文件控制管理程序文件
文件管理控制程序文件
榆树庄园房地产开发文件管理控制程序日期：日期：日期：版本号：颁布日期：目录1、目的12、适用围13、职责与权限14、工作程序14.1 文件的分类、分级及编号14.2 文件的编写34.3 文件的审核与批准34.4 文件的发放44.5 文件评审44.6 文件的更改54.7 文件的回收、作废、销毁54.8 文件的管理和归档54.9 外来文件的控制54.10 电子文件的管理64.11 工程档案文件的管理64.12公司公文的管理65、相关文件75.1《管理手册》75.2《记录管理控制程序》75.3《档案管理制度》75.4《业务体系档案管理制度》75.5《信息化管理制度》75.6《制度》76、记录76.1《文件发放回收登记表》76.2《文件借阅登记表》76.3《受控文件清单》76.4《文件更改记录》71、目的为保证公司管理文件及其他有关资料处于受控状态,明确管理文件的编写、审批、发放、评审、更改、使用、回收的控制方法和外部文件的接收、辨识、批准、发放、更新的控制方法,规体系文件的管理,确保管理文件的适宜性、有效性,以及在各个场所得到适用、有效的文件。
2、适用围适用于对公司管理体系有关的文件,主要是管理手册、程序文件、管理流程和工作指引、管理制度、有关合同、工程文件、各类证件、国家颁布的法律、法规,公司接收的上级来文等的管理。
3、职责与权限3.1 行政中心是文件和档案资料的主管部门,负责公司发文工作管理,上级和公司外来文的接收、登记、传阅等,同时负责公司管理体系文件的归档管理,以及电子信息系统的管理。
3.2 企业运营管理部负责组织管理手册、管理流程和工作指引、管理制度的编制、更改控制；各部门负责编制本部门管理办法、技术规、作业文件、计划方案和外来文件的收集、核准和编号控制。
3.3 行政中心负责组织管理手册、管理流程和工作指引、管理制度等文件资料的印刷、装订、发放。
3.4 各部门和工程管理部负责所有本部门归档前的文件管理、控制,并按要求做好归档工作。
文件管理控制程序
文件管理控制程序1．目的及范围：建立公司文件制作、审核、批准、发放、回收及更新、储存等程序，确保公司文件得到及时准确的处理与安全有效的运转。
该程序适用于以上环节所涉及的有关部门及个人。
2．职责：2.1总经理室负责公司文件管理的总协调及总监督，并受理各部门有关文件延误的投诉；2.2各部室资料员负责文件管理的具体工作，即收发、登记、传递、用印、立卷、归档与销毁等。
3．工作流程：3.1 文件分类：3.1.1通用文件：指公司在生产经营活动中普遍使用的文件，分为内部文件、外来文件与外送文件。
A. 内部文件：即公司制作的只在公司内部使用的文件。
如请示单、报告、工作联系函、通知、会议文件、周记、制度文件等B.外来文件：即公司收到的由外单位制发的文件。
如法律法规、政府来文、供方来文、顾客来文、公共事业单位来文等C. 外送文件：即公司制作的对外发出的文件。
如对政府、供方、顾客、公共事业单位发出的文件等3.1.2 专用文件：指只在公司一定工作部门或者业务范围内使用的专门文件。
分为技术文件、财务文件、人事资料、合同文件与签价单与决算资料等。
A．技术文件：即以图纸为核心的工程建设专用文件。
如报批文件、标准图集、内业资料、图纸等。
B．财务文件：即在公司会计工作中形成与使用的会计核算专业材料。
如会计凭证、帐簿、报表及有关的财务报告等。
C．人事资料：即公司员工在应聘、转正、考评等人事活动中形成的反映个人基本情况、工作表现的个人资料。
D．合同文件：即在公司生产经营活动中与外单位签定的具有法律效力的文件。
如各类工程合同、设计合同、售楼合同等。
E．签价单：即审计核算部在签价认价时专用的文件。
F．决算资料：即审计核算部在办理工程结算审核过程中产生的文件。
3.1.3 记录：即公司各项质量活动留下的记录，是一种特殊类型的文件。
如合格供应商名录、培训记录、各类签到表、登记表等3.2 总要求：3.2.1 文件处理务必做到及时、准确、安全。
