关于铁路建设项目工程电子档案的特点及管理
浅谈电子档案的特点和管理措施
图书档案177作者简介：张平（1972— ），男，汉族，甘肃张掖人。
主要研究方向：档案管理。
信息时代的到来，为档案管理工作转型和创新带来了契机。
信息时代的到来，计算机的发展，都为档案管理向信息化发展奠定了基础。
未来的档案管理工作势必走向社会化、多元化、开放化和先进化发展之路。
档案资源将面向各位具体的服务对象，进行有针对性的、特色化服务。
这也是大势所趋，更是档案管理工作在多样化的必然选择。
本文将从电子档案的特点出发，浅析了信息时代下电子档案管理措施。
一、电子档案的特点（1）电子档案方便记录和补漏增缺。
电子档案的出现改变了信息的承载介质，可将档案通过计算机方便快捷地进行存储归档。
电子档案采用微机网络管理后，文档用微机按“件”即可整理归档。
这样可随时补漏增缺，文档也不易形成存积。
可见，微机管理省时省力，给工作人员节省了充足的时间去提高业务能力和水平。
（2）电子档案对元数据和背景信息有很强的依赖性。
由于电子档案的生成是在计算机系统的支持下完成的，所以如果离开了计算机，电子档案既看不见也摸不着。
一方面电子档案的元数据必须依附在文件信息中，否则将无法恢复电子文件的原貌；另一方面，电子档案的前身是电子文件，其传送往往是在网络上进行，操作者互不见面，体现背景关系的信息直接反映在电子文件上的可能性较小，而是常常被存放在其他地方，如果事先不提供或补充这部分背景信息，将会给将来的档案的有效利用带来隐患。
（3）具有快捷性、共享性、高密度性。
在计算机环境中，文件的形式特征发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多方位的组合，不再需要对它进行像纸质文件那样的分类整理，使传统繁杂的档案工作变得轻松和简单，大大提高了档案的收集、整理和使用的效率。
电子档案可以一次生成，对次产出。
档案管理人员可通过简单的操作进行档案的查询和利用，从传统的手工编目和查询及繁重的信息收集工作中解放出来。
（4）存在不安全隐患。
由于电子档案内容与形式的独立性，电子文件可以根据需要在不同的载体上同时存在，也可以互相转换，包括文件的字体、签名、印章等，通过计算机基本的复制、粘贴功能就能达到完全一致，这使得电子文件只能保证真实性而无法确定原始性。
铁路建设档案管理中存在的问题及措施
铁路建设档案管理中存在的问题及措施摘要：铁路建设项目档案管理，主要是结合相关项目档案组卷的规定，对铁路建设项目产生的相关文件材料进行系统地整理与归档。
铁路建设项目档案管理工作渗透了从项目立项批复与竣工验收的全过程，包括项目进度、质量、安全与费用管理等。
目前，铁路建设项目档案管理还存在一些问题。
本文针对铁路建设档案管理中存在的问题及措施进行分析，以及进一步提高铁路工程建设项目档案的管理水平,从而为铁路的建设和发展提供更优质的服务。
关键词：铁路建设；档案管理；问题；措施1.铁路建设项目档案管理特点1.1成套性项目档案来源于铁路建设项目从其立项、预可行性研究、可行性研究、初步设计、施工设计、施工竣工等全过程。
在此过程中所产生的大量关于项目建设的文件资料，共同构成相互关联的建设项目档案，具有显著的成套性特点。
1.2专业性项目档案根据《中国铁路总公司铁路建设项目档案管理办法》的相关规定，纳入建设项目档案收集、归档的文件资料全面、真实地记录、反映了铁路项目建设的专业技术内容。
如铁路施工中的工艺、技术、专利、特殊机械设备，涉及到桥梁、轨道、编组站、信号，以及铁路建设施工的验收等产生的专业性文件资料。
1.3动态性铁路建设项目在竣工完成后，为保证整个项目运营的安全性、可靠性，后期还需要进行大量的试运营，由此所开展的技术改造、线路维护、病害整治等等活动，在此过程中所产生的各种具有保存价值的文件资料均被纳入了收集归档范畴。
1.4周期长与其他建设项目不同的是，铁路建设项目从其项目立项、预可行性研究、可行性研究，到后期的勘察、设计、施工、竣工验收等，所需时间短则数年，长则数十多年，并需接受项目档案国家验收。
周期长的特点，给项目建设档案收集、整理、归档增添了难度。
2.铁路建设档案管理中存在的问题2.1档案管理责任主体不明确铁路建设工程现有体制，一般为投资主体多元化，共同合资建造铁路，这就容易使档案产权关系模糊，不能具体分清楚档案管理职责的归属。
铁路建设项目工程电子档案的特点及管理
铁路建设项目工程电子档案的特点及管理
阎玉荣
【期刊名称】《北京档案》
【年(卷),期】2010(000)008
【摘要】随着信息技术的发展和普及,建设工程电子文件大量产生.为保证建设工程记录的齐全完整,电子文件的收集管理成为档案工作者必须要重视的问题.因此,本文围绕建设工程电子档案的特点、管理以及需要注意的问题等进行了探讨,希望对大家有所借鉴.
