中交一航局有限公司印章档案管理办法.20111221
公司档案室印章管理制度范本
第一章总则第一条为加强公司档案室印章管理，确保印章使用的规范性和安全性，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国印章管理法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有印章的管理，包括公章、合同专用章、财务专用章、法人代表章等。
第三条公司印章管理应遵循以下原则：（一）统一管理、专人负责；（二）安全保密、规范使用；（三）责任明确、奖惩分明。
第二章印章的保管与使用第四条公司设立印章管理部门，负责印章的保管、使用、注销等工作。
第五条印章管理部门应指定专人负责印章的保管，并建立印章保管登记簿，详细记录印章的名称、规格、材质、编号、保管人等信息。
第六条印章的保管应符合以下要求：（一）印章应存放在安全、干燥、通风的专用保险柜中；（二）保险柜应配备防盗报警装置，确保印章安全；（三）印章的保管人应妥善保管印章，不得随意转借、代用、复制或伪造。
第七条印章的使用应遵循以下程序：（一）用印申请：需用印的部门或个人应填写用印申请单，注明用印事由、用印数量、用印时间等信息；（二）审批：印章管理部门对用印申请进行审批，必要时可报请公司领导审批；（三）登记：审批通过后，用印人应到印章管理部门领取印章，并在用印登记簿上登记；（四）使用：用印人应严格按照规定使用印章，不得随意更改印文内容；（五）归还：用印完毕后，用印人应及时将印章归还至印章管理部门，并在用印登记簿上登记归还时间。
第八条印章的使用应符合以下要求：（一）用印人应使用正规印泥，确保印文清晰；（二）用印人应按照规定的顺序用印，不得颠倒顺序；（三）用印人应确保印文内容准确无误。
第三章印章的注销与销毁第九条印章因以下原因需要注销：（一）印章损坏、无法正常使用；（二）公司合并、分立、撤销；（三）其他需要注销印章的情形。
第十条印章注销前，应进行以下程序：（一）提出注销申请；（二）审批：印章管理部门对注销申请进行审批，必要时可报请公司领导审批；（三）登记：审批通过后，在印章保管登记簿上登记注销信息；（四）销毁：印章管理部门应将注销的印章及时销毁，确保印章不再被使用。
档案管理印章管理制度
（1）提供档案原件。
（2）提供档案复印件。
（3）提供文献索引资料。
第18条借阅管理
（1）凡需使用档案者，均须填写《文献借阅登记表》，根据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后
方能调阅。
（2）案卷一般仅供在档案室阅看，立卷旳文献、资料可外借。外借旳须办理登记手续。
（3）借阅期限不得超过_ 3天，到期偿还；如需再借，应办理续借手续。
（12）本企业对外旳正式发文与有关机构来往旳批复。
第4条管理部门
（1）企业档案工作要实行集中与分散管理相结合旳体制。由行政管理部负责主体档案旳管理，并对其他部门旳档案管理工作进行督促和指导。
（2）企业设置四个档案管理点，分管各类文献、资料档案。工程技术部负责工程建设过程所需各类文献、资料及制度旳建档与管理；人力资源部负责企业所有人员及制度旳建档与管理；财务部负责所有财务文献、资料及制度旳建档与管理；行政管理部负责其他文献、资料及制度旳建档与管理，同步负责其他部门移交档案旳管理。
第19条对已失效旳档案，由档案管理员登记造册，经有关领导共同鉴定，报总经理同意后，按规定销毁。
第20条经同意销毁旳档案，可单独寄存六个月，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。
第21条销毁文献必须在指定地点进行，并指派专人监销，文献销毁后，监销人应在销毁注册上签字。
第七章附则
