以在各个“媒体显示终端”上，切换到有线电视节目源，并在中控端灵活地切换电视节目频道和制作好的多媒体节目源；

１７、可以增加使用DVD播放器直接播放DVD光盘影片和语音呼叫、广播的功能。如果是从中控端的DVD/VCD光驱上读取光盘内容，则可以直接将光盘内容播放到各个媒体显示端；如果是外接DVD机的方式，则在中控端服务器上需要增加视频采集卡，并播放到各个媒体显示端；

１８、系统采用开放式接口，并根据用户需要，灵活地增加其它功能，可以接入进来更多的复杂应用，包括交互式查询系统、排队叫号系统、汇率牌价系统等，也可以将信息发布集成到其他系统里，即支持双向接入。

１９、可以调整播放画面的显示比例：LCD和PDP的4：3或16：9，也可以调整为3：4或9：16的竖屏悬挂显示形式。

２０、系统中包含了从互联网网页上自动提取数据并生成本地新网页的功能模块，可以与天气预报、股票等系统结合应用。

五）系统结构

系统网络结构图：

基于目前许多大中型企业手工化管理会议室，各楼层的会议室空闲／预定情况不能及时得知。为了进一步规范会议室的使用/预定管理，避免资源的冲突。基于B/S结构的会议室管理系统，用

户只需要通过互联网即可随时了解每个会议室的当前状态和预定情况，提高了会议室的使用率，会议管理系统是数字媒体发布系统中一个方便的功能模块,它依托数字媒体发布系统的平台,对召开的会议的相关地点、内容、通过信息发布系统及时发布到各个信息点位的显示屏上进行公布；同时内部办公网，也可以直接链接系统的预约页面，所有工作人员便可以在内网查询会议信息。节省会议组织者的时间。

系统的核心是会务管理综合软件，安装在中心机房的会务管理服务器中。管理员、会议组织者、后勤服务人员等使用者一般在局域网内使用系统。会议的出席人员则可以手机短信或邮件的方式收到会议通知。

系统通过TCP/IP网络与会议中控系统、信息发布系统、会议报到系统，实现对这些系统的集成与整合，最终达到以会议事务为中心协调各种设备运作的目的。

首先，会务管理软件是基于WEB的软件系统。用户通过网络浏览器（如IE）就能使用到会议预订、会议查询分析、设备控制、系统管理、会议资料查阅、会议实况直播、会议录像点播等功能。

其次，软件的核心模块包括：会议预定、预订审核、会议通知、统计查询、资料管理、设备智能控制等。

第三、软件中包含了许多接口模块，与各种系统互动协作。主要接口有：邮件接口、短信接口、录播接口、信息发布接口、楼宇自控接口、门禁接口、中控接口等。

第四、软件系统能与OA系统整合。首先它能与OA系统的用户数据进行同步，确保用户数据的一致，其次它能接受OA系统传来的认证信息实现单点登录。

六）会议管理系统技术特点

软硬结合的智能系统：用户在进行会场预订时，可通过点选设备或选择场景模式来提出对会场环境的要求。系统能把这些对会场的环境要求自动翻译成控制指令，然后交给的现场控制器执行，实现设备的控制，整个过程不需要任何人工干预。

使用简单便捷：系统软件采用B/S结构，用户通过网络浏览器（如IE）就可以直接使用软件，而不需要安装任何软件。软件大量使用WEB2.0技术，使用界面大多都是直观的图形化交互界面。例如，录入参会人员名单时，系统支持智能搜索，可加快录入速度。

可控制多种设备：系统的设备控制程序采用统一的驱动程序格式封装，现场控制器通过装载不同的驱动程序可控制不同的设备，从理论上讲我们的现场控制器可以控制任何一种设备。

强大的数据统计分析功能：系统可对会议次数、人数、时长、会议室使用情况、设备使用情况等数据进行统计和分析。系统还支持计费统计。

高开放性：系统具有很高的开放性。既可以做为独立的软件系统运行，也可以与其他系统，

如办公自动化系统（OA）整合，实现单点登录、统一权限管理，成为OA系统的一个模块。

七）会议管理系统应用场景模拟

下面将模拟一个会议组织过程，从而直观地展现会务管理系统的特色功能。

1)会议室预订

组织会议首先要预订会议室。预订人可先在状态图上查看会议室的忙闲状态。如下图，绿色区域表示该会议室在那个时段已经有预订，灰色区域表示没有预订。在灰色区域拖拉鼠标就能选中时间地点，然后进行预订。

如果仅仅只是预订会议室，在预订表单填上会议名名称即可，简单快捷。

如果需要自动发送会议通知，则添加参会人员名单，然后勾上发送邮件通知或短信通知的选项。

如果需要会前提醒，则勾上会前15分钟短信提示选项。

如果需要自动开启设备，则选择会议室的场景模式。

如果需要让参会人员预先看一些文件，了解讨论议题，可在表单中上传文件。系统能把这些文件共享给参会人员。

预订表单填写完毕后提交，预订过程就完成了。

2)预订审核

预订表单提交后则进入审核阶段。系统内会议室分两种，一种自动审核，一种人工审核。

对于自动审核的会议室，系统收到预订表单后，检测到无冲突后，立即让预订生效。

对于人工审核的会议室，将由会议室的管理人员进行审核。审核的过程操作非常简单快捷。选择同意或拒绝（拒绝需填写拒绝的理由），然后提交即可。

3)会议通知

会议预订生效后，系统将根据用户数据预存的邮件地址和手机号码自动发送会议通知。

当会议变更或取消的情况下，系统还能自动发送变更或取消的通知。

系统还能在会前十五分钟自动发送短信提供参会人员按时出席会议。

4)会场导引

系统能把会议室的预订信息推送到信息发布屏，引导参会人员进入会场。例如，把今日会议列表发布到大厦的大堂的信息发布屏中，参会人员看了，再结合大厦的地图就能很快到达会议地点。八）会议管理主要功能