3.2.2 内外行文要求做到格式统一、要素完整、文号分明。
文件和记录控制程序文件
文件和记录控制程序文件一、目的为了确保公司的各项活动和业务能够得到有效的记录和管理，保证文件和记录的准确性、完整性、可用性和保密性，特制定本文件和记录控制程序。
二、适用范围本程序适用于公司内部所有与质量管理体系、环境管理体系、职业健康安全管理体系等相关的文件和记录的控制。
三、职责分工1、综合管理部门负责制定、修订和发布本程序文件，并监督其执行情况。
2、各部门负责本部门文件和记录的编制、审核、批准、发放、使用、保存和销毁等管理工作。
3、质量管理人员负责对质量管理体系相关的文件和记录进行审核和监督。
4、档案管理人员负责公司文件和记录的归档、保管和检索工作。
四、文件的分类1、管理性文件包括质量手册、程序文件、管理制度、工作流程等。
2、技术性文件包括产品标准、工艺文件、检验规范、操作规程等。
3、外来文件包括国家法律法规、行业标准、客户提供的文件等。
五、文件的编号和标识1、公司内部文件应按照统一的编号规则进行编号，确保文件的唯一性和可识别性。
2、文件的标识应包括文件名称、编号、版本号、生效日期等信息。
六、文件的编制、审核和批准1、文件的编制应遵循相关的法律法规、标准和公司的实际需求，确保文件的内容准确、清晰、完整。
2、文件编制完成后，应由相关部门负责人进行审核，审核其内容的合理性、有效性和符合性。
3、经过审核的文件，应由公司授权的人员进行批准，批准后方可正式发布和使用。
七、文件的发放和回收1、经批准的文件应由综合管理部门按照规定的范围进行发放，确保相关人员能够及时获得有效的文件。
2、文件发放时应填写《文件发放登记表》，记录文件的发放情况。
3、当文件需要修订或作废时，应及时回收旧文件，并填写《文件回收登记表》。
八、文件的使用和保管1、使用者应妥善保管所使用的文件，不得随意涂改、损坏或丢失。
2、文件应存放在干燥、通风、安全的地方，便于查阅和使用。
九、文件的修订1、当文件的内容需要修订时，应由原编制部门提出修订申请，并填写《文件修订申请表》。
文件管理控制程序文件
文件管理控制程序文件一、目的为了确保公司文件的准确性、完整性、可用性和安全性，提高文件管理的效率和质量，特制定本文件管理控制程序。
二、适用范围本程序适用于公司内部所有文件的生成、审批、发布、存储、检索、使用、修改、废止等全过程的管理。
三、职责分工1、文件的起草者负责按照公司的规定和业务需求，准确、清晰地起草文件，并确保文件内容符合相关法律法规和公司政策。
2、部门负责人对本部门起草的文件进行审核，确保文件内容的合理性、准确性和完整性，符合部门的业务需求和公司的整体战略。
3、相关职能部门对涉及到本部门职责范围内的文件进行会签，提出专业意见和建议。
4、文控中心负责文件的编号、登记、存档、发放、回收和销毁等管理工作，确保文件的流通和使用符合规定。
5、公司管理层对重要文件进行最终审批，确保文件符合公司的发展方向和战略目标。
四、文件的分类1、按文件的性质分类（1）管理性文件：包括公司的规章制度、工作流程、岗位职责等。
（2）技术性文件：包括产品标准、工艺文件、检验规范等。
（3）记录性文件：包括各种表单、报告、台账等。
2、按文件的来源分类（1）内部文件：由公司内部自行编制的文件。
（2）外部文件：来自于公司外部的法律法规、标准规范、客户文件等。
五、文件的编号1、编号原则文件编号应具有唯一性、系统性和可识别性，便于文件的检索和管理。
2、编号规则（1）管理性文件：以“GL”开头，后面接部门代码、文件序号和版本号。
（2）技术性文件：以“JS”开头，后面接产品代码、文件序号和版本号。
（3）记录性文件：以“JL”开头，后面接部门代码、记录序号和版本号。
六、文件的起草1、文件起草的依据文件起草应依据公司的业务需求、法律法规、标准规范以及相关的管理要求。
