主持人控制会议离题的方法技巧
如何应对会议中出现的问题

如何应对会议中出现的问题在工作和生活中,参加各种不同类型的会议已经成为了普遍现象。
无论是企业内部会议还是跨行业会议,都难免会出现各种各样的问题。
如何应对会议中出现的问题,成为了重中之重。
接下来,我将从多个角度探究如何应对会议中出现的问题。
一、会议前的准备一场会议的成功与否,往往要看于会前的准备。
在会议召开之前,必须要考虑到一系列的问题:1.确定会议的目标首先必须要明确会议的目标和主题,避免因为议题不明确和模糊导致会议无法顺畅进行。
2.选择妥当的时间与地点选择一个充分让参与者有足够时间准备和赶到的时间。
同时,确保参会人员可以方便地到达会议地点,并保证会议场地设施、灯光、音响等配备完善,不会影响会议效果。
3.确定参会人员和序列会议的参会人员必须考虑到岗位职责和参会的实际需求。
为了保证会议的参会效果,需要规划好参会人员的序列。
二、会议中的应对在会议中,应对各种问题也有相应的技巧和方法。
1.应对会议议程发散会议议程发散是诸多问题之一,难免会有与会人员离题或者冷场等现象,因此,主持人一定要有动静结合的方式来控制会议的进度。
2.应对与会人员之间的冲突在工作场合,冲突是常态。
如果在会议中发生冲突,一定要及时掌控全局,避免问题扩大,同时应该从多个维度去考虑双方当事人的问题。
3.应对会议主题缺乏效率会议主体不能发挥效力,主题讨论效率很低。
这个问题的解决方法就是主持人需要有一个清晰的会议议程,并根据议程进行讨论。
三、会议后的总结会议后,总结和反思更是不可少的环节。
为了在下一次会议中避免类似问题的发生,还需要总结与会人员的反馈意见,明确会议的优点和不足,落实一些问题的解决措施。
在会议总结的同时,也要表彰与会者的参与度和付出,增加下一次参与度的积极性。
不得不说,在会议的应对上,关键是要有透彻的沟通和应对方案。
通过这些措施和方法,我们可以在未来的会议中避免各种问题,提高会议的效率和效力。
如何控制会议不离题

问题本 身 ,而将 问题扩 大化 ;或者 发言者 被个人
情 绪所 主导 ,沉 湎于 面子和 意气之 争。与会 者 只 关 心 自己的胜利 ,争着 表达 自己的观点 而听不进 他 人 的意 见 ,冲 突不 断 升 级 ,甚 至 出现 争 吵争 执 ,导致 场面失 控 ,原 有讨 论的议题 无法 进行 下
议偏 离 主题 时就不 能 有效 识别 。如分 析 “ 问题”
和 “ 原因 ”时 ,容 易将两 者混 为一谈 。主持人 如
不能识 别 ,将 影响后 面讨论 的展 开 ;或 者主持 人 发现 了会议离 题 ,但 是缺乏 有效 的控制 手段 和方 式 ,只能任 由离题现象蔓延 。 2 . 主持人 自己离题 。通常是 与会者发 言离题 ,
会议 离题就难 以避免。
会就缺 乏充分 准备 。没 有准 备容易 导致会议 没有 深度 ,即使发 言也没 有 内容 。大 家的思维 都停 留 在肤浅 的表面 ,离题 的问题随时就会发生 。 ( 二)从参会 者的角度 看
5 . 冲突 式离 题 。在会议 沟通 中 ,由于与 会者
的立场 、利益或 观点不 一致 ,导致各 方不再 关注
么事 ,到什 么程度 ;如果 不能 确定 , 把 什 么作为
目标 ;是 否只要保 证会议 的方 向性正 确 ,只调整
④・ ≥
工 S E T ’ 圈 ■ — ● ●
E C R AR Y S CO MP AN I ON
