(档案管理)铁路建设项目档案管理办法
建设项目档案管理办法
建设项目档案管理办法第一章总则第一条为规范管道建设项目经理部（以下简称“项目部经理部）基本建设项目档案管理工作，充分发挥建设项目档案在工程建设、生产、企业管理、工程维护、改建及扩建中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、《中国石油天然气股份有限公司建设项目档案管理规定》及国家的有关规定，结合项目经理部档案管理工作的具体情况，特制订本办法。
第二条本办法所称建设项目档案是指在立项、审批、招投标、勘察、设计、采购、施工、监理以及竣工验收等全过程中形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、图片、录像、声像、录音、光盘等各种载体形式的全部文件。
第三条项目经理部建设项目(包括天然气管道工程、成品油管道工程、原油管道工程等)档案是项目建设和管理历程的真实记录和原始凭证，是项目交付后生产运营、管理、维护、改扩建的依据和不可再生的信息资源，同时也是全面鉴定工程质量、查明事故原因、追究事故责任的可靠凭证。
第四条全面、系统、完整的收集、整理、管理和利用项目经理部工程建设档案，保护好国家的宝贵财富，是项目经理部的一项重要任务。
第五条本办法适用于项目经理部各处室、项目（分）部、EPC总承包商、监理以及各工程参建服务商。
第二章建设项目档案管理部门职责第六条为确保项目经理部建设项目档案管理工作顺利进行，建立起由项目经理部、设计、EPC、监理、施工等单位组成的建设项目档案业务管理网络，由项目经理部综合办公室统一领导分级管理，实行统一的建设项目档案业务标准。
第七条项目经理部综合办公室是项目经理部建设项目档案管理工作的归口部门，其主要工作职责如下：（一）贯彻执行上级各项档案工作的法律、法规以及有关方针政策，建立健全统一的建设项目档案管理工作规章制度；（二）负责统一组织与协调建设项目竣工档案的管理工作以及制定编制竣工档案的统一标准、规范和要求；（三）负责组织对工程建设项目施工承包商的竣工档案编制工作进行培训、指导、监督、检查；（四）负责对移交的建设项目档案进行验收、审核、整理、登录、编目、入库管理；（五）负责统一保管各种形式和载体的档案，提供信息开发和利用；（六）参加项目经理部建设项目竣工验收。
工程项目档案管理办法
工程项目档案管理办法第一章总则第一条为加强工程项目档案管理，确保档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合本项目实际情况，制定本办法。
第二条本办法适用于本工程项目从立项、设计、施工到竣工验收等全过程中形成的各类档案的管理。
第三条工程项目档案是工程项目建设过程和成果的真实记录，是项目后续管理、维护、改建、扩建的重要依据，应纳入项目建设管理计划，与项目建设同步进行。
第二章管理职责第四条成立工程项目档案管理领导小组，负责项目档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导。
第五条项目经理为项目档案管理第一责任人，全面负责项目档案工作的组织领导和管理。
第六条项目各部门分别负责本部门职责范围内相关档案的收集、整理、归档和移交工作，部门负责人为档案管理直接责任人。
第七条设立专职或兼职档案管理员，具体负责项目档案的日常管理工作，包括档案的接收、登记、保管、利用和移交等。
第三章归档范围与要求第八条归档范围包括但不限于以下内容：（一）项目立项文件，如可行性研究报告、项目建议书、立项批复等。
（二）设计文件，包括初步设计、施工图设计及相关变更文件。
（三）施工文件，如施工组织设计、施工日志、质量检验记录、隐蔽工程验收记录等。
（四）监理文件，如监理规划、监理月报、监理会议纪要、质量评估报告等。
（五）竣工验收文件，如竣工验收报告、竣工决算、验收会议纪要等。
（六）设备、材料采购文件，如采购合同、设备清单、材料检验报告等。
（七）其他与项目建设有关的文件，如会议纪要、往来函件、照片、录像等。