第22条本制度由档案部部负责解释、补充，由总裁办同意后实行。
7、财务章保管人员妥善安全保管印章，财务专用章如有遗失，财务部经理须及时向主管领导汇报，立
即在影响较大旳媒体上刊登遗失启事，同步向开户银行、税务局等其他有关单位发函申明，并在24小时
内办理更换印鉴旳手续。
8、财务保管人员做好登记，严禁在空白纸张上用印。
印章档案管理制度
印章檔案管理制度第一章总则为规范印章檔案管理工作，保障印章安全合法使用，保护国家利益和公民权益，提高工作效率和服务水平，制订本制度。
第二章印章的分类1. 根据印章使用范围和用途，印章分为公章、合同章、财务专用章、票据章、法定印章等。
2. 公章是机关、团体和企事业单位法定的标志，用以证明文件或证件的真实性和合法性，不得私自向其他单位或个人开放使用。
3. 各种印章必须按规定归口管理，使用范围严格限定，且使用人员必须为单位正式聘用的工作人员。
第三章印章的管理1.印章由单位领导班子讨论审定后设立或单位规章设立。
2.印章管理岗位设专人管理，保管单位精密印章。
3.印章使用申请人须填写《印章使用申请单》，写明印章的名称、用途、使用范围和时间，并由单位领导签字确认。
4.单位内部印章使用应当由单位领导直接签字审批。
第四章印章的使用1.印章使用对象限定为单位正式聘用的工作人员，不得私自向其他单位或个人开放使用。
2.印章使用范围限定为单位规定的范围内，擅自扩大印章使用范围者，应当追究责任。
3.印章使用时间限定为《印章使用申请单》规定的时间内，擅自延长印章使用时间者，应当追究责任。
4.印章使用完毕后，应当及时将印章交还给印章管理岗位或保管单位。
第五章印章的保管1.印章管理岗位设专人管理，保管单位精密印章。
2.印章管理人员应当认真履行职责，确保印章不受损坏、丢失或被盗。
3.印章管理人员应当按照规定定期检查印章的完好性和使用情况，确保印章的安全。
4.发现印章有损坏、丢失或被盗等情况时，应当及时向上级主管单位和公安机关报案，并做好相关记录。
第六章印章的监督1.单位领导应当加强对印章管理工作的监督，确保印章使用规范、安全。
2.单位内部设立印章监督人员，加强对印章使用情况的检查和监督，发现问题及时制止。
3.单位领导对印章管理工作不力，导致印章损坏、丢失或被盗等情况发生时，应当追究责任。
第七章违规处理1.擅自私用或泄露印章的，应当依法追究法律责任。
印章管理办法
印章管理办法第一章总则第一条为加强印章管理，保证印章的使用安全、规范、有效，特制定本办法。
第二条本办法所指印章包括公司公章、财务专用章、合同专用章、法定代表人名章等具有法律效力的印章。
第二章印章的刻制第三条印章的刻制须由需求部门提出申请，填写《印章刻制申请表》，注明印章的种类、名称、用途、规格等信息，并经部门负责人审核签字。
第四条申请经公司领导批准后，由行政部门统一负责到公安机关指定的单位刻制印章。
第五条新刻制的印章应在公安机关备案，并留存印模。
第三章印章的保管第六条公司公章、合同专用章由行政部门指定专人保管；财务专用章由财务部门指定专人保管；法定代表人名章由法定代表人本人或其授权人保管。
第七条印章保管人员应具备高度的责任心和保密意识，不得擅自将印章交由他人保管或使用。
第八条印章保管人员应妥善保管印章，确保印章不被盗用、遗失。
如发生印章遗失、被盗等情况，应立即报告公司领导，并采取相应的补救措施。
第四章印章的使用第九条使用印章须填写《印章使用申请表》，注明用印事由、文件名称、份数、申请人等信息，并经部门负责人审核签字。
第十条涉及重大合同、协议、法律文件等的用印，须经法务部门审核。
第十一条财务专用章的使用须符合财务管理制度的相关规定。
第十二条印章保管人员应认真审核用印申请，确认符合用印条件后，方可盖章。
盖章时应确保印章清晰、端正，不得在空白纸张、介绍信、合同等上加盖印章。