大家对 问题 的认识 ,还 是 只相互 交换 意 见 ……就 是 说 ,今天 在这个 会议 现场 要确定 所 有 大家希 望 实 现 的 目标 ,这就 是 目标 设 计 。会 议 的 目标越 明 确 越具 体越 好 ,比如说 ,会 议 目标 “ 探索 各部 门 如 何实 现下半 年工 作 K P I 指 标 ”就 比 “ 探 讨各 部 门如何完成 下半年工 作任务 ”更 加具体 、明确 。 2 . 科 学 设计 议 程 。合理 有 序 的安排 会 议议 题 的过程 就是 议程设 计 的过程 。议程 设计 应 遵循 以
如何在主持词中处理敏感话题

如何在主持词中处理敏感话题在各种活动和场合中,主持人扮演着至关重要的角色。
他们不仅要引导流程、活跃气氛,还需要巧妙地应对可能出现的各种情况,包括敏感话题。
敏感话题往往涉及到一些容易引发争议、冲突或者情感波动的内容,如政治观点、宗教信仰、个人隐私、社会热点争议等。
如果处理不当,可能会破坏活动氛围,甚至引发不必要的麻烦。
那么,主持人究竟应该如何在主持词中妥善处理敏感话题呢?首先,主持人要具备敏锐的洞察力和判断力。
在活动开始之前,对可能涉及的敏感话题有一个大致的了解和预测。
这需要主持人对活动的主题、参与人群的背景和特点、当前社会热点等有充分的研究和分析。
例如,如果是一场面向不同宗教信仰人群的活动,宗教相关的话题就可能比较敏感;如果是关于某个特定社会问题的讨论,可能会涉及到不同立场和观点的碰撞。
当敏感话题不可避免地出现时,主持人要保持客观中立的态度。
避免在言语中表现出对某一方观点的明显倾向,而是以平和、理性的方式引导讨论。
比如,在讨论一个有争议的社会政策时,主持人可以这样说:“关于这个政策,大家的看法可能各不相同,这是很正常的。
让我们一起倾听各方的声音,以开放的心态去思考和交流。
”控制话题的深度和广度也是非常关键的一点。
主持人要根据活动的性质、时间和参与人群的接受程度,适时地调整对敏感话题的探讨程度。
如果是一个轻松愉快的聚会,对于敏感话题只需点到为止,避免深入探讨引发争论;而如果是一个专门的研讨会,在确保气氛和谐的前提下,可以适度深入,但也要注意不要让讨论陷入僵局或者过于激烈。
同时,主持人要善于转移话题,避免敏感话题过度占据活动的时间和注意力。
当发现讨论在某个敏感点上僵持不下或者有激化矛盾的趋势时,可以巧妙地引入一个新的话题,比如:“大家对于这个问题的讨论非常热烈,不过我们先把这个话题放一放,来看看另一个大家可能也感兴趣的方面……”这样既能缓解紧张气氛,又能保证活动的正常进行。
在语言表达上,主持人要格外谨慎。
如何在会议上有效解决问题

如何在会议上有效解决问题在工作和生活中,我们经常需要通过会议来解决各种问题。
然而,并非所有的会议都能高效地达成这一目标。
有时候,会议可能会陷入无休止的讨论,却无法得出明确的解决方案;或者做出的决策在会后难以执行。
那么,如何才能在会议上有效地解决问题呢?以下是一些关键的要点和方法。
一、明确会议目的和议程在召开会议之前,组织者必须明确会议的目的是什么,是为了做出决策、讨论方案、解决冲突还是其他。
并且,要根据目的制定详细的议程,将会议的主要内容和需要讨论的问题清晰地列出。
议程应该提前发送给与会者,让他们有足够的时间准备相关的资料和思考。
这样在会议上,大家就能更有针对性地进行讨论,而不是临时抱佛脚,浪费时间在理清思路上。
二、选择合适的与会人员不是所有人都需要参加每一个会议。
只邀请那些与问题相关、能够提供有价值的意见和建议、并且有权做出决策或执行决策的人员参加。
如果邀请了太多无关的人员,不仅会增加会议的时间和成本,还可能导致讨论偏离主题,降低会议效率。
同时,要确保与会人员具备良好的沟通能力和合作精神,能够积极参与讨论,而不是沉默不语或者固执己见。
三、充分的会前准备与会者在会前应该对会议的主题和相关资料进行研究,了解问题的背景、现状和可能的解决方案。
