文件记录管理程序
试验室《程序文件》记录管理程序
试验室《程序文件》记录管理程序一、目的为了确保试验室的各项活动和结果能够得到准确、完整、可靠的记录，并能够有效地管理和利用这些记录，特制定本程序。
二、适用范围本程序适用于试验室所有与检测、校准、检验等活动相关的记录的产生、标识、收集、归档、存储、检索、查阅、保存和处置等过程。
三、职责1、试验室主任负责批准《程序文件》记录管理程序，并对记录管理工作进行监督和指导。
2、质量负责人负责组织制定和修订《程序文件》记录管理程序，并对记录的质量进行审核。
3、各检测/校准/检验人员负责按照规定的格式和要求填写原始记录，并对记录的真实性、准确性和完整性负责。
4、资料员负责对记录进行收集、整理、归档、存储和保管，并建立记录的索引和目录，以便于检索和查阅。
四、记录的分类1、质量记录内部审核和管理评审记录人员培训和考核记录仪器设备的校准、维护和维修记录标准物质的采购、验收和使用记录质量控制活动记录投诉和申诉处理记录2、技术记录检测/校准/检验的原始记录数据处理和计算记录报告和证书的副本方法验证和确认记录不确定度评定记录五、记录的格式和要求1、记录的格式应统一、规范，并经过审批和备案。
2、记录应使用黑色或蓝色墨水笔填写，字迹清晰、端正，不得涂改。
如确需修改，应在修改处划上两条横线，并在旁边注明修改内容、修改人姓名和修改日期。
3、记录应包含足够的信息，以能够重现检测/校准/检验过程和结果。
记录的内容应包括：样品名称、编号、规格、数量、来源、检测/校准/检验项目、方法、依据、环境条件、仪器设备名称、型号、编号、校准状态、使用参数、检测/校准/检验数据、计算过程、结果判定、检测/校准/检验人员签名、审核人员签名和日期等。
六、记录的标识1、每一份记录都应具有唯一的编号，编号规则应明确并易于识别。
2、记录应标明记录的名称、编号、页码、总页数和日期等信息。
七、记录的收集1、各检测/校准/检验人员应在工作完成后及时将原始记录交给资料员。
文件和记录管理程序
促进组织内部和外部 的信息交流
文件和记录管理的重要性
提高组织的工作效率 保障组织的合法权益
有助于组织的知识积累和创新发展
02
文件和记录管理程序概述
文件的分类
01
02
03
按重要性划分
重要文件、一般文件、临 时文件
按内容划分
行政文件、技术文件、人 事文件、财务文件等
按保密程度划分
机密文件、秘密文件、普 通文件
电子文件和记录的可追溯性
建立电子文件和记录的版本控制和历史记录，能够追踪文件的修改 历史和操作记录。
电子文件和记录的存储和备份
选择合适的存储介质
01
根据电子文件和记录的重要性、使用频率和存储期限，选择适
当的存储介质，如硬盘、光盘、磁带等。
定期备份
02
建立定期备份机制，确保电子文件和记录的安全，防止数据丢
根据人员的职责和工作需求，设 置不同的权限级别，确保只有适 当的人员能够访问敏感信息。
数据加密和哈希函数
数据加密
采用加密技术对文件和记录进行加密，确保信息在传输和存储过程中的保密性 。
哈希函数
使用哈希函数对文件和记录进行哈希处理，确保数据的完整性和真实性。
定期审计和验证
定期审计
定期对文件和记录的管理程序进行审 计，检查程序是否得到有效执行，及 时发现和纠正问题。
文件和记录管理程序
汇报人： 202X-12-29
contents
目录
• 引言 • 文件和记录管理程序概述 • 文件和记录的创建、维护和销毁 • 文件和记录的保密性和完整性 • 电子文件和记录的管理 • 文件和记录管理程序的审核与改进
01
引言
目的和背景
文件和记录控制程序文件
文件和记录控制程序文件一、目的为了确保公司的各项活动和业务能够得到有效的记录和管理，保证文件和记录的准确性、完整性、可用性和保密性，特制定本文件和记录控制程序。