第十三条对于外单位人员借用公司印章，须经公司领导批准，并由本公司人员陪同使用。
第五章印章的停用与销毁第十四条因机构变更、名称更改等原因需停用印章时，应及时将停用印章交回行政部门，并办理交接手续。
第十五条印章损坏或遗失后补发新印章的，原印章应及时销毁。
第十六条销毁印章应由行政部门提出申请，经公司领导批准后，由两人以上共同监销，并留存销毁记录。
第六章监督检查第十七条公司应定期对印章的使用、保管情况进行检查，发现问题及时整改。
第十八条对违反本办法使用印章的行为，应视情节轻重给予相应的处罚；给公司造成损失的，应追究相关人员的责任。
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中交第一航务工程局有限公司印章归档管理办法为维护公司的合法权益，加强和规范公司归档印章使用管理，建立和健全印章档案管理制度，更好地开发利用印章档案信息资源，为公司发展提供有效、安全的服务，特制定本办法。
本《办法》是对公司印章归档工作进行规范化管理提出的要求，明确界定了公司印章的归档内容，扩大公司档案资源管理来源和范围，为公司档案安全化、系统化、规范化管理，更好地发挥档案作用，提供了重要依据。
一、管理范围(一)本办法明确了公司印章档案管理的任务与职责，规定了印章档案的归档范围、整理、保管和提供利用等。
(二)本办法适应于公司及所属各单位归档印章档案管理。
二、规范性引用文件文件中涉及到的条款是根据国家档案局颁布的中华人民共和国档案行业标准《印章档案整理规则》(DA/T40—2008)制定的本《办法》。
三、术语和定义(一)印章档案企业在各项活动中形成和使用过的失去现行效用的印章，是一种具有特殊载体形态并在历史研究、档案考证、文物收藏和艺术鉴赏等方面有着特殊价值的档案。
(二)印模采用反扣法将印章钤盖或压盖(俗称盖章)在纸张或其它物体的空白处，留下的印章印面图样。
其中，专门用于鉴别真伪印章的存底印模又称作印鉴。
四、印章档案管理的任务和内容(一)基本任务按照本办法的要求，对公司印章档案从归档到销毁的全过程实行规范管理，延长印章档案寿命，安全保管，及时地为公司发展提供有效服务。
(二)管理内容及责任1、公司及所属各单位内设机构、专业活动使用的失去现行效用印章，应该由档案室实行集中统一管理，任何个人和单位不得据为己有。
印章使用单位应根据本单位具体情况，设立专人管理，并列入部门和岗位责任制。
2、各单位要建立健全印章档案管理制度，负责对本单位印章归档整理及移交工作的监督和指导，做好印章档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供服务利用等工作。
五、印章归档(一)归档范围1、企业公章(单位名称印章)、法定代表人签字章。
2、内设机构、分支机构等机构印章。
3、公司专用的财务专用章、合同专用章、发票专用章(会计、出纳等业务需要的印章)。
4、公司根据自身需要经审批，刻制的具有保存价值的其它印章。
5、反映企业文化活动及艺术交流的艺术印章。
(二)归档要求1、企业公章(单位名称印章)和法定代表人签字章，由办公室统一收缴，移交档案室归档。
印章使用单位在启用新印章之前，应及时上交旧印章。
2、内设机构、分支机构等机构印章，在新印章启用时，旧印章由办公室统一收缴，移交所属单位档案室归档。
3、公司专用的财务专用章、合同专用章、发票专用印章等，在作废时由使用部门向所属单位档案室移交归档。
4、根据本单位自身需要, 经审批刻制的具有保存价值的其它印章，由使用部门向所属单位档案室移交归档。
各单位可视保管条件确定收集实物或印模。
5、公司被合并、清算注销、改制及重组等发生产权变动时，公章被工商部门及公安机关收缴的，应该在移交印章之前，制作印模交档案室存档，印模制作数量以满足企业要求为原则。