第九条归档要求：（一）归档的文件材料应完整、准确、系统，反映项目建设的全过程。
（二）文件材料的格式、内容应符合国家和行业相关标准规范要求。
（三）归档的文件应为原件，如因特殊原因使用复制件，应注明原件存放处并加盖复制件提供单位公章。
（四）文件材料应字迹清楚、图样清晰、图表整洁，签字盖章手续完备。
（五）电子文件应与纸质文件同步归档，且符合电子文件归档管理相关规定。
建设工程项目档案管理办法(同名42068)
建设工程项目档案管理办法（草案）第一章总则第一条为了规范福州耀隆化工集团公司（以下简称公司）搬迁改造建设工程项目档案的收集、整理、归档工作，维护工程档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案资料在工程建设、生产管理、工程维护和改扩建中的作用，根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328—2001）、《福建省工程建设交工技术文件规定》、《福建省建筑工程文件管理规程》、《石油化工建设工程项目交工技术文件规定》（SH/T 3503—2007）、《石化建设项目施工过程技术文件规定》（SH/T3543-2007）、《石化建设工程项目监理规范》（SH/T3903）等相关规定，结合公司具体情况，制定本办法。
第二条本办法适用于公司搬迁改造建设工程项目资料的收集、整理及归档工作。
第二章归档责任与归档范围第三条福州耀隆化工集团公司负责收集整理归档工程开工前立项、审批、招投标、勘察、设计等前期文件。
建设单位相关部门负责对公司搬迁改造项目资料的形成、积累、编制、整理形成的及归档等活动进行组织、指导和管理。
第四条项目施工阶段(一)公司搬迁改造项目实行总承包，总承包单位负责项目全部文件收集整理；由各分包单位负责其分包部分文件的收集、积累、整理，提交总承包单位汇总。
项目监理单位负责收集、积累项目监理文件。
(二)建设单位委托的项目监理单位负责监督、检查项目建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况，审核、签署竣工文件，并向建设单位提交有关专项报告、验证材料及其他监理文件。
（三）项目文件归档范围、保管期限及资料提供部门见附件1。
第三章项目文件的编制第五条交工技术文件的内容与份数(一) 交工技术文件的内容应包括：(1）施工组织设计；(2）工程开工、中间交接、交工等工程交付文件；(3）土建、安装工程施工质量检验、检测等质量验收文件；(4）设备、材料质量证明文件及材料的检测、复验报告；(5）竣工图。
铁路公司工程档案管理办法
铁路公司工程档案管理办法一、背景介绍铁路工程建设过程中，产生了大量的工程档案。
这些档案是记录工程建设全过程，反映施工单位关于项目管理、施工方案、质量控制、安全生产、环境保护等方面的记录。
同时，这些档案还是工程施工和管理的重要依据和信息来源。
因此，对于铁路公司而言，建立一个完善的工程档案管理办法是十分必要的。
二、管理内容2.1 档案的管理范围铁路公司对于工程建设过程中产生的档案，应当按照管理要求进行归档保存。
其中，包含了项目管理、前期准备、设计文件、勘察资料、招标文件、技术文件、施工文件、检测报告、验收文件、竣工文件等方面的记录。
2.2 档案归档规范铁路公司的工程档案需要具有准确、完整、真实、可靠的特点。
因此，档案的归档要点如下：•准确性:档案要准确记录施工项目的全部信息，确保档案信息和实际情况相符合。
•完整性:档案应当包括施工过程中的所有文件、记录、资料，确保每个施工环节都被记录在案。
•真实性:档案不得隐瞒、捏造、篡改或者删除档案信息。
•可靠性:档案要确保信息可靠，防止因信息缺失或不全面造成误判。
2.3 档案管理具体措施2.3.1 档案立卷针对每个工程项目，应当在施工前确定档案立卷人员，负责记录和整理各个阶段的档案资料，同时建立档案立卷清单，包括档案编号、档案名称、档案起止时间等信息。
2.3.2 档案归档所有的档案归档应当按照档案清单的相应项进行归类，分别存放在不同的存档区域内，组成一份完整的工程档案。