2、文件起草的要求（1）文件内容应准确、清晰、完整，语言简洁明了，避免使用模糊、含混的词汇。
（2）文件格式应规范，包括字体、字号、行距、页边距等。
（3）文件应具有可操作性，明确规定各项工作的流程、方法和要求。
文件管理控制程序文件
文件管理控制程序文件文件管理控制程序文件是一种用于管理和控制计算机系统中文件的软件程序。
它提供了一种组织、存储和访问文件的方法，以确保数据的安全性和有效性。
文件管理控制程序文件的标准格式通常包括以下几个方面：1. 文件结构：文件管理控制程序文件通常由多个文件组成，每个文件都有其特定的结构和格式。
文件结构可以是顺序结构、索引结构、链式结构等。
不同的文件结构适用于不同的文件管理需求。
2. 文件命名规则：文件管理控制程序文件的命名规则是确保文件能够被准确识别和查找的重要因素。
命名规则可以包括文件名长度限制、文件名字符限制、文件名后缀等。
合理的文件命名规则可以提高文件管理的效率和可靠性。
3. 文件存储和组织：文件管理控制程序文件需要提供一种有效的文件存储和组织方式，以便快速定位和访问文件。
常见的文件存储和组织方式包括目录结构、文件夹结构、文件索引等。
这些方式可以根据文件的属性、类型、大小等进行分类和组织。
4. 文件访问权限控制：文件管理控制程序文件需要提供一种权限控制机制，以确保只有经过授权的用户可以访问和修改文件。
权限控制可以通过用户身份验证、访问控制列表、访问权限设置等方式实现。
这样可以保护文件的机密性和完整性。
5. 文件备份和恢复：文件管理控制程序文件应该提供文件备份和恢复功能，以确保文件数据的安全性和可靠性。
文件备份可以通过定期备份文件到备份介质，如硬盘、磁带等，来避免数据丢失。
文件恢复可以通过从备份介质中还原文件来恢复数据。
6. 文件共享和协作：文件管理控制程序文件应该提供文件共享和协作功能，以便多个用户可以同时访问和编辑同一个文件。
文件共享可以通过网络共享、云存储等方式实现。
文件协作可以通过版本控制、冲突解决等机制保证多人同时编辑文件的一致性。
7. 文件查询和检索：文件管理控制程序文件应该提供文件查询和检索功能，以便用户可以根据文件的属性、内容等进行快速查找和定位。
文件查询和检索可以通过关键字搜索、元数据过滤等方式实现。
文件和资料控制程序文件
文件和资料控制程序文件一、目的为了确保公司内使用的文件和资料的有效性、准确性和完整性，规范文件和资料的管理流程，特制定本控制程序文件。
二、适用范围本程序适用于公司内所有与质量、环境、职业健康安全管理体系有关的文件和资料，包括但不限于管理手册、程序文件、作业指导书、技术文件、记录表格等。
三、职责分工1、管理者代表负责审核管理手册和程序文件，确保其符合相关标准和公司的实际需求。
2、各部门负责人负责审核本部门编制的作业指导书和相关文件，确保其与管理体系的要求相一致。
3、文件管理员负责文件和资料的收发、登记、归档、保管和销毁等工作，确保文件和资料的管理符合规定。
4、员工负责按照规定使用和保管相关文件和资料，并及时反馈文件和资料存在的问题。
四、文件和资料的分类1、内部文件（1）管理手册：是公司管理体系的纲领性文件，阐述了公司的质量、环境、职业健康安全方针和目标，以及管理体系的结构和要求。
（2）程序文件：是对管理手册的进一步细化和补充，规定了各项管理活动的流程和职责。
（3）作业指导书：是针对具体的工作岗位或操作流程制定的详细指导文件，包括操作规程、检验标准、工艺文件等。
（4）记录表格：用于记录管理体系运行过程中的数据和信息。
2、外部文件（1）法律法规：国家和地方颁布的与质量、环境、职业健康安全相关的法律法规、标准和规范。
（2）客户提供的文件：如客户的要求、图纸、技术规范等。
（3）供应商提供的文件：如原材料的检验报告、质量证明文件等。
五、文件和资料的编号1、内部文件编号（1）管理手册编号：公司简称QM-01（2）程序文件编号：公司简称QPXX（XX 为顺序号）（3）作业指导书编号：公司简称WIXX（XX 为顺序号）（4）记录表格编号：公司简称QRXX（XX 为顺序号）2、外部文件编号按照文件来源单位的编号进行登记和管理。