6、艺术印章，由活动组织部门或捐赠者直接向档案室移交。
(三)归档时间1、印章档案应按照公司档案年度归档的时间要求, 即转年上半年6月30日以前归档。
当公司及所属单位或经营业务活动发生变化时，应采取事件办理完毕及时归档的方式收集归档，避免印章档案流失。
2、公司及所属单位专用的财务专用章、合同专用章、公司发票专用章等，在业务延续新旧印章使用过渡期间，应及时制作印模归档备案，待旧印章的业务完成后及时将实物归档。
六、印章档案的整理(一)整理原则印章档案整理应按照保持印章档案的历史原貌和有机联系，遵循形成规律，集中整理分类，区分保管价值，便于保管提供利用的原则进行。
(二)整理要求1、整理印章档案应使用符合永久保管档案的需要。
2、印章档案应单独设类，统一整理，集中保管，确保齐全、完整、真实，应保持其来源联系。
3、整理方法应科学、规范。
(三)整理清洗1、清洗方法将印章印面朝下放入装有清洗剂溶液的容器中浸泡，待污垢松软后，使用刷子刷洗印章。
印面凹陷部位难以刷洗干净的油垢，可使用竹针挑剔。
刷洗干净的印章放在通风处晾干。
2、清洗剂的选择为避免使用清洗材料不当，造成对印章的损害，不同印材的印章应选用不同性质的清洗剂清洗。
竹木类(竹、木、根等)印章宜选用95%医用酒精；金属类(铜、钢、铁、合成金属等)印章宜选用煤油；矿物类（玉、石、玛瑙、翡翠等）、橡胶及塑料制品类（橡胶、橡皮、有机玻璃等）印章宜选用洗洁精；骨质类（骨、角、牙等）印章可选用95%医用酒精或洗洁精。
3、清洗要求清洗印章应去除印章上的油泥、污物、霉点或锈斑；清洗后的印章要确保完整、清洁、不变形，保持印面和边款中字迹与图案的完整和清晰；使用酒精、煤油等易燃清洗剂清洗印章时，应注意防火；使用竹针挑剔印面污物时，手法要轻，防止损坏印章；用橡皮制作印面贴附在木质或有机玻璃(塑料)等执柄上的印章，对其清洗时应避免长时间浸泡和用力过猛，以防止印面老化和脱落。
(四) 整理分类印章档案在整理过程中，可根据印章的历史时期(中华人民共和国建国前、中华人民共和国建国后)、印章机构(个人)或业务类别等特征组织分类。
示例：公司及所属各单位档案室, 根据本单位室藏印章档案的实际情况，合理地选择和确定具体分类的依据、分类层次和各级类目的名称。
(五)保管期限划分公司印章档案的保管期限分为永久(YJ)和定期(DQ)15年两种。
1、公司对外行文使用的机构和法人代表及其办事机构(办公室)印章的保管期限为永久。
2、反映企业文化成就的艺术印章和征集珍贵艺术印章的保管期限为永久。
3、其他内设业务部门专用印章保管期限为15年。
4、一般事务性工作(收、发文等)使用的无档案保存价值和严重破损的印章，不列入归档范围；已归档的印章应按照国家有关销毁档案的规定统一组织销毁。
(六)排序1、印章档案按照保管期限—分类号—枚号顺序逐盒组织排架。
2、相同保管期限、相同类别的实用印章，可按整理批次—机构—业务(或人名字顺)—时间顺序组织排序。
3、相同保管期限、相同类别的艺术印章，可按整理批次—作者—形成时间顺序组织排序。
(七)编制档号印章档案在整理完毕后应编制档号，以固定排序位置。
1、档号结构。
印章档案的档号由“印章档案代号”、“保管期限代号”、“分类号”和“印章枚号”等组成。
用汉语拼音字母、阿拉伯数字及间隔符号混合编制。
连续书写时，格式如下：印章档案代号—保管期限代号—分类号—印章枚号2、编号方法。
(1)印章档案代号：使用汉语拼音字母“YZ”代表印章档案；(2)保管期限代号：使用汉语拼音字母“YJ”代表永久；“DQ”代表定期；(3)分类号：使用阿拉伯数字加间隔符“.”编制分类号。
其中间隔符“.”用以区分分类层次；(4)印章枚号：根据印章档案在最后一级类目中的排列顺序，用阿拉伯数字按流水方式编制枚号。