如果需要,还可以提前与相关人员进行沟通,收集更多的信息和意见。
准备充分的与会者能够在会议上提出更有建设性的观点,也更容易理解他人的意见,从而加快问题解决的进程。
四、有效的会议主持会议主持人在会议中起着至关重要的作用。
主持人要确保会议按照议程进行,控制好时间,避免讨论过于冗长或偏离主题。
当有人发言离题时,主持人要及时引导回到正题;当讨论陷入僵局时,主持人要能够提出新的思路或方法,推动讨论继续进行。
主持人还要鼓励与会者积极发言,营造一个开放、平等、尊重的讨论氛围,让每个人都有机会表达自己的观点。
五、清晰的沟通和表达在会议上,无论是发言还是倾听,都要做到清晰、准确、简洁。
会议主持人的发言稿控场技巧

会议主持人的发言稿控场技巧尊敬的各位嘉宾、亲爱的听众,大家好!我很荣幸能担任今天的会议主持人,并为大家带来这场精彩的交流盛会。
在这里,我想与大家分享一些我对控场技巧的一些思考和经验。
首先,作为主持人,我们的角色是引导和促进与会者的交流和沟通。
因此,我们需要具备清晰而有力的演讲能力。
在发言时,要注意语速、音量和节奏的把控,以保证每一个听众都能清晰地听到和理解。
此外,要注重身体语言的运用,积极利用手势、表情和肢体动作,来增强自己的表达力和亲和力。
其次,主持人需要具备良好的组织和时间管理能力。
在会议中,我们要合理安排时间,确保每个议程环节的顺利进行。
可以通过提前做好会议议程安排、准备好时间提示器等方式,来提高自己的时间管理能力。
同时,还要着重把控大会的气氛,随时调动与会者的兴趣和注意力,保持会议的高效和活跃。
另外,主持人要善于引导讨论和解决冲突。
会议中,可能会出现与会者意见不一致或情绪激动的情况。
这时,主持人需要冷静而客观地引导讨论,促使与会者共同寻求解决问题的办法。
可以采用提问、分享案例等方式,让与会者踊跃参与,并在共识上达成一致。
此外,主持人还应关注与会者的情感需求。
会议期间,不仅要注意让每一位与会者感到尊重和受到重视,还要激发他们的参与热情和创造力。
可以适时表扬与会者的贡献,鼓励他们分享个人观点和经验。
若有人提出问题或疑虑,一定要耐心倾听并给予回应,增强参与者的获得感和满意度。
最后,我想分享一下提高主持人控场技巧的几点建议:第一,强调自身学习和提升。
主持人需要不断学习和积累经验,通过参加培训班、阅读相关书籍和观察他人的表演,提升自己的控场能力。
第二,增强应变能力。
在会议中,突发状况可能时有发生。
我们需要能够敏锐地判断和应对不同的情况,避免形成尴尬局面,并及时处理可能的纠纷和冲突。
第三,注重团队合作。
主持人往往是一个整个团队的代表和组织者。
因此,与其他工作人员的密切合作是很重要的。
需要与技术人员、接待人员等保持良好的沟通和协调,确保会议顺利进行。
主持人场景应对技巧

主持人场景应对技巧主持人是舞台上的焦点,他的表现直接关系到整个活动的效果和氛围。
一个优秀的主持人需要具备一些基本的应对技巧,以应对各种场景和突发情况。
以下是一些主持人应对技巧的建议:1.准备充分:在主持任何活动之前,主持人需要进行充分的准备工作。
这包括了解活动的背景信息、活动的目的和主题,以及活动的日程安排。
准备充分可以帮助主持人更好地了解活动的内容,并更好地应对突发情况。
2.多练习口才:一个好的主持人需要具备一定的口才和沟通能力。
主持人可以通过多练习来提高口才,比如朗读练习、演讲练习等。
在现场主持时,主持人需要流利、清晰地表达,并保持良好的语言节奏和语音准确。
3.平衡控制节奏:在主持活动时,主持人需要掌控好活动的节奏。
这包括掌控活动的时长、对话的时间分配、表演的间隔等。
主持人需要根据现场的情况来决定是否需要加快或者减慢节奏,并确保整个活动的进行顺利。