二、适用范围本程序适用于公司内部所有与质量管理体系、环境管理体系、职业健康安全管理体系等相关的文件和记录的控制。
三、职责分工1、综合管理部门负责制定、修订和发布本程序文件，并监督其执行情况。
2、各部门负责本部门文件和记录的编制、审核、批准、发放、使用、保存和销毁等管理工作。
3、质量管理人员负责对质量管理体系相关的文件和记录进行审核和监督。
4、档案管理人员负责公司文件和记录的归档、保管和检索工作。
四、文件的分类1、管理性文件包括质量手册、程序文件、管理制度、工作流程等。
2、技术性文件包括产品标准、工艺文件、检验规范、操作规程等。
3、外来文件包括国家法律法规、行业标准、客户提供的文件等。
五、文件的编号和标识1、公司内部文件应按照统一的编号规则进行编号，确保文件的唯一性和可识别性。
2、文件的标识应包括文件名称、编号、版本号、生效日期等信息。
六、文件的编制、审核和批准1、文件的编制应遵循相关的法律法规、标准和公司的实际需求，确保文件的内容准确、清晰、完整。
2、文件编制完成后，应由相关部门负责人进行审核，审核其内容的合理性、有效性和符合性。
3、经过审核的文件，应由公司授权的人员进行批准，批准后方可正式发布和使用。
七、文件的发放和回收1、经批准的文件应由综合管理部门按照规定的范围进行发放，确保相关人员能够及时获得有效的文件。
2、文件发放时应填写《文件发放登记表》，记录文件的发放情况。
3、当文件需要修订或作废时，应及时回收旧文件，并填写《文件回收登记表》。
八、文件的使用和保管1、使用者应妥善保管所使用的文件，不得随意涂改、损坏或丢失。
2、文件应存放在干燥、通风、安全的地方，便于查阅和使用。
九、文件的修订1、当文件的内容需要修订时，应由原编制部门提出修订申请，并填写《文件修订申请表》。
文件记录管理控制程序
文件/记录管理控制程序1 目的对质量/环境/职业健康安全管理体系有关的文件进行控制，确保其有系统的分类、编号、制定、审核、批准、发放、保管、更改、作废的规定，使公司各部门、单位均使用管理体系文件的有效版本。
对记录（表格）的收集、编目、标识、归档、贮存、查阅、保管和处理做出规定，使记录得到有效控制，并为证明其符合规定要求和管理体系有效运行提供证据。
2 适用范围适用于公司管理体系有关文件/记录的控制、使用和管理，包括适用的外来文件/记录（表格）。
3 术语和定义《管理手册》中0.3章的有关术语和定义适用本程序。
4 职责4.1总经理负责质量/环境/职业健康安全管理体系的总体框架策划，对公司《管理手册》、《程序文件》及有关管理制度的批准发布实施。
4.2管理者代表负责《管理手册》、《程序文件》的审核及有关管理体系文件的审批，必要时组织进行修改、换版。
4.3副总经理负责有关管理制度的审核及有关管理体系文件的审批。
4.4安质部4.4.1负责公司《管理手册》的编制、评审和管理。
4.4.2负责与“质量、环境、安全”相关的规章制度、标准的审查、管理。
4.4.3负责编制、管理公司和本部门的“记录（表格）控制清单”，确定记录的主管部门、单位和保管期限。
4.4.4负责职责范围内记录（表格）的编制、审批及处置。
4.5 办公室负责公司外来文件、网上办公文件、公司行政文件的控制管理。
4.6人力资源部4.6.1负责与人力资源、职业健康相关的规章制度、标准的审查、管理。
4.6.2负责网络办公系统的升级维护，为文件控制提供良好的技术支撑。
4.6.3负责职责范围内记录（表格）的编制、审批及处置。
4.7财务部4.7.1负责与财务相关的规章制度、标准的审查、管理。
4.7.2负责职责范围内记录（表格）的编制、审批及处置。
4.8技术部4.8.1负责与设备设施管理、维修、保养相关的规章制度、技术标准的审查、管理。