2.3.3 档案借阅为了方便工作，档案管理员可以根据档案借阅申请，审核并批准档案借阅。
在借阅期间，需确保档案安全完好，并在借阅记录中留下相应情况的记录。
2.3.4 档案保管建立物理封存管理制度，根据保管期限和档户规定对档案进行统一分类并做好防火、防水、防腐蚀等保管措施。
2.3.5 档案销毁档案保管期限到期后，应当依据《档案鉴定、销毁管理办法》规定的销毁程序，对于不需要保留的工程档案进行销毁处理。
三、档案管理的意义铁路公司完善的工程档案管理办法具有以下意义：•有利于加强对工程建设过程的控制，提高施工工作的效率和质量。
(档案管理)建设项目档案管理规范
（档案管理）建设项目档案管理规范建设项目档案管理规范（修订稿）（Specification of Archival Management of Construction Projects）前言本标准代替DA／T28—2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》。
本标准与DA/T28---2002相比主要变化如下：——标准的总体编排和结构按GB/T1.1—2009进行了修改；——本标准的主体要素由“国家重大建设项目档案”调整为“建设项目档案”；——增加了建设项目档案工作组织体系和工作职责、制度体系建设；——增加了建设项目文件管理、建设项目电子文件与建设项目电子档案的管理；——增加了建设项目档案验收；本标准的附录A是规范性附录。
本标准由国家档案局提出并归口。
本标准起草单位：国家档案局。
本标准主要起草人：本标准于2002年11月29日首次发布。
1 范围本标准规定了建设项目档案工作的组织体系、工作职责，确立了项目文件的形成、归档要求与项目档案管理的原则与方法。
本标准适用于新建、改建、扩建和技术改造等建设项目的档案管理。
2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的，凡是注明日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件，凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
GB/T 10609.3 技术用图复制图的折叠方法GB/T 11821 照片档案管理规范GB/T 11822 科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T 18894 电子文件归档与管理规范GB/T 29194 电子文件管理系统通用功能要求DA/T31 纸质档案数字化技术规范DA/T50 数码照片归档与管理规范3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3.1 建设项目 construction project指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。
铁路公司工程档案管理办法（暂行）
铁路公司⼯程档案管理办法（暂⾏）铁路公司⼯程档案管理办法（暂⾏）XX铁路有限责任公司⼯程档案管理办法(暂⾏)第⼀章总则第⼀条为加强⼯程档案管理，有效保护和利⽤档案，根据《中华⼈民共和国档案法》、《中华⼈民共和国档案法实施办法》等有关法律法规，特制定⼯程档案管理办法(暂⾏)。
第⼆条本办法所称的⼯程档案，是指⼯程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的⽂字、图表、声像等各种形式的历史纪录。
第三条⼯程档案分⼯程准备阶段⽂件、监理⽂件、施⼯⽂件、竣⼯图和竣⼯验收⽂件。
(⼀)⼯程准备阶段⽂件：⼯程建设开⼯之前，在⽴项、审批、勘察、评估、设计、招投标等⼯程准备阶段形成的⽂件及会议记录、纪要、合同、协议等。
(⼆)监理⽂件：⼯程监理单位在⼯程设计、施⼯等阶段监理过程中形成的⽂件及会议记录、纪要、合同、协议等。
