《文书管理制度》word版
文书管理制度模板
一、总则
1.为提高组织管理工作的效率，确保文书事务正常顺利进行，特制定此制度。
2.文书是指业务工作中往来公文、报告、决议、规定、合同、许可证、电报、账簿与图表参考书等一切事务用书与公文。
3.文书的管理原则为：
（1）所有文书归公司所有并收藏，任何人不得私自占用；
（2）所有人必须严格保守文书的机密；
（3）文书的收发、领取与寄送工作，由企业总务部门负责。
4.文书的处理方式：
（1）文书的处理必须以“准确”、“迅速”为原则，不得有误或延迟，同时须明确相关人员的责任；
（2）凡重要事宜的请示、指示、汇报、报告或记录，一律以“文书”的形式进行；
二、文书的收发与处理
1.文书的收发：到达文书应由文书主管部门接收。
对一般的文书，启封后送达相应部门；对私人文书，直接送达收件人。
2.文书分为以下五类：绝密文书、秘密文书、机密文书、普通文书和可传阅文书。
3.机密文书的封缄应由文书封面上所标明的发文者封缄；机密文书的开启应由信封上所指名的人开启；其他人不得擅自封缄或开启机密文书，职务上有此项权利者除外。
4.普通文书应由部门经理及其以上的人员或指定人员负责处理。
处理过程中遇到异常情况或重要事项，应向上级机关汇报并听候指示；超越自己范围的、涉及多个部门管理的事项，应与关联部门商议处理；处理时，存在分歧意见的，应请上级主管部门协调解决。
5.文书阅览或传阅后，阅览者或传阅者必须在文书后附的阅览/传阅表上签字，或填写阅览意见。
三、文书的请示审批
1.凡是涉及到企业经营发展事项的文书，必须向总裁、董事会请示，总裁、董事会批复后，方可进行相关处理。
2.须请示的文书事项主要包括：
（1）有关公司经营发展的计划与安排及企业的各种制度性规定、变更或废止；
（2）各种重要的合同、契约的签订、解除与变更；诉讼行为；
（3）重要的人事安排及组织机构的增减；
（4）与政府有关的各种事项；
（5）与固定资产和所有者权益有关的事项；
（6）预算与决算，借款与贷款；
（7）其他重要事项
3.只有部门经理以上人员有权就相关事项以文书的形式进行请示，并对其请示审批的文书认真、仔细的斟酌，保证其准确性；如遇紧急事件，可以非文书的形式请示，但事后需以文书形式补写请示提案上报。
4.请示提案文书必须编号，注明请示者姓名、部门，并签章；请示文书内容应包括标题、正文、事由、说明及相关附录；涉及多个部门的，应一式多份，分别送达相关部门。
5.上级部门就文书所请示的事项批准后，应将文书批复返回，并由请示部门予以执行，请示文书原件由文书主管部门妥善保管。
四、文书的制作与发送
1.文书的制作要求
（1）文书必须一事一议，语言措辞要严谨、准确、规范、简明扼要。
（2）文书的起草必须征得相关领导的同意，起草人或修改人必须在文书上署名，文书草稿必须保存。
（3）文书需要附有相关资料和文件的，必须附有相关资料与文件。
重要的文书还需经公证。
（4）审批者审批完文书之后应在文书上签上自己的姓名，以明确责任。
3.文书的署名要求
（1）企业内部一般往来要求的文书，只需主管署名；单纯的部门上报文书，只需部门署名；重要文书，按责任范围由总裁、副总裁或有关部门主管署名。
（2）合同书、责任状、政府许可申请书或回执公告等，须总裁署名。
（3）其他文书，可署部门主管的职务与名称。
4.文书的印章要求
（1）文书正本上必须加盖文书署名者印章，副本可加盖署名者或部门印章。
（2）如署名者暂时不在的，可由代理者或执行者暂时印章代替，但文书存档前必须加盖署名者印章。
（3）以部门或公司名义起草的文书，应加盖相关责任人的印章。
（4）需加盖总裁印章或带有公司字样或总裁职务字样的印章，必须填写委托申请书，经部门主管批准后，向总务部门提出申请，总裁同意后，到印章保管员处盖章。
5.文书发送要求
（1）公司内部文书不做封缄。
（2）外发文书，需明确注明接收或发送的单位名称、地址、发送或接收人的姓名，并注明快递、邮寄、面呈或转交等相关字样。
（3）重要的文书须交文秘室回执或回复，
（4）寄发文书前须在“发信登记本”上做好相关登记工作。
五、文书的整理与保存
