报刊信件收发管理规定

1目的

为规范丹东银行（以下简称“本行”）报刊、邮件、函电接收分发管理，结合本行实际，特制定本规定。

2 范围

2.1 本规定明确了本行报刊、邮件、函电收发的内容及要求。

2.2 本规定适用于本行报刊、邮件、函电收发的管理。

3术语与定义

无

4 职责与权限

4.1 总行综合办公室负责收发、查询、投送和订购商行的文件、信件、包裹、报纸、杂志。

4.2 支行综合办公室负责支行报刊、邮件、函电收发工作。

5 政策

及时分发，统一管理。

6 流程图

无

7风险控制要点

详见风险库。

8内容与要求

8.1 外来邮件、函电的接收、分发

8.1.1 外来邮件、函电接收

8.1.1.1 总行外来邮件、函电一律经综合办公室签收。

8.1.1.2 支行外来邮件、函电一律经支行综合办公室签收。

8.1.1.3 收件时应注意清点核对，确认无误后方可签收；英文邮件、来函由收件人本人签收。

8.1.1.4 收件时，应检查封口、邮戳，如发现拆封或邮票被撕拒绝签收，并向邮局

反映，查明原由。

8.1.2 外来邮件、函电分发

8.1.2.1 收发人员分发外来邮件时，由接收人在签收簿上签字、确认。

8.1.2.2 邮件、函电收发做到随到随清，及时分发，不得丢失损坏，搁置延误。8.1.2.3 总行公函类、行领导信件由综合办公室签收后统一分发。

8.2 报刊订阅

8.2.1 订阅时间：视本行实际情况而定。

8.2.2 订阅手续

8.2.2.1 总行各部门根据工作需要提出需求报综合办公室，由综合办公室核准后统一将行领导及各部门订阅的报刊、杂志的名称、刊号及数量交文秘部办理。

8.2.2.2 支行各部门根据工作需要提出需求报支行综合办公室，由综合办公室整理报支行行长批准后办理。

8.3 报刊收发

8.3.1 综合办公室每天对邮局送来的报刊按清单分类清点，发现有差错应及时登记并要求补缺退余，并及时分发到各部门。

8.3.2 综合办公室清点分发报刊时间，任何人不得进入收发室乱拿报刊杂志。

8.3.3 综合办公室应坚守工作岗位。

9 检查与监督

9.1 综合办公室负责对本文件的可操作性、适宜性进行日常监督与检查，必要时对文件进行更改，确保文件适用，具体执行《文件控制程序》。

9.2审计部对该文件的执行情况，相关登记簿登记的完整性等进行集中检查、督促整改。

9.3合规管理部负责每年一次对该规章制度的合规性进行审查，并督促整改。

10支持性文件

10.1外部合规文件

无

10.2内部合规文件

10.2.1 文件控制程序

11支持性记录

11.1 报刊分配表DDB-QC-ZH-316-01 11.2 特快专递签收簿DDB-QC-ZH-316-02 11.3 挂号信签收簿DDB-QC-ZH-316-03 12附录

无

11.1 DDB-QC-ZH-316-01

报刊分配表

11.2 DDB-QC-ZH-316-02

特快专递签收簿

11.3 DDB-QC-ZH-316-03

挂号信签收簿