PDCA在提升医院行政总值班管理效能中的运用

现代医院２０１６年１２月第ｌ６卷第１２期医院管理篇Ｍｏｄｅｍ　Ｈｏｓｐｉｔａｌ　Ｄｅｃ　２０１６　Ｖｏｌ　１６　Ｎｏ　１２　ＰＤＣＡ在提升医院行政总值班管理效能中的运用　贝　兰　【摘要】　医院行政总值班是医院管理的重要组成部分。笔者通过对医院运用ＰＤＣＡ管理工具加强行政总值　班管理的做法和成效进行阐述，提出应不断提升值班人员服务意识和业务素质，建立问题预警机制和多轨值班机制　等优化行政总值班管理、提升管理效能的建议。　【关键词】ＰＤＣＡ管理；行政总值班；效能　中图分类号：Ｒ１９７．３１　文献标识码：Ｂ　ｄｏｉ：１０．３９６９／ｊ．ｉｓｓｎ．１６７１—３３２Ｘ．２０１６．１２．０３６　

Ｔｈｅ　Ａｐｐｌｉｃａｔｉｏｎ　ｏｆ　ＰＤＣＡ　ｉｎ　Ｉｍｐｒｏｖｉｎｇ　ｔｈｅ　Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ　Ｅｆｆｉｃｉｅｎｃｙ　ｏｆ　ｔｈｅ　Ｇｅｎｅｒａｌ—Ｏｎ—Ｄｕｔｙ　ｉｎ　Ｈｏｓｐｉｔａｌ　ＢＥｌ／，ａｎ　【Ａｂｓｔｒａｃｔ】Ｔｈｅ　Ｇｅｎｅｒａｌ—ｏｎ—ｄｕｔｙ　ｏｆ　Ｈｏｓｐｉｔａｌ　ｉｓ　ａｎ　ｉｍｐｏｒｔａｎｔ　ｃｏｍｐｏｎｅｎｔ　ｏｆ　ｈｏｓｐｉｔａｌ　ａｄｍｉｎｉｓｔｒａｔｉｏｎ．Ｔｈｉｓ　ａｒｔｉｃｌｅ　ｄｅｍｏｎｓｔｒａｔｅｓ　ｔｈｅ　ｐｒａｃｔｉｃｅｓ　ａｎｄ　ｅｆｆｅｃｔｉｖｅｎｅｓｓ　ｏｆ　ａｐｐｌｙｉｎｇ　ＰＤＣＡ　ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ　ｔｏｏｌｓ　ｔｏ　ｓｔｒｅｎｇｔｈｅｎ　ｔｈｅ　Ｇｅｎｅｒａｌ—－ｏｎ——ｄｕｔｙ　ｍａｎ・—　ａｇｅｍｅｎｔ，ｐｒｏｐｏｓｅｓ　ｔｏ　ｃｏｎｔｉｎｕｏｕｓｌｙ　ｉｍｐｒｏｖｅ　ｔｈｅ　ｓｅｒｖｉｃｅ　ｃｏｎｓｃｉｏｕｓｎｅｓｓ　ａｎｄ　ｐｒｏｆｅｓｓｉｏｎａｌ　ａｂｉｌｉｔｙ　ｏｆ　ａｔｔｅｎｄａｎｔ，ｅｓｔａｂｌｉｓｈｉｎｇ　ｅａｒｌｙ—　ｗａｒｎｉｎｇ　ｍｅｃｈａｎｉｓｍｓ　ａｎｄ　ｍｕｈｉｔｒａｃｋ　ｄｕｔｙ　ｍｅｃｈａｎｉｓｍ　ｏｎ　ｏｐｔｉｍｉｚａｔｉｏｎ　ｏｆ　ｔｈｅ　Ｇｅｎｅｒａｌ—ｏｎ—ｄｕｔｙ　ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ，ｅｎｈａｎｃｅ　ｔｈｅ　ｅｆｆｉ—　ｃｉｅｎｅｙ　ｏｆ　ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ．　【Ｋｅｙ　ｗｏｒｄｓ】ＰＤＣＡ　Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ；Ｇｅｎｅｒａｌ—ｏｎ—Ｄｕｔｙ；Ｅｆｆｉｃｉｅｎｃｙ　【Ａｕｔｈｏｒ　Ｓ　ａｄｄｒｅｓｓ】Ｔｈｅ　Ｔｈｉｒｄ　Ｐｅｏｐｌｅ　ｓ　Ｈｏｓｐｉｔａｌ　ｏｆ　Ｈｕｂｅｉ　Ｐｒｏｖｉｎｃｅ，Ｚｈｏｎｇｓｈａｎ　Ｈｏｓｐｉｔａｌ　ｏｆ　Ｈｕｂｅｉ　Ｐｒｏｖｉｎｃｅ，Ｗｕｈａｎ　４３００３３，Ｃｈｉｎａ　