六、文件和资料的编写1、管理手册和程序文件由管理者代表组织相关部门人员编写。
2、作业指导书由各部门负责人组织本部门人员编写。
质量管理体系文件：文件控制程序
文件控制程序1 目的为使与质量管理体系和产品有关文件的编制、修改、发放、废止等进行有效控制，并确保使用现场均能得到最新有效的版本，防止误用失效或作废的文件。
特制定并执行本程序。
2 范围本程序适用于公司所有与产品和质量管理体系有关的内部文件和外部文件。
包括以纸张（含照片）、电子媒体（硬盘、光盘等）、标准样品等形式存在的文件。
3 职责3.1行政部负责组织编制公司管理制度、文件的归口管理。
3.2品质部负责编制质量手册、组织编制程序文件等质量管理体系文件及监督管理。
3.3各职能部门负责编制对应的程序文件、部门的管理制度、专业技术与业务文件。
4 管理程序4.1 文件的分类4.1.1按质量管理体系管理性文件层次分为：a）第一层次：质量手册。
b）第二层次：程序文件。
c）第三层次：各部门的相关管理制度、作业指导书和技术文件等。
d）第四层次：表单、记录。
4.1.2按文件的控制状态分为：a) 受控：对文件的使用、修改、作废、换版进行跟踪管理。
b)非受控：对文件不进行跟踪管理。
4.1.3 按文件的来源分为：内部和外来文件。
对重要的外来文件应按照受控文件进行控制。
4.2 文件的编写与审批4.2.1质量手册由分管质量副总经理组织品质部编制，管理者代表审核，总经理批准；4.2.2程序文件由品质部组织对应部门负责编制，分管领导审核，管理者代表或总经理批准；4.2.3各部门的相关管理制度由各职能部门负责人编写，分管领导校对及审核，管理者代表批准；4.2.4各部门的作业指导书、技术文件以及对应的表单、记录等由各部门人员编写，部门负责人校对及审核，分管领导批准；4.2.5对相关文件中已规定编制、审批人的质量记录按文件规定进行审批。
4.3 文件的编号4.3.1除技术、标准、工艺文件、图样和合同外的，所有与产品质量和质量管理体系有关文件的编号规定如下：1) 质量手册2) 程序文件JUST C □□-□□□□发布年号程序文件序号程序文件缩写公司名称3) 质量记录序号文件年份部门编码质量记录缩写公司名称4) 管理文件JUST GL □- □□□□- □□序号文件年份部门编码管理文件缩写公司名部门编码说明：a) 技术、标准、工艺文件、合同的编码按国家或行业标准执行；b) 质量管理体系文件类型采用字母缩写的方式，即质量手册：QM；程序文件：C；质量记录：QR；管理文件：GL；江西佳时特精密机械有限责任公司缩写为：JUST；c) 文件的版本采用数字A、B、C……方式，修改状态采用数字0、1、2……表示，文件的版次用于质量手册、程序文件、管理文件；质量记录不实行版次控制，当文件更改涉及记录时应同时对质量记录的格式进行同步更改或换版。
文件控制管理制度程序
文件控制管理制度程序第一章总则第一条为规范文件的创建、使用、传阅、保存和销毁等管理活动，提高工作效率，确保信息安全，健全文件管理制度，制定本制度。
第二条本制度适用于全单位内各类文件的管理工作。
第三条文件指各类文字、图表、图纸、档案资料及其他载体上的文字、符号、声音、图形等。
第四条文件管理应遵循准确、规范、及时、方便、完整的原则。
第五条对文件的管理机构和人员应保密，严格控制获取文件的权限。
第六条高度重视文件管理工作，提高文件管理能力，有效地防范、识别、处置文件中存在的安全风险。
第二章文件的创建和登记第七条单位各部门要按照职责分工，合理确定文件的创建人员。
第八条创建文件应遵循准确、规范、完整的原则，确保内容清晰明了。
第九条所有文件应由制定人签署日期，并向文件管理机构提交。
第十条文件管理机构应对文件进行登记，包括文件名称、创建人员、日期、编号等信息。