4.8.2负责职责范围内记录（表格）的编制、审批及处置。
文件记录管理程序
文件记录管理程序1、合同主体11 甲方：＿___________________12 乙方：＿___________________2、合同标的21 本合同旨在确立甲乙双方在文件记录管理程序方面的权利和义务，确保文件记录的准确性、完整性、安全性和可追溯性。
22 涵盖的文件记录包括但不限于业务合同、财务报表、会议纪要、员工档案等各类与双方业务和运营相关的文件资料。
3、权利义务31 甲方的权利和义务311 有权要求乙方按照约定的程序和标准进行文件记录的管理。
312 应向乙方提供必要的资源和支持，包括但不限于提供存放文件的场地、设备等。
313 有责任对乙方的文件记录管理工作进行监督和检查。
32 乙方的权利和义务321 有权根据合同约定获取合理的报酬。
322 应建立健全文件记录管理制度，确保文件的收集、整理、归档、保管和检索等工作有序进行。
323 负责对文件记录进行分类、编号，保证文件易于查找和使用。
324 严格遵守保密规定，不得泄露文件记录中的机密信息。
325 定期对文件记录进行备份，防止数据丢失。
4、违约责任41 若甲方未按照合同约定提供必要的资源和支持，导致文件记录管理工作无法正常进行，甲方应承担相应的责任，赔偿乙方因此遭受的损失。
42 若乙方未按照约定的程序和标准进行文件记录管理，导致文件丢失、损坏、泄露或其他不良后果，乙方应承担责任，包括但不限于恢复文件、赔偿甲方因此遭受的经济损失，并承担可能的法律责任。
43 若双方违反保密义务，泄露文件记录中的机密信息，应按照法律规定和合同约定承担赔偿责任，情节严重的还可能面临刑事处罚。
5、争议解决方式51 本合同在履行过程中如发生争议，双方应首先通过友好协商解决。
52 若协商不成，任何一方均有权向有管辖权的人民法院提起诉讼。
6、其他条款61 本合同自双方签字（或盖章）之日起生效，有效期为______年。
62 本合同一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。
文件记录管理控制程序
文件/记录管理控制程序1 目的对质量/环境/职业健康安全管理体系有关的文件进行控制，确保其有系统的分类、编号、制定、审核、批准、发放、保管、更改、作废的规定，使公司各部门、单位均使用管理体系文件的有效版本。
对记录（表格）的收集、编目、标识、归档、贮存、查阅、保管和处理做出规定，使记录得到有效控制，并为证明其符合规定要求和管理体系有效运行提供证据。
2 适用范围适用于公司管理体系有关文件/记录的控制、使用和管理，包括适用的外来文件/记录（表格）。
3 术语和定义《管理手册》中0.3章的有关术语和定义适用本程序。
4 职责4.1总经理负责质量/环境/职业健康安全管理体系的总体框架策划，对公司《管理手册》、《程序文件》及有关管理制度的批准发布实施。
4.2管理者代表负责《管理手册》、《程序文件》的审核及有关管理体系文件的审批，必要时组织进行修改、换版。
4.3副总经理负责有关管理制度的审核及有关管理体系文件的审批。
4.4安质部4.4.1负责公司《管理手册》的编制、评审和管理。
4.4.2负责与“质量、环境、安全”相关的规章制度、标准的审查、管理。
4.4.3负责编制、管理公司和本部门的“记录（表格）控制清单”，确定记录的主管部门、单位和保管期限。
4.4.4负责职责范围内记录（表格）的编制、审批及处置。
4.5 办公室负责公司外来文件、网上办公文件、公司行政文件的控制管理。
4.6人力资源部4.6.1负责与人力资源、职业健康相关的规章制度、标准的审查、管理。
4.6.2负责网络办公系统的升级维护，为文件控制提供良好的技术支撑。
