档案管理学概念
档案管理学
档案管理学档案管理学是一门研究和运用档案管理知识和技术来组织、保管和利用档案的学科。
它是信息管理学的重要组成部分，有着广泛的应用领域。
档案管理学以其独特的理论体系和实践方法，对社会进步具有重要意义。
本文将从档案管理学的定义、发展历程、基本原则、技术手段和应用价值等方面进行探讨。
一、档案管理学的定义档案管理学是指研究和运用档案管理学科理论和实践来组织、保管和利用档案的学问。
它主要包括档案管理学科的基本理论、原则和方法。
档案管理学作为一门学科，是以档案管理为研究对象，以组织、保管和利用档案为核心内容，以档案的获取、整理、编制以及利用为重要任务，旨在为社会提供帮助，实现档案管理工作的科学化和规范化。
二、档案管理学的发展历程档案管理学起源于远古时代，随着社会的发展而逐渐形成并不断发展。
在古代，人们将重要的文献记载于竹简、木牍等载体上，通过手工整理和保管来维护档案。
随着纸张的发明和印刷术的推广，档案管理工作逐渐得到了改善和发展。
到了现代，档案管理学成为一门独立的学科，并通过信息技术、电子媒体等手段，实现了档案管理的数字化和网络化。
三、档案管理学的基本原则档案管理学以服务社会、服务经济和服务科学研究为出发点，主要包括以下几个基本原则：1. 完整性原则：要求档案管理工作要全面、准确地记录和保管档案，确保档案的完整性和真实性。
2. 一致性原则：要求档案管理工作要遵循一定的规范和标准，确保档案的一致性和可比性。
3. 保密性原则：要求档案管理工作要保守档案的机密性，确保档案的安全和保密。
4. 可访问性原则：要求档案管理工作要便于检索和利用档案，确保档案的可访问性和可利用性。
四、档案管理学的技术手段档案管理学应用了许多技术手段来实现档案的管理和利用。
其中主要包括：1. 档案数字化技术：通过扫描、OCR识别等技术手段将纸质档案转换为数字形式，实现档案的电子化和网络化管理。
2. 数据库管理技术：通过建立档案管理系统，实现对档案信息的整理、存储和查询，提高档案管理的效率和准确性。
档案管理学
一、档案：1、定义：档案是社会组织或个人在社会活动中直接形成，保存备查的各种形式和载体的数据、信息和知识的记录。
2、基本含义：档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的；档案是保存备查的文件；档案内容的记录方式和载体是多种多样的；档案是原始的历史记录。
二、现行组织单位档案的接收：1、期限：省以上机关应将永久保存的档案在本机关保存20年左右；省辖市和县级以下机关应将永久、长期保存的档案在本机关保存10年左右，再向有关档案馆移交。
2、办法：逐年接收：现行组织单位每年将保管期满的档案向档案馆移交一次；定期接收：现行组织单位每隔一定时期将所有保管期满的档案向档案馆移交一次。
3、要求：（1）进馆档案应保持全宗的完整性，一个单位的全部档案应该作为一个整体，统一归入一个档案馆，不能随意分散。
（2）规定移交的档案，应该由有关单位收集齐全，按照规定整理好。
（3）与档案有关资料、立档单位的组织沿革、全宗介绍及其他有关检索工具，随同档案一并接收。
三、撤销组织单位档案的接收的要求：1、由撤销单位组织人力，负责整理好，然后再向有关的档案馆移交。
2、撤销单位的业务分别划归几个单位的，其档案不得随之分散，仍作为原单位档案的一部分，按全宗整体移交有关档案馆，或由其中一个单位完整地代管。
3、单位撤销或者合并时，如有尚未处理完毕的文件，要移交应受理这些文件的新单位继续处理，并作为新单位的档案加以保存。
四、全宗构成的条件：1、定义：确定档案全宗划分的界限，研究拥有档案的单位能否成为一个立档单位。
2、条件：（1）可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。
（最基本的）（2）设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划。
（3）设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。
