OA系统介绍需求说明分析

OA系统需求分析

一、建设背景

办公自动化系统（即OA系统）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。随着互联网技术（Intranet、Internet）在我国迅速发展和普及，OA在数字化办公领域和企业信息化建设中扮演着越来越重要的角色。因此，现阶段有必要引进建设一套技术先进，符合当前办公发展需要的办公自动化系统，增强协作，以更大发挥信息技术的优势，满足行政办公需求，进一步提高公司行政办公的效率。

二、建设目标

1、实现全公司的数据共享，基本解决信息孤岛问题。不同业务的基础数据做到一次录入，跨部门、跨业务系统重复使用；

2、提供可靠的、可追查的公文流转平台，有效的缩短公务处理的周期，加快公文流转过程，减少路耗、找人、等待等中间环节，保持公务处理渠道的畅通；

3、打破时空及地域限制，实现无纸化办公，远程办公、异地办公；

4、通过信息网络平台，提高信息统计和分析的水平，为领导提供准确、实时的预测和决策的辅助支持；

5、提供完善的信息交流机制，方便公司各部门、办公室和员工之间日常办公及业务信息的交流和管理，实现业务办理互联互通，信息数据共享；

6、充分利用将要建设的网络环境及已有的网络配置资源，充分地保护已有的信息化投资；

7、解决网络办公应用中的最大难题——机构和管理模式的经常变动的问

题，由用户自定义管理模式，实现真正的部门综合业务处理机制；

8、以行政办公系统为基础，实现与业务系统的无缝耦合，建成一流的企业综合办公系统。

三、建设原则

公司OA系统的建设应体现先进性、可靠性、实用性、安全性、易使用性、开放性、有限开源性、可扩展性、可维护性等原则。

1、先进性：应当采用当今主流技术，既要考虑应用平台和工具的先进，更要考虑系统结构和应用设计的先进性，以适应总体上业务管理、发展规划和细节上事务办理的需求。

2、可靠性：系统设计应采用成熟、稳定、可靠的软件技术，保证系统在大数据量、高并发的情况下长时间不间断地安全运行。

3、实用性：根据业务需求和业务流程，从方便用户使用的角度进行系统设计、功能和模块划分。工作流程设计要求简捷流畅，能适应工作流不稳定和突发事件等各种现实情况。

4、安全性：系统建设要符合用户对信息安全管理的要求，建立完善可靠的安全保障体系，对非法入侵、非法攻击和网络计算机病毒应具有很强的防范能力，确保系统具有严格的身份认证功能，并有相应的技术手段对数据安全和操作安全加以保护。

5、易使用性：主要体现在两个方面：一是应用界面简捷、直观，尽量减少菜单的层次和不必要的点击过程，使用户在使用时一目了然，便于快速掌握系统操作方法，特别是要符合工作人员的思维方式和工作习惯，方便非计算机专业人员的使用；二是应提供联机的或脱机的帮助手段。

6、开放性：为了使系统具有较强的生命力和开放性，应遵循已有的国际标准和国内标准，以利于采用多种先进技术和产品。

7、有限开源性：随着业务逻辑的改变，需要对系统进行维护、微调或二次开发。对该系统的非核心代码，应该开放。并提供规范的数据库设计，接口规范。

8、可扩展性：该信息系统是一个不断发展中的应用系统，在系统设计时要考虑到新技术，新产品出现时对本系统的兼容性；当业务需求、外部环境发生变化时，可以扩展系统的功能和性能。软件设计要简明，各功能模块间的耦合度小，以适应业务发展需要，便于系统的继承和扩展。

9、可维护性：系统应具有良好的结构，各个部分应有明确和完整的定义，使得局部的修改不影响全局和其他部分的结构和运行。

四、系统功能需求

1、信息资讯

通过资讯，实现信息共享功能，实现电子文档（通知、公告、文件等）、内部刊物、通讯录、规章制度及标准、规范的共享，方便存取、汇集、管理和查询。解决目前信息共享资源分散、不足和工作效率较低的问题。

信息资讯的基本内容包括公司文件、内部刊物、内部信息等。资讯来源可以是办结公文、收集整理的外部来文、法律法规，或者由个人收藏资料里共享出来的资料等。由于政务信息来源于不同部门，因此，要能支持自定义不同的分类栏目，并指定不同栏目管理员和管理部门，由栏目管理员收集、管理和发布各类资讯。具体栏目可以定义显示在部门门户或总门户。

（1）公司文件

登记保存OA系统办结的所有公文，可通过收文、发文等模块自动归入相应

文件模块，在本模块中可授权给相关人员查询阅读。

（2）政策法规

记载国家近年来颁布的有关法律法规，用户可以通过目录、关键词及全文检索找到相应的法律法规内容。所有被赋予权限的负责人都可以起草、提交、撤消规章制度。

（3）内部信息

提供收集发布单位内部相关信息，如领导重要讲话、工作报告等等有助于开展工作的信息。

（4）标准及规范

提供发布从各种渠道收集的电子版产品标准、规范等。管理员能授权控制删除与作废的权限。

（5）质量监督：确保公司质量管理体系的运行。

包括（但不限于）以下几个方面的栏目：

①资质管理，实现对内公开公司的资质情况，很多具有版本的文件构成。

②能力验证，发布能力验证（比对等）计划、比对结果，能力验证总结。

③培训管理，发布培训计划、结果等。

④计量标准，管理计量标准目录，每个标准有日期属性，能设置提醒功能。

⑤体系文件，一本电子书，非常强调版本的有效性。

（6）信息检索

提供整个系统所有公文和信息的关键字、发布时间等检索或全文检索引擎。

2、公共信息

公共信息用于实现公司各部门之间内部信息发布、交流和共享。

系统要支持不同风格的信息栏目的设置，可实现各类信息的编录、审核和发布，信息发布格式可自定义，不同层级用户可根据权限将信息发布到本部门办公平台。各类公共信息由授予权限的栏目管理员统一管理和发布。

（1）公告

是单位内部的公告栏，以方便内部人员及时了解相关公告。登记了新公告栏后，即可发布到首页的最新消息里。支持传阅，把最新的公告传阅给相关人员。（2）工作动态

特别注意，每个部门都可以发布本部门的工作动态，以方便内部人员相互通晓部门之间的工作。首页的工作动态是各部门工作动态的集合。

（3）通知通报

同公告，但实现方式同工作动态。也是各部门的子栏目汇总成门户的总栏目。（4）意见箱

意见箱是单位内部人员发布意见、建议的地方，发布建议的时候，可以指定建议的读者，也可以通过传阅把建议发给相关人员，意见发布可署名也可以匿名发表，由发布者控制。后台实际上增加字段控制是否显示发布人。（超级管理员才可以查看匿名发表者的姓名）

（5）网上调查

实现基于web的某一主题的观点支持率的收集功能，以方便收集民意。其方式主要分为记名的和不记名的两种，记名的方式一般是一些针对性比较强的、范围比较小的调查，而不记名的方式一般就没有这种限制。是否需要记名，应该在显著位置标示出来。

网上调查应实现的另外一种功能是网上开展意见征求。可以指定参与的部门