1.文书应按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理或编辑，并在相关文书登记簿上做好登记，归档保存。
重要文书，如不动产权利书、合同书等，应填写重要文书目录。
2.文书的保管统一由总务部门保存，分支机构或分公司的重要文书由主管保存，其他文书由各部门保存。
重要的文书一般存放在保险柜或带锁的文件柜里。
3.根据文书的重要程度不同，文书的保存分为永久保存文书，如重要的协议书、重要的政府许可证书；保存十年的文书，如人事任命书、财务会计账簿、神奇审批提案的文书；保存五年的文书，如较重要的文件；保存一年的文书，如调查报告等。
4.保存期满，没有必要再继续保存的文书，经领导决定，填写废除理由和销毁日期备档，以焚烧的形式销毁。
5.文书的借阅，必须做好相关的借阅记录，并注明归还日期。
借阅人须持有文书借阅证。
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《公文文书管理制度》标准版(doc14页)
公文文书管理制度目录第一章总则 (1)第二章公文文书种类 (2)第三章公文文书格式 (3)第四章行文规则 (6)第五章公文文书起草、校核、签发 (6)第六章公文文书办理和传递 (9)第七章公文文书立卷、留存、清退、销毁 (11)第八章附则 (12)公文文书管理制度第一章总则第一条为规范集团公司公文文书处理规范化、制度化、科学化，完善和规范集团公司和权属公司之间经营管理相关文书资料传递工作，提高公文文书处理工作效率和质量，特制定本办法。
第二条公文文书处理包括公文文书拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列相互关联、衔接有序的工作。
第三条公文文书处理必须坚持实事求是、精简、高效的原则和准确、及时、安全、保密。
第四条集团公司行政管理部主管公司公文文书处理工作，并对公司下属各单位的公文文书处理工作进行业务指导。
第五条受集团公司外派董事、监事统一委托，权属公司召开董事会、监事会会议前须将所有提案提交集团公司行政管理部，由行政管理部转交相关董事，根据提案内容将相关提案转交相关集团公司职能部门并负责跟踪协调工作。
第六条公司下属各单位必须配备专职或兼职公文文书处理人员。
公文文书处理人员应具有较高的政治和业务素质。
第七条本制度中除特殊注明之外，“集团”是指万华集团，“集团公司”是指万华合成革集团有限公司，“权属公司”是指万华合成革集团有限公司拥有实际控制权的对外投资企业。
第二章公文文书种类第八条万华集团公文文书包括红头文件及专业性规范文书，主要有以下种类：（1）决议用于经会议讨论通过的重要决策事项。
（2）决定用于对重要事项作出决策和安排，奖惩有关单位及人员。
（3）意见用于对重要问题提出见解和处理办法。
（4）通知用于发布规章制度；任免、聘用(解聘)干部或管理者；传达上级机关的指示；转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文文书；批转下属单位的公文文书；发布要求下属单位办理和有关单位共同执行或周知的事项。
（5）通报用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。
文书管理制度（5篇）
文书管理制度第一章总则第一条为确保文书事务正常顺利进行，促进与提高____管理工作的效率，特制定本制度。
第二条所谓“文书”是指日常工作上往来的公文、报告、会议决议、规定、合同书、专利许可证书、电报、财务预算、财务决算等一切的公文和用书。
第三条文书的收发、领取与寄送，原则上由院长办公室负责。
其他部门的文书管理，也应参照本制度。
第二章文件的收发和催办第四条对文件、信凼的处理，必须做到及时、准确、安全、保密。
凡属上级机关、兄弟单位发来的文件及学院的文件或信凼，均由学院机要员统一签收、登记、传递、催办或承办。
第五条文件登记后，机要秘书应即编号登记并在文件首页加盖收文印件，粘贴“文件批阅单”，由院办主任根据文件内容和性质签送院领导批阅。
为避免文件、电报积压，延误工作，一般应在当天批阅完，紧急文件要速阅速办。