3、考察规定有关单位职权的法规性、领导性文件和实际活动，这些单位的文书处理工作、印信和单位的名称等情况。
五、立档单位和全宗划分：1、我国各级政府机关、企业和事业单位等，一般都建有共产党、共青团以及其他群众组织，这些组织和机关的行政机构，是密切联系的一个整体，应当作为一个立档单位。
档案管理学
档案管理学档案管理学是一门涉及组织、保护、利用和处理档案的学科。
它是一门实用性很强的学科，它关注如何有效地管理和维护档案，以保证信息的可访问性、完整性和保密性。
在信息时代的今天，档案管理学变得尤为重要，因为大量的电子文件和数据需要进行有效的管理和存储。
本文将介绍档案管理学的基本概念、重要性以及一些常见的档案管理方法。
一、档案管理学的基本概念档案管理学是一门关于档案的科学研究。
它主要探讨如何组织、管理和利用档案，以满足组织或个人的需求。
档案是记录着组织或个人活动的一种载体，它可以是纸质文件、电子文件、磁带、光盘等形式。
档案的管理是指对档案进行整理、分类、编制目录、存储、保护和利用等工作。
档案管理学关注档案的全生命周期。
档案的生命周期包括产生、保存、利用和销毁等阶段。
档案的产生是指档案的形成和文档的生成。
档案的保存是指档案的长期保管和保存。
档案的利用是指档案的检索和利用。
档案的销毁是指档案的安全销毁和处理。
二、档案管理学的重要性档案管理学在组织和个人的日常工作中起着重要的作用。
1. 为组织提供信息支持：良好的档案管理可以为组织提供准确、可靠的信息支持。
档案记录着组织的历史、活动和成果，它们是组织决策和管理的重要依据。
2. 保护信息安全：档案管理学关注档案的保密性和完整性。
在信息泛滥的时代，如何保护档案中的敏感信息，防止泄露和篡改，是档案管理学面临的重要挑战。
3. 提高工作效率：良好的档案管理可以提高工作效率。
合理的档案组织和分类可以减少查找时间，规范的档案流程可以提升工作效率。
4. 保护知识产权：档案中记录着组织的研究成果和创新成果。
档案管理学关注如何保护知识产权，防止知识的流失。
三、常见的档案管理方法档案管理学有许多不同的方法和理论，以下是其中一些常见的方法：1. 目录编制法：目录编制是档案管理的基本工作之一。
通过编制目录，可以准确地描述档案的内容、形式和背景，提高档案的可访问性。
2. 分类和整理法：档案的分类和整理是档案管理的核心工作。
档案管理学重点题库
1.档案:档案是各类单位和个人在社会活动中直接形成的,保存备查的各种形式的原始记录。
2.档案定义基本含义a档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的b档案是保存备查的历史文件c档案信息的记录方式和载体是多种多样的d档案是原始的历史记录3.档案的本质属性:档案是原始的历史记录(原始性和记录性)4.分析档案的本质属性:档案不同于一般的历史遗物,它是以具体内容反映其形成机关或者人物特定活动的历史记录物,具有很强的记录性。
所以档案具有很高的查考价值。
档案不同于一般的信息资料,他是特定的形成者在当时当地直接使用的原始文件的转化物,不是事后编写或随意收集的材料,因而具有原始性。
5.档案的基本价值:确凿的凭证价值和广泛的参考价值。
6.档案的一般属性:中介性、可替代性、可传输性、可分享性等7.档案发挥作用的规律:a档案作用的时效律和扩展律,时效律由两方面决定:1)许多档案的信息内容,只对解决某些实际问题在一定的范围内有现实的查考价值,超过这种时限之后其价值则缩小或失去作用2)档案信息载体的自然老化难以避免,现代技术可以复制替代,不能绝对控制其变化使之保持一致,导致利用价值缩小甚至完全丧失。
b扩展律1)从机关向社会扩展。
档案的作用,具有对其形成机关和对社会作用的双重性和过渡性,对机关的作用又称为档案的第一价值;对社会的作用称为第二价值2)向多元化扩展c档案机密性递减律d档案发挥的条件律1)利用实践2)社会发展水平3)社会档案意识4)档案管理水平8.档案工作的基本内容:收集、整理、鉴定、保管、检索、提供利用、编研与登记和统计工作9.我国档案工作的基本原则:1统一领导、分级管理的原则(是档案工作的组织原则和管理体制。