1)会议资源管理

能维护会议室基本信息，包括会议室名称、地点、容纳人数、设施情况、图片等等；

强制变换会议室的特殊状态，会议室状态的变化的应对预订情况产生影响。例如设置会议室状态为“保留”，该会议室将不能接受预订；撤销“保留”状态，该会议室可恢复预订。

以图形化方式显示任意时刻会议室的预订状态；

维护会议相关的公用设备的基本信息，包括设备名称、类型、型号、设备状况、图片等等；

强制变换公用设备的特殊状态，公用设备状态的变化的应对预订情况产生影响。例如设置公用设备状态为“保留”，该设备将不能接受预订；撤销“保留”状态，该设备可恢复预订。

以图形化方式显示任意时刻公用设备的预订状态；

会议室和设备可以分组，按分组指定管理员。管理员负责该会议室或设备的预订审批。

2)会议室预订

●会议组织人能在系统内提出会议室预订申请。

●提出预订申请时，可填写会议名称、议题、时间、会议室、会议出席人员列表、环境要求、

服务要求等信息。在填写会议室时，可以查看该会议室的预订情况，避免预订冲突。

●提出预订申请过程中，分保存和提交两个步骤。只有在提交后才移交审批。系统支持自动

保存，自动保存的时间间隔由系统运行参数配置。

●预订申请提出后，将由会议室的管理员审批会议室的预订。在审批过程中，会议室的管理

员可以对会议室进行变更调配。

●为避免因会议室管理员外出无法及时审批预订而耽误会议的进程，系统应支持由人工审批

转自动审批。即申请提出后一定时间内无人审批，系统则视为审核通过，申请自动生效。

转自动审批的时限可在系统运行参数中设定。

●为了处理紧急会议的情况，系统还可以设置会议室超级管理员，会议室超级管理员可以强

制使会议室的预订生效。

●会议场地安排好后，组织人可以根据场地的布局进行排座。排座的结果可打印，座位铭牌

可打印。

●会议场地安排好后，系统应该自动通知参会人员，通知的方式可以是邮件，也可以是手机

短信。

●会议通知、会议签到表可打印。会议通知的打印采用规范通用模版。

●会议可变更（包括变更地点、变更时间和取消），但是变更后必须重新通知（邮件、短信）

参会人员。

●可以定制会议提醒方式。提醒方式包括会议短信通知，会议催场短信（提前15分钟），会

议结束提醒(提前10分钟，针对组织人、主持人)。

●系统能够自动整理会议对后勤服务的要求，汇总形成后勤服务的任务单，交后勤服务人员

准备会议。

●审批过程中，系统支持工作流中的撤销、退回等基本功能。

●在会议室预订后，假设对应会议室在15分钟内尚无与会人员进入，即便预订者未取消预订

会议室，会议管理系统能自动将该会议室调整至无人使用状态，可以重新接受预订。

●会议过程中，系统可响应会议提前结束或延时的请求。如果收到会议提前结束的请求则自

动将该会议室调整至无人使用状态，可以重新接受预订；如果收到会议延时的请求则判断后面是否有预订，如果有拒绝请求，如果没有自动将会议预订时间延长十分钟。

3)后勤服务管理

●系统能够自动整理会议组织者提出的服务要求，汇总形成服务安排计划表，交服务人员准

备会议。

●会议结束后，系统能通知服务人员清理会场。

●能对会议室的清洁和设备维护工作进行排期和结果跟踪。

4)现场控制

●系统能够自动整理会议组织者提出的会场环境要求，形成设备控制指令队列，自动控制会

议室内的各种设备。

●系统能向门禁系统进行授权，允许参加会议的人员在会议期间进会议室。

●系统能向信息发布系统发布会议排期、欢迎词、导航指引等信息，引导参加会议的人员来

到会议室。

●会前几分钟内，系统能按要求开启灯光、投影、发言、扩声、录音录像等设备。

●会后，系统能按要求开启灯光、投影、发言、扩声、录音录像等设备。

●系统能控制电子表决系统，在会前向电子表决系统发布表决内容，会后采集表决结果。

●系统能采集会议报到系统的报到数据，并把数据归档。

●以会议室为单位，为每一个会议提供一个设备控制界面。让用户可以实时控制该会议室内

的所有可控设备。

●在设备监控界面能观看会议实况直播视频。

5)数据统计

●通过多种方式查询（名称、时间、出席人员等等）会议及会议室的情况。

●统计每间会议室的使用率。

●统计各部门使用会议的情况。

●按年按月统计参加会议的总人数。

●按年按月统计整个单位的会议总时间。

●统计设备的使用时间。

6)系统管理

●进行组织机构管理，对组织机构进行增删改操作。

●进行用户管理，对用户进行增删改操作。

●组织机构及用户信息能够与外部系统（例如人力资源系统）的相关数据进行同步。

●进行角色管理，对用户角色进行增删改操作，能变更角色成员。

●进行权限管理，可增删用户权限，支持按角色多用户授权。

●系统支持代码管理，对系统数据进行规范化处理。

●系统应包含日志管理，把重要的安全事件、故障事件记录下来，并提供方便的检索功能。

●系统运行参数可调整。运行参数包括界面风格、每页的行数、邮件系统接口参数、手机短

信平台接口参数、信息发布系统接口参数等等。

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