工程资料及档案管理制度

工程资料及档案管理制度

第一章总则

第一条为进一步规范中国水电成都地铁四号线二期工程土建

二标项目经理部档案文件的收集、整理、立卷、归档工作，统一工程档案文件的编制标准，确保档案文件完整、准确、规范、及时移交归档，根据国家档案局颁发的《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）、四川省建设厅印发的《四川省建设工程文件归档技术管理规定》（川建发［2006］158号）、四川省档案局印发的《四川省重大建设项目档案管理制度》（川档发〔2008〕45号）、成都地铁公司印发的《成都轨道交通有限公司建设分公司竣工文件编制移交管理暂行制度》，结合中国水电成都地铁四号线二期工程实际，特制定本制度。

第二条竣工文件系指在建设项目建设过程中形成的、如实反映施工过程和工程实体状况的，具有保存利用价值的各种文件材料、图纸、照片、录音、录像、光盘等。

第三条项目经理部工程管理部归口管理轨道项目档案文件编制移交工作。

第四条本制度适用于中国水电成都地铁4号线二期工程土建

2标项目经理部。

第二章文件管理制度

第五条文件的分类：文件分受控文件和非分受控文件两类。

1、受控文件：

（1）管理体系文件：管理手册（除因投标送给顾客以及其它用途的管理手册）、程序文件、作业文件（包括管理制度、管理制度、管理规定等）；

（2）合同文件：施工合同、分包文件、供货合同等；

（3）技术文件：施工组织设计、项目质量计划、职业健康安全管理方案、环境管理方案、专项技术措施等；

（4）外来文件：包括相关的法律、法规、规程、规范、标准、设计文件、设计变更、招标文书、顾客提供的图纸、图样等）。

（5）其他文件：包括公司其他与一体化管理体系有关的管理文件及上级下发的文件；

2、除以上受控文件外，其他为非受控文件。

第六条文件的标识

1、各部门负责编制各自使用的“受控文件清单”，并由部门负责人审核，文件和资料管理员负责控制。

2、受控文件一般加盖“受控”印章；规程、规范、图纸、技术资料可采用其它的适当方式进行标识。

3、各部门管理性文件编号以文件号作为状态标识。

第七条文件的编制和审批：项目经理部各部门管理性文件由各部门组织编制，并组织有关部门和人员进行会审和会签，分管领导审批，项目经理批准，项目经理部综合办公室负责发放。

第八条文件的发放

1、受控文件由文件资料管理员统一编制分发号，并填写“受控文件发放(领用)审批登记表”，经部门负责人或分管领导审核批准后，按发放（领用）范围发放。

2、文件领用人在“受控文件发放（领用）审批登记表”上签收，

注明日期，每份文件都有分发号，以便于追溯。

3、当需使用文件的人员未领到文件时，不得随意借用其他人的文件复印，应填写“受控文件发放（领用）审批登记表”，经部门负责人或分管领导批准后，到文件管理部门办理领用手续。文件复印件由文件资料管理员加盖“受控”印章，否则复印件无效。复印件在原件编号的后面加注-1 或-2，…作为受控号，以便发放登记。

4、受控文件使用人应保护好文件，不得丢失或损坏。如一旦发生丢失或损坏，应办理申请领用手续，并在领用申请中作出说明。

第九条文件的换版与作废

1、文件经过多次更改或需要进行大幅度修改时应进行换版。发放新版本时，由综合办公室负责作废文件的处理。

2、失效或作废的文件，由文件资料管理员填写“文件销毁申请单”，经综合办公室负责人审批后统一销毁。需作资料保留的作废文件，申请人应填写“文件保留申请单”，经综合办公室负责人审批后方可留用。保留的作废文件，应加盖“保留”、“作废”标识。防止作废文件的非预期使用。

第十条文件的归档、借阅

1、受控文件经审核批准后，由文件资料管理员填写“文件归档登记表”，并列入“受控文件清单”中。存入磁盘的文件也由文件资料管理员进行归档登记，以防丢失。

2、需临时借阅文件的人员应填写“文件借阅申请单”，经文件管理部门负责人批准后借阅。借阅者应在指定日期归还文件，到期不归还的由文件资料管理员限期收回。原版文件一律不外借，以防丢失或损坏。

3、文件资料管理员应经常检查各类在用文件的有效性，发现问

题及时处理，防止失效或作废文件的非预期使用。

第十一条外来文件的管理

1、项目经理部对法律、法规、标准、规程、规范及其他要求的收集、识别和控制按《法律法规和其他要求控制程序》有关规定执行。

2、各文件管理部门发放到供方的受控文件，如发给工区的施工图、技术要求和规程、规范等，应进行发放登记和跟踪更改控制。

第三章竣工文件管理

第十二条项目经理部工程技术部依据在招、投标文件的编制、

合同协议的签订时明确规定竣工文件的编制要求、内容、份数、移交归档时间及履约责任等要求对档案管理工作进行管理和指导。

第十三条项目经理部应认真履行投标承诺与合同中关于竣工文件编制的有关条款、规定，重视竣工文件编制移交管理，将这项工作纳入到施工技术管理、劳动竞赛考核、总工程师和有关工程技术人员的职责范围。由工程管理部配备专业人员负责竣工文件从形成到归

档移交各个环节。

第十四条项目经理部负责收集、编制、立卷归档施工文件、竣工图和竣工验收文件。材料、构件和设备的供货单位负责将其承包项目范围内的文件收集齐全，及时提交施工安装单位整理、立卷、归档。

第十五条工程竣工文件收集、编制、整理和移交归档应与工程建设同步进行，必须真实、准确、完整，不得后补。

第四章竣工文件归档范围及组卷要求

第十六条竣工文件归档范围及组卷顺序见《成都轨道交通工程竣工文件归档范围及组卷排列顺序表》

第十七条建设项目声像档案、电子档案的整理移交按照《成都

轨道交通有限公司工程建设项目电子档案整理移交细则（暂行）》（成轨建司发〔2011〕59号）、《成都轨道交通有限公司工程建设项目竣工声像档案整理移交细则（暂行）》（成轨建司发〔2011〕63号）等文件执行。

第十八条竣工文件是轨道交通工程建设项目的真实记录，必须真实记录和准确反映工程建设过程和竣工时的实际情况，图物相符、技术数据可靠、签字手续完备。严禁对文件进行涂改、伪造、随意抽撤、损毁和丢失。

第十九条竣工文件的质量要求

一、竣工文件应为原件，确无原件的应归具有凭证作用的复印件，须在复印件上加盖公章，并注明原件存储位置。供货商提供的复印件，应加盖供货商单位公章并标明品种、规格型号、批次、供货日期和数量等；施工单位、监理单位提供的复印件应加盖施工单位、监理单位公章。

二、竣工文件装订整齐美观、字迹工整、卷面整洁，签字盖章手续完备规范，图纸图幅标准、线条清晰、反差良好、折叠标准统一。

三、竣工文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、热敏纸、铅笔等。确为易褪色材料（如复写纸、热敏纸等）形成的文件，应附一份扫描打印件或复印件。

四、竣工文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4 幅面 (297mm ×210mm)，图纸宜采用国家标准图幅并与施工设计图纸的比例一致。对小于A4幅面的文件，应将其粘贴在A4幅面的白纸上；对大于A4幅