档案事业由党和政府统一领导,国家所有的档案由各级档案机构分别地集中统一管理,全国档案工作由各级档案行政机构分层负责地统一监督和指导)2维护档案的完整与安全(是基本要求。
维护档案的完整,有数量上齐全和质量上具有系统性两方面含义,维护档案的安全,有保障档案的物质安全和政治安全两方面的含义,维护档案的完整与安全是互有联系的统一要求) 3便于社会各方面的利用(是检验档案工作的主要标准,它体现了档案工作的根本目的。
档案管理学重点题库
档案管理学重点题库第一章档案概论1、档案的定义：档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、声像及其他各种方式和载体的历史记录。
2、档案定义的基本含义：1档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的2档案是保存备查的历史文件3档案信息的记录方式和载体是多种多样的4档案是原始的历史记录3、文件转化为档案的条件：不是所有文件全都需要和可能成为档案，需要具备三个条件1办理完毕（或处理完毕）的文件才能作为档案（自认重要：文件是档案的前身，档案是文件的归宿）2对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存3按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案4、档案的主要特点和本质属性：档案是原始的历史记录（原始性和记录性）5、档案与图书、资料和文物的区别和联系都是知识的载体，记录各种信息，也是人们有意识的作为信息储存的手段而保留起来，在这点上，它们相似。
但是档案的形成规律和档案的性质，与图书资料又有所不同。
作为档案保存起来的，无论常规的公文，或者是内部记录、手稿、会计账簿等等，它们的产生并非为了形成档案而供众多的人们去阅读，最初是作为办事工具为了处理当时某种事务的需要而产生的。
由于事后有用，所以才保存起来成为档案。
档案是处理事务过程中遗存下来的“副产品”，它是人们进行社会活动的自然产物，在这点上，与地下发掘的文物有相似之处。
文物当时也并非为了日后供人们考古研究才产生的。
但是，档案的形成及其性质，与文物又有所不同，文物被保存下来，当时是无意识的，而档案的最后形成，即在文件归档的时候，人们有目的的选择和保存起来以备日后查考的。
从这个意义上讲，档案是人们在处理事务过程中有意识形成的副产品，它是人们社会实践活动中自觉的产物。
6、档案的知识属性和信息属性：1档案是贮存和传播知识的一种形式2档案是一种重要的信息资源7、档案的一般作用：档案在行政管理、生产建设、政治斗争、科学研究、宣传教育和维护国家、集体、个人权益方面的作用。
档案管理学------知识点总结
第一章档案概论第一节档案的历史沿革一、档案的起源：结绳记事、刻契记事、原始图画（理解）。
二、我国档案的演变：甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、胶磁档案、电子档案（理解）。
三、档案的定义及其含义。
档案“是指过去和现在的国家机关、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录。
”四、档案含义的四个方面（1）档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的；（2）档案是保存查备的文件；（3）档案内容的记录方式和载体是多种多样的；（4）档案是原始的历史记录。
五、档案种类划分按照档案的载体形式标准，可分为金石档案、甲骨档案、泥板档案、简牍档案、缣帛档案、羊皮档案、纸质档案、胶片档案、磁带档案等等；按照记录信息方式可分为文字档案、图片档案、音像档案、电子文件。
音像档案又分为照片、录音、录像、影片档案。
六、国家全部档案的概念归国家所有、由国家统一管理的全部档案的总和。
