县医院文件和档案管理制度
医院文件与档案管理制度
医院文件与档案管理制度第一章总则第一条目的为了有效管理医院文件与档案，确保医院运行的数据真实、完整、可靠，提高文件与档案的利用价值，规范文件与档案的管理流程，保障医院信息资源的保密性、完整性和可用性，订立本制度。
第二条适用范围本制度适用于全体医院工作人员，包含医生、护士、行政人员、技术人员等。
第三条定义1.文件：指医院在开展工作中形成的各类文字、电子或纸质记录，包含公文、报告、通知、请示、函件、决策备案等。
2.档案：指医院生产、经营、管理活动的记录载体，经过鉴定、整理、汇编和加工后保管的记录。
第二章文件管理第四条文件的分类与编号1.文件依照功能分类，分为机关文件、科室文件和个人文件。
2.文件依照公文类型分类，分为公文、报告、通知、请示、函件等。
3.文件依照内容分类，分为规章制度、工作报告、会议纪要、工作计划、人事档案等。
4.每份文件都应有统一编号，编号应包含文件的类别、日期和编号，例如：机关文件编号为GZ—20220101—001，科室文件编号为KS—20220101—001，个人文件编号为GR—20220101—001、第五条文件的起草与审批1.文件的起草应由责任人或指定人员完成，起草时必需明确文件的目的、内容和要求，并注明起草日期和起草人。
2.文件的审批应依照规定的流程进行，责任人应对文件内容进行审查，并签字确认。
如涉及紧要问题，应经过上级主管部门审定后方可发布。
第六条文件的分发与传阅1.文件的分发应依据接收方的职责和权限进行，确保文件的传递及时、准确。
2.文件的传阅应在文件上标明传阅范围，接收人应依照要求及时传阅，并在文件上签字确认。
第七条文件的保管与销毁1.文件的保管应依照文件的保管期限进行，保管期限依据文件的紧要性和需要确定，一般分为永久保管、长期保管和短期保管。
2.文件的销毁应严格依照规定的程序进行，销毁时应填写销毁登记表，并由责任人签字确认。
第八条文件的电子化管理1.医院应建立完善的文件电子化管理系统，实现文件的电子化存储、检索和管理。
医疗文件存档与归档制度
医疗文件存档与归档制度第一章总则第一条目的和依据为了规范医院医疗文件的存档与归档工作，确保信息安全和医疗质量管理的需要，依据相关法律法规和国家标准，订立本制度。
第二条适用范围本制度适用于医院内全部临床科室和相关部门的医疗文件的存档与归档工作。
第三条定义1.医疗文件：指医院内产生的与病患诊疗相关的各类纸质和电子文档，包含病例资料、检验记录、治疗方案等。
2.存档：指将医疗文件保管在指定的地方且妥当保管。
3.归档：指经过分类整理和编目管理，存放到特定的档案库中。
第二章存档要求第四条存档时间1.病案首页、医嘱单、手术记录等紧要医疗文件必需存档永久保管。
2.普通门诊病历、住院病历、检查报告等医疗文件应按规定时间进行存档。
第五条存档方式医院应供应安全、稳定的电子存储系统，对电子医疗文件进行存档。
对于纸质医疗文件，应采用防火、防潮、防盗等措施妥当保管。
第六条存档流程1.门诊医疗文件：经过医务科或相关科室负责人确认后，交由门诊病案室进行存档。
2.住院医疗文件：病案负责护士填写住院病案，经医生签名确认后，交由住院病案室进行存档。
3.检验报告等特殊医疗文件：由相应检验科室负责人签字确认后，交由相关部门进行存档。
第七条存档标识医院应对存档的纸质医疗文件进行标识，包含档案编号、文件类型、存档日期等信息。
电子医疗文件应有唯一标识码进行区分。
第八条存档查询医院应供应便捷的存档查询服务，确保医务人员能够快速查阅需要的医疗文件。
第三章归档管理第九条归档要求1.医院应依据文件的种类和紧要性确定归档等级，并订立相应的归档管理方案。
2.归档管理方案应包含文件的分类编目标准、整理与整编规范、档案柜及保管设施要求等内容。
第十条归档流程1.首先将待归档的医疗文件送交归档管理部门，由专职人员进行查验确认。
2.对医疗文件进行分类编目，确保信息的有序化管理。
3.将归档文件分别存放到相应的档案柜或档案保管设施中，并依照文件的归档等级进行密封。
第十一条归档查阅1.医务人员需要归档文件时，应提前向归档管理部门申请，并符合相应的管理要求。