【总页数】2页(P34-35)
【作者】阎玉荣
【作者单位】河南省郑州铁路局档案馆
【正文语种】中文
【中图分类】G27
【相关文献】
1.铁路建设项目工程物资管理面临问题与措施 [J], 冯皓星
2.大中型铁路建设项目工程调度管理工作的探讨 [J], XIA Jianjun
3.铁路建设项目工程物资管理有关问题的探讨 [J], 马连宏
4.铁路建设项目工程变更与索赔管理探讨 [J], 张耕铭
5.高速铁路建设项目工程物资管理的创新探讨 [J], 林鑫煌
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浅谈铁路工程建设项目档案信息化管理
《浅谈铁路工程建设项目档案信息化管理》摘要：因此，在铁路工程建设项目中，要实现档案信息化管理，切实有效提升铁路工程建设项目的质量和效率，因此，收集、整理、保管、利用好铁路工程建设项目档案资料，对于提高铁路工程建设质量至关重要，综上所述，铁路工程建设项目档案管理要切实采用信息化科技手段，加强档案信息化管理，逐步构建一整套科学、完备、可靠的铁路建设项目档案信息化管理体系朱杰摘要：铁路工程建设项目档案是铁路建设全过程的真实记录，是铁路开通运营、管理、维护和改扩建的基本依据，是全面鉴定工程安全和质量的重要凭证，探讨推进铁路建设项目档案信息化管理。
关键词：铁路工程;建设项目;档案;信息化管理截止2018年底，全国铁路营业里程达到13.1万公里，其中高铁2.9万公里以上。
铁路建设投融资改革不断深化，高速铁路、既有铁路扩能改造工程建设项目日益增多。
铁路工程建设项目项目投资大、工期长、涉及面广、参建单位多、质量标准和技术要求高，在项目建设过程中产生了大量的技术文件资料。
因此，在铁路工程建设项目中，要实现档案信息化管理，切实有效提升铁路工程建设项目的质量和效率。
铁路建设项目档案管理的重要性铁路建设项目档案是一种特有的、不可再生的宝贵信息资源，是铁路工程建设项目重要的组成部分，要转变以往“重工程建设轻档案管理”的错误认识，切实增强对铁路建设项目档案管理重要性的认识。
铁路工程建设项目涉及面广、参建单位多，所产生的技术文件、资料庞大而繁杂，建设项目档案具有单一独立性、来源分散性、记录多样性、成果系统性、材料实用性的特点。
铁路工程建设项目档案是工程建设中形成的与实体相符的原始记录，所以它既是铁路工程竣工验收、日常维护的依据和凭证，也是工程改造、改建、扩建时必需具备的技术资料。
因此，收集、整理、保管、利用好铁路工程建设项目档案资料，对于提高铁路工程建设质量至关重要。
铁路工程建设项目档案管理存在的问题1.部分管理人員档案管理意识淡薄，档案管理制度不健全，参建单位兼职档案管理人员大多是兼职，人员调整频繁，档案管理没有做到日常化，档案资料的收集、整理、归档不能与工程进度同步，影响档案工作的正常开展。
铁路公司工程档案管理办法
铁路公司工程档案管理办法一、背景介绍铁路工程建设过程中，产生了大量的工程档案。
这些档案是记录工程建设全过程，反映施工单位关于项目管理、施工方案、质量控制、安全生产、环境保护等方面的记录。
同时，这些档案还是工程施工和管理的重要依据和信息来源。
因此，对于铁路公司而言，建立一个完善的工程档案管理办法是十分必要的。
二、管理内容2.1 档案的管理范围铁路公司对于工程建设过程中产生的档案，应当按照管理要求进行归档保存。
其中，包含了项目管理、前期准备、设计文件、勘察资料、招标文件、技术文件、施工文件、检测报告、验收文件、竣工文件等方面的记录。
2.2 档案归档规范铁路公司的工程档案需要具有准确、完整、真实、可靠的特点。
