做好会议文件资料管理工作策略研究

做好会议文件资料管理工作策略研究

发表时间：2020-01-14T11:48:48.393Z 来源：《基层建设》2019年第28期作者：邓婷

[导读] 摘要：文章先分析会议文件资料管理现状，并以此为依据，提出能做好会议文件资料管理工作的有效策略，内容包含：应对会议文件资料的管理人员进行明确、应对会议文件资料的密级做好保密工作等，其目的在于确保会议顺利开展，获取优质会议效果。

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摘要：文章先分析会议文件资料管理现状，并以此为依据，提出能做好会议文件资料管理工作的有效策略，内容包含：应对会议文件资料的管理人员进行明确、应对会议文件资料的密级做好保密工作等，其目的在于确保会议顺利开展，获取优质会议效果。

关键词：会议文件；资料管理；工作策略

一般情况下，会议是需要在举办前，就做好日程安排和接送站等多方面统筹协调管理工作，而且在会议进行中时，领导讲话稿、主题报告等文件资料的管理工作尤为重要，会直接关系到会议的成败，若是只把会议作为材料发放工作，不以会议全局角度为出发点，不仅会因为忽视发放时间和范围等管理工作，出现一些意外情况，同时还会出现涉密会议文件资料管理丢失等问题。因此，将针对如何做好会议文件资料管理工作策略展开深入研究。

1.会议文件资料管理现状

在会议文件资料管理的过程中，涉密会议文件资料管理是最常见的问题，一旦会议议题或内容涉及有关国家秘密时，就需要相关人员能对文件资料管理加大重视，确保其不能出现泄密或丢失等现象。但在实际工作中，却时常出现涉密会议文件资料管理不当等问题，从而出现涉密会议组织者图省事让参与人员私自拿走涉密文件；参会人员会私自留存涉密会议文件。产生这一现象的主要因素：是因为参会人员不具备较强的保密意识，而且在涉密会议组织者的保密工作也存有不到位。如：在2018年，某涉密单位干部杨某在进行参加涉密会议时，会议有明确规定需要在会议结束之后上交会议材料，也就是“会后收回”，但是杨某在参加完会议之后，并没有根据规定进行上交涉密会议材料，而是把会议材料都带回了宾馆中，但在杨某外出在回来时，相关会议资料信息和个人财物出现了被盗现象，该现象的出现并没有通过调查得出最终结果，但在此事件发生之后，杨某就遭受到了党纪政纪的严肃处理【1】。

2.做好会议文件资料管理工作的策略分析

从对会议文件资料的管理人员进行明确、对会议文件资料的密级做好保密工作、对会议文件资料定稿交付印制时间明确等多个方面入手，从而做好会议文件资料管理工作。

2.1对会议文件资料的管理人员进行明确

纵所周知，年度会议属于大型工作会议，要想在年度工作会议中，确保各类文件资料从最初的定稿，直到交付印制，在到发放环节都能顺利进行，就需要该企业的会务组能指定专门人员，进行负责文件资料管理工作，其工作内容不仅包含会议整个过程的顺利开展，同时还需要人员进行负责指定文件资料印发初步方案，并且还要把工作细化到不同资料定稿、印制发送要求等，并及时提供给相关人员进行审定。通过明确会议文件资料管理负责人的方法，来确保会议文件资料管理工作的顺利开展，不仅能方便领导随时掌握该项工作的实际情况，同时还能为工作人员之间的协同配合提供必要途径。

2.2对会议文件资料的密级做好保密工作

在年底期间企业所开展的工作会议，一般会议文件资料都会涉及，企业未来发展规划和企业年度生产经营数据信息等内容，所以，这就需要对文件资料的密级进行明确，从而确保保管和发放形式的科学性。此外，有关企业领导的讲话内容也会涉及到泄密现象，因此，针对企业领导的讲话内容资料，也应当根据涉密文件的形式进行管理，并通过有效控制发放范围和会后回收的形式进行管理，与此同时，还需要提高会议现场内部服务人员的保密意识。

2.3对会议文件资料定稿交付印制时间明确

大部分会议文件资料都需要在正式开始会议之前的一两天进行定稿，所以，这就需要相关人员，能针对印刷厂的印制能力进行全面了解，并且还要根据文件印制要求，掌握印制文件资料需要的时间，并根据自身掌握的信息和文件资料提供人员进行详细沟通，进而催促定稿。若是会议不是在企业所在地召开的话，就要相关负责人员能够在会议开始之前，先到召开会议所在地的附近，进行选择印刷厂并了解该印刷厂的印制能力，从而满足会议召开期间的印制需求。针对印制要求而言，大部分会议文件资料都需要根据《国家行政机关公文格式》中的相关规定进行印制，其内容为：运用60g/m2-80g/m2白色胶版印刷纸，双面印刷，不能痴线字面花、不干净、有断划等现象【2】。

2.4针对会议文件资料发放的时间进行明确

应当依照会议议程和文件资料内容，进行明确是在会议上发放，还是在会议开始之前发放，以及是给发放到会场内还是房间内，是在中场休息的时候发放还是提前就放置在房间。一般情况下，会议手册都是在会者报到的时候就进行发放，其领导讲话的信息材料是伴随议程进度进行发放，针对费会上学习的材料，则是会被放置在会者房间内，从而避免在会上讲话的过程中进行学习。比如：在某日上午时，需要进行学习两份领导讲话材料时，为了能让会者高度集中注意力，通过安排两份不同阶段发放时间的形式，让会者进行学习，一份是在前一晚发放，而另一份则是在已经学习完第一份材料之后进行发放。与此同时，在发放的过程中，还需要做好两份材料学习中间不会休息的准备工作，进而统计出排数，通过依次传递给下一个人的方式进行发放。在发放时还要注意主席台人员的会议材料质量，确保发放会议文件质量具有合格性。

2.5对针会议文件资料的保管和销毁进行明确

首先，针对保管进行分析，若是在条件允许的条件下，可以在会议场地旁边进行预订，可以进行存放文件资料管理的地方，并配置相关人员进行管理；亦或者是把相关文件资料信息都放在文件资料负责人的房间内，避免在会议正式开始之前，文件资料出现泄漏现象；其次，针对销毁进行分析，在会议当中所有剩余文件资料，以及参与会议者人员遗留在会场内的文件资料，都应当严格依照涉密文件的规定进行管理，并在会议结束之后，组织专人清理会场并销毁相关文件资料【3】。

3.结束语：

列宁曾经说过这样一句名言：要成就一件大事业，必须从小事做起。看似最简单的会议文件资料管理工作，实际是需要工作人员通过缜密考虑和安排，来确保会议议程顺利开展的，从而获取到优质的会议效果。