(三)施⼯⽂件：⼯程施⼯单位在⼯程施⼯过程中形成的⽂件件及会议记录、纪要、合同、协议等。
(四)竣⼯图：⼯程竣⼯验收后，真实反映⼯程项⽬施⼯结果的图样。
(五)竣⼯验收⽂件：建设⼯程竣⼯验收活动中形成的⽂件及会议记录、纪要、合同、协议等。
第四条⼯程档案的类型：(⼀)纸质载体：以纸张为基础的载体形式。
(⼆)缩微品载体：以胶⽚为基础，利⽤缩微技术对⼯程资料进⾏保存的载体形式。
(三)光盘载体：以光盘为基础，利⽤计算机技术对⼯程资料进⾏存储的形式。
(四)磁性载体：以磁性记录材料(磁带、磁盘等)为基础，对⼯程资料的电⼦⽂件、声⾳、图象进⾏存储的形式。
第五条⼯程档案管理部门必须对⼯程档案进⾏依法管理、有效保护、积极开发档案信息资源，确保⼯程档案的完整、安全、规范。
第⼆章档案管理部门及其职责第六条公司综合管理部门负责公司⼯程档案的管理⼯作。
其主要职责如下：(⼀)贯彻执⾏档案⼯作的法律、法规和各项⽅针政策。
(⼆)制定档案管理⼯作的规章制度，并组织实施、推⾏档案管理标准。
(三)对档案的⽇常管理进⾏监督和指导。
(四)集中管理档案，维护档案的完整和安全，开展档案的利⽤⼯作，做好档案的鉴定和编⽬。
项目档案管理办法
XX单位项目档案管理办法第一章总则第一条为进一步加强项目档案管理，使项目信息能够更方便和有效地获取、交流、处理和存档，现制定项目档案管理办法。
第二章项目档案建立时间第二条所有项目在立项启动后，即应形成档案材料。
第三条项目结题时，档案材料应整齐完备。
如项目需分年限多次实施，则每次项目实施时，都应对相关档案进行整理归档。
第三章项目归档要求第四条所有项目归档工作在项目部的监督指导下进行。
第五条档案管理人员应按照XX单位项目归档材料的目录对项目材料整理成卷。
经项目负责人检查合格后方可归档。
第六条电子版档案材料应随纸制版档案材料同时归档；声像档案应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者，照片档案应将照片和底片分别整理归档。
第四章项目档案管理第七条项目档案日常管理由XX单位项目档案管理人员负责。
第八条项目档案柜内应保持清洁，做到防盗、防火、防湿、防蛀，确保安全。
第九条档案柜每季对档案保管的状况进行一次全面检查，如遇特殊情况要及时检查，并作记录，发现问题及时向项目负责人汇报，采取有效措施，保护档案的安全。
第五章项目档案查阅第十条项目负责人可以随时查阅项目档案。
其他人员如需查阅摘抄档案，应先填写档案查阅登记表。
未经项目负责人同意，不能复印、复制、公布档案材料。
第十一条一般情况下不允许将项目档案带出档案室。
特殊情况如需借出，应先办理借阅手续，填写借阅登记表，并按照承诺时间及时归还，借用期间要妥善保管，不得遗失，不得转借。
第十二条查阅或借出档案时，经项目负责人同意后，项目管理人员要先清点材料后方可借出，收回档案时项目管理人员清点后再归位。
第十三条项目档案的修改需经XX单位秘书长同意。
第六章项目档案的销毁第十四条以项目档案使用价值为鉴定依据，由项目负责人鉴定，将鉴定情况交秘书长审核，提出处理意见，经理事长同意后，对需销毁的档案编造清册，办理批准手续即可销毁。
第十五条保管期满的档案（长期和短期）如还需使用，由秘书长同意，提出销毁意见。
铁路工程项目档案管理制度
第一章总则第一条为加强铁路工程项目档案的管理，确保档案的完整、准确、系统、规范和安全，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理的法律法规，结合铁路工程项目实际，制定本制度。
第二条本制度适用于铁路工程项目全过程的档案管理工作，包括项目立项、设计、施工、验收、运营等阶段。
第三条铁路工程项目档案管理应遵循以下原则：（一）真实性：档案内容必须真实反映项目实施过程和结果。
（二）准确性：档案内容应准确无误，符合相关规范和标准。
（三）完整性：档案应包括项目实施过程中的所有文件、资料、数据等。
（四）可追溯性：档案应具备可追溯性，便于查询、使用和监督。
（五）安全性：档案应采取有效措施，确保档案实体和电子档案的安全。