因此，档案的归档要点如下：•准确性:档案要准确记录施工项目的全部信息，确保档案信息和实际情况相符合。
•完整性:档案应当包括施工过程中的所有文件、记录、资料，确保每个施工环节都被记录在案。
•真实性:档案不得隐瞒、捏造、篡改或者删除档案信息。
•可靠性:档案要确保信息可靠，防止因信息缺失或不全面造成误判。
2.3 档案管理具体措施2.3.1 档案立卷针对每个工程项目，应当在施工前确定档案立卷人员，负责记录和整理各个阶段的档案资料，同时建立档案立卷清单，包括档案编号、档案名称、档案起止时间等信息。
2.3.2 档案归档所有的档案归档应当按照档案清单的相应项进行归类，分别存放在不同的存档区域内，组成一份完整的工程档案。
2.3.3 档案借阅为了方便工作，档案管理员可以根据档案借阅申请，审核并批准档案借阅。
在借阅期间，需确保档案安全完好，并在借阅记录中留下相应情况的记录。
2.3.4 档案保管建立物理封存管理制度，根据保管期限和档户规定对档案进行统一分类并做好防火、防水、防腐蚀等保管措施。
2.3.5 档案销毁档案保管期限到期后，应当依据《档案鉴定、销毁管理办法》规定的销毁程序，对于不需要保留的工程档案进行销毁处理。
三、档案管理的意义铁路公司完善的工程档案管理办法具有以下意义：•有利于加强对工程建设过程的控制，提高施工工作的效率和质量。
浅谈电子档案的特点和管理措施
源共 享。虽然 传统 的纸 质会 计 档案 具有 直观 可 签署 技 术 。一 般包 括证 书式 数字签 名 和手 写式
视性 ，电子档案 要在 特定 的计算 机 硬件 与软 件 数字 签名 。对 电子 文件进 行 签署 的 目的在 于证 系统 环境 中才 可视 ，但 有关 资 料经计 算 机分 类 实该 份 文件 确实 出 自作者 ，其 内容 没 有被 他人
阅读 和传 输都 需要 依靠 电子计算 机等技 术设 备 人 群授予 不 同的权 限 ，每 个人 只能 按 照 自己的 及相 关软 件 ，电子 文件 的载 体是 磁性材 料或 光 权 限和密 码查 阅相应 的档案 ，这有 利 于分级 管
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ收 稿 日期 ：Ｏ Ｏ Ｏ — ３ ２ Ｌ－ ８ ２
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处理 后存 档 ， 可以非 常方 便 、 捷地 在 电脑上 对 进行 任何 改 动 。（ ） 密技 术 。 快 ２加 给计 算 机及 文档
档案 资料 进行查 询检 索 和下 载 打印 ，还 能 比较 设置 密码 ，使 用 者 没有密 码无 法对 电子 文件 进
方便 地 对各 种 数据 进 行 分 析 、 预测 、 研究 ， 以 可
行操 作 。（ ） 份验 证 。为了 防止无 关人 员进 入 ３身
对决策 和 管理提供 较 好 的帮 助 。 时 ， 用局域 系统对 文 件或 数据 访 问 ，有 些 系统需 要对 用 户 同 利 网或英 特 网 ，存储 于 网络 服务 器 的 电子档 案 资 进 行 身份 验证 。 如果 验证不 合格 ， 该用 户 就会 被 料， 不再 受 时间和 距 离的影 响 ， 以按 照一定 的 可 授 权机 制进行 有序 的访 问 ， 现资 源共 享 ， 实 提高 资源利 用率 。
铁路建设档案管理的问题及措施
铁路建设档案管理的问题及措st【摘要】铁路工程建设项目档案是工程建设的真实记录和质量鉴定及追溯的重要依据，是建设项冃运营管理和维护的数据库，是铁路企业档案体系的重要组成部分。
