文件与资料管理程序和记录管理程序
01文件与资料管理程序
01文件与资料管理程序文件与资料管理程序一、引言在现代社会中，文件和资料管理是各个组织和机构必不可少的一项工作。
良好的文件和资料管理程序可以提高工作效率，保护机构的利益，确保信息的准确性和完整性。
本文将介绍一种高效的文件与资料管理程序，旨在帮助组织和机构更好地管理和利用文件和资料。
二、程序概述文件与资料管理程序是一个完整的管理体系，包括文件的创建、分类、存储、检索、保护和销毁等环节。
下面将详细介绍每个环节的具体内容。
1. 文件的创建文件的创建是文件与资料管理的第一步。
在创建文件时，应注意以下几点：- 确定文件的名称和编号，以便于后续的分类和检索。
- 根据文件的内容和用途，选择合适的文件格式，如纸质文件、电子文件等。
- 在文件中标明创建日期和作者，方便追溯和归档。
2. 文件的分类文件的分类是为了方便管理和检索。
可以根据文件的内容、用途、部门等因素进行分类。
一般可以采用以下几种分类方式：- 按照文件的主题进行分类，如财务文件、人力资源文件等。
- 按照文件的用途进行分类，如合同文件、报告文件等。
- 按照文件的部门进行分类，如销售部文件、市场部文件等。
3. 文件的存储文件的存储是保证文件安全和可靠性的重要环节。
可以采取以下几种存储方式：- 纸质文件存储：将文件存放在文件柜、文件夹或文件盒中，按照分类和编号进行归档。
- 电子文件存储：将文件保存在电脑硬盘、服务器或云存储中，建立良好的文件夹结构和命名规范。
4. 文件的检索文件的检索是在需要使用文件时能够快速找到所需文件的关键环节。
可以采取以下几种检索方式：- 纸质文件检索：通过文件编号、文件名称、文件分类等信息，在文件柜中进行检索。
- 电子文件检索：通过文件夹结构、文件名称、关键词等信息，在电脑或服务器中进行检索。
5. 文件的保护文件的保护是确保文件安全和机构利益的重要措施。
可以采取以下几种保护方式：- 纸质文件保护：使用密封袋、文件夹或保险柜等物理措施保护文件的安全。
文件档案管理制度流程(7篇)
文件档案管理制度流程(7篇)文件档案管理制度流程(7篇)在社会经济不断繁荣富强的今天,无论是什么工作的管理,都少不了规章制度的制定。
那么,你真正懂得怎么制定制度吗下面是由小编给大家带来的文件档案管理制度流程7篇，让我们一起来看看！文件档案管理制度流程篇1一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。
二、归档范围公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。
三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。
四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
五、资料的收集与整理1、公司的归档资料实行季度归档及年度归档制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。
2、在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。
各主管部门经理应积极配合与支持。
3、凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。
4、各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。
凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。
5、档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。