县医院档案管理规章制度
县医院档案管理规章制度第一章总则第一条为规范和加强县医院的档案管理工作，提高档案管理工作的科学化、专业化水平，保护和利用县医院档案，特制定本规章。
第二条本规章适用于县医院所有涉及档案管理的工作人员和有关单位。
第三条县医院的档案管理应遵循“保证档案的真实性、完整性、可靠性、及时性和方便性”的原则。
第四条档案管理工作必须遵循国家相关法律法规和规定，严格保守国家秘密，保护个人隐私。
第五条建立健全县医院档案管理制度，明确档案管理工作的职责、制度和流程。
第二章档案的保管和利用第六条县医院应按照规定对档案进行分类、整理、鉴定，确保档案的完整性。
第七条档案应按照规定的期限进行保管，不得擅自销毁或篡改档案内容。
第八条档案管理部门应对档案的利用进行监督和指导，保证档案的合理利用。
第九条档案管理工作人员必须绝对忠实地履行保密义务，不得泄露档案信息。
第十条档案管理工作人员应定期接受档案管理培训，不断提高自身的专业水平。
第三章档案管理的流程和要求第十一条档案在收集、整理、归档、借阅、调阅等过程中应符合规定的流程和要求。
第十二条档案管理工作人员应认真执行档案管理制度，不得违规操作档案。
第十三条档案管理工作人员应坚决执行上级领导的决策和指示，维护档案管理工作的正常秩序。
第十四条档案管理部门应定期对档案管理工作进行检查，发现问题及时整改。
第十五条档案管理工作人员应主动遵守相关规定，积极协助档案管理部门开展工作。
第四章处罚和奖励第十六条对违反档案管理规定的人员，应按照相关规定给予相应的处罚。
第十七条对在档案管理工作中表现突出的人员，应给予适当的奖励。
第五章附则第十八条本规章经县医院领导批准后生效，并定期进行修订完善。
第十九条对于本规章中未涉及的情况，应根据相关法律法规和规定执行。
第二十条对于档案管理工作中的其他问题，应根据实际情况进行具体规定。
第二十一条本规章解释权属于县医院。
县医院的人事档案管理制度
第一章总则第一条为了规范县医院人事档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和高效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等相关法律法规，结合县医院实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于县医院所有在职、退休、离职及临时工作人员的人事档案管理。
第三条人事档案是记录员工个人基本情况、工作经历、业绩、奖惩等信息的文件材料，是医院人力资源管理的重要组成部分，具有重要的法律效用和参考价值。
第二章管理范围与职责第四条人事档案管理范围包括：（一）员工个人基本信息，如姓名、性别、出生日期、民族、政治面貌、学历、籍贯等；（二）员工工作经历，如工作单位、职务、职称、工作表现、奖惩等；（三）员工培训、进修、考核、职称评定等相关材料；（四）员工退休、离职、死亡等手续材料；（五）其他与员工相关的人事档案材料。
第五条县医院人事档案管理职责：（一）人事档案管理员负责档案的收集、整理、归档、保管、查询、借阅等工作；（二）各科室负责人负责本科室员工人事档案的收集、整理、归档工作；（三）人力资源部负责监督、检查、指导人事档案管理工作。
第三章档案收集与整理第六条档案收集：（一）员工入职时，由人力资源部收集整理个人基本信息、学历证明、资格证书等材料；（二）员工在工作期间，由各科室负责人收集整理工作表现、考核、奖惩等材料；（三）员工离职、退休、死亡等，由人力资源部收集整理相关手续材料。
第七条档案整理：（一）档案按员工姓名、工号、入职时间等顺序排列；（二）档案材料按照时间顺序整理，每份材料注明日期、页码；（三）档案材料装订整齐，确保卷面整洁。
第四章档案保管与利用第八条档案保管：（一）档案库房应保持通风、干燥、防潮、防虫、防火、防盗等；（二）档案柜应加锁，确保档案安全；（三）档案管理员应定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。
