四种时间管理方法

广义动量定理与系统思考——战争、管理学与经济学通论

3.3.8 时间管理

德鲁克在《卓有成效的管理者中》写道：“有效的管理者知道，时间是一项限制因素。任何生产程序的产出量，都会受到最稀有资源的制约。在我们称之为“工作成就”的生产程序里，最稀有的资源，就是时间。但人们却往往最不善于管理自己的时间。

许多管理者都意识到了哪些事情会浪费他们的时间，然而他们却不敢面对这个问题。他们怕因小失大，造成错误。殊不知即使有了错误，也能很快弥补。事实上，一位管理者大刀阔斧减少不必要的工作，绝不会有太大的风险。能够大量削减不必要的和非生产性的工作，工作就进行得快多了。认识你的时间，只要你肯，就是一条卓有成效之路。”

乔布斯在斯坦福的毕业演讲上说：“你们的时间很有限，所以不要将他们浪费在重复其他人的生活上。‘记住你即将死去’是我一生中遇到的最重要箴言。它帮我指明了生命中重要的选择。”

时间是物质运动的顺序性和持续性。其特点是一维性，是一种特殊的资源。时间有以下属性：

1）时间毫无弹性

2）时间无法储存

3）时间无法取代

4）时间无法失而复得

时间管理的四个发展阶段

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3.3.8.1 柳比歇夫时间管理法

柳比歇夫时间管理法是苏联昆虫学家柳比歇夫56年如一日对个人时间进行定量管理而得名的，他一生发布了70余部学术著作。这种方法建立在数学统计的基础之上，重点是对消耗时间的记录进行分析，使人们能正确认识自己的时间利用状况，并养成管理自己时间的习惯。简单地说，柳比歇夫时间管理法就是要记录时间、分析时间、消除时间浪费、重新安排自己的时间。是个人时间定量管理的方法。

时间管理要点

⑴保持时间记录的真实性、准确性。真实是指工作现场的记录，而不是补记的。准确是要求记录的误差不大于15分钟，否则记录就无使用价值；

⑵切勿相信凭记忆的估计，人对时间这种抽象物质的记忆是十分不可靠的；

⑶选择的时间记录区段要有代表性；

⑷及时调整时间分配计划。在检查时间记录时，要找出上一时段计划时间与实耗时间的差，并以此为根据，对下一时段的时间耗用予以重新分配；

⑸坚持就是成功。

时间管理步骤

⑴记录。运用各种各样的耗时记录卡准确地记录时间耗费情况。工作记实表，真实准确；

⑵统计。每填完一个时间区段后，对时间耗费情况进行分类统计，看看用于开会、听汇报、检查工作、调查研究、走访用户、读书看报等项目的时间比例有多大，并绘成图表。

⑶分析。对照工作效果，分析时间耗费的情况，找出浪费时间的因素。浪

费时间的因素主要表现在：做了不该做的工作；做了应该由别人做的工作；做了浪费别人时间的工作；犯了过去犯过的错误；开会和处理人事关系时间过长等等。

⑷反馈。根据分析结果制订消除浪费时间因素的计划，并反馈于下一时段。

3.3.8.2 德鲁克时间管理法

彼得德鲁克在《卓有成效的管理者》中写道：“

如果知识工作者想取得任何绩效，那他必须将精力集中到整个机构的工作成果和绩效目标上来。这也就是说他必须省出时间来做这些事情，必须将目光从自己的工作转向出成效，从自己的专业转向外部世界，因为只有外部世界才有绩效可谈。

一、记录时间

要使管理工作卓有成效，第一步就是要将他实际使用时间的情况记录下来。

许多卓有成效的管理者都保持着做这种记录的习惯，并对这些记录每月定期进行检查。卓有成效的管理者至少每年两次、每次3—4 个星期要亲自来做自己的工作记录。每次亲自做过记录之后，管理者就有必要重新考虑并修订他们的时间安排。但不到六个月，他们肯定会发现白己又有所偏离，常常会在一些无关紧要的琐事上浪费时间。这是一种练习，只有通过反复练习才能学会有效地使用自己的时间，也只有反复不断地作出努力来管好自己的时间，才能避免上述这种偏离现象。

二、杜绝浪费时间的因素

第二步就是要对时间进行有序的管理。为此，需要找出自己的哪些活动是浪费时间、不产生效果的，并尽可能将这些活动从时间表上排除出去。要做到这一点，这里有些诊断性的问题，可以问一问自己。

1）首先必须发现并排除那些根本不需要去做的事情和那些纯粹浪费时间而又不产生效果的事情。

2）下一个问题便是：“记录上的哪些活动可以由别人代为参加而又不影响效果的?”

3）通常来说，浪费时间往往发生在管理者可以控制的范围之内，他自己完

全能够消除这种浪费现象。他所浪费的时间往往是别人的时间。

以上三个诊断性的问题旨在说明管理者自己能控制那些耗费时间又不产生效果的活动。每位知识工作者、每位管理者都该用以上子个问题来检查一下自己。但是，经理也要关心因管理不善或机构有缺陷而产生的时间流失现象。管理不善不但会浪费大家的时间，特别会浪费经理自己的时间。

1）首先必须找出那些因缺乏制度或远见卓识而产生的种浪费时间现象。

2）机构臃肿、人浮于事是产生浪费时间的原因。

3）另一个常见的浪费时间的原因是机构功能不健全，其主要症状就是会议过多。

4）最后一个浪费时间的原因是信息功能不健全。

三、统一安排可以自由支配的时间

卓有成效的管理者明白：必须用好自己可以支配的时间。他知道自己需要的是整块的时间，零零碎碎的时间是派不上用场的。如果能把零星时间合并成大块时间，就是只有四分之一个工作日，也可以完成一件重要的事情，假如这些时间都是零敲碎打的，这里15分钟、那里半小时，就是有四分之三个工作日，也干不成什么事情。

所以，管理好时间的最后一条措施就是如何把记录和分析所显示的、通常是属于管理者自己可以支配的时间集中起来。

四、要事第一与一次只做好一件事

如果卓有成效还有什么“秘密”的话，那就是善于集中精力。卓有成效的管理者总是把重要的事情放在前面先做，一次做好一件事情。

做事集中精力，这不但是出于管理者工作性质的需要，也是由人的特点所决定的。其理由是：要做的重要贡献非常多，而可做贡献的时间却十分有限。

集中精力做好一件工作之所以必要，是因为管理者总有许多工作要做。一次做好一件工作，恰恰就是加快工作速度的最佳办法。管理者越是善于集中时间、精力和各种其他资源，那么他就越能完成好各种各样的任务。”

3.3.8.3 科维四象限时间管理

时间“四象限”法是美国的管理学家史蒂芬•科维提出的一个时间管理的理