六、资料的分类与归档1、公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。
2、公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。
七、档案的借阅1、总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。
2、因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。
3、公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。
秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。
文件和记录管理制度
文件和记录管理制度一、目的本制度规定了文件和记录的分类、编制、审核、批准、发布、存档、更新、销毁等环节的管理职责和要求，以确保文件和记录的有效性、准确性和可追溯性。
二、适用范围本制度适用于公司及各部门在生产经营活动中编制、使用、存档的文件和记录。
三、职责1、文件管理（1）公司及各部门应明确文件管理的职责和分工，建立文件管理制度，确保文件的编制、审核、批准、发布、存档等环节的有效运作。
（2）公司及各部门应建立文件编码制度，确保文件的唯一性和可追溯性。
（3）文件的编制应遵循公司及各部门的相关规定，确保文件的规范性和准确性。
（4）文件的审核和批准应按照公司及各部门的职责和权限进行，确保文件的内容符合公司的规定和国家法律法规的要求。
（5）文件的发布和存档应按照公司及各部门的制度执行，确保文件的及时性和完整性。
2、记录管理（1）公司及各部门应明确记录管理的职责和分工，建立记录管理制度，确保记录的编制、审核、批准、存档等环节的有效运作。
（2）记录的编制应遵循公司及各部门的相关规定，确保记录的规范性和准确性。
（3）记录的审核和批准应按照公司及各部门的职责和权限进行，确保记录的内容真实、准确、完整。
（4）记录的存档应按照公司及各部门的制度执行，确保记录的长期保存和可追溯性。
四、工作程序1、文件编制（1）根据公司及各部门的需求，确定文件的编制范围和内容。
（2）按照公司的规定，准备文件编制所需的资料和依据。
（3）按照文件编制的规范和要求，进行文件的起草和编制。
（4）对编制的文件进行校对和审核，确保文件的准确性和规范性。
2、文件审核和批准（1）按照公司的规定，对编制的文件进行审核。
审核应包括内容、格式、语法等各方面。
文件和记录管理程序在任何组织或业务中，文件和记录管理都是至关重要的。
它们不仅包含了公司的关键信息，而且也是日常运营和决策制定的基础。
本文将探讨如何创建有效的文件和记录管理程序。
1.设定明确的目标和标准你需要明确文件和记录管理的目标和标准。
试验室《程序文件》记录管理程序
试验室《程序文件》记录管理程序一、目的为了确保试验室的各项活动和结果能够得到准确、完整、可靠的记录，并能够有效地管理和利用这些记录，特制定本程序。
二、适用范围本程序适用于试验室所有与检测、校准、检验等活动相关的记录的产生、标识、收集、归档、存储、检索、查阅、保存和处置等过程。
三、职责1、试验室主任负责批准《程序文件》记录管理程序，并对记录管理工作进行监督和指导。
2、质量负责人负责组织制定和修订《程序文件》记录管理程序，并对记录的质量进行审核。
3、各检测/校准/检验人员负责按照规定的格式和要求填写原始记录，并对记录的真实性、准确性和完整性负责。
4、资料员负责对记录进行收集、整理、归档、存储和保管，并建立记录的索引和目录，以便于检索和查阅。
四、记录的分类1、质量记录内部审核和管理评审记录人员培训和考核记录仪器设备的校准、维护和维修记录标准物质的采购、验收和使用记录质量控制活动记录投诉和申诉处理记录2、技术记录检测/校准/检验的原始记录数据处理和计算记录报告和证书的副本方法验证和确认记录不确定度评定记录五、记录的格式和要求1、记录的格式应统一、规范，并经过审批和备案。
