1249会展管理信息系统

第一章信息系统与会展管理

第一节信息及其度量

信息、物质和能源是人类社会发展的三大资源。

“信息化”已成为一个国家经济和社会发展的关键环节。

信息（Information）是关于客观事实的可通讯的知识。

首先，信息是客观世界各种事物的特征的反映。其次，信息是可以通讯的。最后，信息形成知识。

数据（Data，又称资料）是对客观事物记录下来的，可以鉴别的符号。

处理数据是为了便于更好地解释。只有经过解释，数据才有意义，才成为信息。可以说信息是经过加工以后、并对客观世界产生影响的数据。

信息可以从不同角度分类。按照管理的层次可以分为战略信息、战术信息和作业信息；

信息具有以下性质：

1．事实性。2．时效性。3．不完全性。4．等级性。5．变换性。6．价值性。

数据资料所消除的人们认识上“不确定性”的大小，也就是数据资料中所含信息量的大小。

信息量的大小取决于信息内容消除人们认识的不确定程度。

（一）系统的概念：系统是由处于一定的环境中相互联系和相互作用的若干组成部分结合而成并为达到整体目的而存在的集合。

系统的特征包括：集合性、目的性、相关性、环境适应性。

第二章会展管理信息系统概述

第一节管理信息系统概述

信息本质特征的定义是：信息是反映客观世界中各种事物的特征和变化并可借各种载体加以传递的有用的知识。

信息和数据是信息管理系统中两个重要的概念，二者紧密相连，又有着本质的区别，并且在特定的条件下可以相互转化。

（1）按管理信息的来源划分，可分为内部信息和外部信息。

（2）按管理信息的作用划分，可分为战略计划信息、管理控制信息和作业信息。战略计划信息是指企业在制定发展战略计划时所依据的信息，既包括企业内部信息，如企业自身的经营要素和供需变化等；又包括企业的外部信息，如自然环境、人文环境和市场竞争环境等。

“管理信息系统是一个以人为主导，利用计算机硬件、软件、网络通信设备以及其他办公设备，进行信息的收集、传输、加工、存储、加工、更新和维护，以企业战略竞优、提高效益和效率

为目的，支持企业的高层决策、中层控制、基层动作的集成化的人机系统。”

1．一个管理信息系统通常由三个基本的系统组成：管理系统。信息处理系统。信息传输系统。

管理信息系统的基本功能有：对信息进行采集、处理、存储、管理、检索和传输，以达到人们使用信息的目的。

一个概念上的管理信息系统由信息源、信息处理器、信息管理者和信息使用者四大部件组成。

第二节会展信息与会展信息的管理

会展行业是一个交叉性很强的行业，对于会展行业信息的定位也不能局限于行业本身，它是一个信息极其密集的行业，这里给出几种会展信息的表述：

1．展览行业信息

2．企业各业务部门/管理部门的业务信息和管理信息

3．综合评估数据

4．企业内部公文数据和办公数据

其中各种信息又都可以细分为多种信息，例如，展览观众信息可分为基本信息、需求信息和行为信息三大类：

1．观众基本信息

包含如下几个方面：（1）观众部门、职务的规范信息。（2）观众城市、省份、国家、区域信息。（3）观众重要性级别信息。

2．观众需求信息

3．观众现场行为信息

一切管理行为都是通过信息的传递和反馈来实现的，管理者通过信息的利用完成对企业经营活动的计划、组织、协调、控制和监督等管理职能。

会展行业中信息的主要功能表现在以下几个方面：

1．信息是宝贵的资源

2．信息是组织和控制经营活动的基础

3．信息是企业竞争能力的标志

信息的作用主要表现在：1．增加现有参展商的满意度2．挖掘潜在参展商3．甄别展会的专业观众，提供更为深入的服务4．为下届招展作准备5．建立行业的信息库，提供行业信息服务建立行业 6．实现和参展商的更有效互动

（一）信息管理的主要内容

（1）原始数据的收集。

（2）信息的加工。

（3）信息的传递。

（4）信息的存储。

（5）信息的检索。

（6）信息的输出。

实现会展信息有效管理的具体方法有很多，主要有：

（1）在会展活动中，会展主办单位采集的观众信息可以为参展商所利用。而参展商在展台收集到的观众行为信息也为会展主办公司共享。

（2）在大型数据库支持下，同一会展主办公司的各属会展之间的数据完全可以得到及时的归并和统一处理，实现信息共享，更好地确定观众的行为习惯和价值评判。同时也减少重复采集的投入。

（3）通过决策支持系统，实现数据挖掘，实现对数据的深入利用。

（4）会展服务商通过共享信息可以为会展客户提供例如商务旅行、专门接待等更加深入的服务。

会展管理信息系统同其他的管理信息系统一样，是管理信息系统的一个分支，因此它具有一个信息系统的数据处理能力。

会展管理信息系统（Convention and Exhibition Management Information System，简称CEMIS）是一个以人为主导，利用计算机硬件、软件、网络通信设备以及其他办公设备，进行信息的收集、加工、传输、存储、更新和维护，以会展行业的企业战略竞优、提高效益和效率为目的，支持企业的高层决策、中层控制、基层动作的集成化的人机系统。

第三节会展管理信息系统的功能和框架

会展管理信息系统的基本功能如下：

1．数据处理功能将各种来源的会展信息进行合理的分类、整理和保存，以供查询。

2．预测功能通过对数据的分析和判断，运用各种预测方法，对会展企业的决策和经营进行预测。

3．计划功能系统合理地和安排会展企业各部门以及整个企业的生产经营计划，以供及时决策和产生对策。

4．控制功能可以对每个工作岗位和整体计划的执行情况进行监测、检查，通过比较和分析，提供合理的修正方案，达到企业预期的目的。

从不同的侧面观察和理解，针对不同的应用，会展管理信息系统具备多种结构形式，主要包括物理结构、软件结构和功能结构。

会展管理信息系统的物理结构是指系统核心部分的物理组成，主要包括硬件、软件、数据库、规程和人员五个部分。

会展管理信息系统不同的物理结构，主要有单机结构、集成结构和网络结构三种。