4.灵活应对突发情况:在主持任何活动时,突发情况是难以避免的。
主持人需要具备应对突发情况的能力,比如电源突然中断、嘉宾突然无法出席等。
主持人应该保持冷静、镇定,并及时做出适当的调整,以保证活动的顺利进行。
5.与嘉宾良好互动:与嘉宾的互动是主持活动的重要环节之一、主持人需要与嘉宾建立良好的互动关系,通过提问、引导等方式,促进嘉宾的参与和展示。
主持人需要注意自己的态度和语气,以及嘉宾的表达方式,避免尴尬或者冲突。
6.注意细节和礼仪:主持人在现场活动中需要注意一些细节和礼仪。
比如穿着得体、形象好;微笑、眼神交流等;遵守礼貌、尊重他人;约束自己的情绪和态度等。
这些细节和礼仪都能够给人留下良好的印象,并提升整个活动的氛围。
7.尽力保持活动的热度:一个好的主持人需要尽力保持活动的热度和气氛。
主持人可以通过灵活运用语言、动作、声音等手段,与观众进行互动,激发观众的兴趣和参与。
主持人应该注重活动的场面感和视觉冲击力,以及音乐、灯光等元素的运用。
8.善于倾听和辅导:在主持活动时,主持人不仅要会说话,还要善于倾听。
主持词中的困难话题处理
主持词中的困难话题处理主持人在主持节目时,难免会遇到一些敏感话题或者争议性较强的话题,如何处理这些话题成为了主持人需要面对的难题。
本文将从几个方面探讨主持人如何处理困难话题。
一、了解话题在主持人处理困难话题时,首先需要了解话题的背景和相关信息。
主持人需要对话题进行深入的研究和了解,了解话题的来龙去脉、相关人物和事件,以及话题的影响和意义。
只有了解了话题的相关信息,主持人才能更好地引导讨论和掌握话题的节奏。
二、掌握节目的定位和风格主持人在处理困难话题时,需要根据节目的定位和风格来进行处理。
不同类型的节目有不同的定位和风格,主持人需要根据节目的特点来进行处理。
例如,新闻节目需要客观、中立,而娱乐节目则需要轻松、活泼。
主持人需要根据节目的定位和风格来进行处理,避免过于偏颇或者失去节目的特点。
三、掌握话题的节奏和控制场面主持人在处理困难话题时,需要掌握话题的节奏和控制场面。
主持人需要根据话题的特点和讨论的情况来掌握话题的节奏,避免讨论过于枯燥或者过于激烈。
同时,主持人需要控制场面,避免讨论过于混乱或者失控。
主持人需要通过引导讨论和掌握话题的节奏来控制场面,保证讨论的顺利进行。
四、尊重嘉宾和观众的意见主持人在处理困难话题时,需要尊重嘉宾和观众的意见。
主持人需要给予嘉宾和观众充分的发言机会,听取他们的意见和看法。
同时,主持人需要尊重嘉宾和观众的感受,避免过于偏颇或者失去公正性。
主持人需要通过尊重嘉宾和观众的意见来引导讨论,保证讨论的公正和客观。
五、处理好情绪和语言主持人在处理困难话题时,需要处理好自己的情绪和语言。
主持人需要保持冷静和客观,避免情绪化和偏激。
同时,主持人需要注意语言的表达和措辞,避免使用过于激烈或者冒犯性的语言。
主持人需要通过处理好自己的情绪和语言来引导讨论,保证讨论的顺利进行。
综上所述,主持人在处理困难话题时,需要了解话题、掌握节目的定位和风格、掌握话题的节奏和控制场面、尊重嘉宾和观众的意见,以及处理好自己的情绪和语言。
会议时间控制_会议控制
会议时间控制_会议控制会议节奏的快慢直接影响会议效果,是一个不可忽视的问题。
节奏过慢,会延长会议时间,浪费人力物力;节奏过快,有可能造成熟悉肤浅,对问题议得不深,研究不透,决策轻率,达不到会议的目的,严重的会造成重大失误。
因此,在主持会议时一定要注意好会议控制的节奏。
启发引导大家,始终遵循会议既定的议题去进行充分讨论,才干达到预想的目的。
这就要求会议的召集人必须使与会者充分了解会议目的,一开始就要讲明会议都有哪些议题以及与会者必须要承当什么任务,等等。