2、记录应使用黑色或蓝色墨水笔填写，字迹清晰、端正，不得涂改。
如确需修改，应在修改处划上两条横线，并在旁边注明修改内容、修改人姓名和修改日期。
3、记录应包含足够的信息，以能够重现检测/校准/检验过程和结果。
记录的内容应包括：样品名称、编号、规格、数量、来源、检测/校准/检验项目、方法、依据、环境条件、仪器设备名称、型号、编号、校准状态、使用参数、检测/校准/检验数据、计算过程、结果判定、检测/校准/检验人员签名、审核人员签名和日期等。
六、记录的标识1、每一份记录都应具有唯一的编号，编号规则应明确并易于识别。
2、记录应标明记录的名称、编号、页码、总页数和日期等信息。
七、记录的收集1、各检测/校准/检验人员应在工作完成后及时将原始记录交给资料员。
文件和记录控制程序文件
文件和记录控制程序文件一、目的为了确保公司的各项活动和业务能够得到有效的记录和管理，保证文件和记录的准确性、完整性、可用性和保密性，特制定本文件和记录控制程序。
二、适用范围本程序适用于公司内部所有与质量管理体系、环境管理体系、职业健康安全管理体系等相关的文件和记录的控制。
三、职责分工1、综合管理部门负责制定、修订和发布本程序文件，并监督其执行情况。
2、各部门负责本部门文件和记录的编制、审核、批准、发放、使用、保存和销毁等管理工作。
3、质量管理人员负责对质量管理体系相关的文件和记录进行审核和监督。
4、档案管理人员负责公司文件和记录的归档、保管和检索工作。
四、文件的分类1、管理性文件包括质量手册、程序文件、管理制度、工作流程等。
2、技术性文件包括产品标准、工艺文件、检验规范、操作规程等。
3、外来文件包括国家法律法规、行业标准、客户提供的文件等。
五、文件的编号和标识1、公司内部文件应按照统一的编号规则进行编号，确保文件的唯一性和可识别性。
2、文件的标识应包括文件名称、编号、版本号、生效日期等信息。
六、文件的编制、审核和批准1、文件的编制应遵循相关的法律法规、标准和公司的实际需求，确保文件的内容准确、清晰、完整。
2、文件编制完成后，应由相关部门负责人进行审核，审核其内容的合理性、有效性和符合性。
3、经过审核的文件，应由公司授权的人员进行批准，批准后方可正式发布和使用。
七、文件的发放和回收1、经批准的文件应由综合管理部门按照规定的范围进行发放，确保相关人员能够及时获得有效的文件。
2、文件发放时应填写《文件发放登记表》，记录文件的发放情况。
3、当文件需要修订或作废时，应及时回收旧文件，并填写《文件回收登记表》。
八、文件的使用和保管1、使用者应妥善保管所使用的文件，不得随意涂改、损坏或丢失。
2、文件应存放在干燥、通风、安全的地方，便于查阅和使用。
九、文件的修订1、当文件的内容需要修订时，应由原编制部门提出修订申请，并填写《文件修订申请表》。
文件与资料控制程序及流程图
3.2程序文件：展现品质/环境管理体系各项作业流程之文件；
3.3指导文件：使用或操作之说明书或各项材料之规格书；
3.4表单：执行相关工作时所使用之空白表格；
3.5受控文件：受更改、分发、回收控制，应随时保持最新有效版本的文件，盖有
「受控文件」章；
3.5作废文件：文件经过修订或废止，不是最新有效版本文件，盖有「作废」章。
5.2.3表单之保存作业：所有第一次制订之表格经有关部门主管核实后，发电子档给文控中心，直接由文控中心统一保管，收集于表单正本资料夹中。
5.3文件分发、回收作业
5.3.1凡经颁布发行之文件由文控中心影印适当份数盖「受控文件」章，经文控编号后发行使用,并请使用部门文件管理人在《文件分发与回收记录表》分发记录栏中签收，文控中心建立“受控文件一览表”管理，文件正本反面盖「受控文件」章保存；
5.1.4文件生效日期依文件规定的生效日期为准，但规定的生效日期不可在文件发行日期之前，如文件无规定生效日期的依文件发行日期为生效日期。