第十一条文件管理机构应根据文件的次序编号进行统一管理。
第十二条文件的创建、修改、废止等操作必须经过文件管理机构审查。
第十三条文件的修改应在原文件上标注修改日期和修改内容，并重新提交文件管理机构审查。
第十四条所有文件的存储必须符合保密要求，确保安全性。
第十五条文件的登记、存储应按文件的保密级别分类管理。
第十六条文件管理机构应及时更新、归档旧文件，保存一定期限后，根据规定销毁无用文件。
第三章文件的传阅和使用第十七条文件管理机构应根据文件的保密级别，控制获取文件的权限。
第十八条获取文件的人员必须提供相关身份证明。
第十九条获取文件的人员必须签署保密承诺书。
第二十条文件传阅时必须记录传阅人员、传阅日期等信息。
第二十一条文件传阅后，应及时归还文件，并签署交接单。
第二十二条文电件传阅时必须使用安全通道，确保信息安全。
第二十三条文件应按规定使用，严禁私自篡改、外传、泄漏。
第二十四条获取文件的人员应根据使用情况及时反馈，以便文件管理机构改进。
第四章文件的保存和销毁第二十五条文件管理机构应建立文件保存目录，确保文件的安全。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
1.目的对质量体系有关的文件，进行控制管理，确保有关场所使用的文件，均为有效版本。
2.范围适用于本公司与质量体系有关文件的控制管理，包括电子媒体的文件。
3.相关文件无4.职责4.1总经理负责质量手册的批准和发布。
4.2管理者代表负责除质量方针目标、质量手册以外的批准及发布。
4.3各部门主管负责本部门编制和提供的文件的审核。
4.4各部门经办人员负责各类文件的编制、收集（包括外来）文件和统计。
并指定兼职资料员，负责保管好本部门收到的文件，做好文件清单的记录。
4.5行政办公室负责文件的文档登记、保管、借用、更改、回收和销毁（包括外来文件）等管理工作。
5.工作程序5.1行政办公室负责制订文件控制管理程序，相关部门程序要求实施。
5.2文件控制的流程。
5.3文件的分类5.3.1质量手册---是本公司质量体系描述的纲领性文件。
5.3.2程序文件---是本公司各过程中，质量的作业技术活动应遵循的途径和方法。
5.3.3其他管理性和技术性文件（第三层次文件）---如管理性的有：规章制度、管理办理、各种管理标准、工作计划、记录和报告的表示等；技术性的有：产品图纸、产品标准、工艺文件和标准、检验和检测规范、作业指导书、操作法规等。
5.3.4外来文件等---国标、国家和行业的标准、国家和地方的法律法规、适用法规和标准，顾客提供的工程规范等，被本公司收集引用的文件。
5.4文件的编写导则5.4.1本公司的各类文件都必须有：标题、编号、拟（编）写人、审核人、批准人的签名方为有效。
文件必须要有版本、修改码和目录及最新状态清单。
外来文件被采用必须要有提供部门领导的认可签名。
14页5.4.2质量手册和程序文件由管理者代表组织编写，质量手册由管理者代表审核，总经理批准。
程序文件由相关部门经理审核、管理者代表批准。
5.4.3研发部门负责编写技术文件，包括产品标准、技术图样、工艺文件、采购、规范、检验和试验规范、工序控制大纲、工序操作规范、设备维护和操作规范等。
部门经理批准。
5.4.4质量手册的编写5.4.4.1手册的编号办法：WS/ QM XX手册更换顺序号（即板序A.B.C版时分别以01.02.03.04顺序号表示）表示质量手册企业代号5.4.4.2手册的结构（1）手册由概述部分、正文部分和附录三部分组成。
A.概述部分：封面、目录及最新状态清单、批准实施令、修改履历、手册的管理和说明、术语、企业概况等。
B.正文部分：按IATF16949-2016版的标准叙述五大部分（一个要求四个过程的体系控制要求。
正文的每个部分应具有以下结构：1）.目的---采用本过程的目的；2）.适用范围---本过程在体系中适用的领域；3）.职责---完成本过程实施控制所设计的责任者；4）.程序概要---本过程实施控制的主要活动内容；5）.支持性文件---对本过程实施控制活动的具体的遵循途径的文件。