第六条学院外出开会人员带回的文件及资料统一由机要秘书登记，按文件的要求进行传阅不得个人保存。
第七条为加速文件流传，提高工作效率，机要员一般应在当天或第二天将文件送至院领导和承办部门，承办部门接到文函件、电报后应立即指定专人办理。
如关系到二个以上业务部门，按批示次序依次传递，最迟不超过二天(特殊情况除外)。
如经办需备查的，主办部门经办人员要征得院长办公室同意后予以复印和摘抄，原件应及时周转归档。
第八条各部门要指定专人负责收交、保管文件并负有催办、督促、保密、检查的责任，各部门承办的文件均需在文件批阅单上签注承办意见和结果，承办人要签注姓名及年、月、日，以示负责并备查考。
第九条机要员对文件负有催办检查督促的责任，承办部门对学院统一编号的文件要及时处理、归档，不得分散或自行保存，所有附件不得抽存，以防丢失。
第三章文件的借阅和清退第十条各部门有关人员因工作关系需借阅、查阅文件，需经本部门领导签字同意，有密级的文件，需经院长办公室处长同意后方可借阅。
第十一条借阅文件应严守登记、签收手续，遵守借阅时间，按期归还，以免影响文件的使用和保管。
公司文书管理制度
公司文书管理制度(实用版)编制人：__________________审核人：__________________审批人：__________________编制单位：__________________编制时间：____年____月____日序言下载提示：该文档是本店铺精心编制而成的，希望大家下载后，能够帮助大家解决实际问题。
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【管理制度)第节文书管理制度
【管理制度)第节文书管理制度第一节文书管理制度一、总则为规范文书管理，提高工作效率，保障公司正常运转，特制定本管理制度。
二、文书的种类和管理范围1. 文书的种类包括但不限于合同、协议、报告、函件、备忘录、公告等。
2. 文书管理的范围涵盖公司内部所有部门之间以及公司与外部单位之间涉及的所有文书。
三、文书的管理原则1. 规范化：文书必须符合国家法律法规和公司制度要求，严禁违法违规行为。
2. 审批制度：所有重要文书必须经过相关部门审批后才能生效。
3. 归档备份：文书必须按照规定程序归档并进行备份，以便查阅和保留。
4. 保密性：涉及公司机密信息的文书必须严格保密，不得外泄。
5. 记录完整性：文书必须记录完整，真实可靠，不得篡改。
四、文书的起草和审批流程1. 起草：文书的起草由责任人负责，在仔细核对相关信息后，注明日期和签署人姓名。
2. 审批：文书需经相关部门领导审批后有效，必要时可由法务部门审核。
3. 会签：如需多个部门签署的文书，必须会签，确保各部门明确各自义务。
4. 印章盖章：已审批的文书需盖章，确保文书的真实性和有效性。
五、文书的归档和保管1. 归档：所有生效的文书必须按照规定程序归档，包括电子文档和纸质文档。
2. 保管期限：不同文书的保管期限不同，公司根据法律和制度要求执行。
3. 保密性：公司保密级别较高的文书必须在专用保密柜内保管，不得擅自外借。
六、文书的使用和查询1. 使用：文书的使用必须符合规定程序，未经审批不得使用。
2. 查询：公司内部员工可根据需要查询相关文书，需经文书管理部门审核。
七、文书的销毁和处理1. 销毁：已经过保管期限或无效的文书必须按照规定程序销毁，包括彻底销毁电子文档。
2. 处理：一些敏感信息的文书需按照规定程序处理，确保信息不会泄露。
八、文书管理的监督和检查1. 监督：公司设立文书管理部门负责文书管理，同时各部门负责人也需对所属文书的管理负责。
2. 检查：公司将不定期对文书管理情况进行检查，发现问题及时整改。
文书工作管理制度(3篇)
文书工作管理制度（3篇）文书工作管理制度（精选3篇）文书工作管理制度篇11、由秘书组明确专人负责本办文书档案管理工作。
2、建立收发文登记薄，对各种文件、资料及时做好登记、分发、归集。
坚持对密级文件和资料一月进行一次清理，严格借阅登记手续。
3、起草、印发各种文件、资料，必须符合办文程序和质量要求。