第九条档案利用：（一）档案查询：员工本人或授权人可查询本人档案；（二）档案借阅：借阅档案需填写借阅单，经审批后方可借阅；（三）档案复制：需复制档案，应填写复制申请单，经审批后方可复制。
医院各项档案管理制度
一、总则第一条为了规范医院档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，提高医院管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我院实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于我院所有档案的管理工作，包括纸质档案、电子档案和声像档案等。
第三条医院档案管理工作应遵循以下原则：（一）依法管理原则：严格按照国家档案法律法规和政策要求，建立健全档案管理制度。
（二）统一管理原则：医院档案实行统一领导、分级管理、责任到人的管理体制。
（三）安全保管原则：确保档案实体和信息安全，防止档案丢失、损坏和泄密。
（四）有效利用原则：充分发挥档案在医院管理、科研、教学、医疗等工作中的作用。
二、档案分类与编号第四条医院档案分为以下类别：（一）文书档案：包括行政、党务、人事、医疗、科研、教学、财务、基建、设备等档案。
（二）科技档案：包括药品、医疗器械、设备、实验室、医疗技术等档案。
（三）声像档案：包括照片、录音、录像、光盘等档案。
第五条档案编号采用统一编号制度，编号由分类号、年份、顺序号组成。
三、档案收集与整理第六条档案收集应遵循以下要求：（一）全面性：收集档案应覆盖医院各项业务工作，确保档案的完整性。
（二）及时性：及时收集应归档的文件、资料，防止遗漏。
（三）准确性：收集的档案应真实、准确、完整。
第七条档案整理应遵循以下要求：（一）分类整理：按照档案类别、年度、顺序进行分类整理。
（二）编号排列：按照档案编号顺序排列，便于查找和利用。
（三）编制目录：编制档案目录，包括档案名称、分类号、年份、顺序号、页数等信息。
四、档案保管与维护第八条档案保管应遵循以下要求：（一）安全保管：采取防火、防盗、防潮、防虫、防霉等措施，确保档案实体安全。
（二）规范存放：按照档案类别、编号顺序存放，保持档案整齐、有序。
（三）定期检查：定期对档案进行检查，发现问题及时处理。
第九条档案维护应遵循以下要求：（一）定期保养：对档案进行定期保养，延长档案使用寿命。
医疗文件归档与档案管理制度
医疗文件归档与档案管理制度一、总则为了规范医院医疗文件的归档与档案管理工作，提高医疗服务质量，确保医疗事故的调查与处理，特订立本制度。
二、适用范围本制度适用于医院全部科室、医务人员以及与医疗文件归档与档案管理工作相关的人员。
三、医疗文件的归档要求1.医疗文件包含患者病历、检查报告、治疗记录、手术记录、护理记录、医嘱、药物使用记录等相关资料。
2.归档前应对医疗文件进行核实，确保内容的真实性、完整性和准确性。
3.医疗文件必需依照病历号或患者姓名的字母次序进行归档，严禁乱放、遗失、错放等情况发生。
4.归档文件应尽量避开使用铅笔、红笔等易褪色的工具进行书写，以确保长时间保管的可读性。
5.针对出院患者的医疗文件，需在出院当日完成归档工作。
四、档案保管要求1.医院应配备特地的档案室，并设置相应的设备和环境，保证档案的安全和完整。
2.档案室仅限授权人员进入，禁止未经许可的人员进入档案室。
3.档案室应进行24小时的安全监控，防火、防水、防虫等设施和措施必需得到落实。
4.档案室内的医疗文件应定期进行检查、整理和清理，保持档案的有序和乾净。
5.出质和借阅档案必需经过书面申请，并在档案管理系统中进行登记。
6.档案室应定期进行备份和归档文件的转移，确保档案的安全性和可访问性。
五、档案管理系统1.医院应配备相应的电子档案管理系统，方便对医疗文件进行查询、存储和管理。
2.医疗文件的录入应依照规定的格式和要求进行，确保录入信息的准确、完整和及时。
3.录入的医疗文件必需与实际文件全都，严禁窜改、删除或伪造档案信息。