4.6.3负责职责范围内记录（表格）的编制、审批及处置。
4.7财务部4.7.1负责与财务相关的规章制度、标准的审查、管理。
4.7.2负责职责范围内记录（表格）的编制、审批及处置。
4.8技术部4.8.1负责与设备设施管理、维修、保养相关的规章制度、技术标准的审查、管理。
4.8.2负责职责范围内记录（表格）的编制、审批及处置。
文件记录控制程序
文件记录控制程序引言概述：文件记录控制程序是一种用于管理和维护组织中的文件记录的软件程序。
它可以帮助组织实现文件记录的有效管理和控制，提高工作效率和数据安全性。
本文将探讨文件记录控制程序的定义、功能和优势，并分析其在组织中的应用。
正文内容：一、定义和特点1.1定义：文件记录控制程序是一种用于管理和控制组织中的文件记录的软件程序。
它可以帮助组织对文件进行分类、标记和归档，实现对文件记录的有效管理。
1.2特点：1.2.1自动化管理：文件记录控制程序通过自动化的方式管理文件记录，提高了工作效率和准确性。
它可以根据预设的规则和流程对文件进行分类和归档，减少人工处理的时间和错误率。
1.2.2数据安全性：文件记录控制程序可以通过设置权限和加密等方式，提高文件记录的安全性。
它可以限制用户对文件的访问权限，并保护文件记录不被未经授权的人员访问和篡改。
1.2.3协作和共享：文件记录控制程序提供了协作和共享功能，可以方便不同部门和团队之间的文件共享和协作。
它可以实现多人同时对文件进行编辑和审批，提高工作效率和团队合作能力。
二、功能和应用2.1文件分类和标记2.1.1对文件进行分类：文件记录控制程序可以根据文件的属性和内容进行分类，方便用户对文件进行管理和查找。
它可以根据文件类型、日期、作者等信息进行分类。
2.1.2文件标记和检索：文件记录控制程序支持对文件进行标记和检索，用户可以为文件添加标签和关键字，方便后续的查找和管理。
2.2文件归档和存储2.2.1文件归档：文件记录控制程序可以将文件归档到统一的存储系统中，实现对文件的长期保存和备份。
它可以将文件压缩和加密，节省存储空间并保护文件的安全性。
2.2.2文件存储管理：文件记录控制程序可以管理组织的文件存储系统，包括空间分配、存储策略和备份等。
它可以监控存储空间的使用情况，并提供报警和优化建议，保证文件存储的可靠性和可用性。
2.3文件审批和流程管理2.3.1文件审批流程：文件记录控制程序可以定义文件的审批流程和权限，实现文件的在线审批和签批。
文件和记录控制管理程序
文件和记录控制管理程序一个完善的文件和记录控制管理程序应包含以下几个方面：1.文件分类和标识：文件和记录按照特定的分类标准进行归类和标识，以便于查找和访问。
常见的分类标准包括文件类型、部门分类、日期等。
2.文件创建和流程审批：文件的创建应有明确的流程和审批要求，确保文件的准确性和合规性。
流程和审批可以根据文件的重要性和敏感性进行不同的设置。
3.文件存储和保护：文件应有统一的存储位置和保护措施，以防止文件的丢失、损坏或未经授权的访问。
存储和保护措施可以包括实体文件柜、电子文件库、数据备份等。
4.文件访问和使用：文件的访问和使用应有明确的权限控制和操作规范。
只有经过授权的人员才能够访问和使用文件，并遵守规定的访问和使用规范。
5.文件保留和销毁：文件的保留时间和销毁方式应根据法规要求和组织的需要进行规定。
一些重要的文件可能需要长期保留，而一些过期或无效的文件则需要及时销毁，以降低信息泄露的风险。
6.文件审计和追踪：文件的审计和追踪可以帮助组织了解文件的使用情况和变更记录。
这对于监督文件的合规性和追溯文件的使用历史具有重要意义。
7.文件培训和意识：组织应定期开展文件管理培训和意识宣传活动，提高员工对文件管理的重要性和技能的认识，以确保文件管理程序的有效实施和遵守。