你可以在会前拟定一个会议计划表,对会议议题的难易、议程的前后安排、可能出现的问题及对策要有充分估计。
在表述会议目的时,要做到表述清楚,有条有理,把会议的目的、要求、内容等全部告诉与会者,并且要做到层次清楚、逻辑严密、表达准确、中心特别,决不能逻辑混乱,主次不分,使与会者不知所云,无所适从。
会议进行中要随时留心会议的进程,控制好节奏。
发现节奏过慢,应采用措施调动与会人员的注意力,主动提问,多加启发引导,必要时也可提醒大家抓紧时间,围绕中心议题,发表不同看法,相同看法从简或不再重复。
如果节奏过快,就要提醒大家沉住气,时间充足,认真思索。
会议的时间有其限度。
一般会议的时间以两小时为限度,是从合计人的生理以及心理的条件而来的。
超过两小时以上拖拖拉拉、松松散散的会议,只会增加疲惫而不会产生好的智慧。
有些发言者话太多。
他们喜爱自说自话,似乎要利用每次会议来把持讨论。
关于这种状况,主持人出于对发言者的尊重,一般不应当面直说,而应寻找机会作出巧妙的暗示。
如果他发言了,给他适当的时间,然后说,"你提出的几点很好。
现在让我们听听其他人的。
'以此打断他。
如果这一招不灵,就限按时间,比如,每人发言两分钟。
假设是任由这些口假设悬河者不着边际、没完没了地发表宏篇大论,结束讨论怕是要"等到花儿也谢了'。
有的人不愿在大庭广众之下发表自己的看法,而习惯于与四周的人窃窃私语,这往往会干扰会议的正常进行。
会议主持技巧
会议主持技巧第一篇:会议主持技巧会议主持技巧1、首先,会议席次的安排便是一门大学问,主席的右手边或正对面,通常会安排其最常咨询、且沟通无阻的同仁,这个人必须能维持公正客观,同时勇于提醒主席应注意事项,以利会议进行。
为了不让会议的权力偏重一方,主管们不宜坐在一起,各部门主管与部属最好穿插着坐,同部门的主管与部属不要坐隔壁,而应坐斜对面,部属才能畅所欲言。
不过,欲协助主管开会的部属,则可以坐在主管右手边以便备询。
重要的是,老板座位旁边最好安排一个敢言的人,才不会让老板主导会议,而部属却总是沉默;另外,也可以用座位的布置来调节一些可预见的冲突;例如,不要安排原本就针锋相对的同仁,直接面对面地坐着开会,而可安排他们坐较远的斜对面、或坐成L型,中间隔几位能缓冲两位歧见的同事。
所以比较好的会议桌,确实是圆形或椭圆形的,方桌会给人谈判、好象战场的感觉;而在会议进行中,若出现与会者发言离题或是交头接耳的情况,主席应该礼貌地提醒与会者,因时间有限,请回到正题或集中精神;若是主席自身发言离题,则有赖与会者的会议管理能力,提醒主席回到正题;另外在阶级分明的组织中,主席必须要能引导、邀约每个人发言。
如果有少数人的意见过于踊跃,似乎垄断了会议的发言权,主席可以表示,希望征求新的意见,请其它没有发表意见的人轮流发言;轮流发言使每个人都有表达的机会,而且「对事不对人」,垄断发言者也不会觉得不舒服;2、一个精明的领导者,当他主持会议的时候,总是十分清楚会议的目标、议题、议程,他会巧妙地利用会议激励每一个人的发言兴趣,总是千方百计达到会议的预期目的;3、会议必须准时召开,准时开会,可以使迟到者吸取教训,形成一种良好的习惯;4、保持良好的会风,会议中研究的问题要言简意赅;5、会议主持者言行举止要适当。
会议主持者讲话声音要宏亮,以表示出领导者的信心和魅力,以形成一种无形的感染力;6、开会的时间不可太长,一般的例会不应超过半小时。
7、会议中,领导者适时终止辩论或亢长的发言;8、其他技巧等。
会议主持人注意事项(最新篇)
会议主持人注意事项会议主持人注意事项一、会议主持人务必做到的事项:1、会议主持人要严格遵守会议的开始时间,不迁就迟到者。
2、会议主持人要在开头就议题的要点做一番简洁的说明。