第二章组织机构与职责第四条铁路工程项目档案管理实行统一领导、分级负责、归口管理的原则。
第五条项目单位应设立档案管理机构，负责项目档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第六条档案管理机构的主要职责：（一）制定项目档案管理制度，并组织实施。
（二）负责项目档案的收集、整理、归档、保管和提供利用。
（三）对项目档案进行鉴定、整理和销毁。
（四）开展档案管理培训，提高档案管理水平。
（五）协调解决项目档案管理中的问题。
第三章档案收集与整理第七条项目档案的收集应全面、系统，确保档案的完整性。
第八条项目档案的收集范围包括：（一）项目立项、设计、施工、验收、运营等各个阶段的文件、资料、数据等。
（二）项目相关会议纪要、报告、批复等。
（三）项目设计变更、施工变更、验收报告等。
（四）项目合同、协议、财务凭证等。
（五）项目相关的法律法规、政策文件等。
第九条项目档案的整理应按照国家档案管理规范和标准进行，确保档案的准确性、完整性和可追溯性。
第四章档案保管与利用第十条项目档案的保管应按照档案实体和电子档案分别进行。
第十一条档案实体保管应采取以下措施：（一）建立档案库房，配备必要的温湿度调节设备。
（二）对档案进行分类、编目、装订，确保档案的有序存放。
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青荣城际铁路工程建设项目档案管理办法目录第一章总则 (1)第二章制定依据 (2)第三章适用范围 (4)第四章项目文件管理 (4)第五章项目文件的形成 (6)第六章项目文件的组成与内容 (7)第七章项目文件整理与案卷质量标准要求 (10)第八章项目文件的交接手续和份数 (15)第九章附则 (18)附件一：铁路建设项目档案归档范围内容表 (15)附件二：竣工文件分送单位和数量表 (21)附件三：工程文件组卷原则、方法和质量要求 (30)附件四：监理档案案卷标题 (44)青荣城际铁路工程建设项目档案管理办法第一章总则第一条根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28－2002）规定，按照原铁道部《铁路建设项目资料管理规程》（TB10443－2010）和相关规范、办法要求，结合新建青岛至荣成城际铁路（以下简称青荣铁路）工程实际，制定《青荣城际铁路工程建设项目档案管理办法》。
第二条青荣铁路建设项目档案，是指在青荣铁路建设过程中形成的，如实反映工程立项、实施过程和建设项目实体状况，经过鉴定、整理并归档的项目文件，即青荣铁路建设项目在评估、立项、审批、招投标、勘察、设计、土地征用、施工、监理、竣工验收、联调联试等全过程中形成的文字、图表、声像等全部文件，以及与纸质文件材料相对应的电子文件。
按照《铁路建设项目资料管理规程》（TB10443－2010）和《铁路建设项目竣工文件编制移交办法》（办档[2002]8号）等规定中各专业所包含的内容，青荣铁路建设项目档案文件内容和责任分工是：建设管理（A类）、由建设单位负责编制，勘察设计（B类）、由勘察设计单位负责编制，施工（C类）和竣工验收（E类）、由建设单位组织，施工单位负责编制，监理（D类）由监理单位负责编制。
第三条青荣铁路建设项目文件，是项目建设的真实记录和形成建设项目档案的主体，是反映工程项目建设全过程的有效载体，是质量责任追溯，建设项目稽查、审计、监督、管理、验收的重要凭证，也是建设项目运营后进行维修、养护、改造、管理的基础文件材料。
第四条青荣铁路建设项目文件的收集、整理，应贯穿于工程建成项目的全过程（含前文件的归档），与工程进度同步进行。
必须坚持科学认真、实事求是的态度，认真做好日常文件材料的积累、形成、整理、编制、立卷等工作，在工程竣工验收时，及时提交系统、完整、真实、准确，具有可追溯性的项目文件，并在规定时间内向有关各方移交归档。