铁路工程建设项冃档案在铁路企业技术管理和经营发展中具有重要作用和意义。
加强铁路建设项目档案管理，不仅有利于提高铁路建设项目工程质量，而且能够在铁路企业的可持续发展中发挥出更加突出的作用。
【关键词】铁路建设；档案管理；问题；解决方法一、铁路建设档案管理的现状(-)铁路建设工程项目档案管理体系发展缓慢。
自建国至上世纪70年代末，铁路系统的档案管理工作重点是机关公文档案，即过去统称的文书档案。
到了20世纪80年代中期，开始集中整理会计档案，并把会计档案管理纳入会计基础工作管理考核。
而铁路工程建设项目档案管理则是20世纪90年代末随着铁路建设大发展而逐步走上制度化与规范化管理的轨道。
但是，由于相关的法规和制度建设起步比较较晚，而且恰逢铁路建设项目蓬勃发展时期和铁路管理机构的调整变化因素影响，使铁路建设项目档案管理难以一步到位，造成初步发育期过长，跟不上铁路建设发展尤其是高铁建设节奏和发展变化速度的实际需求。
(-)工程项目文件过程管理不到位。
根据国家的相关规定和国家档案局的相关要求，工程建设项目文件管理，是工程建设项目管理的重要组成部分和工程建设项目质量检查验收的重要内容，铁路工程建设项目档案档案管理也是如此。
因为工程建设项目的档案质暈是固化于工程建设项目的过程管理之中的，所以，铁路工程建设项目文件的工程管理尤为重要。
尽管国家建设管理部门和国家档案管理部门，从不同角度对工程建设项目文件的过程管理和归档均有明确规定•.但是，就铁路工程建设项目而言，由于点多线长和野外作业的特点突出，再加上工期紧任务重和办公等条件所限，往往使过程管理的规定被束之高阁，落实难以到位，事后集中突击整理成为普遍存在的现象。
这样，必然影响到铁路工程建设项目归档文件的齐全性、完整性和准确性。
铁路公司工程档案管理办法
铁路公司工程档案管理办法前言随着铁路公司建设规模的逐步扩大，工程项目数量越来越多，工程档案的管理也变得越来越重要。
本文将介绍铁路公司工程档案的管理办法，旨在规范铁路公司工程档案管理，提高工程档案的利用价值。
目的和范围目的1.保护工程档案的完整性和真实性，确保其可靠性和准确性；2.规范工程档案的管理流程和标准，确保工程档案的存储、归档和调取的规范化实施；3.提高工程档案的利用价值，促进工程管理的科学化和信息化。
范围本管理办法适用于铁路公司内所有工程档案的管理，包括施工、设计、勘察、监理、验收等所有工程项目的档案。
建立工程档案管理制度制定工程档案管理办法铁路公司应依据工程档案管理的需要，制定符合公司实际的工程档案管理办法。
该办法应包括以下内容：1.工程档案的种类、名称、代码、档案资料的种类和完整性要求；2.工程档案的存储、归档和调取的流程和标准；3.工程档案的安全保密和使用权限的管理；4.工程档案的更新、维护和评审的方法和要求。
设立工程档案管理部门为加强工程档案的管理工作，铁路公司应设立专门的工程档案管理部门。
工程档案管理部门应具备以下职责：1.负责制定工程档案管理办法；2.组织工程档案的收集、整理、存储、归档和调取；3.负责管理工程档案的安全保密和使用权限；4.负责工程档案的更新、维护和评审。
建立工程档案管理平台铁路公司应建立工程档案管理平台，实现工程档案的电子化管理。
该平台应具备以下功能：1.工程档案的在线存储和查询；2.工程档案的在线审核和评审；3.工程档案的在线更新和维护；4.工程档案的在线备份和恢复。
工程档案的收集与整理工程档案的收集铁路公司应充分认识到工程档案的重要性，积极开展工程档案的收集工作。