3、会议主持人要把议题的进行顺序与时间的分配预先告知与会者。
4、要引导大家在规定时间内做出结论。
5、必须延长会议时间时,要取得大家的同意并明确延长的时间。
6、要把整理出来的结论交由全体人员表决确认。
7、要把决议付诸实行的程序整理成文,加以确认二、会议进行中会议主持人须密切注意的几个问题1、发言内容是否偏离了议题?2、发言者的观点是否出于各人的利害?3、全体人员是否都在专心聆听发言?4、发言者是否过于集中于少部分人?5、是否有从头到尾都没有发过言的人?6、某个人的发言是否过于冗长?7、发言的内容是否正在朝着得出清晰明确的结论推进?三、会议主持人开会十大禁忌·发言时不可长篇大论,滔滔不绝(一般应以3分钟为限。
)·不可从头到尾沉默到底。
·不要谈到抽象论或观念论。
·不可对发言人吹毛求疵。
·不要漫无边际,离题万里。
·一般不打断他人的发言。
·不可不懂装懂,胡乱发言。
·不引用不确切的资料。
·不谈些期待性预测。
·不要中途离席。
附送:会议主持人要当好“配角”会议主持人要当好“配角”这里所说的会议主要是指参加人数多,由领导干部、专家教授或先进人物等主讲的报告会,如工作报告、学术报告、事迹报告等等。
在这种会议上,主持人只是一个“配角”,只不过在开头和结尾部分有点“戏”。
会议主持人在这种场合说话总的原则是:少而精。
宣布程序、布置任务要简洁明了,说明背景、概括内容要提纲挈领;介绍人物,点评报告要言简意丰在具体操作上,应把握好两个环节:会前介绍和会后小结。
一、会前介绍,要实说巧说,不吹不拍主讲人是会议中的“主角”,与会者急于目睹的是主讲人的风度形象,急于了解的是会议程序及主讲内容,因而主持人的当务之急是迅速把主讲人推上前台,把主讲题旨公之于众。
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主持人控制会议离题的方法技巧
作者:陈汉忠
来源:《办公室业务》2016年第12期
【摘要】本文结合工作实际,论述了主持人控制会议离题的方法技巧。
确保会议围绕中心议题开展。
【关键词】主持人;控制会议离题;方法技巧
会议离题是最常见的问题。
会议离题,意味着会议的讨论内容被改变,会议的方向发生偏离,不但降低会议成效,而且浪费与会者宝贵的时间。
作为会议的推进者、引导者与控制者,会议主持人有必要掌握控制会议不要离题的方法技巧,确保会议免受离题的困扰。
(一)预先控制。
与会者对会议目标和讨论的议题不清楚,是会议出现离题的主要原因之一。
因此,在组织会议前会议主持人首先要明确会议目标。
所谓会议目标,就是今天在这个会议现场要确定所有大家希望实现的目标。
会议的目标越明确越具体越好。
会议议题尽可能地细化:讨论什么议题、达成什么结果、实施方案、完成时间等都要有明确的设定。
通过议程设计,把议题清晰地引向所设计的方案中。
再次,提前传阅一份清晰的会议议程表。
尽可能在会前两三天,哪怕是前—天通知会上要讨论的内容,让与会者可以有一个较充分的预习和准备。
(二)人员控制。
非相关人士在不明情况下发言,其意见的参考价值会大大减弱,甚至会误导相关人的看法,是会议离题的潜在因素。
会议主持人应根据会议目标确定参加会议的人员,他们通常是:对会议目标有深入研究或者对相关情况比较熟悉的人;能够客观理性地思考会议主题,并且愿意发表意见的人;有权做出决策的人;执行决策的人。
事实上,对于那些非相关人士,不如干脆不要浪费他们的时间。
或者,对于有必要让更多人了解的决议,可以会后通报或用简报的形式告知即可。
(三)议程控制。
跳跃式离题在互动性高的会议里是非常常见的。
一个讨论议题往往包含许多子话题。
与会者常常无法专心讨论一个问题。