5.1.5文件纲领：
品质手册、支持文件、表单依实际需求进行编写，程序文件原则上依下列项目内容编写：
1、目的
2、范围
3、定义
4、职责
5、程序
6、相关文件
7、相关表单
8、附件
6．相关文件
无
7．相关记录
7.1文件分发与回收记录
7.2受控文件一览表
7.3外来文件一览表
7.4文件申请单
7.5受控文件借阅登记表
8．附件
8.1相关印章
受控文件章作废文件章
外来文件章参考文件章
8.2文件控制流程图
文件控制流程图
CNAS检测实验室程序文件-记录和档案管理程序
CNAS检测实验室程序⽂件-记录和档案管理程序1⽬的规范记录和档案的管理控制，对相关记录进⾏有效管理，确保其完整性和可追溯性，为质量体系活动和检测⼯作符合规定要求提供事实证据。
2 适⽤范围本程序适⽤于管理体系运⾏中所有相关记录的管理。
对各类记录的分类归档、保存期限、登记和保管、借阅与保密以及过期销毁等做出了具体规定。
3 引⽤⽂件保护电⼦存储记录管理程序保密和保护所有权管理程序⽂件控制管理程序记录⽬录清单标识管理规定4 职责4.1 技术负责审批技术活动记录表格。
4.2 质量负责审批质量活动记录表格。
4.3 记录表格的使⽤部门做好各种记录表格的设计。
4.4 部门负责⼈负责组织所在部门记录的收集、整理、保存和移交。
4.5 办公室/异地实验室负责记录的归档、保存和清理。
4.6 检测⼈员完整填写检测过程原始记录，并对记录的全⾯、清楚、准确、及时性负责。
4.7 异地实验室负责异地实验室记录的控制。
5 措施/⽅法5.1 记录分为技术记录和质量记录两类。
5.1.1 质量记录是质量活动的见证性⽂件，包含了质量活动(如内部审核、管理评审、实施纠正/预防措施等)中形成的所有⽂件资料。
5.1.2 技术记录是检测技术活动的见证⽂件，可包括各种表格、合同、⼯作单、⼯作⼿册、核查表、⼯作笔记、控制图、外部(含分包⽅)和内部的检测报告、客户信函、⽂件和反馈等。
5.2 记录的保存期限5.2.1 应通过对各类记录的性质、⽤途、重要程度、保存条件等评估后分别确定其管理保存期。
5.2.2 现⾏各记录的保存期见《记录⽬录清单》和《档案归档范围、保管期限和分类编号⽅法》。
5.2.3⼈员或设备记录应随同⼈员⼯作期间或设备使⽤时限全程保留，在⼈员调离或设备停⽌使⽤后，⼈员或设备技术记录再保存3年。
5.2.4 保存期应在批准使⽤前确定。
批准⼈应适时对记录保存期进⾏评审，并根据评审结果进⾏必要的调整。
5.3 记录的编制5.3.1记录应有唯⼀性标识，并能按⼯作任务分类。
IATF16949文件与资料管理程序
文件制修订记录1.目的：为保证本厂在质量管理体系运行中，所有质量活动场所使用有效版本的文件（包括适当范围的外来文件），以确保文件的正确性。
2.范围：适用于本厂质量管理体系有效运行的所有文件和资料的编号、编制、核准、发放、更改和归档等的控制。
3.权责3.1内部文件与资料之制订、废止与收发管制权责表：3.2外部文件资料,由各对口权责部门收集,经管理代表核准后由品质部进行收发管制.3.3文件审核过程中发现问题,如有手改现象,由审核人在手改处签名确认.4.定义：4.1一阶文件：质量手册：说明质量系统原则与管理重点之系统指导文件；4.2二阶文件：程序文件：供管理者控管跨部门作业流程之文件；4.3三阶文件：工作文件：规范作业者行为工作标准或指导书；4.4四阶文件：质量记录(各类表单)：用来记录执行结果之表格或报告书；4.5外来文件：特指与产品有关的国际、国家、行业标准以及客户的技术资料等。
5.工作程序：5.1文件的制订、修订、废止作业：5.1.1文件制订作业：5.1.1.1文件需要制订时,由需求部门填写『文件制订、修订、废止申请单』进行制订申请，管代表核准后，需求部门方可进行制订，品质部按文件编号原则对新文件进行编号。