医院行政总值班是院方在夜间和节假１３时段的　行政指挥枢纽，代表院长临时处理医院内发生的一　切事务。通过行政总值班，可以在非办公时间对一　些临时医疗工作进行有效管理，对临床突发、复杂医　疗活动及突发公共卫生事件进行处理，对值班医务　人员的在岗在位情况进行有效监督　。但在执行　过程中，也暴露出一些问题和缺陷。笔者从分析行　政总值班存在的问题人手，运用ＰＤＣＡ管理工具，研　究探索有效方法和模式，以期提升行政总值班工作　效能，获得更高的管理成效。　１存在问题　以某医院的行政总值班为例，该院目前行政总　值班由１８个职能科室的正副主任及工作人员组成，　共计５６人。其中：正主任１８名，副主任９名，科员　２９名。非医疗专业教育背景的３３名，占总值班人　数的５８％。长期以来，医院行政总值班存在孤身管　理、外行管理、临时管理、被动管理　等缺陷：由于　管理时间是在非工作时间，在管理过程中都是单独　执行；参与行政总值班的都是医院行政工作人员，全　基金项目：湖北省卫生计生指导性项目（编号：ＷＪ２０１５Ｚ０５５）；湖北　省卫生厅卫生政策科研项目（编号：ＺＣ２０１２—１６）　贝兰：湖北省第三人民医院／／湖北省中山医院　湖北武汉　４３００３３　１８１７　部来源于行政管理部门，大部分缺乏医疗专业背景；　行政总值班实行轮班制，“临时管理”全院事务；值　班时，多数值班人员缺乏主动意识，很少去各科室巡　查，接到需要处理问题的电话时才会到现场处理，管　理相对被动。　２　ＰＤＣＡ管理在提升医院行政总值班效能中的具　体运用　ＰＤＣＡ循环管理法包括计划（Ｐｌａｎ）、实施（Ｄｏ）、　检查（Ｃｈｅｃｋ）、处理（Ａｃｔｉｏｎ），是由美国质量管理专　家戴明于２０世纪５Ｏ年代提出的质量管理工作循环　（ＰＤＣＡ循环），又称“戴明环”，是全面质量管理的　基本方法。以其对质量控制的全面性、持续改进性、　不断提升性而受到广泛推崇。　２．１　Ｐ：计划阶段——分析现状、查找问题、拟定计　划　２．１．１开展访谈为了解总值班人员在进行行政　总值班工作时，最困惑、最迫切需要帮助解决的问　题，组织人员开展总值班人员访谈。共访谈５６名总　值班人员，收集问题５０余个。经过鱼骨图分析，发　现影响总值班效能的相关因素包括专业知识缺乏、　业务流程不熟悉、岗前培训不到位、激励考核机制不　健全、相关制度流程需完善等问题（图１）。　２．１．２对２０１５年总值班处理的问题进行分析统计　１８１８　医　’２（ｔｌ６＿】Ｊ　黄Ｉｎ每ｍ　Ｉ　２　医院管理篇　、１ｌＩＩ　ｌｌ　Ｉ　ｈ￣ｐｉｔ　ｉＩ　Ｉ）　２０１６、Ｉｌ１　１６、”Ｉ　２　¨｛Ｊ表ｌ　Ｉ・　，２０ｌ５　ｉ幺院ｉ　政总　』　处　‘Ｊｉ’－纡２３５例，涉搜Ｊ’｛院僻　的　个力　面，』　ｒ　勤　。Ｊｊ：纡９６例，１　０　总　的４ｌ　；Ｊ　相火’　箭８３例，　『１　、；　的３５　；７　政卡Ｈ火。　纡４０例，』Ｉ　１ｌ　，Ｊ　１７％；　院安个＝’　务１６『｛Ｊ＿Ｉｊ，ＪＩ　总｛　的７％（ｊ冬１　２）　、　ｒ　Ｊ　｛：ＩＩ火　｝ｉ‘务－ｌ　．ｆ　０　ｆ　，』　的分”『Ｊ址　Ｉ｛Ｉ札ＥＩＩ　ｉｆ　（２１例）、　疗投诉纠纷（２０例）、联系　家会诊伶　（Ｉ　５例）　