C.附录：1.质量记录一览表。
2.本手册各章节月标准各章节的对照表。
3.程序文件清单等。
A.应明确质量体系建立的标准依据。
B.应明确质量体系覆盖的产品范围。
C.应阐明体系所包含的管理过程及过程之间的相互作用和关系。
D.按标准要求，本公司体系所要删减的细节及其合理性的说明（仅限第七章）。
5.4.5程序文件的编写5.4.5.1程序文件的编号方法WS/ QP X——X表示程序文件所属部分中的次序表示程序文件属五大部分中的哪一部分表示程序文件企业代号14页5.4.5.2程序文件的结构（1）目的---采用本程序的目的。
（2）范围---该程序所包含活动的领域。
（3）相关文件---该程序所引用的设计的文件。
（4）职责---该程序所设计的责任者。
（5）工作程序---该车工女婿质量活动所应遵循的途径。
（6）记录和报告---该程序活动实施后所证实的见证记录。
（7）附件：（需要时）5.4.5.3程序文件的首页格式和续页格式（编号）（程序文件）版本：A 第页共页5.4.5.4程序文件编写时的注意事项：A.规定的职责在质量活动中都应有体现。
B.每项活动的各个环节都应有人承担责任。
C.所有活动都可有验证有效性的方法，都应有记录。
D.活动的描述要体现5W1H（为什么、做什么、怎么做、何地做、谁来做）注意逻辑性和可操作性。
5.4.6其他管理和技术文件（即第三层次文件）的编写5.4.6.1本公司已有的管理和技术文件一般继续延用已规定的编制及编号方法，只要与本导则不矛盾，也继续采用，文件保持原状态，不重新编写。
5.4.6.2出于实施质量管理体系而要新增的第三层次管理和技术文件时，或已有的第三层次文件需要新修订时可用如下规定。
A.文件编号方法WS XX-------XX该文件的顺序号文件属性（技术的用JS，管理的用GL）企业代号B.文件的结构（一）主题和适用范围（二）工作内容和要求（三）应用的表示和必要的记录5.4.6.3文件的首页和续页格式（WS/QP-1 文件控制管理程序版本：A 第5页共14页（B）逐页格式：修改码：（编号）（文件名称）版本：A 第页共页5.5文件的控制5.5.1各类文件的版序和状态控制5.5.1.1为了文件的有效性进行识别，必须实行版序控制。
即对质量手册、程序文件及其他管理性和技术性文件都要标明版本。
版本以大写英文字母A、B、C、D---表示。
修改码以版本号和修改次序号（以小写英文字母a、b、c、d---表示）相接个来表示。
如Aa 、Ab 、Ac 、Ba 、Bb、Bc以此类推。
这样的修改码既体现了版本，又体现了修改次序。
文件第一次发布尚未有修改时以Ao、Bo、Co----表示。
文件如有封面，封面和文件上只需表示版本，不标修改码。
修改码只在文件的修改履历上和修改通知单及最新状态氢弹上表示。
装可大大简化更改文件中的工作，又能节约纸张。
5.5.1.2文件的目录和最新状态清单控制。
a.每份文件入档前由编制部门编写文件目录，以便查阅，并编制“最新状态清单”b.每份文件一经旧该，必须在“最新状态清单”中得到反映，不断地更新“最新状态清单”c.“最新状态清单”的编制，可视不同的文件而顶，可作单独一个文件编制，也可综合汇编，或根据目录的编写。
“最新状态清单“和目录放在一起是最简单的方法。
能做到一目5.5.2.1所有文件和资料在形成正式稿后交办公室入档（经审核、批准以后，均需按规定的分工到办公室办理入档手续）。
办公室应立即使办理登记，记录在“文件入档登记表“（WS/QP4-1-01）。
文件和资料的提供部门对其正确性负责。
5.5.2.2所有入档的文件和资料均为受控文件，经登记的原版文件和资料存放在档案料柜中作出标识，不外借和外发。
发给文件时均制作复印件发放。
5.5.2.3入档的原版文件保管部门（办公室）必须分门别类，排列整齐。
做到查找方便，防止误用和错用。