示例：印章档号连续书写式样YZ—YJ—2.1.3—1印章枚号（流水号）分类号(建国后企业印章)保管期限代号(永久)印章档案代号(八)装盒相同保管期限、类别的印章，按照印章排列顺序装盒。
装盒时，可根据印章规格的不同，确定盒内存放印章的数量；盒内印章按从左至右，从上至下的顺序排放；钢印等特大型印章，可不装盒，直接排列上架。
七、印章档案装具(一)装具的形式印章档案使用内衬活动式隔条的翻盖档案盒装具。
档案盒平置叠放。
盒内从上到下的排列顺序为：印模单-备考表-印章。
(二)材质要求印章档案盒采用白板纸为胎，黄裱纸为面，盒子及隔条的厚度为3mm。
(三)格式尺寸印章档案盒的外形尺寸为310 mm *220 mm *100 mm (长*宽*高)。
内衬隔条数量一般为竖5横3。
隔条间相互距离可以自由调整。
(四)填写项目在印章档案盒盒盖封面、下侧脊和背脊分别设置“保管期限”、“分类号”、“起止枚号”等填写项目。
填写方法要与编号方法中的“保管期限”和“分类号”相一致；“起止枚号”填写盒内第一枚印章和最后一枚印章的枚号，中间用连接号“—”连接。
八、目录与备考表(一)印章档案保管目录1、目录规格与项目印章档案保管目录使用A4纸，采用表格形式，设置“保管期限”、“分类号”、“枚号”、“印文”、“使用起止时间”、“印材”、“备注”等项目(见附表1、2）。
2、著录方法(1)印文:填写印章印面上的文字内容。
(2)使用起止时间:填写印章启用(或制作)和印章失效的时间。
用8位阿拉伯数字标注年月日，中间用连接号“—”连接。
时间无法确定的，用空格“□”表示。
示例：①1993□□□□—②艺术印章可只填写制作时间，例如：(3)印材:填写印章的制作材质，如:金属类(铜、钢、铁、等)；橡胶及塑料制品类(橡胶、有机玻璃等)；矿物类(玉、石、玛瑙、翡翠等)。
(4)备注：注释对印章需要说明的情况。
如：与文书档案及其它相关档案的参见号等。
3、目录的组织印章档案保管目录按档号顺序组织条目,根据保管期限的不同，分别装订成册，编制成印章档案保管和检索用的基本工具。
(二)备考表1、规格式样印章档案备考表使用A4纸,采用表格形式，设置“本盒印章情况说明”、“整理人”和“整理时间”等(见附表3)。
2、填写要求(1)本盒印章情况说明:填写盒内印章档案的数量、完整性及其它需要说明的情况。
(2)整理人：填写整理本盒印章档案的人员姓名。
(3)整理时间：填写本盒印章档案整理完毕的年月日。
(三)存放位置备考表置于印章档案盒内，排在印模单之后，印章之前。
九、制作印模(一)使用材料宣纸、平板纸、印泥台、印泥、毛毡、压条、墨、照相机等。
(二)制作要求1、盖制印模使用的印章、工具和材料应保持清洁。
2、印泥台和搅拌印泥的工具应使用非金属材料。
3、盖制印模使用的宣纸应平整地铺放在垫有毛毡的桌面上。
盖制印模时，印章要放准位置，均匀用力，一次成型。
4、盖出的印模要求印模工整、印文清晰、图形完整、排列美观。
5、对有边款和特殊纽式的印章，可分别采用拓片和照相的方式对其进行复制和取样，作为印模的有机组成部分，一同编辑。
6、钢印可直接在80克以上平板纸上压制印模。
(三)编辑印模1、印章档案印模可采用手工或计算机两种方法进行编辑。
手工编辑应先策划后盖制；用计算机编辑可先在纸张上盖制印模，经扫描数字化处理后再用计算机编辑。
通过扫描形成的数字化印模应妥善保管，防止外泄。
2、放置在印章档案盒内起目录作用的印模单,采用A4纸制作，印模在纸上的排列方式应与该盒内印章档案排列方式一致，每个印模的下方应标注与之相对应的印章档案的档号。
3、用于对印章档案进行检索、研究，起管理、利用和宣传介绍作用的印模，可根据需要编辑制作成各种专题印章档案印模集成印谱。
十、印章档案的保管与统计(一) 保管1、对入库的印章档案进行拍照或计算机扫描存贮，以便更好的开发利用2、印章档案保管存放要保持整齐、清洁，存放有序。