七、档案的作用1、行政管理的查考凭据2、生产建设的参考依据3、政治斗争的必要工具4、科学研究的可靠资料5、宣传教育的生动素材6、维护国家、集体和个人权益的法律书证八、档案的基本价值1、档案的凭证作用2、档案的参考作用3、对档案真实性的辩证理解第二章档案工作概论一、我国档案工作的基本原则统一领导、分级集中地管理国家全部档案，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。
第三章档案的收集一、档案收集工作的内容1、对本单位需要归档文件的接受工作。
2、对各现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作。
3、对历史档案的接收和征集工作。
二、单位内文件的归档（见老师复印资料）第四章档案的整理一、档案整理工作的定义和内容定义：档案的整理工作，就是将处于零乱状态的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列和编目，组成有序的体系。
内容：区分全宗、全宗内档案的分类、编立保管单位（一般是立卷）、案卷的排列和案卷目录的编制。
档案管理学
档案管理学档案管理学是一个涉及档案生命周期各个阶段的学科，包括文件的创建、维护、归档、检索以及销毁。
档案管理学通过研究档案管理的基本理论、方法、技术和规范，提高档案管理的效率、安全和质量。
本文将从档案管理学的基本概念、价值以及当前的研究趋势等四个方面进行探讨。
一、档案管理学的基本概念1. 档案档案是指各种在政府机关、企业事业单位或其他组织中制作、接收或由他人转交过来的各类文件，以及按照一定的规则进行整理、分类、管理并加以保存的活动产生的记录材料。
2. 档案管理档案管理是指对档案进行的规范化、系统化、科学化管理活动，包括文件的收集、整理、分类、保管、利用、审计和销毁等方面。
3. 档案管理学档案管理学是研究档案管理的学科，它是对档案管理的基本理论、原则和方法规律等方面的研究和探索，旨在提高档案管理的效率、安全和质量。
二、档案管理学的价值1. 保护国家利益和社会公共利益档案是保护国家利益和社会公共利益的重要载体，档案管理学的研究和应用可以有效地保护国家安全和社会稳定，促进国家以及各类组织的发展和进步。
2. 满足政策和法规的要求档案管理是一个高度规范化、制度化的工作，符合现行国家相关法律法规的要求，保证各类组织的管理规范和合法性。
3. 弥补历史的空缺档案是历史时期的生动记载，档案管理学的研究和应用可以弥补历史上许多重要事件或成果的空缺，为后人研究历史、探索历史真相提供重要的历史材料。
4. 支持信息化建设随着信息化时代的来临，档案信息已成为一种重要的信息资源。
档案管理学的研究和应用可以为信息化建设提供支持和保障，为社会信息化发展做出贡献。
三、档案管理学的研究趋势1. 档案数字化处理数字化处理是目前档案管理学研究的热点领域。
通过数字化处理，可以将传统的纸质档案以电子的形式保存，提高档案利用效率和安全性。
2. 档案知识产权保护档案中包含了大量的知识和智力成果，如何保护档案中的知识产权是当前档案管理学研究的重要方向。
档案管理学
第二节 档案的作用及价值
• • • • • • • • • 一、档案的一般作用 （一）行政管理的查考凭据 （二）生产建设的参考依据 （三）政治斗争的必要工具 （四）科学研究的可靠资料 （五）宣传教育的生动素材 （六）维护国家、集体和个人权益的法律书证 二、档案的基本价值（从性质角度） （一）档案的凭证作用：首先，从档案的形成的过程及其结果来 看，它是从当时当事直接使用的文件转化而来的，并非在现今使 用之际临时编造的，它客观地记录了以往的历史情况，是令人信 服的历史证据。其次，从档案本身的物体形态上看，文件上保留 着真切的历史标记。它的这种凭证作用，构成了档案的基本价值 之一——凭证价值。 • （二）档案的参考作用（情报作用）
三、普通档案常用的分类方法
（一）年度分类法 （二）组织机构分类法 （三）问题分类法