并必须存放于防霉、防潮、防盗、防火等安全良好的橱柜内，以免损坏。
并由专人负责。
保管人员应负责日常检查，发现问题及时处理。
5.5.2.4因工作需要，需临时借阅文件和资料的人员，需经保管部门负责人批准，填写“文件和记录（查）阅单“（WS/QP44-1-02）在规定的期限内归还，到期不还的由办公室文件管理员收回。
4-1-5WS/QP-1 文件控制管理程序 版本：A 第6页共14页5.5.2.5电子媒体形式的文件，归档和保管方式相同，并视情况必要时。
需制作备份，以免丢失。
5.5.2.6文件按“受控“和”非受控“二大方式控制。
除”质量手册“向顾客提供时作为“非受控”文件发放外，其余文件都属“受控”文件。
非受控文件发放时也应登记。
5.5.2.7需特别存档的文件，必须保存十五年。
在任何情况下不得销毁。
5.5.3文件的领用和发放控制5.5.3.1文件按领用或规定进行发放时，入档保管部门必须在“文件发放/收回登记表”（WS/QP4-1-03）上作记录，并在发放的文件上盖上“受控”或“非受控”红色印章，在印章上写上发放部门的代码，以便必要时文件追溯。
其形式如下：5.5.3.2程序文件发放给各部门的以“程序文件”的合订本发放。
给需要的岗位或个人，以单行本发放。
其他文件根据实际需要发放。
做到需要的地方一定要有文件，且必须保证所有使用文件的场所，均为最新有效版本。
要确保文件的清晰、整洁和完好。
任何人不得在文件上乱改乱涂。
使用部门，应有在用文件的清单（也可用WS/QP4-4-01表示作记录）。
5.5.3.3所有文件不得自行复印。
如出现黑色“受控”、“非受控”印章的文件肯定是复印的，均为非法文件，出现问题由复印者负责。
管理部门和领导如有发现，要及时没收，必要时要追究责任。
5.5.4文件的更改，收回和销毁的控制5.5.4.1文件需要更改时，更改者用填写“文件更改通知单”（WS/QP4-1-04）由原制订文件的部门进行更改，审核和批准。
]5.5.4.2文件的更改每次应标识其“修改码”，方法按本程序第5.5.1.1条实施。
5.5.4.3如修改的内容，对其他文件产生影响时，应同时及时进行修改。
5.5.4.4所有被更改的原文件必须从使用处全部收回，同时按规定发放更改后经批准的新文件，以确保文件的唯一有效版本。
5.5.4.5收回旧文件时，应作好记录，记录在原“文件发放/收回登记表的收回一栏内，并在收回文件的每页上加盖“作废”红章“，以免混用或错用。
如需要保留一份留作参考的，则需在文件上加盖”保留“红印章，并附条写明保留原因，隔离存放，防止非预期使用。
5.5.4.6收回旧文件应与销毁，相关部门在销毁时填写“文件和记录销毁申请单“（WS/QP4-1-04）。
5.5.4.7“质量手册”设为‘更改履历“页。
故所有质量手册内容的修改均应在此”更改履历“页上作出记录，并在文件的‘最新状态清单”上也得到体现。
并在此两单上有修改码表示次数，便于修改的追溯。
每次修改均应在该页上作出记录。
程序文件的最新状态清单，也应在程序文件汇编目录上得到反映。
方法同5.5.1.2。
4-1-6WS/QP-1 文件控制管理程序版本：A 第7页共14页5.5.5外来文件的控制5.5.5.1外来文件出各相关部门收集提供。
包括国家标准、国际标准、各类检验规程、设备校准规程、有关的管理和技术文件等。
提供时用识别其可用性和有效性，并经部门领导认可入档。
5.5.5.2提供的部门应跟踪外来文件的有效本本及时更新，控制管理纳入本程序管理轨道。
5.5.5.3当顾客提供工程规程时，必须按顾客的时间计划，及时进行评审。
并在不超过两个星期内，进行分发和实施。
同时更新所有相关文件。
保存每项更改在试生产中实施的日期的旧路，记录在“工程规范更改和实施记录”（WS/QP4-1-07）上。
5.5.6文件的评审和再批准5.5.6.1各级文件的管理人员，应随时检查文件的有效性，并确保文件的清晰，整洁和完好，不得乱涂、乱改、乱画。