工程档案的收集应包括以下环节：1.工程单位应根据铁路公司施工管理手册的规定，及时收集并审核验收工程档案；2.监理单位应按照监理合同的要求，及时审核施工单位提交的工程档案；3.施工检查部门应对施工单位提交的工程档案进行审核和验收。
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关于铁路建设项目工程电子档案的特点及管理
建设工程电子文件建设工程电子档案管理的一重要内容，充分认识工
程子文件的特点对于我们好建设工程电子文管理工作，维护工程子档
案齐全、完整、准、系统，都是十分必的。
一、铁路建设工程
电子档案特点
铁路建设工程子档案是档案的一种，具档案的一般特性，即始记录性。
同时，又有不同于其他档案的特，这就是专业性、成套性等，根据铁
路建设工程电子案的特点，归纳起有“七性”。
1专性。任何一项科技生产活都是在一定的专业范内进行的，铁路建
设项目工程案涉及的专业技术动包括了工程勘察、设、建筑施工等专
业涉及到工程地质、文地质、勘探、测绘、水文，土施工、设备及管
线装施工，电气仪表装施工，设备管理，等等。铁路设项目竣工电子
档案也及多个专业，包括路、车站、桥、隧、涵、轨道、通、信号、
电力、电气化、房建给排水工程等专业每个专业及其施工、工过程中
形成的电文件是特定专业技术活动的成果具有鲜明的专业性特征，同
专业的技术文件不能混淆在一。由于CAD设计软件在各专的使用中
不统一，因此，子文件在归档时应同时考虑各专业特点。
2成套性。铁路建设目档案形成于整个建设项，贯穿从设计、施工竣
工的所有专业技术活动，反了建设项目从调研、可行性评估审批、计
划、勘测、施工、工、投产运营等专业内容，其档案记载映了建设项
目活动的全部过程和果。铁路建设工程电子档案按照独立工程项目组
成的一套完、准确、系统的电子档案。它括铁路建设项目各专业在施
工、竣过程中形成的图纸、表格、文材料等。此种成套件的形成，是
工程施工、工验收过程中的必然结。其收集、整理、保和开发利用等
都受种成套性的特点所制，在管理上必须按照工施工竣工项目分类整
理收集力求齐全完整。
3阶段性。以铁路工程设项目为单位进行施工，一定的基本程序，分
为施工组织设、变更设计、工程施工、工程试、竣工验收等阶段。每
一阶都形成大量的电子件，它们之间既有密不可的有机联系，又有显
的阶段区分。阶段性的特点要归档时必须与纸质档案一样进行整分
类。
4动态性。从项目提出开工、建设、试运行、验收，一直于动态之中。
在施过程中间经常出现变更计，需要对施工设计文件进行改和补充，
以适应工要求。这种修改的动态要求纸质文件与电子文件的修改时进
行，做到图物符，才能保证电子档案与纸质档内容的一致性。
5依赖性。铁路建项目电子文件与其他子文件一样是计算机生成和取
且用数字代码记录息的，其归档和形成的电档案也同样依赖于计算机
系，包括计算机硬件由于电子文件在存储和识读面对系统的依赖性，
脱离了赖以持的软、硬件系统，有些文件就会变无法识读的“死文”，
将无法对电子文件进传递和管理。
6分离性。计算机系统中信息相对独立性使得对息的修改十分容易，
而且修改之后显示任何改动过的痕迹。同纸档案相比，电子档案的显
著特点是内容与载体可分离，易于修改、复且不具备直观性，易于伪
造仿以至真假难辨。因此，档的电子文件要做特殊技术理，以确保其
凭证效力。
7寿命的不确定性与纸质档案不同，电子件的载体脆弱不稳定、信息
载体赖于一定的硬件和软件技，一旦该技术过时，数字体信息就无法
读出，其寿命也无法证。因此，电子档案护技术和措施尤为重要档案
人员应针对其特点，结合纸档案的管理方法，对子档案采取必要的保
护措。
二、电子档案的管理