4.医疗文件的查询、修改和删除等操作必需有相应权限的授权人员完成，确保操作的合法性和准确性。
5.档案管理系统应定期进行数据备份和维护，确保系统的稳定性和可靠性。
六、档案保密与权限掌控1.医院及其工作人员应严守患者医疗隐私，对涉及患者个人信息的医疗文件进行保密处理。
2.档案室和档案管理系统的权限掌控应依据工作需求进行设定，确保不同权限人员的操作范围和权限全都。
医院文件归档管理制度
一、总则为加强医院文件归档管理，确保文件资料完整、安全、有序，提高医院文件利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及国家档案局、卫生和计划生育委员会等相关部门的有关规定，结合我院实际情况，特制定本制度。
二、归档范围1.医院在各项职能活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括但不限于：（1）党政、人事、财务、医疗、护理、科研、教学、设备、后勤等部门的文件材料；（2）会议记录、决议、通知、报告、请示、函件、纪要等；（3）各类合同、协议、报表、照片、录音、录像等；（4）其他对医院工作具有查考价值的文件材料。
2.医院各部门、科室在执行上级指示、政策和规定过程中形成的文件材料。
三、归档要求1.文件材料应完整、真实、准确，符合国家档案管理规范。
2.归档文件材料应按照分类、编目、编号、装订等要求进行整理。
3.归档文件材料应使用A4纸，字迹工整，不得使用圆珠笔、铅笔等易褪色笔书写。
4.归档文件材料应妥善保管，防止虫蛀、霉变、火灾、盗窃等意外情况发生。
5.归档文件材料应按照档案保管期限分类，长期、永久保存的文件材料应单独存放。
四、归档程序1.文件材料形成单位在文件办理完毕后，应及时将文件材料整理、编目、装订，并填写《文件归档登记表》。
2.档案室对归档文件材料进行审核，确保其符合归档要求。
3.档案室对审核通过的文件材料进行分类、编号、登记，并按照档案保管期限进行存放。
4.档案室定期对归档文件材料进行清理、鉴定，对无保存价值的文件材料进行销毁。
五、文件查阅1.医院内部人员查阅归档文件材料，需填写《文件查阅登记表》，并经档案室审核批准。
2.查阅归档文件材料应遵守以下规定：（1）查阅者应爱护档案，不得随意折叠、涂改、损坏；（2）查阅者不得将档案带出档案室；（3）查阅者不得泄露档案内容；（4）查阅者应在规定时间内归还档案。
六、奖惩1.对在文件归档管理工作中表现突出的单位和个人，给予表彰和奖励。
2.对违反本制度规定，造成档案损失、损坏或泄露档案内容的单位和个人，予以批评教育，并追究相关责任。
医院文件材料归档管理制度
一、总则为了规范医院文件材料的归档管理，确保文件材料的完整、准确、安全和有效利用，提高医院管理水平和效率，特制定本制度。
二、归档范围1. 本院各部门、科室在日常工作中形成的文件材料，包括但不限于以下内容：（1）行政文件：通知、报告、请示、批复、函等；（2）业务文件：医疗、护理、药品、财务、设备等业务工作文件；（3）会议文件：会议记录、纪要、决议等；（4）人事文件：人员调动、招聘、培训、考核、奖惩等文件；（5）其他文件：反映本院主要职能活动和基本历史面貌的文件材料。
2. 外部单位发送给本院的文件材料，包括但不限于以下内容：（1）上级机关颁发的文件；（2）同级机关和非隶属机关的文件；（3）下级单位报送的文件；（4）与本院业务相关的其他文件。
三、归档程序1. 文件材料的收集与整理：各部门、科室在文件材料形成后，应及时收集、整理，确保文件材料的完整性和准确性。
2. 文件材料的审核与鉴定：文件材料收集整理后，由档案管理部门进行审核与鉴定，确定其归档价值。
3. 文件材料的归档：经审核、鉴定合格的文件材料，按照规定的时间、程序和标准进行归档。
4. 文件材料的编号与编目：归档文件材料应按照统一的标准进行编号和编目，便于查阅和管理。
5. 文件材料的保管与维护：档案管理部门负责归档文件材料的保管与维护，确保文件材料的安全、完整和可用。
四、档案的保管期限1. 永久保存：反映本院主要职能活动和基本历史面貌，对本院、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案。
