第一章 办公室日常事务管理

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案例


http://tech.163.com/special/000915RB/go ogle0721.html 独家探秘Google中国总部
休息室


没走错吧,Google的休息室竟然有这么多好吃的!嘿,全部 自取,随便吃喝哦~~~
两台20寸以上液晶显示器成工程师的标配,从照片上看,两 个显示器显示的内容一模一样,是不是在看程序代码的时候 ,两个显示屏能非常容易的发现错误?或者合作时,一个屏 幕用来显示他人的信息。
办 公 室 照 明 和 色 彩
照明
用温馨的白炽灯,不使用荧光节能灯
选用同样的灯具百度文库否则会相克
室内温度应保持在20-25摄氏度 一般用白色—布置任何装饰物的最好底色
色彩 黄色使用愉悦,蓝色使人沉稳,绿然使人平 和,红色使人兴奋。
★办公环境的维护
地毯
办 公 室 地 面 和 设 备
地板 地面
地砖
大理石
办公室地面
办公桌椅的样式、规格、颜色应保持一致。 设备 办公桌是多平面转角平台,人坐在中间, 左上方放置电脑、右下方设置抽屉。
★办公环境的维护
办 公 室 地 面 和 设 备
文件柜应分类并贴上标识,资料架上的资 料也要分门别类并统一颜色。
复印机宜放在通风良好的窗力,尽量远离 办公区域。
设备 电脑、传真机、打印机、扫描仪、投影机 等办公设备宜放在一个区域内——便于电 源接线和机器散热等到管理。 秘书助理办公桌上除上司默许,否则不放 置任何无意义的东西和秘人物品。
课程介绍
(二)办会:流程与细节
主要包括会议筹备工作,会间的组织及会 议善后工作的基本流程及各项具体工作的 操作方法。
课程介绍
(三)办文:规范与方法
文书的处理和文书撰拟 工作计划、工作总结、演讲稿、发言词、 通知等各种文书。
办事篇:






财务部李经理从老总那里拿了一份材料。这天,老总急着要那份材 料,便让秘书于雪去财务部取回来。在电梯口于雪正好碰到有急事要外 出办事的财务部李经理。他听于雪说要材料,立即说回来后马上给她送 过去。面对这种情况,于雪应该如何处理?现在于雪有这么几种选择: a、严肃地对李经理说:“是老总让我来取的,你可不要不当回事呀! ” b、问李经理大概什么时候能回来,回来后能不能马上把文件送回来。 李经理说一个小时之内回来,回来后一定将材料送过来。于是秘书回办 公室向老总报告。 c、听完财务部经理解释后,秘书叮咛地说:“你可千万别说话不算数 呀!” d、秘书带着恳求的口气说:“李经理,我求你回办公室给取一下吧, 不然我没办法向老总交待!” e、秘书爽快地说:“行,回来后就马上给我电话!” 二、问题 对于于雪以上几种选择,你认为哪种选择比较合适,请说明理由,并对 其他几种选择进行评析。
办公环境
含义:是直接或者间接作用和影响办公过程的各种因素的综合
分类
人文环境包括文化、教育、人际关系等因素 自然环境包括办公室所在地、建筑设计、室内空气、 光线、颜色、办公设备和办公室的布局、布置等因素
★办公环境的维护 办 公 室 所 在 写 字 楼
1、应坐北朝南,北面的大楼最好比写字楼更高些,南面应视野开阔
2、应紧靠路边,进出方便,寓意财源通顺。
3、底层最好是银行,但门应分别进出。 4、大门不能冲着路口,尤其是几条马路的交会处——中流砥柱, 压力太大,疲于应付,很难成事。 5、前面不要有高架桥横过——钱财流过无法留下来; 高架桥环绕半圈以上——玉带环绕的旺相,值得落脚。
★办公环境的维护 写 字 楼 所 在 办 公 室
★办公环境的维护
选择字画要注意画的内容和涵意。
办 公 室 装 饰 和 绿 化
装饰
内部不和,选用圆形鱼缸;是非不断,选 用棱角分明的水族箱。 金鱼——红高头,浑身通红,额头高耸, 寓意红运高照。 金鱼——黑玛莉,通体乌黑,凶神恶煞, 寓意驱凶避邪,遇难呈祥。 绿色植物起点缀色彩调节作用,对人类信息 产生微妙影响。 发财树、铁树、大叶葵、开运竹、富贵竹等。
CAPC岗位能力之— “办事”“办文”“办会”
课程介绍
(一)办事:规则与技巧
办公室常见工作与相关事务。包括: 1、办公室日常事务:办公环境、印章管理、邮件的收发 和管理、接待工作、办公用品的管理及突发事件的处理。 2、公关活动的组织:各种活动的组织和实施 3、信访工作的管理:处理来信、处理客户投诉 4、调研工作的组织:信息的收集和管理 5、协调各种关系:上下级关系、同事关系和外界关系 6、保密工作:文件和会议的保密
绿化
★办公环境的维护
办 公 室 音 乐 和 气 味
办公室引进背景音乐,提高企业的文化格 调、提高工作效率,产生思想和创造力。
音乐
最理想的背景音乐是非常美妙,非常飘逸, 非常轻柔悠扬的天籁之音,尤其是用长笛、 竹笛、单簧管、双簧管、萨克斯管、电子 合成器演奏的音乐。
“香氛疗法”——放置香精油。 气味 香精油有多种多样
办公室管理名言


把每一件简单的事做好就是不简单; 把每一件平凡的事做好就是不平凡。 ——海尔集团 总裁 张瑞敏
第一章 办公室日常事务管理
办公室
含义: Office: 处理一种特定事务的地方或提供服 务的地方,是提供工作办公的场所。
承上启下
协调左右
办公室的职能
沟通内外
办理日常行政 事务
第一节 办公环境的维护




试问以下案例中谢秘书的那些做法妥当?具体应当怎么做 ?应注意什么? 某县工商局办公室谢秘书星期天值班,下午5点,接 到一个紧急电话。电话内容是:局里的一辆面包车与外单 位的一辆大卡车相撞,面包车的司机及车内三人重伤,车 损严重,不能开动,特请求局里急速处理,秘书做好电话 记录,思考四种处理办法: 一是等到第二天上班时,向领导汇报后,再按领导指 示办; 二是立即向主管领导汇报,请领导亲自到现场处理; 三是自己立即到现场去做紧急处理; 四是用电话方式联系有关部门,然后再向领导汇报。
1、门应宽敞些,但不能做成三扇门,即使其中一扇只是装饰。 2、选用房型方正——便于布局;高大宽敞——放松心情; 光线明亮——财路明朗;无梁无柱——没有阻碍。 3、房内左右两边不要有柱——做起事来左右牵制。 4、避免在梁下安排座位或办公桌——天降横祸。 5、良好的自然通风条件。
★办公环境的维护
灯光分布应均匀,灯具要自然明亮
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