四、复式分类法的选择和分类方案的编制 (一)年度——组织机构分类法 （二）组织机构——年度分类法 （三）年度——问题分类法 （四）问题——年度分类 五、多种门类档案的综合分类 （一）门类分类法（二）组织机构分类法（三）职能分类法 六、人物全宗内档案的分类 （一）生平传记材料（二）创作材料（三）公务活动材料（四）个人书信 （五）经济材 料 （六）亲属材料（七）评价材料 （八）音像材料
第四章 档案的整理
第一节 档案整理工作的内容和原则 • 一、档案整理工作的内容和意义 • 二、档案整理工作的原则 第二节 全宗 • 全宗（全宗内案卷）：立档单位内的全部案卷 总和 • 全宗卷：管理全宗内案卷过程中形成的案卷
第三节 全宗内档案的分类 分类的意义和要求(p143) 分类的一般方法(p145) （一）时间分类 1、年度分类法 2、时期分类法 （二）来源分类 1、组织机构分类法 2、作者分类法 3、通讯者分类法 （三）内容分类 1、问题分类法 2、实物分类法 3、地理分类法 （四）形式分类 1、按文件种类（名称）分类，如土地存根、帐簿、会计凭证等 2、按文件的载体形态分类。如影片、照片、录音带、录像带等 3、按文件的形状规格分类，如成卷的、成张的、不同尺码和不同开本等。
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档案管理学概念1、档案：是机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的，文字、图像、声音及其它各种方式和载体的文件。
2、档案的时效律：在不同的条件下档案会发生失值、降值、增值等不同的变化。
有些档案的价值是有一定时限的特点：它们只在某一段时间内有着查考作用，而随着时间的推移，这些档案的作用则逐渐减少，以至消失。
这些称为档案作用的时效律。
3、社会档案意识：个人对档案的具体认识以及社会上对档案带有普遍性的认识程度，这种社会性的观念在档案学上称为“社会档案意识”。
4、档案机构：档案保管与管理档案工作的机构。
按照《档案法》等法律法规的规定，根据统一领导、分级集中管理的原则，对国家的全部档案和全国档案工作必须设置全国规模的档案机构进行管理。
各级机关的档案，由机关内设立档案室集中管理，各机关形成的需要长远保存的档案和历史上形成的档案，则设立各级档案馆统一保管。
全国的档案工作，又由各级档案行政机关统一、分层监督与指导。
这些保管档案和管理档案工作的机构，在全国范围内构成了一个严密的、完整的组织体系。
5、档案室：是各机关统一保存和管理本机关档案的内部机构。
是整个机关的组成部分，属于机关管理和研究咨询性质的专业机构。
从全国档案工作来说，档案室又是国家档案工作组织体系中最普遍、最大量、最基层的业务机构。
6、档案馆：根据《档案法》和有关文件的规定，各级综合性档案馆属于党和国家的文化事业机构，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心，是统一保管党组织和政府机关档案的管理部门。
所以它既是党的机构，又是国家的机构，是各级党委和人民政府的科学文化事业机构。
7、档案行政机构：党和国家指导和管理档案工作的部门。
由于我国的党、政档案工作实行统一管理，因而各级档案行政机构，同样也既是党的机构，又是国家的机构。
其基本职责：在统一管理党、政档案工作的原则下，分层负责地掌握全国档案事务，对全国档案工作进行监督、检查与指导。
8、档案工作：档案工作的内容有广义和狭义两种解释。
广义上说，是指档案事业所包括的档案馆工作、档案室工作、档案事业管理工作、档案教育、档案科学研究和出版工作等。
狭义上说，是指档案室和档案馆所从事档案业务工作，即用科学原则和方法管理档案，为党和国家各项事业服务的工作。
9、档案工作基本原则：我国档案工作的基本原则是统一领导、分级集中地管理国家全部档案，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。
10、综合档案室：统一管理本机关全部档案的档案室，负责对普通档案、各种专门档案和特殊载体的档案进行统一综合管理。