1.提高组织效率：通过合理分类和标识文件，可以更快速地查找和访问所需信息，从而提高办公效率。
2.提升信息安全：通过设定权限和访问控制，可以防止未经授权的人员访问和使用文件，提高信息安全性。
3.降低风险和成本：通过规范文件流程审批和文件保留销毁，可以降低信息泄露的风险，并减少不必要的存储和管理成本。
4.提升组织形象：一个良好的文件和记录控制管理程序可以提升组织的形象和信誉，增强利益相关方对组织的信任。
综上所述，文件和记录控制管理程序对于任何组织来说，都是一项重要的管理工作。
通过建立和实施这样的程序，可以更好地管理和控制文件和记录，提高组织的工作效率、信息安全性和形象，降低风险和成本。
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过程运行情况追溯
各部门需指定专人收集保管相关的质量环境记录。
各部门文员定期针对本产部门形成的记录按照记当的类别、性质、编号、日期、型号等归档保存,以便必要时能即时查阅(包括来自相关方的记录)。
相关部门
记录保存
针对本部门的记录保存，应注意储存环境要求，做到防潮、防火、防虫鼠及丢失变质损坏。
针对汽车质量要求的相关记录，要求填写《记录交接保存明细表》文控中心统一进行存储管理。
部门主管
总经理
文件审批
一阶文件：体系组制定、管理代理审核，总经理批准；
二阶文件：部门相关负责人制定、部门经理审核，管理代理批准；
三四阶文件：部门权责人员制定、部门主管审核，部门经理批准。
各部门
文件排版
具体参照《文件版面设计管理办法》
文控
文件受控
质量手册编号规定:
程序文件编号规定:
三阶文件编号规定:
外来文件编号规定:
可追溯性
其它原因
注：“记录”也包括顾客规定的记录。记录控制应满足法规和顾客的要求。如：汽车产品的设计开发记录保存期限必须满足客户及法律法规要求,原则上保存到产品淘汰后一个日历年以上。
填写《记录总览表》进行登录。
《记录总览表》
相关部门
过程运行记录
表格记录人员填写相关记录时,应严格并按以下规定填写记录，以便追溯：
记录填写必须及时、准确、清晰
不可使用铅笔
用统一、规范、合理的记录表格
记录不得随意涂改，若需涂改可用划线方式，并在划旁签名或盖章，且注明涂改日期。
客户有特殊要求时,需按客户要求填写。
记录完成后应交组长级以上人员
确认记录的正确性、完整性、有效性，
经确认合格的记录交专人分类保存。
相关部门
过程运行记录审核
填写完整的记录须相关单位人员签核（若填写不符合要求退回重新填写）认可后方为有效。
《文件回收率分析表》
文控
文件保管
文控人员每月对各部门文件资料管理情况进行检查，不符合的要求责任部门进行整改。
各使用单位应严格保管文件，阅读时不得于文件上任意涂改，发放至各部门受控文件副本，由各部门保管，避免出现受潮、涂改、标记、掉页、复印、遗失等现象，保持书面整洁。
相关部门
电子文件
文控中心将经审批后管理体系相关文件，电子档保存于公司公共系统平台，并更新、存储（资讯部进行电子文件资料的杀毒备份）
文控
作废文件
使用部门针对临时或非预期使用的文件加盖“暂行使用”“有效期限”印章进行受控发行使用
“暂行使用”“有效期限”
相关部门
文件评审
每年进行一次针公司所有受控文件体系文件资料的评审，在管理评审会议上进行。如果不适用，则进行修改。
对承载媒体不是纸张文件的控制（包括光盘、软盘、E-MAIL文件、电子文档、菲林、照片等形式），按以上程序执行。
3.定义：
外来文件：非公司内部产生的有利用价值的文件。
记录：阐述取得的结果或提供活动完成证据的文件。
4权责：
4.1文控：负责文件资料的整理、受控、发行、回收、变更、登录﹑归档、保存和销毁作业等。