1铁路建设工程电子文件归档免
归档时间及要。建设单位应负责参建单位对其归档文件资料内容及质
量进行检查，确保文件的全完整。铁路工程建设项目工电子文件应在
工程竣工后，将竣纸质文件一并向各级档案部门交，并要附有电子件
目录及说明。
归档范围。铁路建设工程电子件归档范围，应依据纸质工文件的归档
内容，增加补充电文件。一是文本文件，括重要的可行性研究告、施
工组织设计沉降评估咨询报告、竣验收报告等。二是CAD样文件，
包括全套施工计图纸文件、变更设、竣工形成的图纸文件及扫描后的
片等。三是数据文件，包隧道雷达探测数据信号联锁试验数据、接触
网冷滑查数据等。四是各类格文件，包括铁验、专业工程验收申表、
记录表，动态验收录表、初步验收申请表初步验收报告，建交、工程
技术条件表、路机械设备工程数量表、单位工程量评定表、施工现场
质量管理查记录表等。
归档方式。可分网上和介质移交。网上移交是指条件的地方在移交单
位通网络技术的前提下，工程项目责人向档案部门传输子文件；介质
移交不通过网传输，归档时将电子文件拷后刻录在光盘上移交档案部
门。
2工程建项目电子档案的保管
工程建设项目电子档与传统的纸质档案相比其易损性，在保管上要求
更加严格。此应注意以下六点：
电子档案介质要求。电子档应使用较高质量的光作为存储介质，质量
不好的存储介可能影响甚至危害电子档案信息安全，作为长期保的工
程项目电子档案存贮介质应选择高质量的CD质光盘。铜质光盘的保
存为80年以上，一般光盘保存期仅为7年左右。铜质CD盘可以在
任何件和软件中通用且存贮费用低，量大，寿命长，读取速度快。
控制温湿度。不要让光盘接触热源，盘的盘基主要成分是聚酸脂，在
接触热源后会同塑料一样发生变形为防止不适宜的温湿对光盘载体
的危害，一般要求境温度在17～20℃左，湿度在35～45％左右。温、
潮湿的环境会影响光盘的性和寿命。
防止光盘损伤。要对光的反射层加强保护，果反射层损伤，激光无法
反射光驱的光敏探头，息也就无法读入微。所以在使用和存放光盘时
尽量要让反射层接触较硬的物体更不要为图一时方在反射层上粘贴
不干胶，因为光在光驱中运行的时候会产生热量使不干翘起，同时会
粘掉反射层的铝铂。果存放光盘的盒子质量较差，取、放光盘的时候
力量较大，也会成变形。
专柜管。光盘裸露在空气中在阳光下，会导致光盘逐渐化，反射层的
铝也会在空气氧化，缩短光盘的使用命。为防止磁化，磁性体档案与
磁场源之间的距离得少于76mm。盘片应存放在具有防、防磁、防静
电等能的防磁柜中。
日常管理要注意操作法，管理人员不能用手直接触光、磁性介质，应
戴手套操作，轻轻放。
信息安全至关重要信息技术条件下，信息的共享性开放性决定了档案
信息安全的弱性。因此，必须采取有利施，加强对电子档案息安全的
管理，确档案信息系统的绝对安全。
三、需要注意的几点题
1对工程设项目竣工电子文件行归档管理是当务之，各施工、建设单
位应将电子工程文件及时保存下来以便充分发挥其在检、利用、传输、
存贮等方面具有特殊作用。
2档部门应提高档案数字管理能力，将库存的大量要的需永久保存的
质工程项目竣工档案，有选择地行扫描转换为电子文。
3在把握证电子文件的凭证之前计算机生成的电子文件要及时换成纸
质文件脱机存，防止机型变化后不使用的后顾之忧。实行“双轨制，
纸质档案和电子档案必须同时存。免费论下载中心
4为电子档案最终保存的是光盘，有电子文件必须刻盘保存，档案员
需对其编号、排加以整理。
5各级档案部门的职应从重保管轻利用管理模式转换到重视开发利用
信息来，工作重点是将档案中的信通过档案人员开发掘出来，及时在
网上提供利，更好地体现档案的价值。