5.1.2文件修订作业：5.1.2.1若文件不符合现实要求需修订时,由需求部门提出修订原因,填写『文件制订、修订、废止申请单』管代表核准后，交原制订部门研议修订，修订内容填写于文件首页之“修改记录表”中；5.1.2.2修订后之文件经审核与核准后由品质部发行。
5.1.3文件废止作业：5.1.3.1文件不适宜须废止时,需由提出部门提出『文件制订、修订、废止申请单』管代表核准后，由品质部执行废止作业，原编号列入管制，不得重复使用。
5.1.4文件制订、修订以及废止之作业流程按“文件管制流程图”（附件一）进行。
5.2文件的编号原则：5.2.1一、二阶文件之编号规则：XXX -- XX -- XXX5.2.3三阶文件之编号规则：XM – XX -- XX -- XXX 文件流水号001.002…文件类别代码工厂代码文件流水号001.002…文件类别代码工厂代码部门简码5.2.4四阶文件编号规则：XXX -- XX -- XX -- XXX文件流水号001.002…部门代码文件类别代码工厂代码5.3工厂代码：工厂代码用大写英文字母“EVK”表示东莞市依维柯电子有限公司。
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文件与资料管理程序和记录管理程序xx公司文件与资料管理程序
企业标准 Q/XX?xx.40—20xx 编制:xx部审核:xx 版本:2
批准:xx 修改码:0 起草人:xx、xx
实施日期:20xx.11.1 第 1 页共 2 页 1、HSE管理体系文件和资料的控制范围
1)适用公司生产经营活动范围内HSE管理体系的法律、法规、规范、标准及其他文件的要求;
2)HSE管理体系文件;
3)HSE管理制度和管理规定;
4)年度HSE管理工作计划;
5)HSE管理体系内部审核资料和管理评审资料;
6)重要的HSE管理活动的工作文件;
7)各种HSE专题会议纪要
8)各种检查监督活动形成的检查、监测报告和整改通知;
9)HSE责任制;
10)风险评价报告、调查评估报告;
11)重大灾害事故(着火、爆炸、中毒、洪涝、地震、污染、流行性疾病等)的应急处理预案;
12)施工重点部位的HSE检查报告;
13)事故的调查处理报告;
14)各类作业许可证;
15)特种设备(锅炉、压力容器、压力管道、起重机械等)及其附件的安全技术监察检测资料;
16)重大工程项目和特殊危险作业的HSE实施程序;
17)各类安全操作规程;
18)化学危险品安全技术说明书、储存、使用防护指南;
19)承包商的评价材料。
2、文件和资料的分类
2.1 HSE管理体系文件按层次划分:
1)第一层文件为HSE管理手册:阐明本公司对HSE的承诺、方针、目标及适用《中国石油化工集团公司安全、环境与健康(HSE)管理体系》标准的HSE管理体系的描述。
2)第二层文件为HSE程序文件:说明体系各要素HSE活动的方法和途径。
3)第三层文件分为施工作业控制文件或作业指导书和其它各类HSE文件:指详细的规章制度和作业指导书、表格、报告等。
xx公司文件与资料管理程序
企业标准 Q/XX?xx.40—20xx 编制:xx部审核:xx 版本:2
批准:xx 修改码:0 起草人:xx、xx
实施日期:20xx.11.1 第 2 页共 2 页 2.2 HSE管理体系文件按种类划分:
1)管理性文件:HSE管理体系文件有关的各类文件。
主要指程序文件、岗位职责、规章制度、管理细则、管理办法及相关记录表格等;
2)技术性文件:与HSE有关的文件。
主要指各类施工技术标准、试验方法、技术操作规程、设备检维修规程及相关记录表格等;
3)其他文件:包括上级文件、外来产品标准、顾客提供的资料等。
2.3 文件和资料的形式有:书面、电子媒体、磁带、光盘等。
Q/XX?106.31《文件和资料控制程序》的适用范围已覆盖HSE文件和资料的管理，在此不另外编写管理程序，请遵照执行。
xx公司记录管理程序
企业标准 Q/XX?xx.41—20xx 编制:xx部审核:xx 版本:2