4、加强密级文件、资料的保管，不准随意带走、散发、遗失、出售密级文件、资料。
5、对本办在工作中形成的具有查考、利用价值的各种文字、图表、声像、实物、电子文件、磁性载体等原始记录，任何个人不得据为己有，丢失或者擅自销毁。
6、年终对所有文件、资料进行全面清收、整理立卷和归档。
7、档案人员要加强对档案库房的`管理，保持整洁卫生，定期检查，做到防火、防盗、防潮、防虫、防高温等，对破损变质的档案材料要及时采取补救措施，确保档案的完整与安全。
8、建立健全档案借阅登记制度，档案人员要对档案的收进移出等情况进行统计，任何个人不得损毁、出卖、涂改、伪造档案。
9、档案人员在岗位发生变动时，应按规定办理档案交接手续。
文书工作管理制度篇2为充分发挥机关公文的效用，提高机关公文制发的质量，特制定本制度。
1、收发规范:收文发文按规定进行登记。
对来函、来电、信息、简报、出席会议带回的.文件以及本局的请示、汇报、通知等公文，均由办公室专人负责登记。
做到收文登记齐全及时;发放登记及时、准确、保密、保证无积压、无遗漏、无差错、无遗失。
2、阅办高效:文件登记后，要及时给领导批办，做到急文急办、特文特办、密级文件专送专管、紧急文件不压误、常规文件办理不拖拉。
3、归档科学:公文阅办完毕后，应主动、及时退还文书保管归档，不得擅自存放，工作上需要的可保留复印件以备查。
办公室收集整理后，对需要立卷的公文按规定时间和要求立卷归档。
对需要销毁的文件，由办公室登记造册、到指定造纸厂监销。
4、公文拟稿:公文内容按政策规定，严谨明确，措施、办法切合实际，文字表达准确精练、文件格式规范。
文书管理制度模板
第一章总则第一条为加强公司文书管理，确保文书工作的规范化、制度化，提高工作效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有文书的管理工作，包括收发、处理、归档、保密等各个环节。
第三条公司文书管理遵循以下原则：1. 实用性原则：文书内容应简洁明了，符合实际工作需要；2. 及时性原则：文书处理应迅速、高效，确保信息传递的及时性；3. 保密性原则：严格保守公司秘密，防止信息泄露；4. 规范性原则：文书格式、内容应符合国家相关法律法规及公司内部规定。
第二章文书种类及范围第四条公司文书种类包括：1. 行政文书：通知、报告、请示、批复、函、纪要等；2. 事务文书：会议纪要、工作计划、总结、调查报告、提案等；3. 专用文书：合同、协议、招投标文件、授权委托书等；4. 其他文书：业务往来文件、资料汇编、宣传材料等。
第五条公司文书管理范围：1. 公司内部各类文件、资料的收发、处理、归档、保密等工作；2. 公司对外文件、资料的收发、处理、归档、保密等工作；3. 公司内部各部门之间文件、资料的传递、处理、归档、保密等工作。
第三章文书管理职责第六条公司文书管理部门负责：1. 制定公司文书管理制度，组织实施；2. 负责公司文书收发、登记、分类、归档等工作；3. 负责公司文书保密工作，确保信息安全；4. 定期对公司文书管理工作进行检查、评估。
第七条公司各部门负责人负责：1. 组织本部门人员遵守公司文书管理制度；2. 负责本部门文书的收发、处理、归档、保密等工作；3. 对本部门文书管理工作进行检查、评估。
第四章文书收发管理第八条文书收发遵循以下规定：1. 文书收发实行登记制度，详细记录收发时间、文书种类、件数、收发人等信息；2. 收发文书应核对文件内容，确保准确无误；3. 紧急文书应优先处理，确保及时传递；4. 对收到的文书进行分类、登记、归档。
第五章文书处理管理第九条文书处理遵循以下规定：1. 文书处理应按照文书性质、紧急程度、责任部门等因素进行分类处理；2. 处理文书应确保准确、迅速，不得拖延；3. 对处理完毕的文书，应及时归档。
文书管理制度范本
文书管理制度范本第一条总则为确保文书事务正常顺利进行，促进与提高组织管理工作的效率，特制定本制度。
本制度适用于本公司所有文书管理工作，所有员工必须严格遵守。
第二条文书定义所谓文书，是指业务工作上往来公文、报告、会议决议、规定、合同书、专利许可证书、电报、各种账簿图表、参考书等一切业务用书与公文。
