工作分析和量化方法
工作分析與評價
現代人每天工作，但若問他們工作的項目、內容、頻率、時間、相
關表單或會議、上下過程關係，恐怕大多數人茫然不知所以，唯共
同心聲不外乎：「我恨忙，負荷都超過，常常須加班。」「每件工作都是必要的，不能輕易改動，照做就是了。」「算了吧！以前做
過多少次了，沒一次派上用場。」「我是來工作的，不是三天兩頭
寫報表的，那有閒功夫。」「反正我做什麼，做了多少，大家都看
得到，何必白費功夫陪你們這些『米蟲』玩遊戲?」.... ....
現代人每天工作，但若問他們工作的項目、內容、頻率、時間、相關表單或會議、上下過程關係，恐怕大多數人茫然不知所以，唯共同心聲不外乎：
「我恨忙，負荷都超過，常常須加班。」
「每件工作都是必要的，不能輕易改動，照做就是了。」
「算了吧！以前做過多少次了，沒一次派上用場。」
「我是來工作的，不是三天兩頭寫報表的，那有閒功夫。」
「反正我做什麼，做了多少，大家都看得到，何必白費功夫陪你們這些『米蟲』玩遊戲?」
不錯，國內不少大企業曾花數千萬，找了國外的顧問公司，大張旗鼓地做工作分析，明訂個人職務說明書(Job Description) ，結果多半束之高閣，使得許多人認為這種工作勞民傷財，不切實際。
工作分析明確職掌
其實，此乃東西方文化及價值觀差異造成的，只要用對方法，不必花大錢，也不增加負擔，一樣可達到工作改善與簡化及明確職掌的功效。
因此，我們設計了一份「工作分析表」，請生產線作業員以外的每個人填寫，其主要內容有：
?個人基本資料，可視企業性質、需求不同，設計適用的欄位。
?例行工作項目，不論根據現行職掌，或記錄每天所為，再稍加歸納整理，當可明瞭自己所為何事。
?工作內容，每一工作項目或有數個不同內容的工作。
?平均頻率，有時多有時少，有時有有時無，但只要每月至少發生一次，取平均數，皆可求出一定值。
?平均每次時間，以正常為準，異常須改善至5%以下，再以加權平均求出每次時間。
?相關表單/會議，每一工作直接間接都會關聯到表單或會議，可據此評估工作內容、頻率及時間。
?上下過程關係，工作接自何人，再交至何人，可據以評估事務流程。
只要確實詳盡填好工作分析表，即可進行工作改善與流程簡化，首先區分工作內容為:
1.正常工作。
即便是正常必須的工作，亦可利用合併、重組、簡化，予以刪減。
2.異常工作。
譬如錯誤重工、干擾延誤、臨時調動…，皆需從源頭去改善消除。
3.善後工作。
因前過程做不好或不信任，才衍生出的後續工作，如審核、校對、檢查、稽核、修改…．，都可透過標準化及明確權責，予以大幅抑
低。
4.低效率工作。
譬如重複類似工作，不熟練、不平衡等待…，可經由電腦化、模組
化，有效規畫，提升效率。
5.無效工作。
如來回奔波、過多的修飾、對工作沒有幫助的報表、與其他人毫無
關聯的工作……，能刪就刪。
6.開會。
不是所有事項都留到會議上來談，也不是會議一定要開足多少時
間，最重要的是會議是否發揮應有功能。總之，會議次數及時間
當可大幅縮減。
接著，根據改善後的工作負荷，加上各職等合理的例行工作比率，可求出各單位的編制(人數及職等)，即某單位編制為七職等一人、六職等二人、五職等二人、三及四職等四人、一及二職等九人。
工作評價分等
至於工作評價分等，須先確立一個理念，若每個人都須將一件事從頭做到尾，不僅養成不易，且需多年經驗及較高職等，但若將工作分為三段，即
異常處理、變化調整、標準照做，人員不僅可循序漸進養成，亦可從基層入門。
譬如某軟體設計單位，原需七位高職等工程師，經分段派工後，僅需一位高職等工程師、二位中職等助理工程師、四位低職等技術員即可。
另外，每個人都認為自己的工作重要，不可或缺，應該高人一等，究竟要如何公平排序分等?
雖然，在學理上可做各種評估，但耗時長，且需高度專業，尤其是評定結果不見得被接受，最後往往僅供參考。
在此提供一簡易、快速且被接受的工作評價法，或可一戰功成，解決多年來的爭論。其步驟如下:
1.組成工作評價委員會，由各單位選出對各職務熟悉之代表組成。
2.向各委員說明工作評價的項目及程度。
3.由委員共同列出全公司所有之職務，並歸納整理確認。
4.由各委員依自由心證將確認之職務予以排序。
5.將各職務之排序總加起來，再依序排列。
6.若有委員之個別排序在總排序正負三之範圍外，則挑出請其再確
認，並據以修改總排序。
7.由公司政策考量將職務分為幾等。
8.以總排序數除以等次，如50除以10，即可得l至5為一等，6至
10為二等，依此類推。
再來，我們可以根據各職務的內容，彙整為單位職掌，再彙整為部門職掌，使組織權責明確，做到人人有事做，事事有人做。
最後，再根據職掌，可訂出部門績效衡量指標，並展開到單位績效衡量指標，再衍生出各職務績效衡量指標。
當然，這些成果再結合薪資獎工，不僅會大幅提升績效，更能激發改善與學習的意願，健全企業體質，成為高度自動自發的有機體，值得有志者一搏！