4.2相关部门：按规定使用本部门文件，进行文件记录的修订﹑借阅、填写保管内部文件记录。
4.3总经理：负责质量环境管理手册的批准。
XX汽车零部件有限公司
文件编号
版 本 号
A/0
文件记录管理程序
Байду номын сангаас制定部门
生效日期
1.目的：
为确保本公司质量环境系统文件、资料、记录得以有效合理的管制，以落实公司政策并达成管理目标，进而使各项管理工作得以改善，特制定本程序。
2.适用范围：
适用于本公司质量环境系统文件（外来文件）资料、记录的制订﹑发行﹑回收﹑归档﹑作废、设计、填写、保存、保护、检索管理。
5.文件与资料管理程序：
作业流程图
文件与资料管理程序
负责部门
输入
过程重点提示
输出文件/表单
相关部门
文件编写
各部门针对依据体系管理和实际工作的需求，对文件的制定，记录表格实行“谁使用，谁设计”原则。
相关部门
需求申请
各部门针对依据体系管理和实际工作的需求，对文件的制定责任部门填写：《文件审批通知单》。
《文件审批通知单》
四阶表单记录编号规定:
部门代号:
参照《编号规则》（见附件）进行编号，不可出现重复的文件编号。
文控
文件受控
各部门将发行文件统一交文控进行统一受控（印章）填写《文件总览表》。
文控
文件发放、回收
再根据文件分发的范围、权限和使用，分发给相关部门，接收部门人员收到文件后要在《文件分发签收表》上签名，以便追溯。
相关部门
外来文件
各部门依据公司体系运行及本部门实际的需要，应主动同外部联络索取相关外来文件资料如：
客户图纸、
产品变更资料、
供方材质报告、
外训资料、
政府/行业法规（包括国际标准、国家标准、行业标准、国家法律与法规）
其它需求的资料
文控
外来文件管理
收到的外来文件，经相关部门负责人审核签收，统一交到文控。
由文控在外来文件封面盖红色“文件接收”印章，并进行外来文件编号后，依其版本要求进行登录填写《文件总览表》。
因工作需要若某一职能部门需要多份受控文件时,需向文控申请，经部门负责人批准后，方可办理填写《补发申请表》
文控发放的文件应有明确的生效日期，若在文件中未另加规定，按批准日期为生效日期，文控负责发放的文件，受控日期即生效日期及时发放到需要场所。
《文件分发签收表》
《补发申请表》
文控
文件回收
各部门文员依据文件管理要求针对本部门需回收的文件进行回收统一交文控中心回收处置填写《文件回收率分析表》
后再分发给相关部门使用，接收部门人员收到文件后在《文件借阅记录表》上签名，以便追溯。
“文件接收”印章
《文件借阅记录表》
记录管理
相关部门
新增/修订
需求
表格实行“谁使用，谁设计”的原则，
文控
新订/改版记录表格
使用部门必须参考相关要求制定记录保存期限。
参考原则：
内部管理需要
顾客特殊要求
认证审核要求
相关法律法规要求
7.3 《文件资料制定/修订/领用/销毁批准单》
7.4 《外来文件受控一览表》
7.5 《外来文件发放回收记录表》
《记录交接保存明细表》
相关部门
作废记录
各部门依据文控中心的时间要求，定期清理部门过期的记录，统一交至文控进行销毁处理。
相关部门
保存记录
参照《记录管理程序》
附表：文件编码原则
6．参考文件：
6.1《记录管理程序》
6.2《电子档管理规定》
7．使用表单：
7.1 《受控文件一览表》
7.2 《文件发放回收记录表》
相关部门
文件更改
各职能部门认为受控文件存在不合理或条件发生变化时,修订新的文件填写《文件审批通知单》经批准后交文控办理。
《文件审批通知单》
相关部门
文件作废
针对各部门文件破烂严重、过有效性的文件由文控中心必须进行回收加盖“作废文件”印章，由文控统一保存并记录在《文件发放回收记录》上。
收回的作废文件应在作废的文件上盖上“作废”及“保存”章填写《文件回收率分析表》作为回收利用或直接销毁。