图Ｉ　影响行政总值班效能的相关因素“鱼骨图”　表】　２（）Ｉ　５年某医院行政总值班处理事件情况　（¨　

勤Ｊ『Ｌ．－ｄ－＇－。　务　§　Ｊ　：川炎，Ｉｋ符　ｆ　政卡¨炎业务　冀§　院安令业务　

图！　（１Ｉ　５年医院行政总值班处理事件统计表　２．２　Ｄ：实施阶段——执行改进措施　幢Ｊｌ１］有效的运　方法址砌　拟定汁　Ｉ允分落实　九勺火键　院十¨父职能科　针对秆　ｌＪ题拿ｆ　决卅施：Ｉ父子那修ｆｒ　Ｊ　急诊　包通道／支“　”患　救治费用减　处胖流　、ｌ父疗纠纷处川　护　Ｉ５　ｆ‘×、Ｊ‘仪Ｉ１ＩＪ／爻１　ｆＪ　ｌｌｉ痫Ｊｘ：Ｉｉ　ｔＩ　Ｊ术化　ｆ　ｍｌＪ定十Ｈ　Ｊ　流　院办纳　１　新的ｌ　作仟务，承　修汀Ｊ　Ｉ　总ｆｆ【班制　，刈‘中¨火　ｆ１　ｆ　纡进行＇ｒ　・、、　－＂ｉｉｉｊ州；实　ｆ　Ｊ：总值班使　Ｌｖ，ｆ，Ｉ度，叟求总仳功　人员刈个＝院怖Ｊ术　Ｊ．＝『｛技科　进ｉ　仪　膀，愉　ｆＩ　ｆｒｉｌｌ！人贝伍　ｈ＇ｆｔ￣Ｌ、Ｊ　院痫人　、愉　仔院总Ｉ　师使川　况等；埘　２０１４年　增ＪＪＪＪ『ｌ，Ｊ年菏总『『ｆｌ＝班人员逃ｆ　投课，讲　总值班Ｉ　ｆ１　【　》　¨Ｉ逆纾中心建●　ｒ‘　勤总　－ｊ，－　－联系力　』　，刈　总　小ｉ９Ｊ问易…Ｉ脱的　勤　题　分成“零ｊ　维修、　箭仉　［、　他服务、　政　班”　人类１４个小　，铒项　作指定号人饥　，仪问　院　ｆ　政总　ｆ小巡刮州Ｊ　题　『ｌ　［接联系　Ｉ火ｒ作人　２．３　Ｃ：检查阶段——检查计划执行情况　每天总价　Ｌ　作　ｌ『Ｉ总　人‘ｉ　大　Ｌ　院办反坝，涉／支到　火科　的　题，能、　即解决ｎ０　●　解决，　职能部　／＼的及时联系　决，对不能　懈决的川题　二人｛＝多交　父邮　洲斛决．院办　Ｊｊ将总　。　进｛ｊ　－，ｃｊ、　。‘　，ｊ　全院公　Ｈ时，埘　符职能　¨　删解决的Ｍ　进　踪，　『ｕＪ题址　刮及［ｆｌ『　收　ｆ：述）　卅对饼导和捉　能科书　的执仃　Ｊ　划　进作川　现代医院２０１６年１２月第１６卷第１２期医院管理篇Ｍｏｄｅｍ　Ｈｏｓｐｉｔ￣Ｄｅｅ　２０１６　Ｖｏｌ　１６　Ｎｏ　１２　２．４　Ａ：处理阶段　新制度运行后，值班人员主动深入一线了解临　床各岗位工作动态，掌握医务人员及病人在院情况、　病人数及危重病人数、夜间管理情况等，了解重点科　室的需求，现场解决临床亟待解决的问题等，保证了　医疗安全，逐步建立并完善多项管理制度及流程。　设计“行政总值班满意度调查表”，统计分析临床科　室满意度，不断优化与改进行政总值班工作流程，提　高工作效能。对系统存在的问题协调管理科室和相　关部门共同解决，对共性问题重点解决、个性问题有　针对性地解决，定期总结经验教训，根据找出的教　训、经验，制定有关制度，补充或修改计划，督促实施　和检查，接着进入下一个ＰＤＣＡ循环，如此不断地进　行持续的质量改进　。　