第二章制定依据第五条青荣铁路建设项目档案的收集、分类、整理（组卷）、编目、归档、移交等工作依照以下国家法律、法规及铁路行业标准执行：1.《中华人民共和国档案法》；2.《中华人民共和国档案法实施办法》；3.《铁路建设工程项目资料管理规程》（TB10443－2010）；4.《建设工程监理规范》（GB/T50319－2000）；5.《铁路建设工程监理规范》（TB10402－2007）；6.《关于发布<客运专线铁路路基工程施工质量验收暂行标准>等五项铁路工程建设标准的通知》（铁建设[2005]160 号）；7.《铁路科学技术档案分类与代码》（TB1588－2005）；8.《铁路建设项目竣工验收交接办法》（铁建设[2008]23号）；9.《铁路系统文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》（铁档史[2010]204号）；10.《铁路建设项目竣工文件编制移交办法》（办档[2002]8号）；11.《铁路建设项目档案验收办法》（铁档史[2011]110号）；12.《铁路建设项目竣工建设用地验收交接办法》（铁运[2008]158号）；13.《关于转发〈城市建设档案归属与流向暂行办法〉的通知》（办档[1998]10号）；14.《关于做好客运专线工程总结的通知》（铁建设函[2009]672号）。
15. 《关于加强铁路房屋档案管理的通知》（办档[2007]43号）。
第三章适用范围第六条本办法适用于青荣铁路建设所有工程项目，包括站前、站后及配套工程，安全质量管理，物资设备管理，财务管理，征地拆迁管理，竣工验收、市政配套等。
第四章项目文件管理第七条青荣铁路建设项目文件归档、日常管理和利用工作由青荣城际铁路有限责任公司（以下简称“公司”）综合部负责，包括公司档案室规划建设，档案管理办法的修订完善，档案管理政策、法规文件订购、发放、组织学习、档案盒（袋、夹）统一标准，统一目录制定，建设项目应归档管理的文件由公司各部门、参建单位按照有关标准要求整理组卷后向综合部档案室移交归档。
综合部、计财部、工管部、安质部、物资部、征迁部归口管理。
项目文件日常管理实行归口管理原则，谁形成（收文处理）文件，谁收集、整理、归档。
公司综合部除做好本部门工作外，负责全部档案管理工作监督、业务指导和定期检查工作。
各监理单位除负责本单位工作外，还负责所辖标段施工、第三方检测等所有档案的检查和审核把关，牵头组织向建设单位移交。
施工、施工图审核、第三方检测、外方质量代表等单位负责编制、整理、组卷。
公司综合部负责组织汇总归档工作。
设计单位要根据需要配合做好档案资料的归档工作第八条各设计、施工、监理、第三方检测、外方质量代表、施工审核等单位应由项目总体、总工程师、总监理工程师或指定负责人负责此项工作。
设专人负责项目文件的收集、整理、立卷、安全保管和移交工作，并派人配合公司综合部完成项目档案整理上架工作，确保达到档案正式验收要求。
确保工程项目建设与合资铁路公司运营的有序衔接。
档案管理人员不得随意更换，如确需调整，应报建指同意。
第九条公司各部门、监理单位在施工中要督促检查施工单位项目阶段性文件（竣工文件、验收文件）形成、管理，编制质量和完整性、准确性，与工程项目其它管理内容一并考核，并负责向公司提交业务范围内的专项报告。
第十条各参建单位必须按期移交完整齐全的项目文件，对其真实性、准确性、完整性负责。
项目文件不齐全、不完整、不真实，与实际不符者，不能验收交接，不能进行末次验工计价，并追究原设计、施工、监理单位及有关人员的责任。
公司各部门档案管理人员要切实负起责任，末次验工计价需有公司各部门档案管理人员意见和签字。
第五章项目文件的形成第十一条青荣铁路建设项目文件的收集、整理、编目、归档、移交，应做到“三同步”，即：在布置施工任务的同时布置项目文件编制任务；在布置工程施工进度的同时布置项目文件的收集任务；在布置工程验收交接的同时布置项目文件的移交任务。
由于工作不到位，工程开工以来没有按照上述要求完成的，本办法下达后整改，在2013年8月底前补办完成。
各类资料的形成来源，由各部门、参建单位根据本规定要求收集。