11、凭证作用：客观的记录了以往的历史情况并保留着真切的历史标记。
12、参考作用：也叫情报价值它记录了人们在各种活动中的思想发展。
13、档案收集：接收与征集档案及有关文献的活动。
具体而言，它就是将分散形成或保存在各机关、单位或个人手中的档案及散失在国内（外）的档案，按照国家的有关规定，通过例行的征收制度和专门的征集办法，有计划地分别集中到各有关档案馆（室）的活动。
14、档案接收：档案馆（室）收存档案的活动过程。
它是整个档案收集工作的中心内容，是档案部门取得和积累档案的主要渠道。
15、档案征集：档案馆按照国家规定征收散存在社会上的档案和有关文献的活动。
它是档案馆取得和积累档案史料的必要补充渠道。
16、归档：各机关的文书处理部门或业务部门，由文书工作者将工作、生产活动中形成并办理完毕的文件，整理立卷，定期移交给本机关档案室集中保存的活动过程。
即归档就是按照国家规定把档案交给机关档案部门集中保存的过程。
17、优化馆（室）藏：以最低限度的费用消耗，保存社会或机关需要利用的最大限度的档案信息资源。
馆（室）藏的优化和丰富是我国馆（室）藏建设的重要内容。
18、归档范围：是指办理完毕的文件材料应当归档及不归档的范围。
归档范围主要取决于文件本身的保存价值。
19、馆藏结构：是指组成馆藏的各种档案及资料之间的相互搭配和排列。
20、全宗：一个具有社会独立性的组织或个人在其社会实践中所形成的档案的有机整体。
21、联合全宗：两个或两个以上的全宗联合体。
但是这种联合不是人为拼凑式的联合，而是一种客观的不得已的联合。
22、全宗补充形式：档案馆中常有许多档案无法严格地按照全宗进行管理，或按严格全宗管理起来很不方便的现象，为贯彻全宗原则，就必须对这些档案采用灵活的类似于全宗的管理方法。
这些方法我们称之为全宗的补充形式或变通形式。
全宗补充形式虽不是严格意义上的全宗，但在实际管理中却作为正式全宗来对待并实施管理。
具体的全部补充形式主要可以划分为联合全宗、汇集全宗、档案汇集三种。
23、汇集全宗：汇集全宗又称全宗汇集。
一种由若干独立全宗人为地汇集而成的全宗补充形式。
其所汇集的全宗，必须是档案数量极少、各自按独立全宗管理起来确实很不方便的小全宗。
汇集全宗内部应按各小全宗的重要程度、关系紧密程度等顺序排列，不能将各小全宗的档案真正混淆起来。
24、档案汇集：由若干全宗所属不明或其所属全宗已不复存在的档案汇集而成的一种全宗补充形式。
组建档案汇集必须充分考虑档案之间的关系和联系，所组建成的档案汇集必须有确定的名称（题目），不能组建大杂烩式的档案汇集。
档案汇集大体有三种类型：（1）历史事实性档案汇集。
（2）逻辑问题性档案汇集。
（3）人物性档案汇集。
25、全宗群：由若干具有某种联系的全宗构成的群体。
全宗群并不是一个实体性的保管单位，也不是一个确实的秩序层次和管理层次，而是全宗之上的一个“虚类”，一个观念性的概念。
全宗群对于档案管理只具有宏观的理论观念性意义，并无实际的管理操作意义。
26、大流水编号法：大流水编号又称顺序流水编号法。
即一个档案馆对其所有全宗接进馆顺序用自然整数由小到大顺序编号，第一个进馆的全宗就编为1号，第二个进馆的全宗就编为2号，依次类推。
这种编号方法的优点：一是简便实用，且符合唯一性和系统性要求；二是全宗号同时反映全宗进馆的先后顺序和全宗数量。
27、全宗内档案分类：把立档单位所形成的档案，按其来源、内容、时间或其他形式特征，划分为若干类别，使其进一步条理化、秩序化。
这一工作一般由档案室承担。
28、个人全宗：个人全宗又称人物全宗。
某一著名人物或著名家族所形成的档案有机整体。
29、案卷：档案基本的个体保管单位，是由若干互有联系的文件构成的组合体。
立档单位在日常工作中形成的文件，在作为档案移交给机关档案部门保存（即归档）之前，均要按照档案部门的要求将其组合成一个个便于管理的案卷（即立卷）。
30、档号：全宗号、案卷目录号、案件号、卷内文件所在页号或件号的合称。
通常简称为全宗号，目录号，卷号，页号或件号。