第三条文书归属全部文书归公司所有并收藏，任何个人不得私自占有。
第四条保密要求必须严格保守文书的机密。
未经授权，不得泄露文书内容给无关人员。
第五条文书处理原则1. 凡重要事宜的指示、请示、汇报、报告、传达、答复等，一律以文书的形式进行。
2. 所有文书的处置都必须以准确与迅速为原则，必须明确责任。
3. 即使在紧急状况下以口头或电话形式处置的事项，事后也必须以文书形式记录下来。
第六条文书管理原则1. 文书的收发、领取与寄送，原则上由总公司总务部负责。
2. 分公司或分支机构的文书管理，另有文书管理细则做出规定。
第七条文书收发1. 到达文书全部由文书主管部门接收，并按下列要点处置：a. 一般文书予以启封，分送各部门。
b. 私人文书不必开启，直接送收信人。
c. 分送各部门的文书若有差错，必须立即退回总务部。
第八条文书处理1. 文书按机密程度可分为以下几类：a. 绝密。
指极为重要并且不得向无关人员泄漏内容的文书。
b. 秘密。
指次重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透露的文书。
第九条归档与借阅1. 所有文书必须按时归档，并由专人负责管理。
2. 文书借阅需经授权人员批准，并做好借阅记录。
第十条文书销毁1. 对不再需要的文书，经授权人员批准，可进行销毁。
2. 销毁过程必须有专人监督，确保信息安全。
第十一条违规处理违反本制度的，公司将视情节轻重对相关人员进行警告、罚款、停职等处理，造成严重后果的，将依法追究其法律责任。
第十二条制度修订本制度如有变更，由总公司总务部负责修订，并下发通知。
第十三条制度实施本制度自发布之日起实施。
文书管理制度范本文档
文书管理制度范本文档Model document of document management system文书管理制度范本文档小泰温馨提示：规章制度是指用人单位制定的组织劳动过程和进行劳动管理的规则和制度的总和。
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第一章总则第一条为确保文书事务正常顺利进行，促进与提高组织管理工作的效率，特制定本制度。
第二条所谓“文书”是指日常工作上往来的公文、报告、会议决议、规定、合同书、专利许可证书、电报、财务预算、财务决算等一切的公文和用书。
第三条文书的收发、领取与寄送，原则上由院长办公室负责。
其他部门的文书管理，也应参照本制度。
第二章文件的收发和催办第四条对文件、信凼的处理，必须做到及时、准确、安全、保密。
凡属上级机关、兄弟单位发来的文件及学院的文件或信凼，均由学院机要员统一签收、登记、传递、催办或承办。
第五条文件登记后，机要秘书应即编号登记并在文件首页加盖收文印件，粘贴“文件批阅单”，由院办主任根据文件内容和性质签送院领导批阅。
为避免文件、电报积压，延误工作，一般应在当天批阅完，紧急文件要速阅速办。
第六条学院外出开会人员带回的文件及资料统一由机要秘书登记，按文件的要求进行传阅不得个人保存。
第七条为加速文件流传，提高工作效率，机要员一般应在当天或第二天将文件送至院领导和承办部门，承办部门接到文函件、电报后应立即指定专人办理。
如关系到二个以上业务部门，按批示次序依次传递，最迟不超过二天（特殊情况除外）。
如经办需备查的，主办部门经办人员要征得院长办公室同意后予以复印和摘抄，原件应及时周转归档。
第八条各部门要指定专人负责收交、保管文件并负有催办、督促、保密、检查的责任，各部门承办的文件均需在文件批阅单上签注承办意见和结果，承办人要签注姓名及年、月、日，以示负责并备查考。
第九条机要员对文件负有催办检查督促的责任，承办部门对学院统一编号的文件要及时处理、归档，不得分散或自行保存，所有附件不得抽存，以防丢失。
文书管理制度模板
一、总则第一条为规范公司文书管理工作，确保文书处理的准确、及时、安全，提高工作效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有文书处理工作，包括收文、发文、传阅、归档等环节。
