第一章 办公室日常事务管理

案例


http://tech.163.com/special/000915RB/go ogle0721.html 独家探秘Google中国总部
休息室


没走错吧，Google的休息室竟然有这么多好吃的！嘿，全部 自取，随便吃喝哦～～～
两台20寸以上液晶显示器成工程师的标配，从照片上看，两 个显示器显示的内容一模一样，是不是在看程序代码的时候 ，两个显示屏能非常容易的发现错误？或者合作时，一个屏 幕用来显示他人的信息。
办 公 室 照 明 和 色 彩
照明
用温馨的白炽灯，不使用荧光节能灯
选用同样的灯具百度文库否则会相克
室内温度应保持在20-25摄氏度 一般用白色—布置任何装饰物的最好底色
色彩 黄色使用愉悦，蓝色使人沉稳，绿然使人平 和，红色使人兴奋。
★办公环境的维护
地毯
办 公 室 地 面 和 设 备
地板 地面
地砖
大理石
办公室地面
办公桌椅的样式、规格、颜色应保持一致。 设备 办公桌是多平面转角平台，人坐在中间， 左上方放置电脑、右下方设置抽屉。
★办公环境的维护
办 公 室 地 面 和 设 备
文件柜应分类并贴上标识，资料架上的资 料也要分门别类并统一颜色。
复印机宜放在通风良好的窗力，尽量远离 办公区域。
设备 电脑、传真机、打印机、扫描仪、投影机 等办公设备宜放在一个区域内——便于电 源接线和机器散热等到管理。 秘书助理办公桌上除上司默许，否则不放 置任何无意义的东西和秘人物品。
课程介绍
（二）办会：流程与细节
主要包括会议筹备工作，会间的组织及会 议善后工作的基本流程及各项具体工作的 操作方法。
课程介绍
（三）办文：规范与方法
文书的处理和文书撰拟 工作计划、工作总结、演讲稿、发言词、 通知等各种文书。
办事篇：






财务部李经理从老总那里拿了一份材料。这天，老总急着要那份材 料，便让秘书于雪去财务部取回来。在电梯口于雪正好碰到有急事要外 出办事的财务部李经理。他听于雪说要材料，立即说回来后马上给她送 过去。面对这种情况，于雪应该如何处理？现在于雪有这么几种选择： a、严肃地对李经理说：“是老总让我来取的，你可不要不当回事呀！ ” b、问李经理大概什么时候能回来，回来后能不能马上把文件送回来。 李经理说一个小时之内回来，回来后一定将材料送过来。于是秘书回办 公室向老总报告。 c、听完财务部经理解释后，秘书叮咛地说：“你可千万别说话不算数 呀！” d、秘书带着恳求的口气说：“李经理，我求你回办公室给取一下吧， 不然我没办法向老总交待！” e、秘书爽快地说：“行，回来后就马上给我电话！” 二、问题 对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并对 其他几种选择进行评析。
办公环境
含义：是直接或者间接作用和影响办公过程的各种因素的综合
分类
人文环境包括文化、教育、人际关系等因素 自然环境包括办公室所在地、建筑设计、室内空气、 光线、颜色、办公设备和办公室的布局、布置等因素
★办公环境的维护 办 公 室 所 在 写 字 楼
1、应坐北朝南，北面的大楼最好比写字楼更高些，南面应视野开阔
2、应紧靠路边，进出方便，寓意财源通顺。
3、底层最好是银行，但门应分别进出。 4、大门不能冲着路口，尤其是几条马路的交会处——中流砥柱， 压力太大，疲于应付，很难成事。 5、前面不要有高架桥横过——钱财流过无法留下来； 高架桥环绕半圈以上——玉带环绕的旺相，值得落脚。
★办公环境的维护 写 字 楼 所 在 办 公 室
★办公环境的维护
选择字画要注意画的内容和涵意。
办 公 室 装 饰 和 绿 化
装饰
内部不和，选用圆形鱼缸；是非不断，选 用棱角分明的水族箱。 金鱼——红高头，浑身通红，额头高耸， 寓意红运高照。 金鱼——黑玛莉，通体乌黑，凶神恶煞， 寓意驱凶避邪，遇难呈祥。 绿色植物起点缀色彩调节作用，对人类信息 产生微妙影响。 发财树、铁树、大叶葵、开运竹、富贵竹等。
CAPC岗位能力之— “办事”“办文”“办会”
课程介绍
（一）办事：规则与技巧
办公室常见工作与相关事务。包括： 1、办公室日常事务：办公环境、印章管理、邮件的收发 和管理、接待工作、办公用品的管理及突发事件的处理。 2、公关活动的组织：各种活动的组织和实施 3、信访工作的管理：处理来信、处理客户投诉 4、调研工作的组织：信息的收集和管理 5、协调各种关系：上下级关系、同事关系和外界关系 6、保密工作：文件和会议的保密
绿化
★办公环境的维护
办 公 室 音 乐 和 气 味
办公室引进背景音乐，提高企业的文化格 调、提高工作效率，产生思想和创造力。
音乐
最理想的背景音乐是非常美妙，非常飘逸， 非常轻柔悠扬的天籁之音，尤其是用长笛、 竹笛、单簧管、双簧管、萨克斯管、电子 合成器演奏的音乐。
“香氛疗法”——放置香精油。 气味 香精油有多种多样
办公室管理名言


把每一件简单的事做好就是不简单； 把每一件平凡的事做好就是不平凡。 ——海尔集团 总裁 张瑞敏
第一章 办公室日常事务管理
办公室
含义： Office： 处理一种特定事务的地方或提供服 务的地方，是提供工作办公的场所。
承上启下
协调左右
办公室的职能
沟通内外
办理日常行政 事务
第一节 办公环境的维护




试问以下案例中谢秘书的那些做法妥当？具体应当怎么做 ？应注意什么？ 某县工商局办公室谢秘书星期天值班，下午5点，接 到一个紧急电话。电话内容是：局里的一辆面包车与外单 位的一辆大卡车相撞，面包车的司机及车内三人重伤，车 损严重，不能开动，特请求局里急速处理，秘书做好电话 记录，思考四种处理办法： 一是等到第二天上班时，向领导汇报后，再按领导指 示办； 二是立即向主管领导汇报，请领导亲自到现场处理； 三是自己立即到现场去做紧急处理； 四是用电话方式联系有关部门，然后再向领导汇报。
1、门应宽敞些，但不能做成三扇门，即使其中一扇只是装饰。 2、选用房型方正——便于布局；高大宽敞——放松心情； 光线明亮——财路明朗；无梁无柱——没有阻碍。 3、房内左右两边不要有柱——做起事来左右牵制。 4、避免在梁下安排座位或办公桌——天降横祸。 5、良好的自然通风条件。
★办公环境的维护
灯光分布应均匀，灯具要自然明亮