档号事档案实体最基本的秩序号，在档案管理中具有基础性管理作用。
如果没有档号，档案管理工作就无法正常有效地进行。
档号若出现混乱，档案管理活动也将出现混乱。
31、立档单位与全宗历史考证：是一种对立档单位及其全宗档案基本情况进行概况性叙述说明的文字材料，在档案管理和整个档案管理工作中具有重要作用。
这种文字材料的作用相当于一个全宗及其立档单位概况的说明书，不仅可用于对档案管理工作进行观念性的指导，而且可以作为一种介绍报道工具在日后的提供利用工作中发挥作用。
立档单位与全宗历史考证一般由档案室负责撰写。
32、档案管理工作：是建立档案实体秩序，使所保存的档案有序化、条理化，为整个档案管理工作创建秩序化的管理对象基础的工作。
33、立档单位：凡具有社会独立性的组织或个人，其所形成的档案就可以构成一个全宗，该组织或个人在档案学术语中被称为立档单位或全宗构成者。
34、组织全宗：是一个具有社会独立性的社会组织在其社会实践活动中所形成的档案有机整体，是全宗的整体性。
35、档案保管期限表：用表册的形式列举档案的来源、内容和形式并指明档案保管期限的指导性、标准性文件。
它是档案馆、档案室鉴定档案的价值，确定档案保管期限的依据。
36、直接鉴定法：鉴定档案价值的基本方法，直接、具体地审查档案，通常把这种方法称为直接鉴定法。
直接鉴定法要求档案鉴定人员逐件审查档案材料，从它的内容、作者、名称、可靠程度等方面，全面考查、分析、确定其价值，不能只根据文件题名、名称、文件目录、案卷题名、案卷目录等确定档案的价值。
37、档案鉴定：所谓档案鉴定，就是指对档案价值的评价和预测，是对档案社会有用性的评价和预测。
38、档案价值鉴定原则：在档案鉴定工作中，要从国家和人民的整体利益出发，用全面的、历史的、发展的、效益的观点判定档案的价值。
39、档案保管：“保管”一词在档案学中有广义与狭义之分。
广义上的保管就是指管理；狭义上的保管是指档案管理工作的八项基本内容之一，即对已经整理好已存入库房及其柜架中的档案进行的日常维护、保护性管理工作。
40、档案代理卡：档案代理卡又称代卷卡，是一种行之有效的微观管理手段。
即预设若干空白的或印有确定栏目的卡片备用，每从库房中调出一个或一组卷号相连的案卷，就随手填写一张代理卡插入在所调出案卷的位置上，还卷时再将其取下。
代理卡实际是案卷不在其位时的代替物。
41、全宗卷：全宗卷是对全宗的重要管理工作和手段。
各档案馆必须作为一项基本的工作制度建立全宗卷。
42、“八防”：一般是指防火、防潮、防水、防霉、防虫、防光、防尘、防盗，这基本上囊括了对档案实体可能造成的所有自然的和人为的因素，是库房管理工作的重要内容。
43、档案存放位置索引：是以表册或卡片形式将档案在库房及装具中存放秩序情况如实记录和反映出来，以指引档案工作人员对档案的调取、归还和其他日常管理的一种记录、引导性的管理工具。
44、档案检索：对档案信息进行系统的存储和根据需要进行查找的工作。
45、档案信息存储：将档案中具有检索意义的特征标识出来，加以编排，形成检索工具和档案信息数据库的过程。
46、档案检索效率：在检索过程中满足利用者需要的全面性和准确性程度。
47、交替类目：对于具有多重属性的类目，在不同的上位类下均予以列出，以便从不同角度检索该类档案；同时，又要规定该类档案实际的归属类目，以防止同一内容档案的分散。
规定的实际归属类目称为“使用类目”，其他虚设的类目称为“交替类目”或“选择类目”。
这样既反映了该类目的多重属性，又有效地保证了同类档案的集中。
48、复分表：复分表又称辅助表。
为了使分类表简单，对分类表中某些具有共性的类目，从主表中抽出来，分别汇编成各种复分表。
《中华人民共和国档案分类表》中的复分表有两种，一种是适用于整个分类表各大类的，称为通用复分表；另一种是仅适用于某一类目的各下属类目或若干相近类目的复分表，称为专类复分表。
49、《中国档案主题词表》：一部由反映档案内容的主题词和词间关系组成的规范化词典。
是进行档案主题标引和主题检索的词语控制工具。
主要供档案馆（室）及文书处理部门标引和检索档案、文件、资料之间。