第三条文书管理应遵循以下原则：1. 法规遵从原则：严格遵守国家法律法规和公司规章制度。
2. 准确性原则：确保文书内容准确无误。
3. 及时性原则：按照规定时限完成文书处理工作。
4. 安全性原则：确保文书保密性和完整性。
二、收文管理第四条收文范围：1. 国家机关、政府部门、上级单位下发的文件、通知、函等。
2. 有关业务往来、合作协议、合同等。
3. 内部规章制度、工作计划、会议纪要等。
第五条收文流程：1. 收发人员接收文书，进行登记、编号，并注明收文时间、来文单位、文号等信息。
2. 收发人员将文书送至相关部门或领导签收。
3. 部门或领导对收文进行审核、签批，并及时传阅至相关部门或人员。
4. 阅文人员对收文进行登记、签收，并及时办理相关事宜。
三、发文管理第六条发文范围：1. 公司内部规章制度、工作计划、会议纪要等。
2. 与外部单位、政府部门、上级单位等往来文件。
3. 合同、协议、函等。
第七条发文流程：1. 拟稿人撰写文稿，经部门领导审核、签字。
2. 文稿送至秘书处核稿，经领导审核、签字。
3. 秘书处登记、编号，并安排打印、装订。
4. 发文人员将文件送至相关部门或领导签收。
四、传阅管理第八条传阅范围：1. 公司内部重要文件、会议纪要等。
2. 需要各部门、人员共同办理的事项。
第九条传阅流程：1. 部门或领导将文件送至收发人员。
2. 收发人员将文件登记、编号，并送至相关部门或人员。
3. 阅文人员对文件进行登记、签收，并及时办理相关事宜。
五、归档管理第十条归档范围：1. 公司内部规章制度、工作计划、会议纪要等。
2. 与外部单位、政府部门、上级单位等往来文件。
3. 合同、协议、函等。
第十一条归档流程：1. 文件办理完毕后，送至收发人员。
2. 收发人员对文件进行分类、整理，并送至档案室。
文书管理制度正文
文书管理制度正文一、制度目的为加强公司的文书管理，规范各业务部门、各级人员的工作行为，保证文书的安全性、完整性、可追溯性和便捷性，提高工作效率和服务质量，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司及各级人员所签订的各种书面文件，包括但不限于公函、通知、报告、合同、协议、备忘录、简报、信函、审批表等各种正式文书、凭证或证明文件。
三、文件保存1、文件按照文种、发文日期、文件名等要素，归入指定的目录或档案袋中进行保存，由相关部门或责任人进行管理；2、各部门负责将其保存的文件按创制时间、文件号、去向等重要信息登记在指定记账本或系统中；3、凡是需要出具经过公司管理层同意的文件、合同、协议等正式文书，均需要在相应文档上留有出签、复印、核对等记录，并将文件归入公司指定的保管柜内，由专人管理；4、原始文件及其复印件应当存放在不同的位置或保管柜内，以避免意外丢失或损坏；5、电子文档必须保存至公司网络磁盘或维护好的云盘中，并且每份文档需注明书面编号，以避免丢单影响办公效率。
四、文件送达1、收到外来文件时必须在本人在办公室的情况下开箱验收，及时登记与确认，核对文件内容、单位、人员信息等内容，然后视重要性、紧急程度及涉密程度进行传阅或上报；2、涉及公司秘密的文件必须保密传阅，未经授权的人员不得查看、传播；3、本公司发出的重要文件要求签收的，必须在送达时查验收件人身份，并同时在文件正本和副本上签字、盖章确认；4、紧急文件和机密文件应根据规定的那种传阅方式进行寄阅、电话、邮箱、快递等方式进行传递，并在传递过程中及时跟进文件的行踪记录，确保文件的安全快速发送。
五、文件备份为保障重要文件的安全，应按照公司规定的备份方式，对归档的纸质文件进行定期备份，以防丢失、损坏或毁坏。
对不可或缺且重要性极高的电子文件应进行至少两份以上的定期备份，备份文件保管至指定的安全区域中，并记录好备份日期等必要信息。
六、文件销毁1、公司所有原始文件均不得私自销毁或转移，一律上报相关部门进行监管和运作；2、纸质文件到期或失去意义时，经过负责人审核后可在规定时间内按规定程序进行的销毁操作，销毁完毕后还需有书面销毁记录；3、电子文件在超过指定期限未被冻结的，可以根据公司规定进行自动销毁，特殊情况需办理相关手续后再销毁操作。