研究发现,每个话题一般只维持一分半钟的讨论,就容易换讲别的话题。
话锋在各子题间转来转去,只要在合理的范围内,都无可厚非。
但若是在性质完全不同的话题间不规则跳跃,讨论则事倍功半。
因此,在会议中主持人应严格并认真地按照议程进行。
为避免出现对议程争议的情况,主持人在开场白之后,有必要留一段时间询问有无修改议程的建议,其目的是确认与会者对会议讨论方式的认同。
若有人提出建议,可按照民主方式修改。
一旦确定,就要严格按议程进行。
而且要对“突发情况”坚决说“不”,任何突发情况,都不能挑战议程的权威。
即使某一次会议的议程有问题,也要照此执行,因为破坏规则的后果是最严重的。
在会议中,主持人应认真倾听并随时保持警觉,监督讨论是否按议程进行。
在每个议程告一段落时,即做归纳整理,确保会议按预期的进度进行。
(四)语言控制。
会议中还存在两种离题现象,一种是闲话式离题。
会议讨论中谈论传闻、逸事及与议题无关的闲话,而且喜欢海阔天空、津津有味地谈论,越扯离议题越远。
在会中闲聊跟议题讨论转换不太一样。
闲聊是完完全全离题,其谈话跟预计的议程内容完全没有关联。
这种现象通常是因为与会者认为议题与自己无关,不感兴趣而出现的。
也有的认为议题不好发言,而沉湎于题外的话。
另一种是发挥式离题。
有些发言者为表示自己的才能,或显示自己地见解,自觉或不自觉地讲与议题无关的内容。
对此,主持人一般不宜直接打断发言,可以采取转移的方式,接过讨论、发言中的某一句话和某一层意思,进行启发引导,把发言引导到议题上来。
既使中断某人离题的发言,也应注意婉转。
如“大家提到的问题确实值得讨论,以后如有机会可专门开会讨论,现在先解决今天应讨论的问题”。
这样就能够做到在心平气和的情况下,使讨论发言回到主题。
当然,有时身体语言比语言方式更有效。
如用眼睛直直地盯住他,或略略摇头表示有点厌烦,或低头看表,用这些礼貌的方式加以制止,使之自觉停止侈谈。
(五)自身控制。
主持人有时自己也会出现离题。
通常是与会者发言离题,主持人被与会者“牵着鼻子走”,导致主持人本身发言也离题。
还有就是,有时主持人为了营造一种沟通的气氛,抛砖引玉,结果抛的太远,气氛淹没了实质,也会导致会议离题。
对这种情况,主持人应鼓励与会者随时指出其自身离题的坏习惯,一旦发觉自己离题,应即刻向与会者致歉并改正。
(六)核心控制。
在任何团体和活动中,都会有核心人物,而他并不一定是位高权重者,但他一定是最具有影响力和说服力的人。
因此,提前辨认出那些可能试图抢夺会议控制权的与会者,盯紧他们的表现和言论,随时引导和纠正他们的讨论方向。
同时,尽可能让更多的人提出问题和回答,避免某一个或几个人重复或展开相同的问题,一旦有人提出相同的问题或回答,果断打断(当然态度都要礼貌且友好)。
另外,会议上尽量不安排“即席讲话”和“即席发言”,这也是避免会议离题的一个好的方法。
(七)技巧控制。
一些小技巧可以帮助主持人摆脱离题的烦恼。
一是设立会议“停车场”。
提前准备一块白板,当会议当中出现离题的想法时,立即将离题想法记在白板上,上面列出可以在更恰当的时间探讨(或不需探讨)的想法和主意,让原定会议议程继续。
二是做一张提醒便签或小卡片。
便签的内容应包含以下几点重要信息:议题、主持人、组织者、核心人物、需要发表意见的关键人物。
便签或卡片的页眉或页脚处可以写上“不要离题、角色分明、避免重复、严守议程”。
当会议上出现与卡片信息不符的表现时,及时提出。
三是借助电脑辅助软件。
利用电脑网络科技来辅助会议是大势所趋。
现在发展出很多优秀的会议辅助软件,已能协助主持人将讨论锁定在预定的方向上。
令人困扰的会议问题,包括不按议程讨论方案、发言离题、缺乏分析或急于讨论解决之道都会迎刃而解。