第十二条各参建单位要按照各专业项目文件编制内容，随时做好变更设计图纸修改、文件收集和积累工作，注意收集施工中采用的新工艺、新材料、新方法、新技术，特殊地质、重点难点的科技攻关项目，地下建筑、地下管线、工程质量事故处理方案，以及工程隐蔽部位的文件材料，并根据变更设计的要求，及时修改施工图，填写工程日志，做到科学准确、符合实际。
第十三条各单项工程的技术负责人，要将施工过程中形成的各种检查证、试验报告、原材料（或设备）出厂合格证及各种施工记录等原始材料，按工程项目和内容分别放在案卷（盒、袋、夹）内，以防文件材料的散失和损坏。
第十四条为避免造成浪费，现有的卷皮、卷盒应继续使用。
对已经形成的案卷，除不符合要求的之外可不变。
第六章项目文件的归档范围与内容第十五条青荣铁路建设项目文件是指反应工程项目立项、审批、设计、审计、招投标、技术状态、物质形成、技术指标、质量（包括质量事故及对质量具有追溯作用的）、性能等信息的文件均应纲入归档范围。
一般分由综合部分和专业部分两大类。
专业部分由线路、路基、桥梁、涵洞、隧道、站场、动车（车辆）、给排水、通信、信息（客服）、信号、电力、电气化、房建、环境保护与水土保持、铁路用地等专业组成（详见附件三）。
各专业未包括或不能包括进去的，可以纳入综合部分。
第十六条公司各部门档案管理人员，根据本部门工作分工和档案内容，原则上工管部负责设计、施工、咨询等单位，安质部负责监理、外方质量代表、第三方检测等单位档案归口管理。
物资、财务、综合部做好所负责专业档案归口管理。
第十七条由公司工管部牵头，设计、施工单位配合，按照原铁道部办公厅《关于转发〈城市建设档案归属与流向暂行办法〉的通知》（办档[1998]10号）的要求，向工程所在地（青岛、烟台、威海三市）的城建档案馆报送有关城市建设档案。
内容包括：1．城市规划区范围内的铁路各种地下管网补测成果档案；各种房屋建筑室外给排水、燃气、供热等管线网络图；车站总平面布置图、地下管线径路图和竣工验收证书。
2．城市规划区内的铁路线路、桥梁、隧道总平面布置图，桥梁平面、立面竣工图，线路、隧道的纵断面图和标准横断面图及有关说明。
报送城建档案馆的项目文件均提供副本。
归档文件应符合城建档案馆的要求和《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328）的规定。
属既有线改造的工程，可不向所在地城建档案馆报送。
第十八条青荣铁路建设项目应向中国铁路总公司、济南铁路局档案馆进馆。
内容包括：（一）验收证书、建交表和工程总结。
（二）竣工图底图。
1．线路平面图、纵断面图，平、纵断面缩图，铁路用地总平面图。
2．特大桥（500m以上）和大桥（100～500m）平面图、立面图、桥址平面图、梁部和墩台结构图（梁图采用标准图时，只在目录中注明标准图号和编制单位）。
3．隧道的横、纵断面图和主要结构图。
4．各车站（城阳、即墨北、莱西北、莱阳、海阳北、桃村北、官庄、烟台南、牟平、威海北、威海、文登东、荣成站）平面布置图，通信、信息（客服）、信号、防灾监控、电力、电气化、给排水、站房等平面布置图、竣工图，各种管线布置图，主要车间设备布置及安装图。
具体要求详见附件二。
第十九条征购土地、拆迁补偿等原始凭证，由公司征迁部组织施工单位分类组卷，归入土地管理档案，交公司档案部门永久保存。
相关财务档案，由公司计财部按财务规定归档保存。
第二十条监理文件纳入项目文件综合部分，由各监理单位负责编制，由公司安质部负责审核。
第二十一条各专业所采用的通用图、标准图归档时，原则上只归档采用实施张页，原图标内容不变，单独组卷。
第二十二条施工过程中形成的各种变更、洽商记录文件，随项目文件材料组入各参建单位工程项目案卷中。
第七章项目文件整理与案卷质量标准要求第二十三条项目文件形成后，必须按文件材料形成规律和成套性特点，保持文件之间的有机联系，先按专业、再按单项工程，合理组卷。
项目文件整理方法和案卷质量要求如下：1．在组卷时，应先区分专业，然后按单位工程为单元组成若干个卷（即盒）。
2．单位工程一般按开工报告、竣工报告（验收记录）、施工日志、工程数量、变更设计通知单、单位工程质量评定文件等部分组成，要科学排序，文字在前，图纸在后。