批准:xx 修改码:0 起草人:xx、xx
实施日期:20xx.11.1 第 1 页共 2 页 1、目的
通过记录的管理，为证明HSE管理体系有效运行提供客观的证据及为HSE体系的持续改进提供信息。
2、范围
适用于HSE管理体系中产生的记录。
3、职责
3.1 xx部
——负责HSE管理体系运行中产生的记录和控制的归口管理，并按要求填写记录。
3.2 各职能部门
——负责其专业管理涉及的记录表样的审批、记录控制情况的监督、检查和管理，并按要求填写相关记录。
3.3 各分公司(项目部)
——负责本单位按要求填写记录，并对记录进行标识、收集、编目、检索、归档、贮存、保管和处置。
4、程序
4.1 记录表格使用与表样制订
4.1.1 应规范使用HSE管理体系文件中的表式，如未能满足HSE管理实际记录需要，需增加记录表样，可由各使用单位根据实际要求制订，但必须将增加的表样
报主管职能部门审批，按集团公司规定编号后，再行印刷使用。
并确定记录的保存期限。
4.1.2 记录表样中的项目名称要统一规范，采用法定的计量单位。
4.2 记录的填写要求
4.2.1 必须按规定内容及时、准确填写，保证记录的真实性。
4.2.2 字迹要清楚、工整，项目齐全，不留空格。
4.2.3 记录一般不准更改，确属填写者笔误需修改时，应在错误的位置打双横线，并在上方填写正确内容，并加更改章。
4.3 记录的收集、归档、储存
xx公司记录管理程序
企业标准 Q/XX?xx.41—20xx 编制:xx部审核:xx 版本:2
批准:xx 修改码:0 起草人:xx、xx
实施日期:20xx.11.1 第 2 页共 2 页
4.3.1 产生记录的各部门和单位必须确定专(兼)职人员收集、归档、管理记录，编制本单位《HSE记录清单》(见表1)及汇总表样，并将《HSE记录清单》报HSE主管部门备案。
4.3.2 记录的收集要及时、齐全、完整。
收集人要检查记录是否符合规定要求。
4.3.3 记录要定期收集，各单位根据其HSE主管部门的要求，在每年年初收集上一年的记录并及时归档。
4.3.4 磁带、磁盘等电子媒体的记录或胶片、照片记录也应有专(兼)职人员或其他相关人员负责保管存档。
4.3.5 各单位对收集上来的记录进行整理，对记录按性质、编号进行分类装订成册，编写目录，目录由产生记录的“单位”、“名称”、“记录编号”、“保管期限”组成、目录要清晰，易于识别和检索。
4.3.6 记录应在适宜的环境储存，以防损坏或丢失。
4.4 记录的借阅和复制
按Q/XX?101.xx《科学技术档案管理办法》的有关要求执行。
4.5 过期记录的处理
记录的保存期满后(保存期限详见《HSE记录清单》)，按Q/XX?101.xx《科学技术档案管理办法》有关要求执行。
4.6 记录表样的更改
4.6.1 由记录使用单位提出记录格式的更改申请，并附更改设计样品，在申请中陈述更改记录格式的理由或依据，由主管领导或部门批准、备案。
4.6.2 启用新记录表样时，要同时停止旧记录表样的使用，防止新旧记录表样在工作现场被交替使用。
4.7 记录管理程序流程见附录1。
5、相关文件
5.1 Q/XX?101.xx《科学技术档案管理办法》
5.2 Q/XX?101.07《综合档案编目办法》
6、记录
6.1 Q/XX?xx.41表1“HSE记录清单”
说明:
记录主要是反映检查监督管理的过程，便于发现HSE体系运行过程中不符合项，以不断改进。
每一记录(台帐)不必单独一册，应尽可能地方便HSE基础管理工作。
Q/XX?xx.41—20xx附录1
记录管理程序流程图
使用HSE管理体系文件标准样表
增加记录表样制订
记录的填写要求
记录的标识
记录的收集、归档、储存
记录的借阅和复制
过期记录的处理
记录表样的更改
主管领导或部门批准、备案
记录清单
Q/XX?xx.41—20xx表1 编号:
序号文件号(表号) 名称保存期限备注制表: 审核:。