2. 长期保存：反映本院一般工作活动，在较长时间内对本院工作有重要参考价值的档案。
3. 短期保存：反映本院一般工作活动，在一定时间内对本院工作有参考价值的档案。
五、档案的查阅与利用1. 档案查阅：本院各部门、科室和个人需查阅档案时，应向档案管理部门提出申请，经批准后方可查阅。
2. 档案利用：档案管理部门应根据档案的保管期限和利用价值，对档案进行合理的利用。
六、附则1. 本制度由医院档案管理部门负责解释。
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永春县医院文件和文件和档案管理制度
文件和档案保管权限、期限与类型
1文件和档案保管权限
1.1 财务科文件和档案由财务科保存；
1.2 人事科文件和档案由人事科保存；
1.3 医院证、章、信由院长指定负责人保存；
1.4 其它各类文件和档案由办公室保存。
2文件和档案保管期限
2.1 财务文件和档案应严格遵照国家有关规定的保管期限执行。
2.2 医院证、章、信及相关文件资料属永久保存文件和档案。
2.3 政府职能部门授予、发放的各种许可证书、等级证书、资格证书、奖状、奖章、奖杯、锦旗等原件属永久保存文件和档案。
2.4 本医院的历史沿革、重要事项记载及反映本医院重要活动的剪报、照片、录音、录像等属永久保存文件和档案。
2.5 普通文档保管期限为 3 年至 5 年。
2.6 保密文档须于失效当日即刻销毁。
3文档的保存形式：
3.1 文字性普通文档分为文字与电子两种方式保存。
3.2 计算机存储的涉密文件应采取加密保护措施，文件密码由指定的文件保管人设定，并须将该文件路径及密码报院办公室备存，并保证其真实性。
3.3 机密文档以书面或实物形式保存。
4文件和档案类型
4.1 行政文件和档案，包括：营业执照正、副本，复印件；法定代表人身份证（护照）（复印件）；对内、对外收、发的《通知》、《决定》、《函》、《总结》、《报告》等各类正式公文；各项重要活动的组织流程、领导讲话稿、声像图片等相关资料；各部门（含财务、医务科室）现行的各项规章制度、规定、流程等；院级会议的会议纪要、决议；医院年度（季、月、周）工作计划汇总表；《办公房屋租赁合同》、或自置房屋产权证等固定资产文件和档案；购置车辆所有权证、购置税证、保险、行驶证（复印件）等车辆管理文件和档案；对外签订的各类购买（租赁、服务）性质的合同文件；其它应归档保管的文件、资料。
4.2 人事文件和档案，包括：全院员工个人信息资料（花名册）；劳动合同及保密协议；勤打卡数据；工资、社保等薪酬相关资料；招聘表格、人才库等相关资料；员工绩效考核相关资料；其它应归档保管的文件、资料。
4.3 财务会计文件和档案，包括：各类审计帐册及报表；各类会计帐册及报表；固定资产资料；其它须保存文档。
4.4 药械设备文件和档案，包括：设备台帐；设备出厂合格证、使用说明书；设备安装、调试、验收报告；设备保修卡、保修协议及维修联系方式；
设备运行维修、保养记录；设备更新改造记录；设备管理制度；其它应保存的设备资料。
4.5 医疗文件和档案，包括：文件和档案内容由医疗管理部门提供。
文件和档案查阅与复制
1院长有权查阅医院所有文件和档案。
2病区、科室负责人有权查阅本科室所有文件和档案。
3其他员工因工作需要应经过审批后可借阅有关文件和档案。
4文档查（借）阅应在办公室进行登记，机密文档及权限外查借（阅）须办理审批手续。
5查（借）阅或复制除财务类、人事类以外的文件和档案须由办公室负责人审批，并进行相关登记。
6查（借）阅或复制财务文件和档案、人事文件和档案须由院长审批。
文件和档案的销毁
1超过保管期限的文件和档案，由文件和档案管理员依据文件和档案保管期限每年 3 月前编制销毁计划及清单，由办公室负责人审核无误后报院长审批。
2院长审批同意销毁计划后，必须指派两名（含）以上监销人员监督文件和档案销毁过程，并进行签字确认。
3销毁文件和档案清册要妥善保管，并将所销毁文件和档案在有关目录中注销。
永春县医院
二零一五年一月。