会议管理程序文件

二、范 本公司之各项会议均适用之。
围 三、定 无
义
流
程
会议需求
计划/修订
N 审核 Y
公布实施
通知
图
A
会议召开
记录/修正
N Y
审核
分发办理
名翔恿线股份有 限公司
会议管理程序书
文件编号 MS-M2-0103
制订日期：89 年 10 修订日期： 版次：A.0
月 26 日
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四、权 五、作业 责 流程 位 单No 流程
制订日期：89 年 10 修订日期： 版次：A.0
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月 26 日
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四、权 五、作业 责 流程 位 单No 流程
六、作业内容 Who，When，Where，How
do，What
to
七、参考文 件
八、应用窗体
总经理 1 会议 6.1 会议需求
室
需求 6.1.1 定期召开之例行会议
6.1.1.1 依 ISO 规定之管理审查
会议。
6.1.1.2 营业目标未达成时。
6.1.1.3 执行项目时，跨部门之
工作协调与沟通；项目完成
会议通知单 (MS-M4-0108)
会前准备清单 (MS-M4-0111)
相关单 7 会议 6.7 会议召开
位
召开 6.7.1 各与会人员于会议召开
时间，准时与会，主席依会议
程序依序进行。
6.7.1.1 会议程序：
A 主席宣布会议开始
B 主席致词
C 上次会议决议事项检
讨报告
D 讨论事项
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文件编号 MS-M2-0103
制订日期：89 年 10 修订日期： 版次：A.0
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一、目
为达成公司政策之一贯性，目标之明朗，掌握工作之进度及预算费用执 行状况及跨部门的工作协调，能配合客户之要求，提供更好
的 的产品与服务。
六、作业内容 Who，When，Where，How
do，What
to
七、参考文 件
八、应用窗体
相关单 5 通知
位 总务人 事组
相关单 6 会前
位
准备
6.5 通知 6.5.1 各会议召集人依各会议 所需之前置时间，以电子邮 件、传真或亲自送
交方式，分发〝会议通 知单〞(MS-M4-0108)如附件 2 给各会议之与会
表〞(MS-G4-0106)
如附件 1，呈总经理审
核。
6.2.2 总务人事组主管依总经
理裁示，进行计划之修订。
总经理 3 审核 6.3 审核
年度会议计划
6.3.1 总经理依年度政策之需
表
求及掌控工作进度之需求，审
(MS-G4-0106)
核〝年度会议计
划表〞(MS-G4-0106)如
附件 1，若核可，进入流程 4，
室，须先联络总务人事 组事务员，确认可以使用后， 依本作业内容
6.5.1 之相关规定，通知 各会议之与会人员。 6.6 会前准备 6.6.1 各会议召集人于召开会 议前，依〝会前准备清单〞 (MS-M4-0111)如附
件 3，进行各项会前准备 事宜，各与会人员依职务所需 或主管指派，
准备会议所需之资料与 文件。
理公告，并其分发
给董事长、总经理、各
部门主管、各单位主管与管理
代表，由各会议
召集人据以召开会议。
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四、权 五、作业 责 流程 位 单No 流程
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制订日期：89 年 10 修订日期： 版次：A.0
月 26 日
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四、权 五、作业 责 流程 位 单No 流程
六、作业内容 Who，When，Where，How
do，What
to
七、参考文 件
八、应用窗体
相关单 位
8 记录/ 修正
人员，若有变更则另行 以电话通知，若为每周召开一 次之会议，由各
会议召集人直接通知各 会议之与会人员，不需分发 〝会议通知单〞
(MS-M4-0108)如附件 2。 6.5.2 不定期召开之会议，各会 议召集人决定会议之日期、时 间与地点前，
应避开固定会议召开之 日期、时间与地点，若需使用 总公司二楼会议
E 临时动议 F 结论 G 散会 6.7.1.2 注意事项 A 各与会人员应于会 议开始前 10 分钟完成签到。 B 各与会人员若因故可 能迟到，应于会议开始前与各 会议召集人联
络报备，未报备者依 公司差勤之相关规定论处；若 因故无法与会
时，应于会议开始向 各会议召集人请假，若未经准 假而无故不到
者，依旷职论处。 C 若未事先指派记录人 员，主席于会前指派。 D 主席应注意议程进 行之掌控，把握时效并使议事 功能确实发挥。 E 会议决议事项由各会 议主席负责追踪管制。 6.8 记录 6.8.1 会议记录人员应于会后 三个工作天内，完成会议记录 (包含缮写、打字 与校稿)，呈该会议主席 进行审核，会议记录表格式样 详见〝会议记录 首页〞(MS-M4-0109)如 附件 4 与〝会议记录内页〞 (MS-M4-0110)如附 件 5。 6.8.2 会议记录人员依各会议 主席提示，修正遗漏或误差内 容。
会议记录首页 (MS-M4-0109) 会议记录内页 (MS-M4-0110)
相关单 9 审核 6.9 审核
位
6.9.1 各会议主席依会议内容
审核会议记录是否有遗漏或
误差，若无，进入
流程 10，进行分发办理
作业，若有，则回到流程 8，
进行修正作业。
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时。
6.1.2 不定期召开之工作会议
不列入计划中。
总务人 2 计划/ 6.2 计划/修订
年度会议计划
事组
修订 6.2.1 总务人事组主管于每年
表
十二月汇集董事长、总经理、
(MS-G4-0106)
各部门主管与管
理代表下一年度预定召
开之各项会议内容，如日期、
时间、地点、与
会人员与会议主题等相
关数据，排定〝年度会议计划
进行公布实施
作业若未核可，则回到
流程 2，进行计划修订作业。
总务人 4 公布 6.4 公布实施
文件与数据管 年度会议计划
事组
实施 6.4.1 总务人事组主管依【文件 制
表
与数据管制程序书】
程序书
(MS-G4-0106)
(MS-M2-0501)之相关规
(MS-M2-0501)
定将〝年度会议计划
表〞(MS-G4-0106)如附件 1 办