３实施成效　医院自２０１４年底将ＰＤＣＡ管理引入医院行政　总值班管理后，新参值人员培训率达１００％，新流程　执行率达到１００％，总值班人员夜查房率达１００％，　提升了总值班人员对突发事件的处理能力，较好地　服务临床、服务患者、服务一线。　２０１４—２０１６年，根据行政总值班ＰＤＣＡ管理中　发现的问题，医院修订完善了《医院总值班制度》、　《医院总值班应急管理制度》、《急诊绿色通道及“三　无”患者救治费用减免处理流程》、《医疗纠纷处理　流程》、《夜间及节假日病区临时床位调配相应流　程》、《总值班夜查房制度》、《新参值人员培训制　度》、《后勤总值班制度》等，有效提升了管理效率。　４体会　４．１　提高思想认识，坚持“优质服务于临床”的工　作理念　总值班人员应不断提升主动服务意识，以良好　服务态度和高效的工作效率，积极为临床和患者排　忧解难，优质服务于临床，从而提高临床对行政总值　班的信任度。　４．２　实现角色转变，建立问题预警机制　过去总值班更多履行的是管理职能，但经过调　整后，职能定位转变为管理与服务相结合。查房时，　总值班只要多关心临床工作、多问几句，就有可能将　有些小问题提前预警，甚至予以解决，不断提高总值　班的工作效率。　４．３提升业务素质，加强对值班人员的培训　一是加强新值班人员培训，使之尽快适应工作　要求。二是可安排有经验的值班人员带教，发挥老　同志的“传、帮、带”作用。三是对总值班处理事件　总结分析，就重点案例警示学习，分享成功处置经　１８１９　验，强化总值班人员突发事件处置能力、医疗纠纷处　理能力、内部事宜协调能力　。四是加强行政总值　班人员应急素质的培养。在突发事件的处理中，行　政总值班的应急素质至关重要。医院应急反应整体　能力的高低与各类人员的应急素质密切相关。因　此，应多开展相关应急培训与考核测评，开展系统的　专门业务技术培训和逼真的应对情景训练，以此提　高行政总值班人员的应急素质　Ｊ。　４．４定期汇总分析，总结交流工作经验　ＰＤＣＡ循环中，要注重系统改进和整体质量提　高，对服务制度、流程等进行审视、修订、完善，对服务　资源、环节等进行协调、整合、再造　。通过对总值班　处理问题进行统计分析，从中发现常见问题、疑难问　题，从而有针对性进行培训；对值班工作中做得的好　案例，进行案例分享和交流，以提升行政总值班整体　工作能力和管理水平；对好的制度和流程，持之以恒　的坚持执行，对需完善的制度流程，不断优化改进。　４．５探索建立以行政总值班为核心的多轨值班机制　通过医院新建立的后勤总值班工作制发现，这　种“双轨”结合的值班方式，对提升总值班效能大有　裨益。结合现已推行的住院总医师负责制，未来建　立行政、后勤、医疗三轨并行值班机制，一定更能保　障医疗安全，强化医院管理，提升工作质量。　建立一套完整的合乎现实的行政总值班管理体　系，直接关系着医院的稳定与秩序　ｊ。运用ＰＤＣＡ　管理工具对行政总值班管理工作进行研究、探索、持　续改进，使之周而复始、螺旋上升，实现被动管理向　主动管理的转变，提高了行政总值班的管理效能，为　持续提升医院管理水平助力。